Danas je realnost da zbog karantina i korona virusa mnoge kompanije moraju razmišljati o tome kako svojim zaposlenima omogućiti rad na daljinu. Gotovo svakodnevno se pojavljuju članci koji otkrivaju i tehničke i psihološke aspekte problema prelaska na rad na daljinu. Istovremeno, ogromno iskustvo u takvom radu već su stekli, na primjer, freelanceri ili one IT kompanije koje već duže vrijeme rade sa zaposlenima i klijentima širom svijeta.
Prebacivanje velike IT kompanije na rad na daljinu možda nije lak zadatak. Međutim, u mnogim slučajevima možete se snaći s dobro poznatim alatima i tehnikama. U ovom članku ćemo pogledati naše iskustvo rada na daljinu sa tehničke strane. Nadamo se da će ove informacije pomoći kompanijama da se prilagode novim uslovima. Bio bih zahvalan na bilo kakvim komentarima, sugestijama i dopunama.
Daljinski pristup resursima kompanije
Ako IT kompanija radi u kancelariji, onda, po pravilu, postoje sistemske jedinice, laptopovi, serveri, štampači i skeneri, kao i telefoni. Sve je to povezano na internet preko rutera. U prvim godinama svog postojanja, naša kompanija je upravo takvu opremu postavila u kancelariju.
Sada zamislite da morate brzo poslati sve svoje zaposlene kući u roku od 1-2 dana, kako ne bi stao rad na projektima. Šta učiniti u ovom slučaju?
Sa laptopima je sve jasno - zaposleni mogu jednostavno da ih ponesu sa sobom. Sistemske jedinice i monitore je teže transportovati, ali to se ipak može učiniti.
Ali šta raditi sa serverima, štampačima i telefonima?
Rješavanje problema pristupa serverima u kancelariji
Kada se zaposleni presele kući, a serveri ostanu u kancelariji i ima ko da se brine o njima, onda ostaje samo da se reši pitanje organizovanja sigurnog udaljenog pristupa zaposlenih serverima vaše kompanije. Ovo je posao za sistem administratora.
Ako je Microsoft Windows Server instaliran na kancelarijskim serverima (kao što smo imali u prvim godinama rada), onda čim administrator konfiguriše terminalski pristup preko RDP protokola, zaposleni će moći da rade sa serverom od kuće. Moguće je da ćete morati kupiti dodatne licence za pristup terminalu. U svakom slučaju, zaposlenima će kod kuće biti potreban računar sa operativnim sistemom Microsoft Windows.
Serveri koji koriste Linux OS bit će dostupni od kuće i bez kupovine ikakvih licenci. Administrator vaše kompanije će morati samo da konfiguriše pristup putem protokola kao što su SSH, POP3, IMAP i SMTP.
Ako to već nije urađeno, da bi zaštitili servere od neovlaštenog pristupa, ima smisla da administrator barem instalira firewall (firewall) na kancelarijskim serverima, kao i da podesi udaljeni pristup za vaše zaposlenike koristeći VPN. Koristimo OpenVPN softver, dostupan za skoro svaku platformu i operativni sistem.
Ali šta učiniti ako je ured potpuno zatvoren i svi serveri su isključeni? Ostale su četiri opcije:
- Ako je moguće, potpuno se prebacite na cloud tehnologije - koristite cloud CRM sistem, pohranite zajedničke dokumente na Google Docs itd.;
- transportirajte servere do kuće administratora sistema (on će biti zadovoljan...);
- transport servera do nekog data centra koji će pristati da ih prihvati;
- iznajmite kapacitet servera u data centru ili u oblaku
Prva opcija je dobra jer ne morate prenositi ili instalirati servere. Rezultati prelaska na cloud tehnologije i dalje će vam biti korisni, omogućit će vam uštedu novca i truda na podršci i održavanju.
Druga opcija stvara probleme kod kuće za administratora sistema, jer će server raditi non-stop i prilično bučan. Šta ako kompanija nema jedan server u svojoj kancelariji, već čitav rack?
Transport servera do data centra takođe nije lak. Po pravilu se u data centar mogu postaviti samo serveri koji su pogodni za instalaciju u stalak. U isto vrijeme, kancelarije često koriste Big Tower servere ili čak obične desktop računare. Biće vam teško pronaći data centar koji pristaje da ugosti takvu opremu (iako takvi data centri postoje; na primer, mi smo ih ugostili u PlanetaHost data centru). Možete, naravno, iznajmiti potreban broj regala i tamo montirati svoju opremu.
Još jedan problem sa premeštanjem servera u data centar je taj što ćete najverovatnije morati da promenite IP adrese servera. Ovo, zauzvrat, može zahtijevati rekonfiguraciju serverskog softvera ili unošenje promjena u bilo koje softverske licence ako su vezane za IP adrese.
Opcija iznajmljivanja kapaciteta servera u data centru je jednostavnija u smislu da ne morate nigdje transportirati servere. Ali vaš sistem administrator će morati ponovo da instalira sav softver i kopira potrebne podatke sa servera instaliranih u kancelariji.
Ako su vaše kancelarijske tehnologije zasnovane na korišćenju Microsoft Windows OS-a, možete iznajmiti Microsoft Windows server sa potrebnim brojem terminalnih licenci u data centru. Uzmite jednu takvu licencu za svakog od vaših zaposlenika koji rade sa serverom na daljinu.
Iznajmljivanje fizičkih servera može biti 2-3 puta jeftinije od iznajmljivanja virtuelnih servera u oblaku. Ali ako vam treba vrlo malo energije, a ne cijeli server, onda opcija u oblaku može biti jeftinija.
Povećana cijena cloud resursa je posljedica rezervisanja hardverskih resursa u oblaku. Kao rezultat toga, oblak može raditi pouzdanije od iznajmljenog fizičkog servera. Ali ovdje već morate procijeniti rizike i prebrojati novac.
Što se tiče naše kompanije, koja se bavi kreiranjem online prodavnica, svi potrebni resursi odavno se nalaze u data centrima i dostupni su na daljinu. To su fizički serveri u vlasništvu i iznajmljenima koji se koriste za hosting prodavnica, kao i virtuelne mašine za programere softvera, dizajnere izgleda i testere.
Prebacivanje radnih stanica iz kancelarije u kuću
Kao što smo već rekli, zaposleni mogu jednostavno sa sobom ponijeti svoje radne računare - laptope ili sistemske jedinice sa monitorima. Po potrebi možete kupiti nove laptope za zaposlene i dostaviti ih na kućnu adresu. Naravno, morat ćete instalirati potreban softver na nova računala, što će dovesti do dodatnog vremena.
Ako zaposleni već imaju kućne računare koji koriste Microsoft Windows, mogu ih koristiti kao Microsoft Windows Server terminale ili za pristup serverima koji koriste Linux. Bit će dovoljno konfigurirati VPN pristup.
Naši zaposleni rade i na Windows i na Linuxu. Imamo vrlo malo Microsoft Windows servera, tako da nema potrebe za kupovinom terminalskih licenci za ovaj OS. Što se tiče pristupa resursima koji se nalaze u podatkovnim centrima, on je organiziran korištenjem VPN-a i dodatno je ograničen zaštitnim zidovima instaliranim na svakom serveru.
Ne zaboravite zaposlenima koji rade od kuće obezbijediti slušalice (slušalice sa mikrofonom) i video kameru. Ovo će vam omogućiti da komunicirate na daljinu sa velikom efikasnošću, skoro kao u kancelariji.
Mnogi ljudi pokušavaju da kontrolišu šta zaposleni rade kod kuće tokom radnog vremena tako što instaliraju različite specijalizovane monitore na svoje računare. To nikada nismo radili, samo smo kontrolisali rezultate rada. Po pravilu, ovo je sasvim dovoljno.
Šta raditi sa štampačem i skenerom
Programeri softvera za web stranice rijetko trebaju štampače i skenere. Međutim, ako je takva oprema neophodna zaposlenima, problem će nastati pri prelasku na rad na daljinu.
U pravilu, ured ima instaliran umreženi MFP, koji je brz, velik i težak. Da, može se poslati na kućnu adresu zaposlenog koji najčešće treba da štampa i skenira. Ako, naravno, ovaj zaposlenik ima priliku da ga ugosti.
Ali ako mnogi od vaših zaposlenih često skeniraju i štampaju dokumente, moraćete da kupite MFP i instalirate ga u njihov dom ili da promenite poslovne procese kompanije.
Kao alternativa transportu i kupovini novih MFP-a, postoji ubrzani prelazak na elektronsko upravljanje dokumentima gdje god je to moguće.
Rad sa papirnim i elektronskim dokumentima
Najbolje je ako prije prelaska na daljinski rad uspjete sav tok dokumenata prebaciti u elektronski oblik. Na primjer, koristimo DIADOK za razmjenu računovodstvenih dokumenata i plaćanje računa preko banke klijenta.
Prilikom implementacije ovakvog sistema bit će potrebno svim zaposlenima koji se bave elektronskim upravljanjem dokumentima (npr. računovođama) obezbijediti privjeske za ključeve sa poboljšanim kvalifikovanim elektronskim potpisom. Može potrajati neko vrijeme za primanje takvih privjesaka za ključeve, pa je bolje razmotriti ovo pitanje unaprijed.
U DIADOK-u (kao iu sličnim servisima) možete podesiti roming sa drugim operaterima za elektronsko upravljanje dokumentima. Ovo će biti potrebno ako druge strane koriste sisteme za upravljanje dokumentima koji nisu vaš.
Ako vi ili neka od vaših partnera radite s dokumentima na starinski način, morat ćete slati i primati redovna papirna pisma posjetom pošte ili pozivom kurira. U slučaju karantina, takve operacije će se morati svesti na minimum.
Šta raditi s telefonijom
U prvim godinama rada naša kompanija koristila je fiksne i mobilne telefone. Međutim, vrlo brzo smo shvatili da nam uz veliki broj zaposlenih i klijenata treba neko adekvatnije rješenje.
Najpogodnija opcija za nas je bila virtuelna PBX kompanije MangoTelecom. Uz njegovu pomoć riješili smo se veze s gradskim telefonskim brojevima (a samim tim i fizičke lokacije ureda). Također smo dobili priliku integrirati PBX sa našim CRM-om, snimati razgovore korisničke podrške sa klijentima, postaviti prosljeđivanje poziva itd.
Zatim možete instalirati virtuelnu PBX aplikaciju na svoj pametni telefon, laptop ili desktop računar. Ovo će vam omogućiti da zovete ruske brojeve ili primate pozive po domaćim tarifama, čak i iz inostranstva.
Dakle, virtuelna PBX omogućava da selidba zaposlenih iz kancelarije u kuću bude gotovo neprimjetna sa stanovišta kontinuiteta poslovanja.
Ako koristite kancelarijsku centralu i njeno gašenje je neizbežno kada se preselite, razmislite o prelasku na virtuelnu PBX. Provjerite kod svog telefonskog operatera da li je moguće omogućiti prosljeđivanje poziva sa fiksnih PBX brojeva na dolazne virtuelne PBX brojeve. U ovom slučaju, kada pređete na virtuelnu PBX, nećete izgubiti dolazne pozive.
Što se tiče razgovora između zaposlenih, kada radite sa virtuelnom centralom, takvi pozivi se po pravilu ne naplaćuju.
Odabir i obuka zaposlenih na daljinu
Prilikom popunjavanja kadrova, u prvim godinama rada naše kompanije, uvijek smo pozivali kandidate u ured, obavljali klasične intervjue i davali zadatke. Zatim smo obezbijedili individualnu obuku za novopridošlice u kancelariji.
Međutim, s vremenom smo u potpunosti prešli na zapošljavanje na daljinu.
Primarna selekcija se može izvršiti korištenjem testova priloženih uz oglas na web stranici HH ili bilo kojoj drugoj službi za zapošljavanje. Mora se reći da kada su pravilno dizajnirani, ovi testovi mogu filtrirati značajan broj kandidata koji ne ispunjavaju uslove.
A onda je sve jednostavno - koristimo Skype. Koristeći Skype i uvijek s uključenom video kamerom, možete voditi intervju ništa manje efikasno nego da kandidat sjedi pored vas za stolom.
Iako postoje određeni nedostaci, Skype takođe ima veoma važne prednosti u odnosu na slične sisteme. Prije svega, preko Skype-a možete organizirati demonstraciju radne površine vašeg računara, a to je vrlo potrebno prilikom podučavanja i diskusije o radnim pitanjima. Zatim, Skype je besplatan, dostupan na svim glavnim platformama i lako se instalira na vaš računar ili pametni telefon.
Ako trebate organizirati sastanak ili obuku za nekoliko zaposlenika, jednostavno kreirajte grupu na Skypeu. Dijeleći radnu površinu, prezenter ili nastavnik mogu učesnicima sastanka pružiti sve potrebne materijale. U prozoru za ćaskanje možete objavljivati veze, tekstualne poruke, razmjenjivati datoteke ili voditi dijaloge.
Pored nastave na Skypeu pripremamo edukativne filmove (pomoću programa Camtasia Studio, ali možete koristiti ono na šta ste navikli). Ako su ovi filmovi samo za internu upotrebu, onda ih postavljamo na naše servere, a ako za sve, onda na YouTube.
U većini slučajeva, ova kombinacija edukativnih filmova, nastave u Skype grupama sa dijalogom i desktop demonstracijama, kao i individualna komunikacija između nastavnika i učenika omogućava nam da obuku provodimo potpuno na daljinu.
Da, postoje servisi dizajnirani da demonstriraju radnu površinu grupi korisnika, za vođenje webinara, pa čak i platforme za obuku (uključujući i besplatne). Ali za sve ovo morate platiti ili novcem ili vremenom utrošenim na učenje kako raditi s platformom. Besplatne platforme mogu na kraju postati plaćene. Istovremeno, Skype mogućnosti će biti dovoljne u mnogim slučajevima.
Saradnja na projektima
Kada radimo zajedno na projektima, održavamo dnevne i nedjeljne sastanke, koristimo programiranje u paru i pregled koda. Skype grupe su kreirane za sastanke i pregled koda, a po potrebi se koriste i desktop demonstracije. Što se tiče koda, on je pohranjen na našem GitLab serveru, koji se nalazi u data centru.
Organizujemo zajednički rad na dokumentima koristeći Google Docs.
Uz sve ovo, imamo internu Klondike bazu znanja, integrisanu sa sistemom za obradu aplikacija i planiranje resursa (naš CRM i ERP). Stvorili smo i poboljšali ove alate, smještene na serverima u podatkovnom centru, tokom godina. Omogućavaju nam da efikasno obradimo brojne zahtjeve naših klijenata, dodijelimo izvršitelje, vodimo rasprave o prijavama, evidentiramo radno vrijeme i uradimo još mnogo toga.
Najvjerovatnije, vaša kompanija već koristi nešto slično, a kada pređete na daljinski rad za zaposlene, bit će dovoljno omogućiti daljinski pristup odgovarajućim resursima.
Daljinska korisnička podrška
Naši korisnici su vlasnici i menadžeri online prodavnica koje posluju u gotovo svim regionima Rusije. Naravno, pružamo im podršku na daljinu.
Naš tim za podršku radi preko tiket sistema, odgovara na pitanja e-poštom i telefonom, te razgovara putem administrativne web stranice online trgovine i web stranice naše kompanije.
U fazi razgovora o zadacima koristimo sve instant messengere dostupne klijentu, na primjer, Telegram, WhatsApp, Skype.
Ponekad postoji potreba da se vidi šta klijent radi na svom računaru. Ovo se može uraditi putem Skype-a u desktop demo modu.
Ako je potrebno, možete raditi na daljinu na računaru korisnika koristeći alate kao što su TeamViewer, Ammee Admin, AnyDesk, itd. Da bi koristio ove alate, klijent će morati da instalira odgovarajući softver na svom računaru.
Postavljanje VPN pristupa
Imamo OpenVPN servere instalirane na virtualnim strojevima smještenim u različitim podatkovnim centrima (koristeći Debian 10 OS). OpenVPN klijent je instaliran na radnim računalima naših zaposlenika u Debianu, Ubuntu, MacOS-u i Microsoft Windows-u.
Na internetu možete pronaći mnoga uputstva za instaliranje OpenVPN servera i klijenta. Možete koristiti i moj .
Mora se reći da je ručna procedura kreiranja ključeva za zaposlene vrlo zamorna. Kako bismo osigurali da povezivanje novog korisnika ne traje više od deset sekundi, koristimo skriptu sličnu onoj ispod ispod spojlera.
Skripta za kreiranje ključeva
#!/bin/bash
if [ -z "$1" ]
then
echo "============================================================="
echo "VPN -- Generate crt key pair"
echo "============================================================="
echo "Usage: bash gen.sh username"
exit
fi
echo "============================================================="
echo "VPN -- Generate crt key pair for user: $1"
echo "============================================================="
ADMIN_EMAIL="[email protected]"
USER=$1
RSA="/home/ca/easy-rsa-master/easyrsa3/"
PKI="$RSA"pki/
PKI_KEY="$PKI"private/
PKI_CRT="$PKI"issued/
USR_CRT="/home/ca/cert_generation/user_crt/"
USR_DISTR="/home/ca/cert_generation/user_distr/"
# If user key does not exists, create it
if [ ! -f "$PKI_KEY$USER.key" ]
then
echo "File $PKI_KEY$USER.key does not exists, creating..."
cd "$RSA"
./easyrsa build-client-full $USER nopass
fi
# Removing user folder, if exists
if [ -e "$USR_CRT$USER/" ]
then
echo "Already exists, removing user folder $USR_CRT$USER..."
rm -r -f "$USR_CRT$USER/"
fi
# Create user folder for key and other files
mkdir $USR_CRT/$USER/
# Copy OpenVPN key, cert and config files to user folder
cp "$PKI_KEY$USER.key" "$USR_CRT$USER/$USER.key"
cp "$PKI_CRT$USER.crt" "$USR_CRT$USER/$USER.crt"
cp "$PKI"ca.crt "$USR_CRT$1"
cp "$USR_DISTR"ta.key "$USR_CRT$USER"
cp "$USR_DISTR"openssl.cnf "$USR_CRT$USER"
# Copy Manual files
cp "$USR_DISTR"readme_vpn_win.txt "$USR_CRT$USER"
# Replace string "change_me" in configuration files whis user name $USER
cp "$USR_DISTR"server.conf "$USR_CRT$USER"/server.conf.1
cp "$USR_DISTR"mycompany_vpn.ovpn "$USR_CRT$USER"/mycompany_vpn_$USER.ovpn.1
cp "$USR_DISTR"readme_vpn_win.txt "$USR_CRT$USER"/readme_vpn_win.txt.1
sed "s/change_me/$USER/g" "$USR_CRT$1"/server.conf.1 > "$USR_CRT$1"/server.conf
rm "$USR_CRT$USER"/server.conf.1
sed "s/change_me/$USER/g" "$USR_CRT$1"/mycompany_vpn_$USER.ovpn.1 > "$USR_CRT$1"/mycompany_vpn_$USER.ovpn
rm "$USR_CRT$USER"/mycompany_vpn_$USER.ovpn.1
sed "s/change_me/$USER/g" "$USR_CRT$1"/readme_vpn_win.txt.1 > "$USR_CRT$1"/readme_vpn_win.txt
rm "$USR_CRT$USER"/readme_vpn_win.txt.1
# Create tar.gz and send it to administrator e-mail
tar -cvzf "$USR_CRT$USER/$USER.tar.gz" "$USR_CRT$USER/"
echo "VPN: crt, key and configuration files for user $USER" | mutt $ADMIN_EMAIL -a $USR_CRT/$USER/$USER.tar.gz -s "VPN: crt, key and configuration files for user $USER"
echo "---------> DONE!"
echo "Keys fo user $USER sent to $ADMIN_EMAIL"
Kada se pokrene, ovoj skripti se kao parametar prosljeđuje korisnički ID (koristeći latinična slova).
Skripta traži lozinku za izdavanje certifikata, koja se kreira prilikom instaliranja OpenVPN servera. Zatim, ova skripta kreira direktorij sa svim potrebnim certifikatima i konfiguracijskim datotekama za OpenVPN klijente, kao i datoteku dokumentacije za instalaciju OpenVPN klijenta.
Prilikom kreiranja konfiguracijskih i dokumentacijskih datoteka, change_me se zamjenjuje korisničkim ID-om.
Zatim se direktorij sa svim potrebnim datotekama pakira i šalje administratoru (adresa je naznačena direktno u skripti). Ostaje samo da dobijenu arhivu prosledite korisniku na njegovu email adresu.
Nadamo se da ćete period prisilnog zatvaranja kod kuće moći korisno iskoristiti. Nakon što ste savladali tehnike rada bez ureda, možete nastaviti aktivno koristiti rad udaljenih zaposlenika.
Sretno sa selidbom i uspješan rad od kuće!
izvor: www.habr.com