Mediji su puni vijesti o epidemiološkoj situaciji i preporukama za samoizolaciju.
Ali ne postoje jednostavne preporuke koje se tiču poslovanja. Menadžeri kompanija bili su suočeni s novim izazovom – kako zaposlenike prenijeti na daljinu uz minimalne gubitke na produktivnost i strukturirati njihov rad tako da sve bude “kao prije”.
Ono što je radilo u kancelariji često ne radi na daljinu. Kako distribuirani timovi mogu održati efikasnu saradnju i komunikaciju unutar i izvan tima?
Dostupnost mobilnih komunikacija, brzog interneta, praktičnih aplikacija i drugih modernih tehnologija, općenito, pomažu u prevladavanju mnogih barijera i izgradnji produktivnog rada sa partnerima ili kolegama.
Ali moramo se pripremiti.
Sve će ići po planu. Ako jeste
Rad na daljinu zahtijeva posebnu konstrukciju internih procesa i komunikacija. A pripremna faza može otkloniti mnoga pitanja i probleme prije nego što se pojave.
I u kancelariji iu uslovima rada na daljinu, sve je izgrađeno na četiri stuba:
- Planiranje
- organizacija
- Kontrole
- Motivacija
Prije svega, vi i vaš tim morate postaviti prave ciljeve, ponovo izgraditi sistem izvještavanja i pravilno kombinovati asinhrone i sinhrone komunikacije unutar tima. Asinhrona komunikacija uključuje pisma, razgovore, ažurirano izvještavanje i sve opcije komunikacije koje ne zahtijevaju trenutni odgovor. Sinhrona komunikacija je komunikacija u realnom vremenu sa brzim povratnim informacijama.
Veoma je važno zapamtiti da kada radite na daljinu, planiranje zahtijeva redovnost. Potrebno je održavati ravnotežu rada sa strateškim i operativnim zadacima, određujući tempo rada na prioritetnim zadacima sedmično ili čak dnevno. Pravilno planiranje i postavljanje ciljeva učinit će rad jasnijim i pomoći da se izbjegne izgaranje zaposlenika. Neće se osjećati izolirano od procesa.
Video konferencije: alat broj jedan
Izolacija udaljenih radnika je više informativna nego društvena. Ne nedostaje im toliko da sede pored nekoga (iako to varira) već ih najviše brine nedostatak brzog pristupa informacijama i komunikacija sa kolegama. Nemaju priliku da kolegama postave pitanje i odmah dobiju odgovor, proslave malu pobjedu ili izvještaj, razmišljaju ili samo razgovaraju o planovima za vikend.
Ovaj deficit je djelimično nadoknađen uslugama video konferencije.
Video konferencije omogućavaju jednoj ili više osoba da razgovaraju u realnom vremenu, bilo preko telefona ili putem internetskih platformi za video konferencije. Pozivi su sinhroni komunikacijski kanal, ali se mogu koristiti i kada samo jedna osoba razgovara s grupom - na primjer, za vođenje . Primjeri takvih usluga: , Zoom, BlueJeans, GoToMeeting.
Преимущества:
- Video pozivi prenose intonaciju, emocije, facijalne i druge verbalne signale sagovornika i na taj način pomažu da se razjasni i razumije njegovo raspoloženje.
- Dodatne informacije čine poruke jasnijim, dodaju emocionalni sadržaj i pomažu u izgradnji veze i povjerenja.
nedostaci:
- Koordinacija tokom vremena. Pozivi se mogu odvijati samo u realnom vremenu, što otežava komunikaciju za tim koji se širi u različitim vremenskim zonama.
- Tok komunikacije nije dokumentiran ni na koji način. Izazovi ne ostavljaju pisani rezultat.
- Interpretacija. Kvalitet komunikacije nije optimalan za sve (posebno za one koji su u samoizolaciji u zemlji). Riječi se ne percipiraju uvijek ispravno.
Kada koristiti video konferenciju?
- Redovni sastanci, jedan na jedan i grupni
- Timski sastanci
- Planiranje i razmišljanje (najbolje uz video)
- Rješavanje nesporazuma ili rješavanje eskalirajućih ili emocionalnih situacija s drugih kanala (kao što su e-pošta, chat)
Ako mislite da vaš timski rad na daljinu nije dovoljno produktivan, nemojte gubiti vrijeme – pokušajte promijeniti situaciju.
- Uvedite dnevne prijave sa timom.
- Striktno pratite tajming i ciljeve sastanka, zapišite ih u pozivnicu i podsjetite ih na samom početku.
- Uradi svoju zadaću. Pripremite se za sastanak i zapišite na papir koje su vas ideje dovele do ovog sastanka, kakva očekivanja imate od učesnika, a šta oni od vas?
- Zamolite učesnike da podijele uloge (hvatanje bilješki, predstavljanje informacija, djelovanje kao moderator sastanka).
- Nemojte održavati sastanke za veliki tim (više od 8 ljudi).
- Ne zaboravite da sinhronizujete sastanke sa vremenskom zonom učesnika.
Kada su svi zajedno: kako organizovati opšte sastanke kompanije
Sastanci svih zaposlenih u kompaniji postali su popularan način razmjene informacija.
Postoji nekoliko savjeta kako ih najbolje organizirati:
- Vrijeme. Za kompanije u Rusiji najbolje je održavati takve sastanke u 11-12 sati. Pokušajte odabrati vrijeme koje je pogodno za što veći broj zaposlenih. Obavezno snimite sastanak. Na mnogim platformama, uključujući MegaFon, to se može učiniti jednim klikom, a zatim učitati u mp4 formatu.
- Live Stream. Ovo možda nije neophodno za male kompanije, ali za velike sa distribuiranom mrežom filijala, ima smisla voditi prenose uživo.
- Pitanja i odgovori. Možete unaprijed zamoliti ljude da postavljaju pitanja koja ih se tiču, a zatim možete pripremiti informacije koje su relevantne za publiku.
- Ne zaboravite na humor. Ovo nije postava u školi, već prilika za pružanje lične veze i pomoć u izgradnji povjerenja između raspoređenih timova.
Brainstorming: Uklonite konfuziju
Kada je u pitanju brainstorming, važno je da distribuirani timovi koriste uobičajeni digitalni alat. Omogućava vam da prikupite, grupišete i kategorizirate ideje tokom brainstorminga.
Evo nekoliko važnih savjeta koji će vam pomoći da efikasno napadate:
- Udaljeni tim može odabrati alat za zajedničko upravljanje projektima koji podržava kanban-board funkcionalnost sa kojom su mnogi timovi već upoznati, kao što je Trello.
- Alternativa bi mogla biti ona koju nudi platforma. Alat je ploča za crtanje koju svi mogu vidjeti i koju može uređivati bilo koji od učesnika.
- Koristite opciju glasanja da ocijenite koja je ideja najzanimljivija za implementaciju. Sve statistike se mogu kasnije preuzeti u csv ili xlsx formatu.
- Iskustvo pokazuje da je bolje unaprijed upozoriti zaposlenike na napad kako bi imali vremena za razmišljanje o idejama. Kada se grupa okupi, učesnici više neće dolaziti praznih ruku.
Sinhrone komunikacije, kao što su video pozivi, kada se koriste pravilno, mogu biti odličan alat za vođenje timskog rada, praćenje njegovih rezultata i pružanje emocionalne podrške svim članovima tima. A kada se kombinuju sa asinhronim alatima, oni pomažu distribuiranim učesnicima u procesu da budu jednako (a ponekad i produktivniji) od svojih kolega u kancelariji.
izvor: www.habr.com