Prije dvije godine, po prvi put, odlučili smo okupiti gotovo pedeset naših udaljenih programera i proizvoda zajedno i upoznati jedni druge u ugodnoj, opuštenoj atmosferi. Tako se desio hakaton u blizini Čehova u Moskovskoj oblasti, bilo je odlično, svima se dopalo i svi su želeli više. I nastavili smo da okupljamo naše udaljene programere zajedno "uživo", ali smo promijenili format: sada to nije opći hakaton, već pojedinačne posjete tima. Ovaj članak govori o tome zašto smo prešli na novi format, kako je organiziran i kakve smo rezultate dobili.
Zašto timska putovanja?
Pošto razvojni tim se skoro utrostručio, a ideja da se svi zajedno presele više nije izgledala privlačno. Uzroci:
- Logistika postaje sve komplikovanija. Pronaći mjesto za sto i pol ljudi i naručiti čarter nije tako loše, mnogo je teže odabrati mjesto i vrijeme za opće putovanje koje svima odgovara. U ovom slučaju, u svakom slučaju, nekom ključu će vjerovatno otpasti.
- Glavna poenta događaja - team building - je izgubljena. Ovako velika gomila će se neminovno razbiti u grupe, ali se te grupe ne formiraju po principu komande. Naše iskustvo na korporativnim događajima pokazuje da se ljudi sa istim funkcijama obično druže jedni s drugima, ali iz različitih timova - analitičari s analitičarima, QA s QA, dobro se poznaju i razgovaraju o svojim profesionalnim temama. I treba da se upoznamo i sprijateljimo sa momcima iz svakog tima.
- Kao rezultat, sve se pretvara u korporativnu zabavu i zabavno piće, a ovo je potpuno drugačiji tip događaja i održavamo ga odvojeno.
Shvativši to, razvili smo format za godišnja (ponekad i češća) timska putovanja. Svako takvo putovanje ima specifičan cilj, formuliran svjesno i unaprijed koristeći SMART tehniku (specifičan, mjerljiv, ostvariv, pojačan i vremenski vezan). Ovo je prilika da promijenite okruženje, radite pored kolegu kojeg ste ranije viđali samo u Hangouts-u i povećate efikasnost rada, što će naknadno uticati na metrike važne za proizvod.
Formati odlaska
Hackathon Motivirajuća priča zbog koje se osjećate kao da ste dio velikog projekta. Tim pauzira sve trenutne aktivnosti, razbija se u male grupe, testira nekoliko često suludih hipoteza, raspravlja o rezultatima i dolazi do nečeg potpuno novog. Tim Vimbox-a napravio je takvo putovanje prošle godine; izmišljen je novi interfejs za video poziv između učenika i nastavnika - Real Talk, koji je sada postao glavni interfejs za korisnike platforme.
Sync Okupljanje veoma različitih ljudi - obično programera i preduzeća - za bolje razumevanje želja i prilika. Tipičan primjer je odlazak CRM tima, uronjenog u šume blizu Moskve u diskusiji o očekivanjima od sistema koji razvijaju. Svi su proveli jedan dan sa osnivačem kompanije, prisećajući se istorije – bio je prvi CRM , sljedeći korak u automatizaciji baze podataka bio je Google tabela, a tek tada je jedan programer napisao CRM prototip... Drugog dana tim se sastao sa poslovnim korisnicima. Svi su počeli bolje shvaćati šta im je tačno potrebno i gdje da usmjere pažnju.
Team building Glavna ideja je pokazati momcima da rade sa ljudima, a ne četovima i video pozivima. Najčešći format putovanja, tokom kojeg se radni kontekst ne raspada, svi nastavljaju rješavati svakodnevne probleme, ali im se pridodaju sve vrste zajedničkih aktivnosti. Ovo je posebno tačno kada se tim tokom godine povećao sa velikim brojem novih udaljenih ljudi koji se nikada nisu lično upoznali. To predstavlja dobru osnovu za buduću saradnju, ali moramo imati u vidu da produktivnost tokom ovakvih putovanja opada, pa je bolje da ih vodite jednom godišnje.
Ko dolazi iz tima?
Tim mora imati predstavnike iz svih horizontalnih grupa:
- Proizvod
- analitika
- Dev
- dizajn
- QA
Konačnu listu učesnika utvrđuje produkt menadžer, vodeći se svrhom i ciljevima putovanja, kao i pokazateljima učinka zaposlenih.
Koliko košta?
Ukupni trošak putovanja ovisi o budžetu tima, najčešće je 30-50 hiljada rubalja po osobi, ne uključujući platu. To uključuje karte, smještaj, doručak, ponekad i nešto drugo ako budžet dozvoljava - ali definitivno ne alkohol, to ste vi sami.
Timsko putovanje nije odmor, momci idu na posao, a ne da se opuste. Radni dani i vikendi se računaju kao redovni dani. Zbog toga izbjegavamo vršne termine “odmora”, kada su karte i smještaj pretjerano skupi, ali i, naravno, nikoga ne šaljemo tamo gdje je jeftino, a gdje niko ne želi.
Generalno, ekipa prvo odlučuje o datumima kada svi mogu, i izražavaju svoje želje po gradu i državi. Zatim, HR razmatra opcije za odabrane datume i regije. Izlaz bi trebao biti nešto manje-više prosječno i adekvatno. Ako karte za Tursku, gdje ekipa želi, za odabrane datume koštaju 35 hiljada, a Crna Gora istovremeno košta 25 hiljada, onda ćemo preporučiti Crnu Goru. Ako je raspon 23-27 hiljada, onda će izbor ostati na timu.
Također je potrebno uzeti u obzir troškove i uslove života: karte mogu biti skupe, ali to se nadoknađuje smještajem. A češće je obrnuto. Konkretno, postoje složeni slučajevi koji se odnose na činjenicu da su pansioni, po pravilu, dizajnirani za porodični odmor, a ne za timska putovanja. Malo je vjerovatno da će naši programeri htjeti spavati u istom krevetu - što znači da moraju pregovarati sa vlasnikom, cijena se mijenja.
Gdje ići?
Tim odlučuje o datumima (najmanje dva mjeseca unaprijed) i formira opšte želje po oblastima. HR je uključen u projekt koji pomaže u odabiru najboljih opcija za cijeli tim. Na primjer, ako većina programera živi izvan Urala, možda će biti zainteresirani za život u moskovskoj regiji. Ako tim ima ljude iz Ukrajine ili, posebno, iz zemlje sa viznim režimom, nema smisla da ih vodite u Rusiju, bolje je pronaći nešto drugo. Kao rezultat, predlaže se lista mogućih pravaca, tim glasa, birajući tri najbolje opcije. Zatim, projekat razmatra ove opcije na osnovu troškova i mogućnosti, a proizvod bira lokaciju koja se uklapa u njegov budžet.
Koji su zahtjevi za lokaciju?
Postoje dva glavna zahtjeva za mjesto, i oni su čisto utilitarni:
- dobar Wi-Fi potvrđen recenzijama/ličnim iskustvom,
- veliki radni prostor u kojem možete organizirati mjesta za cijeli tim.
Sve negativne kritike o kvaliteti interneta razlog su da napustimo lokaciju: idemo na posao, padajući internet nam uopće ne koristi.
Radni prostor je ili iznajmljivanje konferencijske sale u hotelu, ili veliki prostor za 15-20 ljudi u prizemlju, na verandi, negde gde se svi mogu okupiti i organizovati otvoreni prostor.
Radi se i na pitanju hrane, ali to nije nužno uslov za lokaciju: može biti unutra ili u obližnjem restoranu, najvažnije je da djeca imaju priliku jesti tri puta dnevno bez putovanja miljama daleko.
Ko bira format?
Izlazne ciljeve postavlja proizvodni tim uz pomoć odjela za obuku, mi ih zovemo Skyway: oni imaju super-sposobnost da izvuku ciljeve i očekivanja iz toka svijesti. Skyway komunicira s proizvodom, identificira potrebe sastanka tima i nudi vlastite programske opcije.
Takva pomoć je posebno potrebna kada je zadatak sinhronizacija, kao što je bio slučaj sa CRM timom. Tu su učestvovali vrlo različiti ljudi: tehnički upućeni programeri i momci iz odjela prodaje. Bilo je potrebno upoznati se, komunicirati, a pritom ne biti isključen iz radnog procesa - tim je u tom trenutku imao prilično teške sprinteve. Shodno tome, Skyway je pomogao u organizovanju procesa na način da je posao napredovao i održani potrebni sastanci (uključujući i sa osnivačima kompanije).
Kako su organizovane aktivnosti?
Ideje za aktivnosti dolaze od tima, menadžera proizvoda i projekata iz HR-a. U Slacku se kreira kanal, u njemu se generišu ideje, prikupljaju zaostaci, a zatim tim bira šta želi da radi na sajtu. Aktivnosti po pravilu plaćaju sami zaposleni, ali postoje izuzeci ako se radi o nečemu vezanom za svrhu putovanja. Na primjer, ako je važno komunicirati lično bez interneta, tada će u sklopu putovanja kompanija platiti iznajmljivanje automobila, izlet u šumu, roštilj, šatore.
Kako ocijeniti rezultate?
Ako je putovanje bilo hakaton, onda jednostavno računamo koliko je novca donijelo rješenje do kojeg smo došli. U drugim formatima potrošnju smatramo ulaganjem u raspoređeni tim; ovo je higijenski minimum kada su timovi raštrkani po cijelom svijetu.
Osim toga, saznajemo koliko je ekipa zadovoljna i da li rezultati odgovaraju očekivanjima momaka. Da bismo to učinili, provodimo dvije ankete: prije odlaska pitamo šta ljudi očekuju od njega i nakon toga u kojoj mjeri su ta očekivanja ispunjena. Na osnovu rezultata ove godine dobili smo 2/3 ocjena “pet” i 1/3 – “četiri”, što je više nego prošle godine, što znači da se krećemo u pravom smjeru. Odlična je činjenica da je dvije trećine onih koji odlaze 100% ostvarilo svoja očekivanja.
Nacionalne karakteristike: life hacks
Iz nekog razloga, dešava se da naši timovi vole Crnu Goru, ona je skoro uvijek na vrhu liste željenih lokacija. Ali postoji problem sa ovom zemljom, kao i sa mnogim drugim malim evropskim državama: ima dosta infrastrukture pogodne za timska putovanja, a sve je više okrenuta porodičnom odmoru. A mi imamo tim od dvadesetak ljudi, svi moraju da žive i rade na jednom mestu, ne žele da idu u hotel, žele u vilu i, naravno, ne žele da spavaju u istom krevetu.
Uobičajeni Airbnb nam nije mogao pomoći. Morao sam potražiti lokalnog agenta za nekretnine - ispostavilo se da je to naš sunarodnjak, koji uglavnom radi s Rusijom. Našla nam je divan apart-hotel, vlasnica ispunjava naše želje i predaje kompletnu nekretninu po sistemu ključ u ruke, agent za nekretnine dobija proviziju, sve je super. Ali račun nije izdat od vlasnika, već od posrednika, a na srpskom je pisalo da je to „plaćanje usluga smeštaja“.
Naravno, malo smo se napeli i počeli kopati zašto je to tako. Nakon pregovora sa agentom za nekretnine i vlasnikom, saznali smo da je u Crnoj Gori to uobičajeno, jer ne postoji tradicija da se u složenim ugovorima sve zapisuje markicama, dovoljan je dokument, a poreska stopa je niža pri plaćanju na realtor. One. Uz sva naša preuređivanja namještaja i druge specifične želje, kao i proviziju agenta, naš iznos se pokazao manjim nego kod iznajmljivanja istog kompleksa preko Airbnb-a, što uključuje standardne poreze na najam.
Iz ove priče sami smo zaključili da kod stranih lokacija, pogotovo ako se razumije da će se pravac koristiti više puta, ima smisla posvetiti vrijeme proučavanju lokalnih specifičnosti i ne oslanjati se na popularne servise. Ovo će vam uštedjeti probleme u budućnosti i možda uštedjeti novac.
Još jedna važna stvar: morate biti spremni na iznenađenja i biti u mogućnosti da ih brzo riješite. Na primjer, tim za naplatu planirao je putovati u Gruziju. Kada je sve bilo spremno, karte su se odjednom pretvorile u bundeve i morali smo hitno tražiti zamjenu. Pronašli smo odgovarajućeg u Sočiju - svi su bili zadovoljni.
Konačno, ne treba težiti da sve savršeno organizujete i da timu date neku vrstu „kompletnog paketa“; njeni sopstveni talenti se moraju iskoristiti. Ovaj događaj nije za prikaz, to je okupljanje prijatelja, ovdje su fotografije i video snimci sa vašeg telefona važniji od bilo kojeg profesionalnog snimanja. Nakon odlaska, CRM frontend i QA su obradili video sa telefona, napravili video i izjednačili - to je neprocenjivo.
Pa zašto je ovo?
Timski izleti povećavaju koheziju tima i indirektno utiču na zadržavanje zaposlenih, jer ljudi radije rade sa ljudima nego sa avatarima u Slacku. Pomažu u razumijevanju strategije projekta zbog činjenice da su svi u blizini i svaki dan razgovaraju s proizvodom o pitanju „zašto je ovaj proizvod uopće potreban“. Iz daljine, takva pitanja se postavljaju samo kada je nagon apsolutno neophodan; tokom polaska to se dešava u opuštenoj atmosferi.
izvor: www.habr.com