Nekoliko puta smo pisali o tome kako naše tehnologije pomažu i čak obrađivati informacije iz bilo koje vrste dokumenata i unositi podatke u računovodstvene sisteme. Danas ćemo vam reći kako smo implementirali в – najveći snabdevač toplotom i toplom vodom u Moskvi.
Zamislite sebe na mjestu običnog računovođe. Razumijemo da to nije lako, ali ipak pokušajte. Svakog dana dobijate ogroman broj papirnih računa, faktura, potvrda i tako dalje. A posebno mnogo - u danima prije izvještavanja. Sve detalje i iznose potrebno je brzo i pažljivo provjeriti, pretipkati i unijeti u računovodstveni sistem, ručno izvršiti transakcije i poslati dokumente u arhivu, kako bi se oni odmah mogli dostaviti na provjeru internim revizorima, poreskoj službi, tarifi regulatorna tijela i drugi. Tesko? Ali ovo je dugogodišnja poslovna praksa koja postoji u mnogim kompanijama. Zajedno sa MOEK-om, pojednostavili smo ovaj mukotrpan posao i učinili ga praktičnijim. Ako vas zanima kako je bilo, dobrodošli u mačku.
Na fotografiji je moskovska CHPP-21, najveći evropski proizvođač toplotne energije. Toplotom proizvedenom na ovoj stanici MOEK snabdeva 3 miliona stanovnika severa Moskve. .
MOEK ima desetak i po filijala u Moskvi. Opslužuju 15 km toplovodnih mreža, 811 termo stanice i kotlarnice, 94 toplotnih mesta i 10 crpne stanice, a grade i postavljaju nove sisteme za snabdevanje toplotom. Kompanija nabavlja raznovrsnu opremu i usluge za poslovne aktivnosti: . Pripremu dokumentacije u svakom odeljenju koje inicira kupovinu obavljaju posebni zaposleni - ugovorni nadzornici.
Kako funkcionišu ugovori u velikoj kompaniji? Kada kustosi sklope ugovor, od svojih suradnika primaju mnoge važne papirne dokumente: otpremnice, potvrde o pružanju usluga, fakture, potvrde, itd. Obično kustos skenira poslovne papire, a zatim ih prilaže uz narudžbu u resursu preduzeća sistem upravljanja. Finansijski kontrolor ručno provjerava sve podatke. Nakon toga, kustos nosi originalnu dokumentaciju u računovodstvo. Ili to radi kurir, a onda premještanje dokumenata može potrajati duže - od nekoliko sati do nekoliko dana.
I sve bi bilo u redu, ali, kao iu mnogim drugim kompanijama:
- Radovi mogu stići u računovodstvo nekoliko dana prije podnošenja izvještaja. Tada računovođe moraju da provode dane i noći na svom radnom mjestu. Potrebno je ručno provjeriti da li su svi računi, fakture i sl. ispravno popunjeni, a zatim, ako je sve ispravno, zaposleni ponovo upisuje podatke u računovodstveni sistem i vrši knjiženja. Istovremeno, 90% vremena računovođe troši na ponovno štampanje podataka - detalja, iznosa, datuma, brojeva stavki itd. Zbog toga postoji rizik od greške.
- Dokumenti mogu stići sa greškama. A ponekad nedostaju neki računi ili potvrde. Ponekad to postane jasno u posljednjim danima prije podnošenja izvještaja. Zbog toga, vrijeme odobrenja dokumenta može biti odgođeno.
- Nakon knjiženja, računovođe pohranjuju račune, fakture i akte u posebne papirne i elektronske arhive. Zašto je ovo teško? Na primjer, MOEK radi po tarifama, te je stoga u obavezi da svoje troškove redovno izvještava organima izvršne vlasti. A kada sledeća državna ili poreska revizija dođe u računovodstvo, zaposleni moraju dugo da traže dokumente.
Ovako je izgledalo računovodstvo MOEK-a:
MOEK je bio prvi u energetskoj industriji koji je odlučio da obnovi i pojednostavi ovu šemu kako bi brže zaključio transakcije i dostavio izvještaje, bolje procijenio tržišne promjene u nabavkama i planirao svoju finansijsku strategiju. Nije bilo lako samostalno promijeniti dugogodišnji sistem rada računovodstvene službe, pa je kompanija odlučila da ga transformiše zajedno sa svojim partnerom - ABBYY.
Ne pre rečeno nego učinjeno
Tim ABBYY stručnjaka implementirao je univerzalnu platformu za inteligentnu obradu informacija u MOEK-u i konfigurisano:
- fleksibilni opisi (šabloni za ekstrakciju podataka) za obradu dokumenata. O tome šta je to i čemu je potrebno, detaljno smo pričali na Habréu и . Koristeći rješenje, MOEK obrađuje više od 30 vrsta dokumenata (na primjer, potvrda o instaliranoj opremi ili potvrda o agencijskim naknadama) i iz njih izdvaja preko 50 atributa (broj dokumenta, ukupan iznos sa PDV-om, ime kupca, prodavca, izvođač, količina robe itd.);
- konektor za obavljanje provjera i upload podataka, koji je povezivao ABBYY FlexiCapture, SAP i OpenText. Zahvaljujući konektoru, postalo je moguće automatski provjeriti podatke iz narudžbe i ugovora korištenjem različitih direktorija. O tome ćemo govoriti u nastavku;
- izvoz dokumenata u elektronsku arhivu baziranu na OpenText-u. Sada su svi skenirani dokumenti pohranjeni na jednom mjestu;
- nacrt računovodstvenih unosa u SAP ERP-u sa vezama do skeniranih slika dokumenata.
Zatim su zaposleni u ABBYY-u i MOEK-u razvili formular za pretragu tako da je računovođa mogao za nekoliko sekundi pronaći važne račune po bilo kojem atributu u elektronskoj arhivi i predati ih na poresku inspekciju.
Pretraga je moguća po 26 različitih kriterijuma (na sliku se može kliknuti):
Nakon što je MOEK uspješno testirao cijeli sistem, pušten je u rad. Cijeli projekat, uključujući odobrenja, pojašnjenja i poboljšanja, završen je za 10 mjeseci.
Šema rada nakon implementacije ABBYY FlexiCapture:
Osjećate li se kao da se ništa nije promijenilo? Da, poslovni proces ostaje isti, samo što većinu funkcija sada obavlja mašina.
Ožičenje, gotovo!
Kako sada stoje stvari? Recimo da je kustos ugovora dobio set primarnih dokumenata za transakciju za nabavku pumpi za termoelektrane, ili, na primjer, izgradnju toplovodne mreže. Specijalist više ne mora sam provjeravati kompletnost i sadržaj dokumenata, pozivati kurira i slati originalne dokumente računovodstvu. Kustos jednostavno skenira potpisani skup primarnih dokumenata, a zatim tehnologija preuzima kontrolu.
Koristeći sistem mrežnog skeniranja, zaposlenik šalje skenirane slike u TIFF ili PDF formatu u svoju vruću mapu ili e-poštu. Zatim otvara ABBYY FlexiCapture web ulaznu stanicu i bira tip dokumenta koji je postavljen za obradu. Na primjer, “nabavka radova/usluga uz agencijske naknade”, “prijem materijalno-tehničkih sredstava (MTR)” ili “obračun imovine”.
Tip skupa određuje broj i vrste potrebnih dokumenata i podataka koje sistem mora klasificirati, prepoznati i provjeriti.
Kustos postavlja skenirane slike za prepoznavanje. Sistem automatski proverava prisustvo svih dokumenata, sadržaj svakog papira, a server prepoznaje detalje - datum ugovora, iznos, adresu, poreski identifikacioni broj, kontrolni punkt i druge podatke. Inače, MOEK je prva energetska kompanija u Rusiji koja koristi ovaj pristup.
Ukoliko kustos nije učitao sve dokumente ili neka faktura ne sadrži sve podatke, sistem to primeti i odmah traži od zaposlenog da ispravi grešku:
Sistem se žali i traži da se dodaju dokumenti koji nedostaju (u daljem tekstu slike ekrana se mogu kliknuti):
Sistem je primetio da je dokument istekao:
Dakle, zaposleni više ne treba da utvrđuje da li je dokument ispravno sastavljen. Ako je sve ispravno, onda se većina provjera podataka odvija automatski na ulaznoj stanici za web. Dovoljno je unijeti broj narudžbe naveden u SAP ERP-u. Nakon toga, priznati podaci se upoređuju sa informacijama obrađenim u SAP-u: TIN i KPP druge ugovorne strane, brojevi ugovora i iznosi, PDV, nomenklatura proizvoda ili usluga. Obrada i provjera jednog dokumenta traje samo nekoliko minuta.
Koristeći detalje - INN i KPP - možete odabrati željenu kompaniju iz imenika:
Ukoliko postoji greška u fakturi ili fakturi, neće dozvoliti izvoz dokumenta u arhivu. Na primjer, ako je dokument pogrešno sastavljen ili je jedan od znakova pogrešno prepoznat, sistem će to ukazati i zatražiti od zaposlenog da ispravi sve netočnosti. Evo primjera:
Sistem je otkrio da Vasilek CJSC nije uključen u listu dobavljača MOEK-a.
Ovo omogućava zaposlenima da prate greške prije nego što dokument stigne u računovodstvo.
Ako su sve provjere uspješno obavljene, tada se jednim klikom skenirana kopija dokumenta šalje u OpenText elektronsku arhivu, a u SAP-u se pojavljuje link i kartica sa njegovim metapodacima. Računovođa ili kustos u elektronskoj arhivi uvijek može vidjeti listu dokumenata za traženi nalog i podatke o tome ko je obradio dokumente, u kom roku i s kojim rezultatom.
Pjotr Petrovič je pogledao u elektronsku arhivu, ...
...da vidite ko je postavio dokumente za naredbu br. 1111.
Nakon učitavanja podataka i skeniranja iz ABBYY FlexiCapture u SAP, pojavljuje se nacrt transakcije s unaprijed popunjenim podacima i linkovima do skeniranih slika dokumenata.
Nacrt ožičenja:
Tada računovođa prima e-mail obavještenje s vezom do gotovog nacrta i skenira. Specijalista više ne mora da se muči sa papirom. Sve što treba da uradi je da proveri na skeniranim slikama ukupan iznos transakcije, prisustvo pečata i potpisa i izvrši transakciju. Računovođa sada troši manje od minute na to.
Rezultati projekta
- Koristeći ABBYY tehnologije, MOEK je pojednostavio i ubrzao ne samo računovodstvo, već i finansijsku kontrolu. Da bi izvršili knjiženje, zaposleni više ne moraju čekati kurira sa originalnim dokumentima - sve što treba da urade je da jednim klikom dobiju skeniranu sliku sa već provjerenim podacima iz elektronske arhive. Istina, papirni dokument je i dalje potreban. Ali sada se može kasnije poslati u računovodstvo. Kada stigne tamo, zaposleni će označiti polje „Original primljen“ u računovodstvenom sistemu.
- Zaposleni odmah dobijaju sve potrebne podatke o transakciji sa skeniranja, obavljaju transakcije na vrijeme i unaprijed pripremaju svu dokumentaciju za izvještavanje. Sada se ne boje ni unutrašnjih ni eksternih inspekcija.
- Računovođe obavljaju finansijske transakcije 3 puta brže, a MOEK zatvara izvještajni period 10 dana ranije.
- Sve filijale MOEK-a čuvaju računovodstvene dokumente u jednoj elektronskoj arhivi. Zahvaljujući tome, možete pronaći bilo koju fakturu, ugovor ili akt dovršenja, kao i sve atribute iz njih (iznosi, PDV, asortiman proizvoda ili usluga) 4 puta brže nego prije.
- Rešenje obrađuje više od 2,6 miliona stranica dokumenata godišnje.
Umjesto zaključka
MOEK koristi već 2 godine i za to vrijeme sam prikupljao statistiku. Ispostavilo se da računovođe prave 95% unosa bez izmjena nacrta. To znači da se takve objave mogu potpuno automatski preskočiti u budućnosti. Desilo se da je ovaj proizvod zapravo bio prvi korak kompanije ka uvođenju elemenata „vještačke inteligencije“ u poslovne procese kompanije: MOEK razvija odgovarajući program.
Druge ruske kompanije takođe automatizuju rad računovodstva: čineći ga jednostavnijim i praktičnijim. Na primjer, korištenjem ABBYY tehnologije, usluge finansijske kontrole "» Prima važne poslovne informacije 2 puta brže i troši 20% manje vremena tražeći potrebne fakture i otpremnice. Inteligentne tehnologije obrade informacija pomažu zaposlenima u računovodstvu holdinga"» odmah pronađite potrebnu finansijsku dokumentaciju tokom masovnih poreskih kontrola. U 2019. godini stručnjaci kompanije planiraju obraditi oko 10 miliona stranica dokumenata.
Želite li saznati više o MOEK i ABBYY projektu? Dana 3. aprila u 11:00, zamjenik načelnika Centra za informacione tehnologije MOEK Vladimir Feoktistov govoriće o detaljima slučaja na besplatnom . Pridružite se ako želite da postavljate pitanja.
Elizaveta Titarenko,
ABBYY urednik korporativnog bloga
izvor: www.habr.com