Habr, zdravo! Moje ime je Oleg i odgovoran sam za IT uslugu u grupi kompanija ABBYY. Prije više od mjesec dana zaposlenici ABBYY-a širom svijeta počeli su raditi i živjeti samo kod kuće. Nema više otvorenog prostora ili poslovnih putovanja. Je li se moj posao promijenio? br. Iako generalno da, promijenio se prije 2-3 godine. I sada tehnički osiguravamo rad ureda u 13 zemalja na isti način kao i prije. Samo što sada to radimo dok sjedimo kod kuće - u kuhinji, na sofi ili na balkonu, a u kancelariji je samo jedna osoba na dužnosti. Usput, evo ga:
Danas ću govoriti o tome koje probleme ABBYY-jeva IT usluga sada mora riješiti, kako nas kancelarijski službenici spašavaju, zašto su MS Teams i Zoom sada naše sve, i još mnogo toga. Dobrodošli u mačku.
Davno, prije karantina...
Prije 5-7 godina ABBYY je bila kompanija koja se fokusirala na razvoj interne infrastrukture. Malo smo koristili proizvode u oblaku - pokušali smo interno implementirati aplikacije, pa je stoga pristup njima izvana bio težak. Ali vremena su se promenila...
Proizvodi u oblaku su se razvijali mnogo brže, nudili su veću fleksibilnost i raznolikost u funkcionalnosti. A sada je često jednostavno nemoguće pronaći analoge sa lokalnim mogućnostima.
Zaposlenicima je bila potrebna mobilnost. Prodavci i trgovci su stalno na poslovnim putovanjima, putuju po svijetu, idu na sastanke - jednostavno im je potreban pristup korporativnim sistemima u bilo koje vrijeme i bilo gdje.
Promijenila se i generacija ljudi. Novi mladi zaposleni radije rade u coworking prostorima, kafićima ili od kuće. Mobilnost im je važna. Stoga smo tehnički stvorili radno okruženje slično onome što postoji u svakodnevnom životu. Kolege postaju mnogo udobnije kada ne moraju da prelaze između kancelarije i drugog mesta gde mogu da rade.
Trenutno su ABBYY međunarodne kancelarije otvorene u 13 zemalja od SAD do Australije. I mnogo je zgodnije imati zajedničku infrastrukturu oblaka nego biti „vezan“ za određenu lokaciju od strane internih servisa.
Prije nekoliko godina revidirali smo našu strategiju i počeli aktivno koristiti cloud aplikacije za svoj rad. Na primjer, jako nam se sviđa Office 365 paket - MS Teams, OneDrive, SharePoint i drugi.
To ne znači da svi zaposleni ovise o rješenjima u oblaku. ABBYY ima bogatu internu infrastrukturu; na primjer, programeri koriste lokalne objekte za obuku neuronskih mreža. Rekao bih da koristimo cloud proizvode i vlastitu internu infrastrukturu otprilike 50/50.
O popularnosti RDP-a
Uvek smo dozvoljavali daljinski rad sa internom mrežom i svako je birao način koji mu odgovara. Oni koji su češće u kancelariji preferiraju RDP (remote desktop). Po pravilu, svako ima svoju opremu kod kuće: nije uvijek moćna i može je koristiti cijela porodica. A na poslu je moderan kompjuter koji je konfigurisan i povezan sa svime. Stoga je zgodnije povezati se na RDP od kuće i na poslu ne obraćajući pažnju na ono što se nalazi na vašem osobnom računaru.
Za kancelariju, koja se nalazi u Moskvi (ovde se nalaze R&D centar, kancelarije ABBYY Russia i ABBYY Emerging Markets), obično smo uvek imali dva udaljena desktop gateway-a (RD Gateway) za daljinsko povezivanje, oni su se snašli. Ali sada je ova metoda povezivanja postala vrlo popularna. Da bi uravnotežila opterećenje, IT usluga je postavila dva dodatna gateway-a. Ovo je vjerovatno jedina infrastrukturna promjena koju smo napravili od marta.
U nastavku ću vam dati statističke podatke o moskovskoj kancelariji ABBYY-a, jer ovdje radi više od 800 ljudi i podaci su najindikativniji.
VPN
Ima kolega koji su navikli raditi sa VPN-om. Sada su mnogi ponijeli korporativnu opremu kući. Sa sobom smo uglavnom nosili laptopove i monitore. Kada stalno radite na daljinu, drugi veliki monitor je mnogo praktičniji. Nismo kupovali dodatnu opremu za naše zaposlenike.
Polaznici
Čak i tokom karantina nemoguće je bez ljudi u kancelariji. Postavili smo dva dežurna sistem administratora - Yuru i Stasa. Svako od njih nedelju dana radi u kancelariji, a nedelju dana od kuće. Momci imaju normalan raspored - od 10 do 19 sati.
Pomažu u rješavanju tehničkih problema sa kojima se zaposleni suočavaju. Imamo dosta opreme i ponekad se pokvari. Češće nego ne, nečiji računar se zamrzne. Nekoliko puta sedmično se hard disk pokvari, nešto izgori i treba ga zamijeniti ili popraviti.
Bilo je nekoliko slučajeva nestanka struje, što znači da neko treba da restartuje računare jer zaposleni to ne mogu da rade na daljinu. Općenito, 90% svog vremena potroše držeći uključenu kancelarijsku opremu.
Postoji i nekoliko neobičnih zadataka koje su dežurni počeli da obavljaju tokom karantina.
- Umetnite papir u štampače i uklonite odštampane dokumente. Ovo je neophodno zaposlenima koji obrađuju pristigla dokumenta i štampaju ih sa kućnih računara na radnom štampaču. Kada se vrate u kancelariju, odmah će pokupiti sva dokumenta, umjesto da štampaju 100500 stranica. Naravno, to je bilo moguće učiniti kasnije, ali pomažemo našim kolegama da ne mijenjaju uobičajeni proces - sada ima toliko neobičnih stvari.
- Spakovali smo i isporučili skenere i štampače kolegama kojima su bili potrebni za posao. Jednom od zaposlenih, koji se osamio u svojoj vikendici, pomogli su da spoji kabl kako bi imao stabilan internet.
Inače, mobilna aplikacija ABBYY FineScanner AI pomaže i pri skeniranju dokumenata, kao i u prepoznavanju teksta u njima, dodavanju potpisa, pretvaranju datoteka u 12 popularnih formata i još mnogo toga. Do zaključno 31. jula mi premium pristup ABBYY FineScanner AI.
A za vikend?
Vikendom nema zaposlenih u kancelariji. Dogovorili smo se sa našim sistem administratorom, koji živi u Otradnom (gdje se nalazi naša kancelarija), da će, ako se nešto desi, doći i pomoći. I njegova pomoć je dobro došla: bilo je nekoliko slučajeva nestanka struje tokom vikenda, te je bilo potrebno obnoviti rad opreme.
Prolazi
Još u martu smo izdali propusnice za mos.ru za sve zaposlene koji treba da dođu u kancelariju tokom karantina. Sada, ako treba da idete na posao, zaposlenik takođe izdaje propusnicu sa QR kodom. Ali mogućnost dolaska u kancelariju ne znači da kolege tamo idu svaki dan. Obično je samo jedna osoba na dužnosti u zgradi. Ostalima je dozvoljeno da dođu samo u hitnim slučajevima.
U uredima u drugim zemljama
Situacija u ostalim ABBYY kancelarijama je uglavnom ista - zatvorene su, a zaposleni rade od kuće i koriste iste alate. Na primjer, u američkoj kancelariji nema čak ni dežurnog. Lokalni sistem administrator je prije karantina uzeo dio opreme iz skladišta, a kada dođe novi zaposlenik, jednostavno pošalje konfigurirani laptop poštom.
Kako ostati povezan
Sada je opterećenje na komunikacijskim kanalima čak i smanjeno u odnosu na vrijeme kada su ljudi radili u kancelariji. Glavni promet - preuzimanje datoteka i gledanje videa - sada je na kućnim provajderima. Nije bilo potrebe za proširenjem kanala, iako smo to planirali ove godine.
Tokom karantina, prvo što smo uradili bilo je pažljivo pregledati propise za obnavljanje komunikacije - dodali smo nekoliko testova praćenja, izradili šemu za prelazak na rezervne kanale i pogledali pravila balansiranja opterećenja.
Kako ste osigurali sigurnost na daljinu?
Bez sumnje, najvažnije je bilo osigurati sigurnost. Ali i za ovo smo se pripremili. Prije godinu dana uvedena je dvofaktorska autentifikacija. Mislim da je to jedna od obaveznih stvari kada ljudi puno rade izvan korporativnog okruženja. A ovo je vrsta stvari koju ne možete brzo instalirati. U današnje vrijeme pristup svim korporativnim resursima zahtijeva dva faktora. Ako neko planira da pređe na rad na daljinu, onda je ovo obavezno sa stanovišta informacione bezbednosti.
Vidimo kako su prevaranti postali aktivniji i pokušavaju dobiti svoje akreditive. To su uglavnom phishing napadi. Iako je e-pošta zaštićena, phishing se tehnički ne može u potpunosti spriječiti. Važno je da i sami zaposleni shvate da ne bi trebali klikati na sumnjive linkove ili otvarati datoteke iz poruka koje nisu očekivali. U tu svrhu održali smo webinar za zaposlene i podsjetili ih što da rade u takvim situacijama. Sada je jako dobro vrijeme za ovakve webinare, jer su ljudi, u neobičnoj situaciji, pribrani, fokusirani, otvoreniji za informacije i bolje ih percipiraju.
Obratili smo pažnju i na jednostavna pravila za rad od kuće, na primjer, potrebu da isključite radnu sesiju, zaključate računar kada odlazite, odvojeni računi: vi radite pod jednim, dijete se igra pod drugim. Ovo je veoma važno, jer dete vidi tatu ili mamu kako kuckaju po tastaturi, a i ono želi da to uradi. Doći će i pokucati, ali ne znamo šta će tu kucati i u kom programu će izbrisati ili zamijeniti podatke.
Također smo zamolili kolege da provjere kako im je konfigurisan kućni internet, koja je lozinka i da li je uopšte postoji. Naravno, rezervirali su: ako osoba ne razumije šta da radi, onda je bolje da to ne radi. Ostati povezan je mnogo važnije. Zamolili su zaposlene da provjere i svoje kućne Wi-Fi rutere. Nekima je čak preporučeno da kupe nešto drugo, jer su imali tako drevnu opremu koja im nije dozvoljavala da rade sa trenutnim brzinama provajdera.
O najpopularnijim aplikacijama na daljinu
Vjerovatno ste već pogodili da se radi o komunikacijskim alatima. Budući da koristimo Office 365, zaposleni komuniciraju putem Teams messenger-a i međusobno i sa vanjskim osobama. On se veoma dobro dokazao.
Povećao se broj grupnih poruka koje u Timovima šalju zaposleni u svim kancelarijama:
- Od 21. februara do 20. marta poslali smo >689 hiljada poruka.
- Od 21. marta do 19. aprila poslali smo >1 milion poruka.
Broj poziva (jedan prema jedan) je također povećan:
- Od 21. februara do 20. marta bilo ih je 11,5 hiljada.
- Od 21. marta do 19. aprila – >16 hiljada.
Osim Teams-a, koristimo i Zoom, jer je kvalitet zvuka i videa ove usluge jedan od najboljih na tržištu. Osim toga, Zoom vam omogućava da se “pozovete” na konferenciju i povežete telefonom.
Do 15. marta broj Zoom sastanaka gotovo da nije prelazio 100 dnevno, a od druge polovine mjeseca smo u ABBYY-u počeli aktivnije koristiti ovu uslugu:
U aprilu je skoro svakog radnog dana bilo 100 i više sastanaka na Zoomu:
Sada postoji mnogo izvještaja na internetu o nepouzdanosti Zooma. Uopšte nije iznenađujuće da najpopularniji instrument sada dobija toliku pažnju. U kontaktu smo sa našim predstavnicima iz Zoom-a i vidimo koliko ozbiljno kompanija shvata sve nalaze. Takođe smo preduzeli nekoliko mera. Najjednostavniji i najefikasniji od njih je zabrana pohranjivanja snimaka sastanaka u pohranu u oblaku.
Sigurnost na internetu je, prije svega, pažnja samog zaposlenika. Vjerujemo da će se Zoom snaći, a ova situacija će samo ojačati ovu uslugu.
Grafikon pokazuje kako je od druge polovine marta počeo da raste broj učesnika Zoom sastanaka. Kao i broj minuta.
Trend se nastavio i u aprilu, sa sve više zaposlenih koji se pridružuju webinarima i Zoom sastancima.
Za nas su Zoom i Teams servisi koji se međusobno dupliraju. Ali posjedovanje dva alata za komunikaciju je vjerovatno sada obavezno, budući da je opterećenje na telekomunikacijama ogromno. Bilo je slučajeva kada je jedna od usluga počela da kvari u najnepovoljnijem trenutku, onda su zaposleni brzo pozvali drugu službu i nastavili sa radom.
Osim toga, ovo su alati za komunikaciju. Važno je da ljudi sada ostanu povezani. Većina poziva u ABBYY obavlja se s uključenim kamerama. Kada sam radio u kancelariji, mislim da nisam uključio kameru. Sada, bez obzira u kojoj ste formi, uvijek ga uključite. Skoro uvijek.
Umjesto zaključka
Tehnički pripremiti firmu za rad na daljinu nije nešto što se može obaviti za nekoliko dana. Bolje je da se za to pripremite unapred. Prelazak na usluge u oblaku započeli smo davno jer smo željeli pomoći našim zaposlenicima da budu mobilniji. Ali, kako se pokazalo, ova mobilnost je korisna i u situaciji kada je karantena najavljena.
Vjerovatno smo sada nadoknadili sve troškove rada za tranziciju i promjenu infrastrukture iz unutrašnje u više eksternu, jer su ljudi uzimali opremu, odlazili iz ureda, odlazili svojim kućama i na vikendicama... i ništa se nije promijenilo.
Hvala našem administratoru sistema Yura Anikeev za fotografije u ovom postu.
izvor: www.habr.com