Kako završiti 70 zadataka u danu: život na programima za praćenje zadataka je dobar život

Pokušao sam sistematski upravljati zadacima vjerovatno 20-25 puta. I svaki pokušaj nije uspio, kako sada razumijem, iz dva razloga.

Prvo, da biste posvetili vrijeme izvršavanju zadataka, morate razumjeti zašto se to radi.
Počnete da upravljate zadacima, trošite vreme na njih, radite manje zadataka, sve se počinje gomilati – za šta?

Svaki posao je teško obaviti kada ne razumete zašto. “Narediti svoj život” nije najadekvatniji cilj, jer je “uređen život” prilično nejasan fenomen. Ali „smanjiti nivo anksioznosti smanjenjem nivoa neizvesnosti“ je mnogo konkretniji i bolji cilj, na koji se lako može potrošiti sat vremena dnevno.

Drugo, sve metodologije koje sam pročitao odmah opisuju konačno stanje procesa. „Morate uzeti ToDoIst, podijeliti ga na projekte, integrirati sa kalendarom, pregledati zadatke za sedmicu, odrediti im prioritete...” Ovo je teško početi raditi odmah. Kao iu razvoju softvera, vjerujem da trebate koristiti progresivna jpeg metoda — iterativno.

Stoga ću proći kroz svoje "iteracije" i možda će vam u istom obliku biti od koristi. Uostalom, koji je dobar razlog da iskoristite majske praznike da se vratite na posao koristeći (relativno) novu paradigmu?

Možete pročitati kako sam došao do ovoga ovdje.

Trello, par lista

Kreiramo samo 4 liste, koristimo desktop i mobilne aplikacije.

liste:

• Obaveze - ovdje zapišite sve zadatke koji vam padaju na pamet. I zapišite ih čim vam padnu na pamet. “Bacanje smeća” je zadatak. “Operi suđe” je zadatak. “Zakažite sastanak za planiranje” je zadatak. Pa, i tako dalje. Čak i najočitije ili najvažnije stvari mogu biti zaboravljene ako se dogodi nešto neočekivano ili ste jednostavno imali težak dan.
• Obaveze za danas - svako veče premještam stvari sa table “To-Do” na tablu “To-Do for Today”. Ako neki od vaših radova ostane tamo uveče, to je normalno o tome u nastavku. S vremenom počinjete shvaćati koliko zadataka može biti na listi tako da se većina njih može završiti planiranog dana.
• Napravljeno danas. Ova tabla je glavni način da se smanji anksioznost "nisam ništa uradio danas" i dobar način za dalje razmišljanje o samoorganizaciji. Ovdje zapisujem sve zadatke koje sam danas uradio, čak i one koji nisu na listi planiranih. „Zvao sam Vasju u vezi dokumenata“, zapisao je. “Tražili su da potpišem papire”, zapisao sam. „Razgovarali smo o sporazumu sa Antonom“, zapisao je. Na taj način ćete do kraja dana shvatiti na šta ste zapravo potrošili svoje vrijeme i šta ste mogli izostaviti iz tih zadataka samo radi završetka plana.
• Gotovo—popis svih završenih zadataka. Na početku ili na kraju dana, premjestim ih sa “Gotovo danas” u “Gotovo”. U suštini, to je kanta za smeće u kojoj možete jednostavno pronaći obavljene zadatke i stoga joj je potrebno redovno čišćenje.

Trello, "mini kalendar"

U jednom trenutku postaje jasno da su neki zadaci tačno vremenski ograničeni i ne želite da ih zaboravite tokom sedmice, kako ne biste planirali nešto drugo za ovo vrijeme. Oduvijek mi je bilo teško s kalendarom, pa sam dodao nekoliko tabli sa nazivima “Obaveze za ponedjeljak”, “Obaveze za utorak” itd., u koje sam počeo da nabrajam vremenske obaveze dos.

Dakle, kada me ljudi pitaju: "Možemo li razgovarati u četvrtak u 16:00?" - Samo odem do odgovarajuće table i vidim šta smo tamo zapisali za ovaj put. I ne smijemo zaboraviti prebacivanje zadataka između lista na vrijeme tokom sedmice: na primjer, "zadatke za četvrtak" kada dođe četvrtak - na "zadatke za danas".

Zašto ne kalendar? Za mene je užasno teško koristiti dva uslužna programa u isto vrijeme. Ako koristim kalendar za ovo, morat ću ući u njega, ispuniti ga, redovno ga provjeravati da provjerim da li sam nešto zaboravio...

U ovom trenutku sam dosegao granice Trella. Glavni problem je bio taj što je dnevno evidentirano više od 50 zadataka, a postojao je i prilično veliki skup zadataka vezanih i za opštu listu i za liste vezane za dane. Kako da shvatim da sam već zapisao zadatak koji treba da uradim? Počeli su se pojavljivati ​​dvojnici. Kako istovremeno odrediti prioritete svih zadataka za jedan od projekata? Kako dati drugim ljudima priliku da vide vaše kalendarske planove?

Trebao mi je sistem koji, uz relativnu lakoću:

1. Mogao bih grupirati zadatke po projektima.
2. Imajte vezu u kalendaru (uradite to sutra) i automatski prenesite ovo na zadatke za danas, kada dođe taj dan.
3. Integrirao bi se s Google kalendarom.

Tu sam se vratio na ToDoist i u ovoj fazi se pokazalo da je to najpogodnije rješenje.

Trenutna tema u ToDoistu

Inbox

Zapisujem sve dolazne zadatke u Inbox, koje pokušavam odmah riješiti. Parsiranje znači:

• Određivanje datuma kada će zadatak biti završen (za kratke zadatke najčešće postavljam Danas, a do večeri razumijem kada se to, zapravo, može uraditi).
• Određivanje projekta kojem se zadatak može pripisati (za statistiku i mogućnost da se nekako promijeni prioritet svih zadataka u projektu).

Zadaci koji vam padnu na pamet i koje ne treba obaviti u bliskoj budućnosti idu u projekte Uncategorized Personal („unesite držače za čaše u auto”) i Nekategorizirani rad („razmislite kada možemo dogovoriti stratešku PR sesiju“). ToDoist vam omogućava da dodijelite zadatke koji se ponavljaju, tako da svaki vikend imam zadatak pod nazivom “Nekategorizirani lični” i svakog ponedjeljka “Nekategorizirani posao”.

Integracija kalendara
ToDoist se savršeno integrira sa Google kalendarom, u oba smjera. Svoj kalendar dijelim sa kolegama kako bi mogli vidjeti kada me definitivno ne mogu dobiti.

Istovremeno, zadaci iz kalendara se prenose u suprotnom smjeru: mogu reći „Serjoga, pogledaj moje vrijeme za petak i zapiši tamo sastanak“, što će se pojaviti i u kalendaru i u ToDoistu. Tako sam, u stvari, prvi put počeo da koristim kalendar bez potrebe da kreiram događaje u njemu.

Obrada neoperativnih dolaznih zadataka

Na silu ne žurim da radim zadatke odmah, osim onih zadataka gdje je vatra očigledna. „Hitno moramo da kontaktiramo menadžment kompanije ABC, pošto server ne radi i nema odgovora od njegovih zaposlenih“ očigledno je hitan zadatak koji se ne može odlagati, ali „Ženja, mogu li da te nazovem sada da razgovaramo o novi projekat” pretvara se u „Raspored kada možeš razgovarati sa X-om o Y”, što će se već pretvoriti u zadatak „Reci X-u da onda možemo razgovarati” i zadatak „Razgovaraj sa X-om o Y”, koji je već vremenski ograničen. Gotovo svaki dolazni zadatak prvo se pretvara u "Raspored...".

Određivanje prioriteta zadataka
Svi zadaci uključeni u dan ne mogu se završiti. Posmatrajući sebe, shvatio sam sljedeće (svaki broj će biti drugačiji, ali glavno je donijeti zaključke).

1. Za svaki dan zapišem oko 50-70 zadataka.
2. Mogu udobno obaviti do 30 zadataka (bez osjećaja potpunog umora na kraju dana).
3. Nakon što završim do 50 zadataka, umorit ću se, ali ne kritično.
4. Mogu obaviti 70 zadataka, ali nakon toga ću imati poteškoća da izađem iz „toka radoholizma“, teško ću zaspati i općenito ću biti malo društveni.

Na osnovu toga odlučujem šta ću danas. ToDoist ima prioritet za svaki zadatak, tako da ujutro biram kritične zadatke za dovršetak, a ostale završavam na osnovu svojih mogućnosti i želja. Svaki dan prebacim oko 40-20 zadataka na sljedeći: ono što je zanimljivo je da zadataka sljedećeg dana opet bude 60-70.

Održavanje statistike

Zaista želim razumjeti općenito koliko je vremena danas utrošeno na poslove vezane za posao, i na koje. Za ovo koristim aplikaciju RescueTime, koji se nalazi i na telefonu i na laptopu, i historija lokacija Google Maps (da, nisam paranoičan).

Živimo van grada, tako da vrijeme provedeno na putu možemo pametno iskoristiti. Sada, kada nisam umoran, slušam audio knjige u pokretu da bih nekako iskoristio ovih 40 minuta.

Još ne agregiram podatke, stvarajući neku vrstu ličnog jezera podataka; Kad dođe vrijeme, doći ću do toga.

Neće biti zaključka

1. Život moderne osobe je veliki tok nadolazećih zadataka. Neće ga biti moguće smanjiti; moramo naučiti upravljati ovim tokom.
2. Većina anksioznosti dolazi iz nepoznatog budućnosti. Ako shvatimo šta nas čeka u narednim danima, treme će biti znatno manje.
3. Iz tog razloga, možete potrošiti vrijeme na organiziranje svog dana. Znam šta će biti danas, šta će biti sutra i ne zaboravljam na one zadatke na koje sam zaboravljao.
4. Sprovođenje praćenja zadataka nije samo sebi cilj, već, ako želite, način samoobrazovanja. Stvari koje ste ranije bili previše lijeni da uradite ili stvari koje nikada niste uspeli da uradite postaju mnogo lakše. Mnogi ljudi (uključujući i mene) se općenito osjećaju bolje kada im se postavljaju zadaci iz vanjskog svijeta. Praćenje zadataka je način da sebi postavite zadatke i naučite živjeti prema svojim željama.
5. Rad nije sam sebi cilj. Cilj je da organizujete svoj radni raspored tako da imate predvidljivo slobodno vreme kada možete da brinete o sebi, svojoj porodici i svojim interesima.

izvor: www.habr.com