Česta greška biznismena početnika je što ne posvećuju dovoljno pažnje prikupljanju i analizi podataka, optimizaciji radnih procesa i praćenju ključnih indikatora. To rezultira smanjenom produktivnošću i neoptimalnim gubitkom vremena i resursa. Kada su procesi loši, iste greške morate ispravljati nekoliko puta. Kako se broj klijenata povećava, usluga se pogoršava, a bez analize podataka nema jasnog razumijevanja šta treba poboljšati. Kao rezultat toga, odluke se donose po volji.
Da bi bilo konkurentno, moderno poslovanje, pored kvalitetnih proizvoda i usluga, mora imati transparentne procese i prikupljati analitičke podatke. Bez toga je teško razumjeti pravo stanje u poslovanju i donijeti ispravne odluke. Stoga je važno imati u svom arsenalu potrebne alate koji ne samo da su zgodni za korištenje, već vam također omogućavaju da pojednostavite svoj rad i kreirate najtransparentnije moguće procese.
Danas postoji ogroman broj alata i rješenja. Ali većina poduzetnika ih ne koristi jer ili ne vide vrijednost u njima, ili ne razumiju kako ih koristiti, ili su skupi, ili komplikovani, ili 100500 više. Ali oni koji su to shvatili, pronašli ili kreirali takve alate za sebe već imaju prednost na srednji rok.
Više od 10 godina stvaram IT proizvode i rješenja koja pomažu preduzećima da povećaju profit kroz automatizaciju i digitalnu transformaciju procesa. Pomogao sam u osnivanju desetina startupa i kreirao desetine online alata koje koriste stotine hiljada ljudi širom svijeta.
Evo jednog od dobrih primjera u mojoj praksi koji pokazuje prednosti digitalne transformacije. Za jednu malu američku advokatsku firmu, moj tim i ja smo kreirali alat za generisanje pravnih dokumenata, koji je omogućio advokatima da brže generišu dokumente. A kasnije, proširivši funkcionalnost ovog alata, kreirali smo online uslugu i potpuno transformisali kompaniju. Sada opslužuju kupce ne samo u svom gradu, već i širom zemlje. Tokom tri godine kapitalizacija kompanije je porasla nekoliko puta.
U ovom članku ću sa vama podijeliti pravo iskustvo stvaranja transparentnog sistema za praćenje ključnih pokazatelja poslovanja. Pokušaću da unesem vrednost korišćenja digitalnih rešenja, pokazaću da to nije teško i nije uvek skupo. Dakle, idemo!
Kako je sve počelo
Ako želite da imate nešto što nikada niste imali, moraćete da uradite nešto što nikada niste.
Coco Chanel
Moja supruga je bila umorna od porodiljskog odsustva i odlučili smo da otvorimo mali biznis - dečiju igraonicu. Pošto imam svoj biznis, moja supruga se u potpunosti brine o igraonici, a ja pomažem oko strateških pitanja i razvoja.
Detalji otvaranja biznisa su sasvim druga priča, ali u fazi prikupljanja podataka i analize konkurenata, osim što smo istakli specifične probleme ovog posla, pažnju smo posvetili i problemima internih procesa sa kojima se većina konkurenata nije borila. .
Na moje iznenađenje, u XNUMX. veku skoro niko nije vodio CRM u bilo kom obliku, mnogi su vodili evidenciju u pisanoj formi, u sveskama. Istovremeno, sami vlasnici su se žalili da zaposleni kradu, griješe u obračunu i moraju trošiti mnogo vremena na preračunavanje i provjeru sa upisima u knjigovodstvenu knjigu, gube se podaci o rezervacijama i depozitima, klijenti odlaze iz nepoznatih razloga. njima.
Analizirajući prikupljene podatke, shvatili smo da ne želimo da ponavljamo njihove greške i potreban nam je transparentan sistem koji će ove rizike svesti na minimum. Prije svega, krenuli smo u potragu za gotovim rješenjima, ali nismo mogli pronaći ona koja u potpunosti zadovoljavaju naše zahtjeve. A onda sam odlučio da napravim svoj sistem, iako ne idealan, ali funkcionalan i jeftin (skoro besplatan).
Prilikom odabira alata uzeo sam u obzir sljedeće kriterije: trebao bi biti jeftin, trebao bi biti fleksibilan i pristupačan i trebao bi biti jednostavan za korištenje. Mogao bih da napišem punopravan, moćan i skup sistem za ovaj posao, ali imali smo malo vremena i mali budžet, plus nismo u potpunosti razumeli da li će naš projekat uspeti i bilo bi nerazumno trošiti mnogo sredstava na ovaj sistem. Stoga sam, u vrijeme testiranja hipoteze, odlučio da počnem s MVP-om (Minimum Viable Product – minimalno održiv proizvod) i napravim radnu verziju u najkraćem mogućem roku uz minimalna ulaganja, a s vremenom je završim ili ponovim.
Kao rezultat toga, moj izbor je pao na Google usluge (Drive, Sheets, Calendar). Glavni izvor ulazno/izlaznih informacija su Google Sheets, pošto moja supruga ima iskustva u radu sa tabelama, može sama napraviti promjene ako je potrebno. Uzeo sam u obzir i činjenicu da će alat koristiti i zaposlenici koji možda nisu baš dobri u korištenju računara, te će ih naučiti kako unositi podatke u tabelu biti mnogo lakše nego ih naučiti kako da rade sa nekim specijaliziranim program poput 1C.
Podaci koji se unose u tabele se menjaju u realnom vremenu, odnosno u svakom trenutku možete videti stanje poslova kompanije, ugrađena je sigurnost, možete ograničiti pristup određenim osobama.
Razvoj arhitekture i strukture podataka
Dječija igraonica pruža nekoliko osnovnih usluga.
- Standardna posjeta — kada klijent kupuje vrijeme provedeno u igraonici svoje djece.
- Posjeta pod nadzorom — kada klijent kupuje vrijeme provedeno u igraonici svoje djece i dodatno plaća nadzor. Odnosno, klijent može ostaviti dijete i krenuti svojim poslom, a sobni radnik će gledati i igrati se s djetetom za vrijeme odsustva roditelja.
- Otvoren rođendan — klijent iznajmljuje poseban sto za hranu i sjedenje gostiju i plaća standardnu posjetu igraonici, dok soba radi uobičajeno.
- Zatvoren rođendan — klijent iznajmljuje čitav prostor, dok u toku perioda zakupa soba ne prima druge klijente.
Važno je da vlasnik zna koliko je ljudi posjetilo sobu, koliko su godina, koliko su vremena proveli, koliko novca su zaradili, koliko je bilo troškova (često se dešava da administrator nešto mora kupiti ili platiti za nešto, na primjer, dostavu ili vodu), koliko je rođendana bilo?
Kao i svaki IT projekat, počeo sam razmišljanjem o arhitekturi budućeg sistema i razradom strukture podataka. Budući da je supruga zadužena za posao, ona zna sve što treba da vidi, kontroliše i vlada, pa se ponašala kao mušterija. Zajedno smo sproveli mozgalicu i izradili zahtjeve za sistem, na osnovu kojih sam promislio o funkcionalnosti sistema i napravio sljedeću strukturu datoteka i mapa na Google Drive-u:
Dokument „Sažetak“ sadrži opšte informacije o kompaniji: prihode, rashode, analitiku
Dokument Troškovi sadrži podatke o mjesečnim troškovima kompanije. Radi veće transparentnosti, podijeljeno u kategorije: kancelarijski troškovi, porezi, troškovi osoblja, troškovi reklamiranja, ostali troškovi.
Mjesečni troškovi
Zbirna tabela troškova za godinu
Fascikla Prihodi sadrži 12 Google Sheets fajlova, po jedan za svaki mjesec. Ovo su glavna radna dokumentacija koju zaposleni svakodnevno popunjavaju. Sadrže obaveznu tab i tabove za svaki radni dan. Kartica kontrolne ploče prikazuje sve potrebne informacije za tekući mjesec za brzo razumijevanje poslova, a također vam omogućava postavljanje cijena i dodavanje usluga.
Kartica Dashboard
Dnevni tab
U procesu razvoja poslovanja počele su se pojavljivati dodatne potrebe u vidu popusta, pretplata, dodatnih usluga i događaja. Sve ovo smo također implementirali vremenom, ali ovaj primjer pokazuje osnovnu verziju sistema.
Kreiranje funkcionalnosti
Nakon što sam shvatio glavne indikatore, razradio arhitekturu i razmjenu podataka između entiteta, pristupio sam implementaciji. Prva stvar koju sam uradio je da kreiram Google Sheet dokument u folderu prihoda. Napravio sam dvije kartice u njemu: kontrolnu tablu i prvi dan u mjesecu, u koje sam dodao sljedeću tabelu.
Glavni radni list
Ovo je glavni radni list sa kojim će administrator raditi. On samo treba da popuni obavezna polja (označena crvenom bojom), a sistem će automatski izračunati sve potrebne indikatore.
Kako bi se smanjile greške pri unosu i pogodnost, polje „Vrsta posjete“ implementirano je kao padajuća lista pruženih usluga, koju možemo uređivati na stranici nadzorne ploče. Da bismo to učinili, ovim ćelijama dodajemo verifikaciju podataka i označavamo raspon iz kojeg treba uzeti podatke.
Da smanjim ljudsku grešku u proračunima, dodao sam automatski obračun sati koje je klijent proveo u sobi i iznosa dospjelih novca.
Da bi to učinio, administrator mora jednostavno označiti vrijeme dolaska klijenta (kolona E) i vrijeme odlaska (kolona F) u formatu HH: MM. Za izračunavanje ukupnog vremena koje klijent provede u sobi za igru, koristim ovu formulu:
=IF(ISBLANK($F8); ""; $F8-$E8)Da bismo automatski izračunali iznos novca za korištenje usluga, morali smo koristiti složeniju formulu, jer cijena sata može varirati ovisno o vrsti usluge. Stoga sam morao povezati podatke sa tabelom usluga na stranici nadzorne ploče koristeći QUERY funkciju:
=ROUNDDOWN(G4*24*IFERROR(QUERY(dashboard!$G$2:$H$5; "Select H where G = '"& $D4 & "'");0)Pored glavnih radnji, dodao sam dodatne funkcije za otklanjanje neželjenih grešaka IFERROR ili ISBLANK, kao i funkciju ROUNDDOWN - da se ne zamaram sitnicama, zaokružio sam konačni iznos naniže, prema klijentu.
Uz glavni prihod (vrijeme iznajmljivanja), u dječjoj igraonici postoje dodatni prihodi u vidu usluga ili prodaje igračaka, a zaposleni prave i neke manje troškove, na primjer, plaćanje vode za piće ili kupovinu slatkiša za komplimente, sve ovo se takođe mora uzeti u obzir.
Stoga sam dodao još dvije tabele u koje ćemo zabilježiti ove podatke:
Da bih olakšao rad sa znakovima, obojio sam ih i dodao uslovno oblikovanje ćelijama.
Glavne tabele su spremne, sada morate glavne indikatore staviti u zasebnu tabelu kako biste jasno videli koliko ste zaradili u jednom danu i koliko je tog novca u kasi, a koliko na kartici.
Da zbrojim novac po vrsti plaćanja, ponovo sam koristio funkciju QUERY:
=QUERY(I8:J;"SELECT sum(J) WHERE I='Наличка'"» и «=QUERY(I8:J;"SELECT sum(J) WHERE I='Карта'")Na kraju radnog dana, administrator treba samo još jednom provjeriti prihod i ne mora raditi ručno preračunavanje. Ne tjeramo osobu na dodatne poslove, a vlasnik u svakom trenutku može sagledati i kontrolisati situaciju.
Sve potrebne tabele su spremne, sada ćemo samo duplirati karticu za svaki dan, numerisati je i dobiti sledeće.
Odlično! Gotovo sve je spremno, preostaje samo prikazati sve glavne indikatore za mjesec na kartici kontrolne ploče.
Da biste dobili ukupan prihod za mjesec, možete napisati sljedeću formulu
='1'!D1+'2'!D1+'3'!D1+'4'!D1+'5'!D1+'6'!D1+'7'!D1+'8'!D1+'9'!D1+'10'!D1+'11'!D1+
'12'!D1+'13'!D1+'14'!D1+'15'!D1+'16'!D1+'17'!D1+'18'!D1+'19'!D1+'20'!D1+'21'!D1+
'22'!D1+'23'!D1+'24'!D1+'25'!D1+'26'!D1+'27'!D1+'28'!D1+'29'!D1+'30'!D1+'31'!D1gdje je D1 ćelija sa dnevnim prihodom, a '1', '2' i tako dalje su naziv kartice. Na potpuno isti način dobijam podatke o dodatnim prihodima i rashodima.
Radi jasnoće, odlučio sam prikazati ukupnu profitabilnost po kategorijama. Da bih to učinio, morao sam napraviti složen odabir i grupiranje sa svih kartica, a zatim filtrirati i ukloniti prazne i nepotrebne linije.
Profitabilnost po kategorijama
Glavni alat za obračun prihoda je spreman, sada ćemo samo duplirati fajl za svaki mjesec u godini.
Nakon što sam kreirao alat za obračun i praćenje prihoda, krenuo sam sa kreiranjem tabele troškova u kojoj ćemo uzeti u obzir sve mjesečne troškove: stanarinu, obračun plaća, poreze, kupovinu robe i druge troškove.
U folderu tekuće godine napravio sam Google Sheet dokument i dodao mu 13 kartica, kontrolnu tablu i dvanaest mjeseci.
Kartica Dashboard
Radi jasnoće, na kartici kontrolne table sumirao sam sve potrebne informacije o finansijskim troškovima za godinu.
I u svakoj mjesečnoj kartici napravio sam tabelu u kojoj ćemo pratiti sve gotovinske troškove kompanije po kategorijama.
Month tab
Ispostavilo se da je to vrlo zgodno, sada možete vidjeti i kontrolirati sve troškove kompanije, a ako je potrebno, pogledati povijest, pa čak i napraviti analitiku.
Kako se podaci o prihodima i rashodima nalaze u različitim fajlovima i nije ih baš zgodno pratiti, odlučio sam da napravim jedan fajl u koji sam sabrao sve relevantne informacije potrebne vlasniku za kontrolu i upravljanje kompanijom. Ovu datoteku sam nazvao "Rezime".
pivot table
U ovoj datoteci sam napravio tabelu koja prima mjesečne podatke iz tabela, za to sam koristio standardnu funkciju:
=IMPORTRANGE("url";"dashboard!$B$1")gdje prosljeđujem ID dokumenta kao prvi argument, a uvezeni raspon kao drugi parametar.
Onda sam sastavio godišnji bilans: koliko je zarađeno, koliko potrošeno, kolika je bila dobit, isplativost. Vizualizirao potrebne podatke.
A radi praktičnosti, tako da vlasnik preduzeća može da vidi sve podatke na jednom mestu i da ne prolazi kroz fajlove, integrisao sam mogućnost izbora bilo kog meseca u godini i prikaza ključnih indikatora u realnom vremenu.
Da bih to učinio, napravio sam vezu između mjeseca i ID dokumenta
Zatim sam kreirao padajuću listu koristeći “Podaci -> Validacija podataka”, odredio opseg veze i konfigurisao uvoz sa dinamičkom vezom na dokument
=IMPORTRANGE("'"& QUERY(O2:P13;"SELECT P WHERE O ='"& K7 &"'") &"'"; "dashboard!$A1:$B8")zaključak
Kao što vidite, poboljšanje procesa u vašem poslovanju nije tako teško kao što se čini, i ne morate imati nikakve super vještine da biste to učinili. Naravno, ovaj sistem ima dosta nedostataka, a kako posao raste biće ga nemoguće koristiti, ali za mali biznis ili u startu prilikom testiranja hipoteze, ovo je odlično rješenje.
Ova igraonica radi na ovom rješenju već treću godinu, a tek ove godine, kada već jasno razumijemo sve procese, poznajemo našeg klijenta i tržište. Odlučili smo da kreiramo punopravni alat za upravljanje online poslovanjem.
PS
Korišćenje Google tabela za praćenje vašeg poslovanja nije baš zgodno, posebno sa vašeg telefona. Tako sam i uradio , koji prikazuje sve ključne pokazatelje poslovanja u realnom vremenu u prikladnom formatu
izvor: www.habr.com