Zdravo opet. Ovo je nastavak članka o organizaciji studentskog hakatona.
Ovoga puta ću vam reći o problemima koji su se pojavili upravo tokom hackathona i kako smo ih riješili, lokalnim događajima koje smo dodali u standardni „puno kodiraj i jedi pizzu“ i nekoliko savjeta koje aplikacije najlakše koristiti organizovati događaje ovog obima.
Nakon što su sve finansijske pripreme završene, počinje najzanimljivija faza: priprema lokacije. Ovdje možete pronaći najveći broj problema i problema o kojima i ne razmišljate. Počnimo s naručivanjem različitih grickalica i opreme. To odmah dovodi do dva glavna problema: ko će ih primiti i gdje sve to smjestiti? Još jednom da podsjetim da su svi organizatori studenti, a sam hakaton se održao od 26. do 27. januara, što je tačno sredinom tromjesečja. Za svaku narudžbu nam je bilo potrebno 4-5 ljudi (s obzirom na obim događaja, lako smo mogli primiti 20-30 kutija pića odjednom) i jedina opcija nam je bila da tražimo volontere između ostalih kurseva. Možete, naravno, koristiti Facebook grupe da ih pronađete, ali Slack je naš narodni kandidat. Možete kreirati poseban kanal za svaku isporuku, integrirati ih u Trello (aplikaciju za kreiranje akcijskih lista) i zatim dodati one koji su pristali pomoći i snimiti sve što je primljeno u Trello. Dakle, sve je primljeno, čak pretpostavimo da je isporuka bila u pravu zgradu univerziteta (par puta su ga isporučivali u druge zgrade, i dobro, Imperial je bio skoro u potpunosti u South Kensingtonu, mogli su biti dostavljeni u Univerzitet u Londonu greškom) i da imamo dovoljno ljudi i nekoliko kolica za prevoz posebno teških tereta, šta dalje? Gdje bi trebao otići sav ovaj teret? Svaka velika univerzitetska zajednica ima svoje malo skladište za ovakve događaje. Nažalost, vjerovatno sve neće stati u sobu 2x3. Tu su nam u pomoć priskočili univerzitetski sponzori. Nekoliko tona (!) pića i grickalica isporučeno je našem partneru iz studentskog saveza. Mala digresija. Svaki fakultet ima svoj sindikat: inženjerski, medicinski, naučni i geološki. Naš inžinjerski odjel ima oko 2 slobodne sobe (ali šššš, ne znam koliko ovo uopće prati univerzitetska pravila) su u potpunosti (!) pretvorene u skladišta za jedan događaj. Sljedeće će biti vremenski laps kako smo izvukli ove stvari odatle. Moja leđa mi se uopšte nisu zahvalila posle.
Vrlo je teško pronaći gdje sve te stvari držati, a još teže ih pravilno rasporediti. Za referencu: postoje ukupno 3 zone, donji i 2 gornja hakatona. Veličine su približno jednake i općenito nema problema s distribucijom. Sve dok se ne pojave osobe sa posebnim prehrambenim preferencijama. Vegani, vegetarijanci i mnogi drugi. Uvijek unaprijed šaljemo upitnik kako bismo znali koliko da naručimo. Naravno, emailovi se zaboravljaju i gube. Zato na glavnu narudžbu uvijek dodajemo 20% u vidu rezervnih specijalnih opcija, poput margarita sa bezglutenskim tijestom. Skupo? Bez sumnje. Ali posljednje što nam treba su militantni vegani koji se ne mogu zasititi hrane bez životinja. Savremeni problemi zahtevaju savremena rešenja.
Recimo da se sve čudesno uklapa. Magija, ništa manje. Čak i da je sve preko noći odneseno na svoje mjesto. Šta je sledeće? Sjećate li se šta sam rekao za "swag"? Da, i usput, svaki sponzor ga ima. I svi su dizajnirani za najmanje 200 ljudi, a za velike sponzore uglavnom za 300. Treba i pohraniti, ali to nije glavno. Rekao sam i da imamo svoj “swag”. A evo ga za 500 ljudi. A problem je njegova fragmentacija. Mnogo toga je stiglo večer prije hakatona, a nije bilo šanse da budemo spremni za to. Štaviše, sve ove stvari moraju biti pažljivo spakovane u vreće. 500 komada. 500, Karl. Pa smo morali da organizujemo improvizovani transporter: na šanku su bili vaučeri za alkoholna pića, majice, setovi sa pastom i četkom, šolje, nalepnice i ne sećam se ni koliko još stvari. I pored toga što smo ovu ljepotu naručili od različitih dobavljača i svi su stigli u različito vrijeme. Morao sam naporno da radim tako da sam, kao bonus organizaciji samog događaja, radio i honorarno u fabrici. Spojler: pripreme smo završili u 4 ujutro, a počeli u 8:30. Ostao sam samo do ponoći da bih mogao dežurati ostatak noći. Zatim slijedi prilično dosadan dio oko aranžiranja stolova, sređivanja produžnih kablova i ostalog obaveznog smeća.
Došao je sat X. Sponzori dolaze ranije, smještaju se, taktički postavljaju svoj “swag” kako bi privukli više studenata. Nezaboravno: jedna kompanija je prilikom otvaranja rekla da postoje dvije vrste poslodavaca. Oni koji dobro plaćaju poštuju svoje zaposlene i omogućavaju im da se kreativno razvijaju. Kao što je (ime kompanije). I svi ostali sponzori mogu reći o ovome na vlastitom primjeru. Ova fraza je postala kandidat za nagradu za najbolji mem (o njegovoj dodjeli na samom kraju posljednjeg članka). Studenti dolaze što je ranije moguće kako bi uzeli što više stvari besplatno. Evo nekoliko riječi o tome kako smo ih pustili unutra. Ulaznice se kupuju od Eventbride-a i svi organizatori imaju aplikaciju za skeniranje. Problemi počinju kada učesnici ne pročitaju uslove: minimalna starost je 18 godina, na primer, ili ponesu pasoš sa sobom, ili čak ni karte ne mogu da se prenesu nakon isteka roka (tri dana pre hakatona). Mnogi se, nažalost, moraju odbiti. Ali koliko se sjećam: dvoje koji su zaboravili pasoše iz Londona, pa su otišli kući i ponijeli ih sa sobom. Dozvolili smo onima kojima su karte date da prođu iza svih ostalih, skenirali su karte da kasnije njihov vlasnik ne bi pokušao da se provuče uz bonus.
Sada malo o problemima sa samim ulaznicama: ima ih samo oko 400. Plus nekoliko za maturante, kao poklon za rastanak. U početku smo ih držali na web stranici univerziteta, ali je on stalno opadao 10 minuta prije početka prodaje pa sve do 30 minuta nakon početka, i bili su potpuno nasumično raspoređeni među sudionicima. Već ćutim o uslovima trke zbog kojih smo u prosjeku prodali 20-30 više nego što je trebalo. Rješenje je bila web stranica Eventbride. Savršeno podnosi opterećenje, karte u prosjeku lete za 1-3 sekunde po seriji, a izdaju se tačno po rasporedu. Ali ovdje se javlja još jedan problem: poštenje učesnika. Od prvog Google linka možete preuzeti i konfigurirati bota, a idealno bi bilo da pokušamo zastrašiti takve pametne ljude da im ponište karte. U stvarnosti, gotovo je nemoguće dokazati da niste koristili/koristili bot. Karte su pak podijeljene na Imperial/sve ostale i (mala diskriminacija) za naše studente ih je nešto više. Da bi odjel pomogao, ovo su pravila.
Slijede konkretniji problemi pripreme. Jedan od događaja koji održavamo bliže ponoći je otvoren bar. Naravno, u hakatonskoj kulturi i nedostatku sna, ovo nije uvijek dobra ideja. Zato malo ljudi posjećuje. Ali oni koji dođu uvijek su zadovoljni, piće je besplatno (uključivo do 5 GBP), prilično velika zaliha vaučera, plus ovo je odličan način da se opustite nakon cjelodnevnog hakatona bez prekida. Nedostaci su vjerovatniji za organizatore: mnogi u tišini, dok su organizatori umorni od svega da gledaju, uspijevaju se prilično napiti. Naravno, na nama je da se nosimo sa njima. Ali nikada nije došlo do ozbiljnih problema. Važno je napomenuti da, kao i hakaton, večernji bar ima sponzora. I ove godine su se oduševili, kupujući "jeger bombe" za sve prisutne. Bilo je jako teško objasniti (za šta sam, sipajte više) da su polumrtvi učesnici u kampusu malo drugačiji od onih koje žele da uposle u svoje društvo i da zaustave ovaj haos oko 30. koktela. Nakon toga uslijedila je legendarna dostava piletine Nandos.
Legendarno je jer su vlasnici lokalnih restorana došli sa svojim dostavljačima da vide ko je u subotu uveče odlučio da potroši nekoliko hiljada na piletinu. Ukupno nam je trebalo 2 sata i 30 volontera da sve istovarimo i rasporedimo po zonama. Fotografije su u prilogu. Ne zaboravite vikati "vegani ovdje", inače će jesti vegetarijansku hranu umjesto veganske hrane i onda će vas psovati. Još jedan događaj za pamćenje bile su karaoke. Tu su se već svi zabavljali, uključujući i nas. Zamislite samo: 200 ljudi okupira salu za predavanja u 2 sata ujutro, pjevajući potpuno nasumične pjesme (pjevala sam Let It Go, moja sestra bi bila ponosna). Bilo je divno, ali opet tipični problemi: donošenje opreme, postavljanje, pregovaranje sa obezbjeđenjem i bibliotekom (subota navečer je vrlo popularno vrijeme za posjetu) da nas ne izbace. Od obezbeđenja je traženo da peva, ali je ono odbilo.
Ovo je sve zabavno, naravno. Ali. Hakaton traje dva dana: učesnici mogu doći i otići. Organizatori nisu. Ukupno sam spavao 3.5 sata u dva dana i 5 sati prethodnog dana. I to zato što su to prisilili drugi volonteri (i odlazak u bar se osjetio). Mogli ste spavati ili u posebnoj prostoriji sa prostirkama za jogu, ili gdje god možete. Spavao sam na stolici, nije zabranjeno zakonom, spavam gde hocu. Glavna stvar je da treba da budu 3 osobe budne za svaku hack zonu. Drugi zadatak je bio povremeno provjeravati projektor, jer bi se mogao pregrijati i definitivno nismo imali viška novca za popravke. Za postavljanje nam je trebalo 6 ljudi i 2 kolica. Općenito, krajnici su bili zauzeti gotovo cijelo vrijeme. U nekom trenutku smo počeli da delimo kokice i šećernu vunu, opet, mi smo bili ti koji su kuvali. Ocjena protivpožarne sigurnosti je značajno pala kada sam izvadio kokice dok sam se zagrijavao “jer će sad uletjeti i više mi neće ostati”.
Ovaj dio je prošao kroz mnoge probleme u organizaciji i njihova rješenja. Inženjeri ipak. Ali ogroman broj stvari je ostao iza kulisa: kakvi su problemi bili tokom samog hakatona, odabir nagrada i nagrada, kako je funkcioniralo “pametno” glasanje, recenzije sponzora i kako smo se nosili s čišćenjem prostorija sedmicu nakon događaj. I također mali fleks: ovo je prvi studentski hakaton koji je izvještavan na BBC-u. O tome ću također pisati u sljedećoj epizodi ove hakaton sage. Uskoro ću početi pisati, ali za sada evo moje e-pošte: [email zaštićen] i web stranicu projekta:
izvor: www.habr.com