U 20. vijeku život i rad ljudi tekli su po planu. Na poslu (pojednostavljenje – možete zamisliti fabriku) ljudi su imali jasan plan za sedmicu, za mjesec, za narednu godinu. Pojednostavljenje: potrebno je izrezati 20 dijelova. Niko neće doći i reći da detalje sada treba izrezati 37, a uz to napišite članak sa razmišljanjima zašto je oblik ovih detalja upravo onakav kakav jeste - a po mogućnosti jučerašnji.
U svakodnevnom životu ljudi su bili otprilike isti: viša sila je bila prava viša sila. Nema mobilnih telefona, prijatelj ne može da te nazove i zamoli da „odmah dođeš da pomogneš u rešavanju problema“, skoro ceo život živiš na jednom mestu („krećeš se kao vatra“), a generalno si mislio da pomozite roditeljima da „dođu u decembru na nedelju dana“.
U takvim uslovima formiran je kulturni kod u kojem se osjećate zadovoljni ako ste obavili sve zadatke. I bilo je stvarno. Neispunjavanje svih zadataka je odstupanje od norme.
Sada je sve drugačije. Intelekt je postao oruđe rada, a u radnim procesima ga je potrebno koristiti u različitim oblicima. Moderan menadžer (posebno top menadžer) prolazi kroz desetine različitih vrsta zadataka tokom dana. I što je najvažnije, osoba ne može upravljati brojem „dolaznih poruka“. Novi zadaci mogu poništiti stare, promijeniti njihov prioritet, promijeniti samu postavku starih zadataka. U ovakvim uslovima, praktično je nemoguće unapred formirati plan, a zatim ga sprovoditi u fazama. Za zadatak koji je stigao ne možete reći “imamo hitan zahtjev poreske uprave, moramo odgovoriti danas, inače kazna” je “Planirat ću to za iduću sedmicu”.
Kako živjeti s tim - da ima vremena za život van posla? I da li je moguće primijeniti neke funkcionalne algoritme upravljanja u svakodnevnom životu? Prije 3 mjeseca sam radikalno promijenio cijeli sistem postavljanja ciljeva i njihovog praćenja. Želim da vam ispričam kako sam došao do ovoga i šta se na kraju dogodilo. Predstava će biti u 2 dijela: u prvom - malo o, da tako kažem, ideologiji. A drugo se u potpunosti odnosi na praksu.
Čini mi se da nama nije problem što ima mnogo više zadataka. Problem je u tome što je naš socio-kulturni kodeks i dalje postavljen da izvrši "svaki zadatak zakazan za danas". Brinemo kada se planovi pokvare, brinemo kada ne ispunimo sve što smo planirali. Istovremeno, škole i univerziteti i dalje funkcionišu u okviru prethodnog kodeksa: postoji set lekcija, jasno su planirani kućni zadaci, a u djetetovoj glavi se formira model koji pretpostavlja da će život i dalje biti Volim ovo. Ako zamislite tvrdu verziju, onda u stvarnom životu, na vašoj lekciji engleskog, počinju da pričaju o geografiji, druga lekcija traje sat i po umesto četrdeset minuta, treća lekcija se otkazuje, a četvrta, u usred časa te zove majka i hitno traži da kupiš i doneseš namirnice kući.
Ovaj socio-kulturni kod čovjeka tjera da se nada da je moguće promijeniti dolazni tok - i na taj način poboljšati svoj život, a gore opisani život nije normalan, jer u njemu nema jasnog plana.
To je glavni problem. Moramo shvatiti i prihvatiti da ne možemo kontrolirati broj dolaznih poruka, možemo samo kontrolirati kako se prema njima odnosimo i kako zapravo obrađujemo dolazne poruke.
Ne brinite zbog činjenice da stiže sve više zahteva za izmene planova: više ne radimo na mašinama (sa retkim izuzecima), pisma ne idu po mesecima (da, optimista sam), a fiksni telefon ima postati anahronizam. Stoga je potrebno promijeniti proces obrade poruka, prihvatiti sadašnji život kakav jeste i shvatiti da stari sociokulturni kod ne funkcionira.
Šta možemo učiniti da vam olakšamo? Vrlo je teško „napraviti dobru web stranicu“, ali s jasnim tehničkim zadatkom (ili barem jasnijim opisom zadatka) postaje mnogo lakše postići pravi rezultat (i, općenito, postići barem neki rezultat).
Najbolji primjer je moj, pa ću pokušati da razložim svoje želje. Jasno razumijem šta nije u redu sa obradom životnih i radnih planova: sada je „loše“, ali želim da postane „dobro“.
Šta je "loše" i "dobro" na "visokom" nivou razlaganja?
Loše: Osjećam anksioznost zbog neizvjesnosti da mogu učiniti sve što sam obećao učiniti drugima ili sebi, uznemiren sam jer ne mogu doći do stvari koje sam dugo planirao, jer moraju biti odgođeni ili zbog gorućih zadataka, ili im je preteško pristupiti; Ne mogu da radim sve što je zanimljivo, jer posao i život mi oduzimaju najviše vremena, loše je jer ne mogu da se posvetim porodici i rekreaciji. Zasebna stvar: nisam u stalnom modu promjene konteksta, iz kojeg se, u mnogim aspektima, događa sve gore navedeno.
Dobro: Ne osećam anksioznost jer znam šta ću raditi u bliskoj budućnosti, izostanak te anksioznosti omogućava mi da bolje provodim slobodno vreme, ne osećam redovni osećaj umora (reč „ konstantan” nije mi prikladan, samo je redovan), ne moram se trzati i prebacivati na bilo kakvu dolaznu komunikaciju.
Općenito, mnogo od onoga što sam gore opisao može se sažeti u jednostavnu frazu: "smanjenje neizvjesnosti i neizvjesnosti".
Dakle, tehnički zadatak postaje nešto poput:
- Modificiranje obrade dolaznih zadataka tako da se kontekst mijenja.
- Rad sa sistemom postavljanja zadataka da se barem aktuelni poslovi i ideje ne zaborave i jednog dana obrađuju.
- Postavljanje predvidljivosti sutra.
Prije nego bilo što promijenim, moram razumjeti šta mogu promijeniti, a šta ne.
Težak i ogroman zadatak je shvatiti i prepoznati da ne mogu promijeniti sam dolazni stream, a ovaj stream je dio mog života u koji sam završio svojom voljom; Prednosti ovog života su veće od nedostataka.
Možda bi na prvom nivou rješavanja problema trebalo razmisliti: da li uopće želite mjesto u životu u kojem se nalazite ili želite nešto drugo? A ako vam se čini da želite nešto drugo, onda je možda vredno to da razradite sa psihologom / psihoanalitičarom / psihoterapeutom / guruom / nazovite ih bilo kojim imenom - ovo pitanje je toliko duboko i ozbiljno da neću ići ovdje .
Dakle, tu sam gde jesam, sviđa mi se, imam kompaniju od 100 ljudi (uvek sam želeo da se bavim biznisom), radim interesantan posao (ovo je interakcija sa ljudima, uključujući i postizanje radnih ciljeva – i uvek sam bio zainteresovan za „društveni inženjering“ i tehnologiju), posao izgrađen na „rešavanju problema“ (a uvek sam voleo da budem „popravljač“), osećam se dobro kao kod kuće. Sviđa mi se ovdje, sa izuzetkom “nuspojava” navedenih u “lošem” dijelu.
S obzirom da je ovo život koji volim, ne mogu promijeniti (osim delegiranja zadataka, o čemu se govori u nastavku) dolazni stream, ali mogu promijeniti način na koji se njime rukuje.
Kako? Pobornik sam koncepta da je potrebno ići od manjeg ka više – prvo rješavati najbolnije, dok probleme koji se mogu riješiti jednostavnim promjenama, i korak ka većim promjenama.
Sve promjene koje sam napravio mogu se sažeti u tri smjera; Navest ću ih od jednostavnih (za mene) promjena do složenih:
1. Obrada i spremanje zadataka.
Nikada nisam mogao pravilno (a još ne mogu) da vodim papirnate dnevnike, da zapišem i formulišem zadatak - veoma težak zadatak za mene, a redovno sjedenje u nekakvom trackeru zadataka je jako teško.
Prihvatio sam to, a moj glavni koncept je bio da su stvari koje imam u glavi najvažnije.
Moji zadaci su obrađeni na sljedeći način:
- zadatak kojeg se sjećam je da ga završim čim mi ruke stignu;
- dolazeći zadatak – ako se uradi brzo, završi čim dobije, ako se radi dugo – obećaj da ću to uraditi;
- zadatke na koje sam zaboravio - radi samo kada ih se podsjeti.
To je bilo manje-više normalno određeno vrijeme, sve dok se „zadaci na koje sam zaboravio“ nisu pretvorili u problem.
Ovo je postalo problem na dva načina:
- Skoro svaki dan stizali su zaboravljeni zadaci koje je trebalo danas obaviti (hardkor koji sam dokrajčio bio je SMS od sudskih izvršitelja o otpisu novca sa računa za kaznu saobraćajne policije prije odlaska u Ameriku i hitnu potrebu da se utvrdi da li su pustio bi me da letim uopšte).
- Ogroman broj ljudi smatra da je nekorektno ponovo pitati o zahtjevu i prepustiti ga sebi. Ljudi su uvrijeđeni što ste nešto zaboravili ako je to lični zahtjev, a ako je to radni zahtjev, to se na kraju pretvori u vatru koju treba obaviti danas (vidi tačku jedan).
Nešto se moralo učiniti po tom pitanju.
Koliko god bili neobični, počeo sam da zapisujem sve slučajeve. Generalno, sve. Imao sam sreću da sam to smislio, ali generalno, cijela ideja je vrlo slična konceptu .
Prvi korak je bio jednostavno istovar svih slučajeva iz moje glave u najjednostavniji sistem za mene. Ispala je : interfejs je veoma brz, procedura kreiranja zadatka je vremenski minimalna, na telefonu postoji jednostavna aplikacija (tada sam prešao na Todoist, ali o tome u drugom, tehničkom delu).
Hvala Bogu, bavim se IT menadžmentom na ovaj ili onaj način već 10 godina i razumijem da je “kreiranje aplikacije” zadatak osuđen na propast, baš kao i “odlazak kod doktora”. Stoga sam počeo raščlanjivati zadatke na dekomponirane zadatke u obliku akcija.
Jasno razumijem da sam osoba koja jako ovisi o pozitivnim povratnim informacijama, koje sebi mogu dati u vidu povratne informacije “pogledaj koliko si danas uradio” (ako vidim). Stoga se zadatak „odlaska kod doktora“ pretvara u zadatke „odaberi kod kojeg doktora ćeš“, „odaberi vrijeme kada možeš ići kod ljekara“, „pozovi i zakaži pregled“. Istovremeno, ne želim da se opterećujem: svaki od zadataka možete obaviti u jednom od dana u nedelji i biti zadovoljan da ste već prošli neku fazu zadatka.
Ključna stvar: dekompozicija zadataka i snimanje zadataka u obliku kratkih akcija.
Dokle god je zadatak u tvojoj glavi, sve dok misliš da se jednom mora završiti, nećeš biti smiren.
Ako još nije zapisano, a vi ste ga zaboravili, mučit ćete se kada ga se sjetite i sjetite se da ste zaboravili.
Ovo se odnosi na sve stvari, uključujući i one u domaćinstvu: odlazak na posao i usput sjetiti se da ste zaboravili baciti smeće nije nimalo cool.
Ova iskustva su jednostavno nepotrebna. Tako sam počeo sve da zapisujem.
Cilj je da, nakon što ste trenirali u sebi da otpremate sve (apsolutno sve) slučajeve na bilo koji tracker, sljedeći korak je da počnete da prestanete razmišljati o zabilježenim slučajevima u svojoj glavi.
Kada shvatite da je sve što ste mislili da uradite zapisano i prije ili kasnije ćete doći do toga, meni lično, anksioznost nestaje.
Prestajete da se trzate od činjenice da se usred dana sjetite da ste htjeli promijeniti sijalice u hodniku, razgovarati sa zaposlenim ili napisati dokument (i odmah požurite da ga napišete).
Minimiziranjem broja zaboravljenih (u ovom kontekstu nezabilježenih) zadataka, minimiziram anksioznost koja se javlja kada se sjetim ovih najzaboravnijih zadataka.
Ne možete sve zapisati i zapamtiti, ali ako je ranije bilo 100 takvih zadataka, onda ih u određenom trenutku bude 10 i jednostavno je manje "incidenata" anksioznosti.
Ključna stvar: zapisujemo sve, sve općenito, čak i ako smo sigurni da ćemo se sjetiti.
Ne mogu da se setim svega: koliko god glupo zvučalo, sve zapišem, sve do „šetanja psa“.
Šta sam odlučio na ovaj način? U glavi se smanjila anksioznost od činjenice da sam se stalno plašila da nešto zaboravim (prelazila sam po planovima, obećavam zadatke itd.) u mojoj glavi, i uopšte, nepotrebno prebacivanje u glavi oko „razmišljanja o tome šta bih još mogao da obećam“ nestao.
2. Smanjena reaktivnost.
Ne možemo smanjiti priliv, ali možemo promijeniti način na koji reagujemo na njega.
Oduvijek sam bio reaktivna osoba i dizao sam se od toga, odmah odgovarao na nečiji zahtjev da nešto uradim telefonom, pokušavao odmah obaviti zadatak postavljen u životu ili svakodnevnom životu, općenito, bio sam što brži, Osjetio sam zujanje od ovoga. To nije problem, ali postaje problem kada se takva reakcija pretvori u instinkt. Prestajete da razlikujete gde ste zaista potrebni upravo sada, a gde ljudi mogu da čekaju.
Problem je što se iz toga razvijaju i negativni osjećaji: prvo, ako nisam imao vremena da nešto uradim ili zaboravio da sam obećao da ću odgovoriti, opet sam bio jako uznemiren, ali to pojedinačno nije bilo kritično. Postalo je kritično u trenutku kada je broj zadataka na koje sam želio da odmah instinktivno odgovorim postao više od fizičkih mogućnosti da to uradim.
Počeo sam da učim da ne reagujem na stvari odmah. Isprva je to bilo samo čisto tehničko rješenje: za svaki dolazni zahtjev “molim vas uradite”, “molim vas pomozite”, “da se nađemo”, “ajmo nazvati”, ja sam postao prvi zadatak je jednostavno obraditi ovaj dolazni zahtjev i rasporediti kada ću je završiti. Odnosno, prvi zadatak u trackeru nije zadatak da uradim ono što je zatraženo, već zadatak „da pročitam sutra šta je Vanya napisao u telegramu i shvatim mogu li to učiniti i kada mogu, ako mogu .” Najteže je tu se boriti s instinktima: ogroman broj ljudi po defaultu traži brzu reakciju, a ako ste navikli živjeti u ritmu takve reakcije, osjećate se neugodno ako niste odmah odgovorili na nečije zahtjev.
Ali dogodilo se čudo: ispostavilo se da 9 od 10 ljudi koji traže da se nešto uradi „juče” može sačekati „sutra” kada dođete do njihovog slučaja, ako ste im samo rekli da ćete sutra doći do toga. Ovo, zajedno sa zapisivanjem stvari i ispunjavanjem obećanja da ćete tamo stići, čini život toliko lakšim da se počinjete osjećati kao da sada živite u strukturiranom planu (a možda i jeste). Naravno, potrebno je dosta treninga, ali, zapravo, u uslovima kada ste usvojili takvo pravilo za sebe, to možete brzo naučiti. I to u velikoj mjeri rješava probleme promjene konteksta i neispunjavanja zacrtanih planova. Trudim se da sve nove zadatke postavim za sutra, sve zahtjeve na koje sam reagovao postavljam i za sutra, i već „sutra“ ujutru smišljam šta se i kada može sa tim. Planovi za "danas" postaju manje lebdeći.
3. Određivanje prioriteta i popravljanje iznenadnih slučajeva.
Kao što sam rekao na početku, priznao sam sebi da je tok zadataka svaki dan više nego što mogu podnijeti. Set reaktivnih zadataka i dalje ostaje. Stoga se svako jutro bavim zadacima koji su postavljeni za danas: koje zaista treba uraditi danas, koji se mogu pomjeriti na sutra ujutro, kako bi se odlučilo kada treba obaviti, koje delegirati, a koje može se u potpunosti izbaciti. Ali stvar nije ograničena na ovo.
Ogromna frustracija nastaje kada uveče shvatite da niste uradili kritične zadatke planirane za danas. Ali najčešće se to događa jer su danas iskrsle neplanirane stvari na koje je, unatoč maksimalnim naporima da se odgodi reakcija, trebalo reagovati danas. Počeo sam da zapisujem sve stvari koje sam uradio danas, odmah nakon što sam ih uradio. A uveče sam pogledao spisak obavljenih zadataka. Advokat je ušao da razgovara - zapisao, klijent je nazvao - zapisao. Dogodila se nesreća na koju je potrebno reagovati - zapisao. Zvao sam autoservis i rekao da auto treba da se doveze danas da se popravi do nedelje, - zapisao sam. Ovo mi omogućava da razumem zašto nisam stigao do zadataka postavljenih za danas i da ne brinem o tome (ako su iznenadni zadaci bili vredni toga), i da popravim gde bih mogao manje reaktivno da obrađujem dolazne zadatke (recite službi da sam ne uspijevam i dovest ću auto tek sutra, i saznati da će to ipak biti moguće učiniti do nedjelje, čak i vratiti ga sutra). Trudim se da zapišem apsolutno sav obavljen posao, sve do “potpisanih dva papira iz računovodstva” i minut razgovora sa kolegom.
4. Delegacija.
Meni najteža tema. I ovdje mi je još više drago da dobijem nego da dam savjet. Upravo učim kako da to uradim kako treba.
Problem sa delegiranjem je organizacija procesa delegiranja. Tamo gdje su ovi procesi izgrađeni, lako prenosimo zadatke. Tamo gdje procesi nisu otklonjeni grešaka, delegiranje se čini ili predugo (u poređenju s onim kada sami radite zadatak), ili jednostavno nemoguće (niko osim mene ne može definitivno izvršiti ovaj zadatak).
Ovaj nedostatak procesa stvara blokadu u mojoj glavi: pomisao da je moguće delegirati zadatak mi ne pada na pamet. Pre samo nekoliko nedelja, kada sam odlučio da pređem sa Trello-a na Todoist, uhvatio sam sebe kako tri sata prenosim zadatke sa jednog sistema na drugi, a da nisam ni pomislio da bi to neko drugi mogao da uradi.
Glavni eksperiment za mene je sada da prevaziđem sopstveni blok traženja od ljudi da urade nešto u slučajevima kada sam siguran da se neće složiti ili ne znaju kako to da urade. Odvojite vrijeme da objasnite. Prihvatite da će stvari trebati duže da se urade. Ako podijelite svoje iskustvo, bit će mi jako drago.
Lovci
Sve navedene promjene opisane su prilično tehničkim preporukama za rad sa softverom, o čemu ću pisati u sljedećem dijelu, a u zaključku ovog - o dvije zamke u koje sam upao tokom cijele ove reorganizacije svog života.
Koncept umora.
S obzirom na to da radimo ne fizički, već psihički, javlja se veliki i neočekivani problem - shvatiti i uhvatiti trenutak kada počnete da se umorite. To vam omogućava da napravite pauzu na vrijeme.
Uslovni radnik iza mašine u principu nije imao takav problem. Prvo, osjećaj fizičkog umora nam je razumljiv od djetinjstva, a osim toga, prilično je teško nastaviti raditi nešto fizički kada tijelo za to nije sposobno. Ne možemo, nakon odrađenih 10 serija u teretani, uraditi još 5 "jer je to neophodno". Ova motivacija neće funkcionirati iz očiglednih bioloških razloga.
Što se tiče razmišljanja, situacija je nešto drugačija: mi ne prestajemo razmišljati. Nisam prešao ovu oblast, ali generalno hipoteze su sledeće:
- Osoba koja je u stalnom ludilu ne primjećuje odmah mentalni umor. Ne dešava se u formi „ne mogu više da mislim, leći ću“ – prvo utiče na emocionalni spektar, na sposobnost razmišljanja, zatim na percepciju, tek negde ovde možete osetiti šta je došlo.
- Da biste se isključili iz toka, nije dovoljno samo prestati raditi. Primetio sam da ako, na primer, prestanem da radim, legnem i buljim u telefon, čitam, gledam, a mozak i dalje radi, umor ne pušta. Zaista pomaže da legnete i natjerate se da ne radite ništa (uključujući i bockanje u telefon). Prvih 10 minuta vrlo je teško izaći iz toka aktivnosti, sljedećih 10 minuta mi pada na pamet milion ideja kako sve učiniti kako treba, ali onda je već čisto.
Važno je i neophodno mozgu dati odmor, a pošto je ovaj trenutak jako teško uhvatiti, samo ga treba redovno raditi.
Vrijeme za odmor/život/porodicu.
Ja sam, kao što sam već napisao, osoba koja ovisi o pozitivnim povratnim informacijama, ali mogu je sama stvoriti: ovo je i bonus i problem.
Od trenutka kada sam počeo da pratim sve zadatke, hvalim se za obavljene. U nekom trenutku sam iz stanja "sređenog radnog veka" prešao u stanje "sada sam superheroj i mogu da radim maksimalno", dostigavši 60 zadataka dnevno.
Uskladio sam posao i kućne poslove i pobrinuo se da kućne poslove uvrstim na svoju dnevnu listu, ali problem je što su to poslovi. I treba vam vremena za odmor i porodicu.
Radnik je izbačen iz radnje u 6 sati, a preduzetnik se takođe nervira kada radi. Ispostavilo se da je to otprilike isti problem kao i sa nemogućnošću da uhvatite trenutak “mentalnog umora”: u vrhuncu obavljenih zadataka zaboravljate da zapravo trebate živjeti.
Ispasti iz toka kada sve prođe i uhvatite zujanje od toga je jako teško, morate se i prisiliti.
Umor ne dolazi od želje da se „leže“, već od poremećaja emocija („sve bjesni od samog jutra“), složenosti percipiranja informacija i pogoršanja sposobnosti promjene konteksta.
Od ključne je važnosti izdvojiti vrijeme za odmor, čak i ako je vrlo neugodan. Važno je da to kasnije ne utiče na vas. Nije kul dva mjeseca uživati u svom nastupu, a onda biti u stanju da je sve sjebano i da ne vidiš ljude.
Uostalom, ne živimo samo za produktivnost, postoji ogroman broj zanimljivih i nevjerovatnih stvari na svijetu 😉
Uglavnom, takva razmatranja su, generalno, vrijedna (re)organizacije radnih i neradnih procesa. U drugom dijelu govoriću o tome koje sam alate koristio za to i koje sam rezultate uspio postići.
PS Ova tema se pokazala toliko važnom za mene da sam čak pokrenuo i poseban telegram kanal na kojem dijelim svoja razmišljanja o ovom pitanju, pridružite se -
izvor: www.habr.com