Uprkos popularnosti teme elektronskog upravljanja dokumentima, u ruskim bankama i u finansijskom sektoru uopšte, većina transakcija se obavlja na starinski način, na papiru. I ovdje nije poenta toliko u konzervativizmu banaka i njihovih klijenata, koliko u nedostatku adekvatnog softvera na tržištu.
Što je transakcija složenija, manja je vjerovatnoća da će ona biti obavljena u okviru EDI. Na primjer, lizing transakcija je složena po tome što uključuje najmanje tri strane - banku, primaoca lizinga i dobavljača. Često im se dodaju jemac i zalogodavac. Odlučili smo da se takve transakcije mogu u potpunosti digitalizirati, za što smo kreirali E-Leasing sistem - prvu uslugu u Rusiji koja u potpunosti pruža EDI u takvim scenarijima. Kao rezultat toga, početkom jula 2019. godine 37% od ukupnog broja lizing transakcija ide preko E-Leasinga. U nastavku ćemo analizirati E-Leasing sa stanovišta funkcionalnosti i tehničke implementacije.
Počeli smo da razvijamo sistem početkom 2017. Najteži dio je bio započeti: formulirati zahtjeve za proizvod, transformirati ideje u specifične tehničke specifikacije. Slijedi potraga za izvođačem radova. Priprema tehničkih specifikacija, konsultacije - sve je to trajalo oko četiri mjeseca. Još četiri mjeseca kasnije, u novembru 2017. godine, izašlo je prvo izdanje sistema, što je prilično brzo za ovako ambiciozan projekat. Prva verzija E-Leasinga imala je funkcije traženja i potpisivanja dokumenata – ne samo glavnih, već i ugovora o jemstvu i drugih dodatnih ugovora koji mogu biti potrebni u procesu rada po ugovoru o lizingu. U martu 2018. dodali smo mogućnost traženja dokumenata u sklopu monitoringa, a u julu iste godine dodali smo mogućnost slanja elektronskih računa.
Kako funkcioniše E-leasing?
Počeli smo da razvijamo sistem početkom 2017. Cijeli put od formulisanja zahtjeva za proizvod do odabira izvođača i puštanja u promet prvog izdanja trajao je manje od godinu dana – diplomirali smo u novembru.
Zahtjevi za paket dokumenata od ugovornih strana vrše se iz našeg poslovnog sistema baziranog na Corus SQL bazi podataka i Microsoft Dynamics NAV 2009. Sva dokumenta koja su učesnici dostavili u sklopu transakcije također se šalju tamo na skladištenje. Frontend je E-Leasing portal koji omogućava dobavljačima i klijentima da traže, preuzimaju, štampaju dokumente i potpišu ih koristeći ECES (poboljšani kvalifikovani elektronski potpis).
Pogledajmo sada detaljnije rad sistema prema dijagramu iznad.
Zahtjev se generira iz entiteta “Counterparty Card” ili “Project”. Kada se pošalje zahtjev, zapisi se generiraju u tabeli zahtjeva. Sadrži opis zahtjeva i parametara. Objekt codeunit je odgovoran za generiranje zahtjeva. Kreira se unos u tabeli sa statusom Ready, što znači da je zahtjev spreman za slanje. Tabela zahtjeva sadrži opis tijela zahtjeva. Sva tražena dokumenta nalaze se u tabeli dokumenata. Kada se traži dokument, polje “EDS Status” je postavljeno na “Zatraženo”.
Posao na CORUS poslužitelju koji radi na SQL agentu prati zapise sa statusom Ready u tablici upita. Kada se takav zapis pronađe, zadatak šalje zahtjev E-Leasing portalu. Ako je slanje bilo uspješno, unos se u tabeli označava statusom Odgovorio, a ako nije, statusom greške. Rezultat odgovora se bilježi u različitim tabelama: kod odgovora sa servera i opis greške, ako zahtjev nije mogao biti poslan, u jednoj tabeli; zapisi koji opisuju tijelo odgovora - u drugi, a u treći - zapisi sa datotekama primljenim kao rezultat zahtjeva, sa vrijednošću Kreiraj u polju Status i vrijednošću Provjeri u polju Status skeniranja. Osim toga, zadatak prati događaje sa E-Leasing portala i generira upite u tabelama upita koje sam obrađuje.
Drugi posao prati unose u tablici primljenih dokumenata sa vrijednošću Kreiraj u polju Status i Provjerenom vrijednošću u polju Status skeniranja. Zadatak se pokreće svakih 10 minuta. Antivirus je odgovoran za polje Status skeniranja, a ako je skeniranje bilo uspješno, evidentira se Verified vrijednost. Ova funkcionalnost se odnosi na uslugu informacione sigurnosti. Objekt codeunit je odgovoran za obradu zapisa. Ako je unos u tabelu prihvaćenih dokumenata uspešno obrađen, onda se on u polju Status označava sa vrednošću Uspjeh, a traženi dokument u polju „EDS Status“ u tabeli dokumenata dobija status „Primljeno“. Ukoliko nije bilo moguće obraditi unos u tabeli prihvaćenih dokumenata, on se označava u polju Status sa vrednošću Fail i upisuje se u polje „Tekst greške“ opis greške. Ništa se ne mijenja u tablici dokumenata.
Treći zadatak prati sve zapise u tabeli dokumenata koji imaju status koji nije prazan ili "Prihvaćen". Zadatak se pokreće jednom dnevno u 23:30 i opoziva svu ugovornu dokumentaciju koja nije potpisana u toku tekućeg dana. Zadatak generiše zahtjev za brisanje ugovorne dokumentacije u tablicama zahtjeva i odgovora i mijenja polje “Status” u vrijednost “Povučeno” u tabeli dokumenata.
E-leasing sa strane korisnika
Za korisnika, sve počinje primanjem poziva za pridruživanje EDF-u od našeg klijent menadžera. Klijent prima pismo i prolazi kroz jednostavnu proceduru registracije. Poteškoće mogu nastati samo ako radno mjesto korisnika nije spremno za rad s elektronskim potpisima. S tim je povezan i značajan dio poziva tehničkoj podršci. Sistem omogućava drugoj strani da svojim zaposlenima odobri pristup svom ličnom računu - na primjer, računovođama za rad sa fakturama itd.
Registrirajte se
Dalja shema rada je također što jednostavnija za svaku od strana. Zahtjev za dokumentaciju za transakciju, kao i potpisivanje ugovorne dokumentacije, odvija se kroz postavljanje zadataka u našem internom sistemu.
Zahtjev za dosije
Nakon slanja bilo kakvog zahtjeva ili dokumenata za potpisivanje klijentu, na njegovu e-mail adresu se šalje obavijest da je odgovarajuća aktivnost generirana na njegovom ličnom računu. Iz svog interfejsa, klijent postavlja paket dokumenata u sistem, stavlja elektronski potpis i mi možemo da pregledamo transakciju. Nakon toga se potpisuje ugovorna dokumentacija na relaciji „Dobavljač – Klijent – Sberbank Leasing“.
Trenutni ugovor
Elektronsko upravljanje dokumentima u našem slučaju ne podrazumijeva nužno bilo kakve radnje klijenta od početka do kraja. Možete se povezati na sistem u bilo kojoj fazi transakcije. Na primjer, klijent je dostavio dosije na papiru, a zatim odlučio da potpiše ugovor u EDI-u - ovaj scenario je sasvim moguće implementirati. Na isti način, klijenti koji imaju važeći ugovor o lizingu sa Sberbank Leasing-om mogu se povezati na E-Leasing i primati račune elektronskim putem.
Nakon što smo izračunali ekonomski efekat korišćenja E-Leasinga, klijentima smo ponudili dodatni popust za korišćenje usluge. Ispostavilo se da nije bilo potrebe ići kod naručioca i dobavljača na potpisivanje, kao i štampanje i spajanje ugovora, na kraju smanjuje troškove transakcije (kreiranje i podrška) za 18%.
Kako će se projekat razvijati
U ovom trenutku E-Leasing radi stabilno, ali ne i besprijekorno. Mehanizam za slanje elektronskih faktura za naše zaposlene još uvek nije dovoljno jednostavan za korišćenje. Problem se objašnjava činjenicom da je ova procedura sama po sebi prilično složena, budući da je EDF operater stalno uključen u nju. On izdaje potvrdu da je izdao račun, a menadžer potpisuje ovu potvrdu. Tada korisnik sa druge strane (klijent) potpisuje obavještenje i račune, koji opet prolaze preko operatera elektronskog upravljanja dokumentima. U budućim verzijama pokušaćemo da ovaj proces učinimo praktičnijim. „Razvojna zona“ uključuje i funkcionalnost za traženje dokumenata za praćenje, što je prilično relevantno za velike klijente.
U narednih šest mjeseci planiramo prebaciti sistem na novu platformu, koja će nam omogućiti da optimiziramo rad sa elektronskim upravljanjem dokumentima, učinimo interfejs razumljivijim i jednostavnijim za korištenje, te proširimo funkcionalnost ličnog naloga. I dodati nove funkcije - od generiranja zahtjeva do pregleda dokumenata o svim transakcijama koje je klijent obavio putem E-Leasinga. Nadamo se da će sistem, kojem se klijenti, dobavljači i žiranti već aktivno priključuju, postati još pogodniji za sve.
izvor: www.habr.com