Dobar dan svima! Danas bih želio podijeliti mali primjer automatizacije procesa kreiranja zahtjeva za izlazak za nove zaposlenike koristeći Microsoft SharePoint, PowerApps, Power Automate i Teams proizvode. Kada implementirate ovaj proces, nećete morati da kupujete zasebne PowerApps i Power Automate korisničke planove; biće dovoljna pretplata na Office365 E1/E3/E5. Napravićemo liste i kolone na SharePoint sajtu, PowerApps će vam pomoći da kreirate obrazac, a Power Automate će vam pružiti mogućnosti za prilagođavanje logike poslovnih procesa. Završni proces ćemo povezati sa MS Teams timom. Hajde da ne gubimo vreme i vidimo šta će se desiti.
U prvoj fazi kreiramo liste i detalje. Potrebne su nam liste:
- Zahtjevi za izlazak zaposlenika
- Podjele
- HR po odjelima
- Administratori
Svaka lista će igrati svoju ulogu u budućnosti, a vidjećemo koja. Kreirajte detalje i konfigurirajte navigacijski meni:
PowerApps
Sada, napravimo obrazac za listu "Zahtjevi za izlazak zaposlenika" koristeći PowerApps. U konačnom obliku to će izgledati ovako:
U polju "Zaposleni" birate sa liste korisnika Office 365, "Datum izlaska" je naznačen iz kalendara, "Odsek" je naznačen iz direktorijuma odeljenja, a "HR" je izabran iz "HR po odeljenju" imenik:
Ali potrebno je osigurati da lista HR dostupnih za odabir bude filtrirana od strane odjela naznačenog na obrascu. Koristimo formulu za filtriranje podataka u PowerApps. Za svojstvo “Items” polja “HR” pišemo:
Osim toga, možete napraviti mala podešavanja zadane vrijednosti za polje Status na obrascu. Za svojstvo “Default” polja “Status” pišemo:
Ako se otvori obrazac za kreiranje elementa, vrijednost „Novo“ će biti upisana u polje „Status“, u suprotnom će vrijednost iz SharePoint kolone za trenutni element biti zamijenjena u statusnom polju na obrascu.
Jedan od problema sa PowerApps-om je nemogućnost lakog preuzimanja podataka iz SharePoint grupa. Zbog toga nije moguće lako konfigurirati vidljivost/dostupnost polja ili objekata na obrascu ako se želite osloniti na to da je korisnik član SharePoint grupe. Ali možete napraviti rješenje. Posebno u tu svrhu, unaprijed smo kreirali listu administratora:
Ova lista sadrži polje „Zaposleni“ tipa „Korisnik ili grupa“, koje se prikazuje samo na obrascu, i polje „Ime“ u kojem je upisano ime izabranog zaposlenog, koje se prikazuje samo u prikazu liste. Sada, hajde da isprobamo mali trik u PowerApps-u. Na primjer, možete konfigurirati dostupnost bilo kojeg polja ako je trenutni korisnik na listi administratora. Pronađite svojstvo “Display Mode” u polju “Release Date” i napišite:
Prema ovoj formuli, ako postoji barem jedan zaposlenik na listi administratora čija se prijava poklapa sa prijavom trenutnog korisnika, tada će polje biti dostupno za uređivanje, u suprotnom, za pregled. Radi veće pouzdanosti, smanjujemo prijavu na mala slova, inače se mogu dogoditi svakakvi slučajevi.
Možda ste primijetili da se u zaglavlju obrasca nalazi dugme "Radnje na aplikaciji":
Ovo dugme će otići na drugi ekran, gde se, radi praktičnosti, prikupljaju sve moguće radnje na aplikaciji:
Nakon klika na svako dugme otvara se prozor dodatne akcije, na primjer, ako je odabrana akcija „Otkaži aplikaciju“, otvara se dodatni prozor s mogućnošću unosa komentara:
Nakon što kliknete na dugme „Potvrdi“, status aplikacije se menja, a to se može učiniti čak i bez pokretanja toka Power Automate. Koristimo funkciju “Patch” za svojstvo “OnSelect” gumba:
Koristeći funkciju Patch, ažuriramo stavku liste narudžbi filtriranjem prema ID-u trenutne stavke. Mijenjamo vrijednost polja "Status" i idemo na glavni ekran. Za druge akcijske tipke logika je slična.
Ostaje samo da se konfiguriše tok odobravanja. Uradimo to u najjednostavnijem obliku.
Power Automate
Naš tok odobravanja će se pokrenuti automatski kada se tiket kreira. Tokom izvršenja, status aplikacije će se promijeniti, šef odjeljenja će je dobiti, a e-mail obavještenje o novoj prijavi će biti poslato šefu. Da bismo odredili lidera, imamo direktorij "Odjeli":
Kreirajte tok Power Automate:
Tokom izvršavanja ovog toka, šef odjeljenja prima e-mail obavještenje o kreiranju nove aplikacije i može pratiti link za donošenje odluke klikom na dugme:
Klikom na dugme „Slažem se“ ili „Odbij“ takođe pokreće Power Automate tok, koji menja status aplikacije i šalje obaveštenje e-poštom stručnjaku za ljudske resurse:
Proces je spreman.
Timovi
I završni dodir je organizacija saradnje sa ovim procesom. Da biste to učinili, povežite proces s komandom MS Teams:
Sada svi članovi MS Teams tima imaju pristup procesu odjave novog zaposlenika na posebnoj kartici.
Naravno, možete dati odobrenja u više koraka u svojoj logici toka, plus možete koristiti komponentu Odobrenja za dodjelu zadataka Power Automate. Također možete prilagoditi izvještaje i generirati obavještenja koja će biti poslana Microsoft Teams chatbotu. Ali više o tome u budućim člancima. Hvala na pažnji i ugodan dan svima!
izvor: www.habr.com