Pozdrav svima, moje ime je Konstantin Kuznjecov, ja sam izvršni direktor i osnivač RocketSales-a. U IT oblasti je prilično uobičajena priča kada razvojni odjel živi u svom svemiru. U ovom univerzumu postoje ovlaživači vazduha na svakom desktopu, gomila gadžeta i čistača za monitore i tastature i, najverovatnije, sopstveni sistem zadatka i upravljanja projektima.
Šta je velika stvar?
Možda za neke nije ništa. Ali naišli smo na problem. Gradimo i automatizujemo sisteme prodaje, implementiramo CRM i kreiramo cloud infrastrukturu za poslovanje. Pored odjela za razvoj i proizvodnju, projekti klijenata često uključuju trgovce, prodavače, računovođe i druge zaposlenike. I počeli smo da razmišljamo o tome kako da organizujemo efikasan proces upravljanja projektom.
Ako je proces razvoja i proizvodnje organiziran u platformi kao što je Jira ili GitLab, onda niko osim razvoja ne razume šta je šta. Da biste uključili nekog trećeg zaposlenika u projekat, morate se sastati s njim, objasniti kontekst, negdje snimiti zadatak, zatim pratiti stepen spremnosti u radnim razgovorima, dobiti rezultat kroz chat i unijeti ga u Jira. I tako svaki put.
Razvoj je odsječen od ostalih odjela kompanije, oni ne znaju kako da nas uključe, a mi ne znamo da li im treba naše učešće.
Prije nekoliko godina otkrili smo platformu Asana. U ovom materijalu želim vam reći kako smo organizirali proces upravljanja razvojem i proizvodnjom kako bismo:
- cijela kompanija je radila u jednom ekosistemu,
- svi su imali dovoljno funkcionalnosti,
- bilo je moguće procijeniti cijenu svakog projekta u satima i novcu,
- rad sa klijentima je bio dugoročan: ne u okviru jednog zadatka, već u okviru čitavog projekta sa stalnim zaostatkom ideja.
Malo o upoznavanju Asane
Proveo sam 10 godina tražeći pogodan softver za upravljanje projektima. Trello, Jira, Planfix, Megaplan, Bitrix24 i desetine drugih task trackera nisu prošli test snage. Onda sam našao Asanu. I sve je uspjelo.
Po našem mišljenju, ovo je najbolja i najbrže rastuća platforma za upravljanje zadacima i projektima. Danas je Asana svjetski lider u popularnosti i zadovoljstvu korisnika. O tome svjedoči G2 rejting grafikon.
Mi smo obožavatelji Asane, čak smo dobili certifikat da možemo da je implementiramo za naše klijente.
Ukratko ću opisati proces od prodaje do realizacije projekta
Budući da prodajemo IT usluge, naš tok je prilično dug i pred kraj ulazi u proizvodni, a ponekad i razvojni odjel.
Odeljenje prodaje vrši standardne manipulacije: reviziju, odobravanje CP, potpisivanje ugovora, prenos transakcije u proizvodnju. Proizvodnja možda neće prihvatiti ugovor: mora navesti budžet, datum prelaska u proizvodnju i predviđeni vremenski fond za realizaciju projekta.
Zahvaljujući kombinaciji amoCRM + Asana, prilikom prijenosa transakcije iz odjela prodaje u proizvodnju i nazad, rad se nigdje ne prekida. Plava označava područje odgovornosti odjela prodaje, narandžasta označava odjel proizvodnje, a ružičasta označava odjel razvoja.
Važno je da razvojni odjel, za razliku od odjela za dizajn, nije uključen u svaki projekat. Ponekad postavljanje sistema ne zahtijeva prilagođena rješenja.
Dakle, kada je menadžer prihvatio projekat za proizvodnju, menadžer prodaje odlazi u Asanu u 1 klik (screenshot). Iz amoCRM-a, projekt se automatski kreira u Asani.
Zadatak (zadatak) sa projektnom mapom i komercijalnim prijedlozima se automatski kreira na zajedničkoj projektnoj ploči klijenta. Ovdje su prikazani svi klijenti koji su trenutno u proizvodnji. Ovdje se imenuje odgovorni rukovodilac, postavljaju rokovi, bira se vrsta posla i mijenjaju statusi zadataka.
Menadžer može pokrenuti bilo koji od predloženih automatskih poslovnih procesa u zadatku:
- Pronađite/napravite klijentski projekat + priložite zadatak tamo
- Ispunite zadatak informacijama o transakciji
- Kreirajte dogovor iz trenutnog zadatka
Projekat je ispunjen svim podacima navedenim u amoCRM-u. Ovisno o vrsti usluge, odmah se kreira set podzadataka za implementaciju stvarnih blokova rada. Menadžer projekta ostaje da razloži detaljne zadatke, dodijeli odgovornosti i rokove.
Ova ploča pomaže u preuzimanju novih projekata. Ali praćenje trenutnog stanja i prisutnosti projekata u opasnosti na njemu je nezgodno.
Kako grupišemo zadatke i projekte klijenata
Iz glavnog odbora svih projekata, menadžer dodaje projekat na još 3 odbora:
- lični odbor klijenta;
- portfolio aktivnih klijenata;
- portfolio menadžera.
Hajde da shvatimo zašto nam je potreban svaki od entiteta.
Na snimku ekrana koji vidite ličnu tablu klijenta.
Zašto ova ploča?
Ranije smo razmišljali u smislu zadataka. Obavio sam zadatak i otišao da radim drugi. Ispostavilo se da za klijenta radimo upravo onoliko posla koliko je on tražio. Ali željeli smo izgraditi dugoročne odnose, pa smo od rada sa zadacima prešli na rad s klijentima.
Obavezno zapisujemo sve ideje za poboljšanja za klijenta. Čak i ako je to misao koju klijent slučajno baci u zrak, mi je popravimo i završimo. Tako se formira zaostatak zadataka, rad sa klijentom ne prestaje.
Šta je na ovoj tabli?
Naša Asana je povezana sa nekoliko usluga:
- CRM sistem (za interakciju sa odjelom prodaje),
- TimeDoctor (za praćenje vremena),
- ERP sistem (za agregiranje svih podataka u jednom interfejsu).
Uveli smo brzu kontrolnu tablu resursa u Asani. Pokažete na ploču iznad zadatka i vidite ko je i koliko dugo radio na zadatku i koji je bonus zaradio.
Rad proizvodnog odjela se procjenjuje po satu, pa nam je bilo važno da striktno pratimo koliko je vremena svaki zaposlenik potrošio na rješavanje problema klijenata.
Koje su prednosti korištenja ploče?
Kao rezultat toga, u ERP sistemu vidimo Izvještaj o projektu. Status transakcije, učesnici u projektu, budžet projekta, broj odrađenih sati i rokovi.
Možemo predvidjeti troškove sličnih razvojnih projekata, KPI proračuni postaju apsolutno transparentni i nema mjesta iluzijama da razvoj traje samo nekoliko sati. Ako je potrebno, uvijek imamo interfejs koji možemo pokazati klijentu za izvještavanje.
Asana aktovke
Ova funkcionalnost je već dugo implementirana u Asani. Ali nismo to odmah cijenili. U početku smo jednostavno skupljali sve projekte naših menadžera u portfelje. Ispostavilo se da je Denis Kiselev tokom svog boravka u kompaniji radio sa 61 klijentom.
Super je znati, ali nedovoljno da opravda vrijeme provedeno u prikupljanju. I zabijali smo na aktovke. Sve se promijenilo kada smo projekat u Asani izjednačili sa jednom transakcijom u CRM sistemu.
Ranije se menadžer pretplatio na sve projekte i primao obavještenja o svim promjenama u Inbox-u (notification feed). Svako ažuriranje statusa i novi komentar su prikazani u feedu, počevši od najnovijeg. U ponedjeljak je menadžer sjeo i izvršavao zadatke iz inboxa uzastopno. Nije bilo govora o prioritetima, a ponekad važni zadaci nikada nisu postignuti.
Sada postoji portfolio zaposlenih i portfolio projektnog odjela. U prvom, menadžer upravlja svojim projektima, drugi daje menadžeru funkciju kontrole u odnosu na trenutno opterećenje svih zaposlenih.
Portfolio dizajnerskog odjela
Na snimku ekrana možete vidjeti projekte sortirane po zaposlenicima.
Jednom sedmično, menadžer projekta ažurira status svakog projekta. Piše šta je urađeno prošle sedmice i šta je planirano za narednu sedmicu. Postavlja jednu od tri oznake: pod kontrolom, pod rizikom, postoje problemi.
Menadžer može brzo procijeniti:
- trenutni broj klijenata u dizajnerskom odjelu,
- broj projekata u radu za svakog menadžera,
- broj zaostalih zadataka na projektima,
- prisutnost problema i potreba za uključivanjem u projekte,
- rokovi projekta, utrošeno vrijeme, faza toka i prioritet projekta.
Portfoliji nam također pomažu u izvještavanju. Nakon ažuriranja statusa projekta, izvještaj o obavljenom i planiranom poslu se automatski šalje na chat klijenta.
Portfolio zaposlenih
Čak i šef odjela dizajna ima svoj portfolio. Ako, pah-pah-pah, ukloni svoja ovlaštenja, nova osoba će vidjeti sve projekte pod njegovom kontrolom, koje mora nastaviti pratiti.
Zaposleni u liniji također su cijenili pogodnost planiranja opterećenja u portfelju. Na kartici „Učitaj“, Asana analizira obim zadataka uzimajući u obzir rokove i upozorava ako je zaposlenik planirao preveliki obim zadataka. Možete promijeniti rokove i prilagoditi detalje bez napuštanja ove kartice.
Rješavanje grešaka i prilagođeni razvoj
Imamo poseban tim zadužen za razvoj. Kao dio poslovnog procesa, prima zadatke dvije vrste:
- buba,
- novi razvoj.
Greške se provjeravaju, procjenjuju na kritičnost i prenose na posao od strane službe tehničke podrške.
Razvojni zadaci dolaze ili iz internog zaostatka proizvoda kompanije ili od menadžera projekta ako postoji odgovarajući zahtjev klijenta.
Proces razvoja, generalno, izgleda ovako.
Zadaci padaju na razvojnu ploču u Asani. Evo je.
Direktor zadatka bira tip “Bug” ili “Feature”, postavlja stepen kritičnosti, ukazuje na kupca i interna odeljenja kompanije na koje zadatak utiče. Kada zadatak ispuni sve uslove internog pravilnika, direktor klikne na ikonu munje u gornjoj traci iznad zadatka i pokreće automatski poslovni proces „Evaluacija u razvoju“.
Rukovodilac odjela za razvoj dobija obavijest o novom zadatku za ocjenjivanje, a sam zadatak se premešta na zasebnu istoimenu tablu za vreme trajanja ocenjivanja.
Nakon procjene, menadžer pomjera zadatak u sprint koji odgovara mjesecu planiranog završetka. Zadaci su uvijek na nekoliko ploča u isto vrijeme:
- na personalnoj tabli projekt menadžera,
- u odboru za tehničku podršku,
- na razvojnoj ploči.
Svi učesnici i zaposleni koji prate zadatak vide napredak zadatka, primaju obavještenja i vode rasprave direktno u komentarima zadatka. Kada je zadatak dovršen, menadžer projekta ili odgovorni stručnjak za tehničku podršku „preuzima“ ga na svoju stranu kako bi nastavili raditi na projektu.
Šta se dogodilo kada smo razvojne i proizvodne odjele vratili u jedinstveno okruženje s timom?
Pre svega, projekti klijenata postali su dugoročniji. Zbog stalno popunjavanja zaostatka prosječan račun je porastao.
Drugo, kvalitet projekata je značajno poboljšan, jer je razvojni odjel u svakom trenutku mogao postavljati pitanja marketingu, prodaji, računovodstvu itd. Uspjeli smo na vrijeme povezati potrebne kompetencije tima i ponuditi rješenja potpuno drugačijeg nivoa.
Treće zaposleni, menadžeri i klijenti dobili su punu transparentnost u planiranim i realizovanim zadacima. Naučili smo UPRAVLJATI projektima i shvatili da je ovo apsolutno tehnički proces iz kojeg se ljudski faktor može gotovo u potpunosti eliminirati.
Četvrto, tim je postao jedinstveniji. Ranije su zaposleni imali malo pojma čime se bave mitski razvojni i proizvodni odjeli.
Sada, gledajući proces razvoja i tehničke konfiguracije sistema:
- odjel prodaje u njemu pronalazi ideje i inspiraciju kako prodati,
- trgovci redovno uzimaju koristan sadržaj za postove, članke, pozicioniranje i reklamne tekstove,
- menadžeri analiziraju potrebe i ponašanje kupaca, prilagođavajući strategiju.
Rezultat je bila win-win-win transformacija u kojoj smo mi, naši klijenti i naši partneri imali koristi. Bilo bi mi drago da podijelite svoje mišljenje u komentarima: da li je bilo nečeg korisnog u mom članku i koje metode upravljanja projektima koristite u razvoju!
izvor: www.habr.com