Migracija sa IBM Notes na Microsoft Exchange ili Office 365 pruža značajan broj prednosti za organizaciju, ali sam projekat migracije izgleda zastrašujuće i nije sasvim jasno odakle započeti migraciju. Sama Exchange ne uključuje sopstvene alate za potpunu migraciju ili koegzistenciju Notes i Exchange. Zapravo, neki zadaci migracije i koegzistencije nisu mogući bez proizvoda trećih strana. U ovom članku ćemo opisati sedam ključnih koraka koje treba slijediti na temelju najboljih praksi i našeg iskustva s uspješnim migracijama.
Uspješna migracija uključuje sljedeće korake:
- Preliminarna procjena migracije.
- Uspostavljanje koegzistencije između Notes i Exchange.
- Planirajte optimalnu tačnost migracije.
- Osiguravanje maksimalne efikasnosti migracije.
- Pokrenite probnu migraciju.
- Planiranje vremena migracije kako bi se minimizirao uticaj na organizaciju.
- Pokrenite migraciju i pratite njen napredak.
U ovom članku ćemo pogledati kako se pripremiti i završiti migraciju koristeći dva rješenja iz Questa - и . Ispod reza su neki detalji.
Korak 1: Preliminarna procjena migracije
Izrada inventara vašeg trenutnog okruženja
Ako odlučite da je Exchange prava platforma za vašu organizaciju, sve što treba da uradite je da se tamo preselite. Prvo, morate prikupiti informacije o vašem trenutnom okruženju, prikupiti informacije o inventaru podataka koje planirate migrirati, odrediti šta se može ukloniti kako bi se smanjila iskorištenost prostora na disku, izračunati dostupnu propusnost između okruženja, itd. Preliminarna procjena bi trebala uključivati sljedeća pitanja:
- Koliko Notes domena i Domino servera postoji?
- Koliko poštanskih sandučića imate? Koliko ih se ne koristi?
- Koliko prostora na disku zauzimaju primarni fajlovi pošte? Koliko ih ima u arhivi? Koliko ih ima u lokalnim replikama?
- Gdje se nalaze arhivi?
- Koliko korisnika koristi enkripciju? Treba li prenijeti šifrirani sadržaj?
- Koliko ličnih foldera postoji u okruženju?
- Koji korisnici koriste veze do dokumenata? Koliko korisnika je primilo linkove od drugih korisnika i aplikacija?
- Koliko podataka ćete prenijeti? Na primjer, želite prenijeti podatke samo za posljednjih šest mjeseci.
- Hoće li izvorne arhive biti premještene u lične Exchange arhive ili Outlook *.pst datoteke?
- Koja su ograničenja propusnog opsega? Na koliko podataka se može prenijeti
određenom vremenskom periodu? - Koliko prostora za pohranu će biti potrebno nakon migracije?
Kako će migracija uticati na poslovanje i poslovanje
Projekat se mora pažljivo planirati kako bi se minimizirali zastoji i smanjila izgubljena produktivnost.
Na primjer, važno je razmotriti delegiranje između korisnika – ako korisnik migrira, ali njegov ili njen delegat ostane na originalnoj platformi, kako će to utjecati na njihov svakodnevni rad? U širem smislu, morate razmotriti kako bi projekat migracije mogao uticati na sve kritične poslovne procese i tokove rada vaše kompanije.
Takođe je važno uzeti u obzir kritične dodirne tačke unutar Notesa. Na primjer, kada se bavite razmjenom poruka, važno je analizirati aplikacije i razmotriti interakciju između usmjeravanja pošte i aplikacija kako bi se izbjeglo ometanje poslovnih procesa tokom i nakon migracije. Obavezno postavite sljedeća pitanja:
- Koji korisnici imaju delegate i kako bi prekid ovog odnosa mogao uticati na poslovne procese?
- Koje su aplikacije i poslovni procesi povezani sa okruženjem e-pošte? Svaka ključna integracija između aplikacije i usluge e-pošte, kao što je proces odobravanja, bit će kritična prilikom planiranja vaše migracije.
- Koje komponente i važne karakteristike aplikacije treba sačuvati?
- Kako možete koristiti ugrađene funkcije nove platforme da biste postigli funkcionalnost koja vam je potrebna?
- Treba li neaktivan sadržaj arhivirati za buduću pohranu?
- Hoće li bilo koje aplikacije trebati ponovo izgraditi da bi ispravno radile u novom okruženju?
- Kako će se mjeriti uspjeh?
Prije nego što započnete svoju migraciju, morate definirati kriterije za mjerenje uspjeha. Posebno morate shvatiti da je nerazumno očekivati 100% prijenos podataka. Nema svaki tip stavke Notes ekvivalent u Exchangeu (Aktivna pošta je najupečatljiviji primjer). Stoga je realnost da neće sve stavke u Notes postojati u Exchangeu nakon migracije. Ostvarljiv i mjerljiv cilj je 95% stavki premještenih u 95% poštanskih sandučića. Mjerenje i dokumentovanje rezultata ključno je za osiguravanje uspjeha migracije, a pravi rezultati su mogući samo ako su kriteriji uspjeha definirani na samom početku projekta migracije e-pošte.
Korak 2: Uspostavite koegzistenciju nota i razmjene
Za većinu organizacija migracija je proces, a ne događaj. Stoga bi migracije poštanskih sandučića i migracije aplikacija trebale slijediti raspored koji najbolje odgovara poslovanju i operacijama i nije zasnovan na tehničkim zahtjevima.
Razvoj strategije suživota
Da bi se maksimizirala vrijednost od migracije, potpuni plan suživota mora biti razvijen i implementiran u ranoj fazi procesa migracije. Definicija “koegzistencije” može varirati od organizacije do organizacije. Neke organizacije aktivno koriste podatke Slobodno/zauzeto, druge uopće ne koriste ovu funkcionalnost. Neki se fokusiraju na migraciju kalendarskih podataka, dok se drugi fokusiraju na fino podešavanje migracije punog korisničkog direktorija. Važno je raditi sa svakim od dionika kako biste dobili jasnu sliku o tome šta je zaista važno i pomogli svima da shvate važnost efikasne strategije suživota.
Migracija sa Notes na Exchange i Office 365 zahtijeva planiranje za poštansko sanduče i migraciju aplikacija u isto vrijeme. Trenutna funkcionalnost aplikacije Notes mora biti podržana za sve korisnike, bez obzira na njihovu trenutnu platformu e-pošte. Kao korisnici koji migriraju na Exchange i Office 365, trebali bi biti u mogućnosti da pristupe i koriste Notes aplikacije kao dio svojih postojećih tokova posla. Ova mogućnost bi se trebala nastaviti sve dok se Notes aplikacije ne migriraju na SharePoint ili drugu platformu.
Pored koegzistencije aplikacija, interakcija između korisnika na različitim platformama mora biti implementirana prije nego što se pokrene migracija. Ovo uključuje automatsko usmjeravanje direktorija i ažuriranja, statuse Slobodno/zauzeto i kalendare za sve korisnike bez obzira na njihovu trenutnu platformu.
Konačno, morate razmotriti saradnju ne samo između vaše usluge e-pošte, već i vaših kalendara i zajedničkih resursa, kao što su sobe za sastanke. Korisnici bi trebali imati mogućnost preuzimanja informacija o zakazivanju sastanaka. Ovo uključuje i jednokratne i ponavljajuće sastanke. Bilo da su termini zakazani prije migracije ili kreirani tokom migracije, tačnost kalendarskih podataka mora se održavati tokom cijelog projekta. Morate osigurati da korisnici mogu, na primjer, promijeniti sobu za sastanke za sljedeći sastanak na sastanku koji se ponavlja ili otkazati jedan sastanak bez izazivanja sukoba i zabune u narednim sastancima.
Korak 3: Planirajte optimalnu tačnost migracije
Planiranje migracije sa Notes na Exchange ili Office 365 zahteva razumevanje niza specifičnih razlika između platformi.
Email adrese
Podaci o bilješkama obično sadrže vlasničke adrese koje se pojavljuju na nekoliko mjesta: u zaglavljima poruka, ugrađene u arhive, lične kontakte i distribuirane liste. Kao dio procesa migracije, ove vlasničke adrese moraju biti ažurirane na SMTP adrese kako bi se osigurala puna funkcionalnost u Exchange okruženju. Mnoge organizacije također biraju ažuriranje SMTP domene ili standarda adresiranja tokom migracije. Ako se ovo odnosi na vašu organizaciju, važno je razumjeti da neka rješenja za migraciju automatski ažuriraju povijesne instance SMTP adrese za svakog korisnika.
Struktura foldera
U mnogim organizacijama korisnici koriste vlastite poštanske sandučiće i arhive, pa je važno sačuvati te podatke. Mogućnost korisnika da pregledaju svoju kompletnu strukturu foldera također utječe na korisničko iskustvo kao rezultat migracije. Važno je odabrati rješenja i prijelaze koji održavaju integritet mape i strukture podataka.
Lokalne replike i arhive
Za kontrolu troškova skladištenja i bolje upravljanje rastom podataka, mnoge organizacije postavljaju kvote poštanskih sandučića. Nenamjerna posljedica ove politike često je povećanje broja i veličine arhiva. Ovi dodatni izvori podataka moraju se procijeniti i njihova migracija uzeti u obzir tokom planiranja migracije. Korisnicima možete pružiti samouslužnu komponentu koja im omogućava da migriraju samo važne podatke. Da biste optimizirali Exchange skladište, preporučujemo korištenje drugog Quest proizvoda - , ima, posebno, korisnu funkcionalnost za deduplikaciju priloženih datoteka, analog DAOS-a u Notes-u.
ACL i delegiranje
Liste kontrole pristupa (ACL) i delegiranje su ključni elementi za rad u Notes okruženju, a takođe su kritični za zaštitu integriteta. Kao rezultat toga, važno je precizno prevesti povezana prava i prava pristupa u ekvivalentna prava u Exchange Serveru i Office 365. U idealnom slučaju, ako ovo uradite automatski, ubrzaćete proces i eliminisati ljudsku grešku. Da bi se održala efikasnost zaštite informacionih sredstava organizacije, ACL-ovi i mapiranje delegiranja moraju se izvoditi istovremeno sa podacima pošte. Neke organizacije pokušavaju da dodijele ekvivalentna prava ručno ili koristeći skripte nakon što se migracija podataka završi. Međutim, ovaj pristup može negativno utjecati na produktivnost i dodati sigurnosne rupe u podatke organizacije.
Bilješke vlastiti sadržaj
Ista aktivna pošta. Još jedan uobičajeni problem prilikom migracije sa IBM Notes-a je nailazi na mnogo obogaćenog teksta. Exchange i Office 365 ne podržavaju integrisane tabele sa karticama, dugmad, sačuvane obrasce i drugi vlasnički sadržaj u Notes. Kao rezultat toga, morat ćete se ili pripremiti za gubitak ove funkcionalnosti ili investirati u rješenje za migraciju koje može pretvoriti ove elemente u format koji se može migrirati. Recimo odmah da rješenja iz Questa to ni na koji način ne pretvaraju i mogu samo prenijeti takva slova kao priloge tako da ih korisnik može otvoriti preko Notes klijenta.
Grupe i lični adresari
Mnoge organizacije uveliko koriste javne mailing liste za interne i
eksterne komunikacije. Osim toga, korisnicima Notesa često je važno održavati poslovne kontakte u ličnim adresarima. Ovi izvori podataka su kritični za poslovne operacije i moraju se efikasno transformisati tokom migracije na Microsoft platformu. Kao rezultat toga, važno je automatski pripremiti grupe za migraciju na Active Directory i efikasno konvertovati sve lične adrese, čak i one pohranjene na radnim površinama korisnika.
Interakcija s aplikacijama Notes
Integracijske točke između aplikacija i usluge pošte, kao što su procesi usklađivanja, važne su pri planiranju i zakazivanju migracija. IBM Notes ima čvršću integraciju između e-pošte i aplikacija nego druge platforme. Ove integracije mogu uključivati sve, od jednostavnih linkova do poslovnih procesa.
Resursi i baze podataka pošte
Mnoge organizacije koriste baze podataka rezervacija resursa, baze podataka pošte i druge zajedničke baze podataka u Notes-u. Kao rezultat toga, ove baze podataka igraju važnu ulogu u funkcionisanju organizacije. Kako bi se osigurao kontinuitet poslovanja i produktivnost zaposlenika, vrlo je važno razmotriti pristup i vrijeme implementacije za:
- Kreiranje poštanskih sandučića resursa u ciljnom okruženju;
- Prijenos podataka iz baze podataka rezervacija u Exchange;
- Osiguravanje da korisnici oba sistema mogu sarađivati i koristiti resurse u Notes i Exchange.
Korak 4: Maksimizirajte efikasnost migracije
Osim osiguranja tačnosti podataka, također je važno osigurati da migracija bude što efikasnija s obzirom na zahtjeve organizacije. Efikasnost migracije direktno zavisi ne samo od direktnih troškova, već i od stepena uticaja na poslovanje.
Arhitektura rješenja za migraciju
Jedan od najvažnijih faktora koji utiču na efikasnost je arhitektura rešenja za migraciju. Važno je odabrati rješenje s višenitnom arhitekturom koje omogućava jednom migracijskom poslužitelju da migrira više korisnika u isto vrijeme. Arhitektura sa više niti smanjuje hardverske zahtjeve za migraciju i povećava brzinu migracije, dramatično smanjujući ukupne troškove projekta. Nemojte da vas zavaraju rješenja za migraciju koja tvrde da imaju više niti, ali zapravo migriraju samo jednog po jednog korisnika i zahtijevaju dodavanje radnih stanica za migraciju više korisnika u isto vrijeme. U zavisnosti od konfiguracije i okruženja, prava rešenja sa više niti su 30 do 5000 procenata efikasnija pri migraciji podataka na Exchange i Office 365.
Proces migracije
Migracija uključuje mnogo koraka i procesi se moraju dogoditi u pravo vrijeme kako bi se osigurala glatka tranzicija. Da bi se minimizirao poremećaj poslovanja i maksimizirale prednosti migracije, svi procesi moraju biti integrirani i kontrolirani od strane jedne aplikacije koja može pravovremeno obaviti svaki korak migracije.
Fleksibilnost i samoposluživanje
Neki korisnici i odjeli će morati odstupiti od standardnog procesa migracije. Na primjer, pravno odjeljenje može imati različite zahtjeve za skladištenje ili će menadžeri možda morati da migriraju čitavo poštansko sanduče i arhive. Stoga je važno odabrati fleksibilno rješenje za migraciju koje omogućava timu za migraciju da se lako prilagodi ovim zahtjevima. Jedan od najefikasnijih načina za pružanje ove fleksibilnosti je omogućavanje samoposluživanja za neke od svojih korisnika. Na primjer, nekim korisnicima može biti dozvoljeno da prenesu dodatne podatke iz svojih glavnih datoteka pošte ili lokalnih podataka da bi ih kasnije konvertovali u ličnu arhivu na serveru.
Korak 5: Pokrenite probnu migraciju
Nakon što je procjena prije migracije završena, strategija koegzistencije je finalizirana i planovi optimizacije su definirani, ključno je dobiti potvrdu strategije kroz jednu ili više pilot migracija.
Svrha pilot migracije je da se testiraju razvijene procedure i identifikuju problemi koji mogu nastati nakon što potpuna migracija započne, dajući im priliku da ih riješe prije početka žive migracije. Kao rezultat toga, problemi tokom pilot migracije su očekivani, pa čak i dobrodošli.
Određivanje obima migracije pilota
Pilot migracija treba da bude dovoljno velika da prikupi reprezentativan uzorak podataka i odgovori na relevantna pitanja na koja se mogu susresti tokom borbene migracije. Ako migrirate nekoliko hiljada poštanskih sandučića, veličina uzorka bi trebala biti dovoljna. Za vrlo velike migracije postotak može biti manji.
Izbor podataka i sistema
Tokom procesa migracije pilota, važno je koristiti borbene podatke i borbene sisteme. Ovo je veoma važno iz nekoliko razloga:
- Morate razumjeti kako će se borbeno okruženje ponašati. Sintetički generirano okruženje neće biti reprezentativno za borbeno okruženje.
- Možete dobiti više informacija o šifrovanim porukama, učestalosti tipova poruka koje se ne nalaze u Exchangeu i zahtevima za skladištenje na osnovu primera podataka.
Postavljanje očekivanja
Proces pilot migracije također pruža odličnu priliku da se testiraju kriteriji uspjeha navedeni za projekat i kalibriraju očekivanja za preostalu migraciju. Ako su potrebna prilagođavanja, ona moraju biti dokumentovana i uzeta u obzir tokom borbene migracije.
Korak 6: Planirajte vrijeme migracije kako biste minimizirali utjecaj na organizaciju
Grupiranje korisnika
Da bi se smanjio utjecaj na korisnike i organizaciju u cjelini, korisnike koji rade zajedno treba migrirati u isto vrijeme. Ključni faktori koje treba uzeti u obzir prilikom kreiranja ovih grupa uključuju delegiranje. Potražite rješenje koje može preporučiti kolekcije za migraciju na osnovu informacija o odnosima korisnika u izvornom okruženju.
Tajming migracije
Kada se migracija grupe završi, obavezno zakažite vrijeme u koje
uticaj na ove korisnike je minimalan. To može značiti zakazivanje perioda migracije za određeno doba dana kako bi se izbjegla migracija tokom radnog vremena, na kraju mjeseca u godini ili tokom perioda održavanja. Na primjer, prodajni timovi vjerovatno ne bi trebali migrirati do kraja tromjesečja, a računovodstvene i pravne službe će vjerovatno imati ograničenja kada mogu migrirati.
Korak 7: Pokrenite migraciju i pratite njen napredak
Sa pilot validiranim pristupima migraciji podataka, borbene migracije bi trebale postati rutinski događaji. Vjerovatno će doći do malih prilagodbi tokom cijelog procesa kako bi se zadovoljile potrebe određenih grupa. Pažljivo praćenje će i dalje biti neophodno kako bi se osiguralo da su svi nepredviđeni slučajevi uzeti u obzir tokom faze planiranja i pilot faze. Međutim, proces mora postati sve više automatiziran. Izvršenje rasporeda borbenih migracija je važno za dokumentovanje i komuniciranje napretka u cijeloj organizaciji kako bi se pružila potvrda da su očekivanja ispunjena. Praćenje i povratne informacije ostaju ključni aspekti uspješne migracije tokom cijelog procesa.
zaključak
Pokrili smo stvari koje trebate uzeti u obzir prilikom migracije vaše poštanske usluge. Ako ste trenutno u procesu odabira rješenja za migraciju ili tek razmišljate o tome, važno je sve ovo uzeti u obzir. Radimo sa rješenjima za migraciju iz Questa i spremni smo ih preporučiti kao najefikasnija u smanjenju broja ručnih koraka i povećanju količine podataka koji se prenose kao rezultat migracije.
Ako želite saznati više o efikasnim pristupima migraciji, podnesite zahtjev na na našoj web stranici ili jednostavno pozovite, a možete i proučiti dodatne materijale koristeći linkove ispod:
izvor: www.habr.com