Era el 2013. Vaig venir a treballar per a una de les empreses de desenvolupament que creen programari per a usuaris privats. Em van dir coses diferents, però l'últim que esperava veure va ser el que vaig veure: 32 màquines virtuals destacades en un VDS llogat aleshores obscenament car, tres llicències de Photoshop "gratuïtes", 2 Corel, capacitat de telefonia IP pagada i no utilitzada i altres petites coses. El primer mes vaig "reduir el preu" de la infraestructura en 230 mil rubles, en el segon gairebé 150 (mil), després va acabar l'heroisme, van començar les optimitzacions i al final vam estalviar mig milió en sis mesos.
L'experiència ens va inspirar i vam començar a buscar noves maneres d'estalviar. Ara treballo en un altre lloc (endevineu on), així que amb la consciència tranquil·la puc explicar al món la meva experiència. I compartiu, fem que la infraestructura informàtica sigui més barata i més eficient!
"L'última llana s'ha arrencat amb els vostres costos de servidors, llicències, actius informàtics i subcontractació", va protestar el director financer i va exigir planificació i pressupost.
1. Sigues un nerd: planifica i pressupost.
La planificació pressupostària per a l'entorn informàtic de la vostra empresa és avorrida i, de vegades, la coordinació és fins i tot perillosa. Però el fet mateix de tenir un pressupost està gairebé garantit per protegir-te de:
- reduir costos per al desenvolupament d'una flota d'equips i programari (tot i que hi ha optimitzacions trimestrals, però allà pots defensar la teva posició)
- insatisfacció del director financer o del departament de comptabilitat en el moment de la compra o lloguer d'un altre element d'infraestructura
- la ira del gerent a causa de despeses no planificades.
Cal elaborar un pressupost no només a les grans empreses, literalment a qualsevol empresa. Recolliu els requisits de programari i maquinari de tots els departaments, calculeu la capacitat necessària, tingueu en compte la dinàmica dels canvis en el nombre de personal (per exemple, el vostre centre de trucades o el vostre suport augmenta durant la temporada alta i disminueix durant la temporada lliure), justifica despeses i desenvolupar un pla pressupostari desglossat per períodes (idealment, per mes). D'aquesta manera sabràs exactament quants diners rebràs per a les teves tasques intensives en recursos i optimitzaràs els costos.
2. Utilitzeu el vostre pressupost amb prudència
Un cop pactat i signat el pressupost, hi ha una temptació infernal de redistribuir els costos i, per exemple, abocar tot el pressupost en un servidor car en el qual podeu desplegar tots els DevOps amb monitorització i passarel·les :) En aquest cas, podeu trobar en un mode d'escassetat de recursos per a altres tasques i obtenir un desbordament. Per tant, centreu-vos exclusivament en necessitats reals i problemes empresarials que requereixen potència informàtica per resoldre.
3. Actualitza els teus servidors a temps
Els servidors de maquinari obsolets, així com els virtuals, no aporten cap benefici a l'organització: plantegen preguntes en termes de seguretat, velocitat i intel·ligència. Dediqueu més temps, esforç i diners a compensar les funcionalitats que falten, a eliminar problemes de seguretat, a alguns pedaços per accelerar les coses. Per tant, actualitzeu el vostre maquinari i recursos virtuals; per exemple, podeu fer-ho ara mateix amb la nostra promoció , no és una vergonya mostrar preus a Habré.
Per cert, m'he trobat més d'una vegada amb situacions en què un servidor de ferro a l'oficina era una solució completament injustificada: la majoria de petites i mitjanes empreses poden resoldre tots els problemes utilitzant capacitats virtuals i estalviar molts diners.
4. Optimitzar l'experiència d'usuari mitjana
Ensenyeu a tots els vostres usuaris a estalviar electricitat i a utilitzar la infraestructura amb cura. A continuació es mostren exemples d'excés típics del costat de l'usuari:
- Instal·lació de programes d'aplicacions innecessaris a "tot el departament": els usuaris demanen instal·lar programari com el del seu veí perquè ho necessiten, o simplement envien una aplicació com "7 llicències de Photoshop per al departament de disseny". Al mateix temps, quatre persones treballen al departament de disseny amb Photoshop, i les tres restants són dissenyadors de maquetació i l'utilitzen un cop cada sis mesos. En aquest cas, és millor comprar 4 llicències i resoldre 1-2 problemes per any amb l'ajuda de companys. Però més sovint aquesta història passa amb el programari d'oficina (en particular, el paquet MS Office, que absolutament tothom necessita completament). De fet, la gran majoria dels empleats poden sortir amb editors de codi obert o Google Docs pràctics.
- Els usuaris ocupen recursos virtuals i es consumeixen metòdicament tota la capacitat llogada; per exemple, als provadors els agrada crear màquines virtuals carregades i s'obliden almenys d'apagar-les, i els desenvolupadors no ho menyspreen. La recepta és senzilla: en sortir, apagueu tothom :)
- Els usuaris utilitzen els servidors de l'empresa com a emmagatzematge global d'arxius: pengen fotos (en RAW), vídeos, pengen gigabytes de música, especialment els inveterats, poden fins i tot crear un petit servidor de jocs utilitzant capacitat de treball (ho vam condemnar al portal corporatiu d'una manera humorística). manera - va funcionar molt bé).
- Benvolguts empleats, en tots els sentits, porten programari piratejat a la feina, i aquí estan, multes, problemes amb la policia i els venedors. Treballa amb l'accés i les polítiques, perquè encara t'arrosseguen, encara que facis discursos plorosos al menjador corporatiu i escriviu cartells de motivació.
- Els usuaris creuen que tenen dret a exigir qualsevol eina que considerin convenient. Així doncs, al meu arsenal tenia lloguers de Trello, Asana, Wrike, Basecamp i Bitrix24. Perquè cada cap de projecte va triar un producte convenient o conegut per al seu departament. Com a resultat, s'admeten 5 solucions, 5 etiquetes de preus diferents, 5 comptes, 5 mercats i ajustaments diferents, etc. No hi ha integració, unificació o automatització d'extrem a extrem per a vostè: hemorroides cerebrals completes. Com a resultat, d'acord amb el director general, vaig tancar la botiga, vaig triar Asana, vaig ajudar a migrar les dades, vaig formar els meus ferotges companys i vaig estalviar molts diners, inclosos esforços i nervis.
En general, negocieu amb els usuaris, formeu-los, realitzeu programes educatius i esforçeu-vos per facilitar la seva feina i la vostra. Al final, us agrairan per mantenir les coses en ordre i els directius us agrairan la reducció de costos. Bé, vosaltres, estimats professionals de Habr, probablement heu notat que la solució als problemes enumerats no és més que la formació de la seguretat de la informació corporativa. Per això, un agraïment especial a l'administrador del sistema (no us podeu agrair...).
5. Combina solucions de núvol i d'escriptori
En general, a partir del fet que treballo per a un proveïdor d'allotjament i al final de l'article estic ple de ganes de parlar-vos d'una bona venda de capacitat de servidor per a empreses de qualsevol mida, hauria d'agitar la bandera i cridar " Tot cap als núvols!” Però llavors pecaré contra les meves qualificacions d'enginyer i semblaré un venedor. Per tant, us insto a abordar el problema amb prudència i combinar solucions de núvol i d'escriptori. Per exemple, podeu llogar un sistema CRM al núvol com a servei (SaaS) i, segons el llibret, costa 1000 rubles. per usuari i mes: només cèntims (ometré el tema de la implementació, això ja s'ha parlat a Habré). Per tant, en tres anys gastareu 10 rubles per a 360 empleats, entre 000 i 4, entre 480 i 000, etc. Al mateix temps, podeu implementar CRM d'escriptori pagant per llicències competitives (+5 estalvis) per uns 600 mil rubles. i serveix-ho com el mateix Photoshop. De vegades, els beneficis durant un període de 000-100 anys són realment impressionants.
I a l'inrevés, les tecnologies al núvol sovint us permeten estalviar en maquinari, salaris dels enginyers, problemes de protecció de dades (però no els estalvieu en absolut!) i escalant. Les eines al núvol són fàcils de connectar i desconnectar, els costos del núvol no entren en les despeses de capital de l'empresa; en general, hi ha molts avantatges. Trieu solucions al núvol quan l'escala, l'agilitat i la flexibilitat tinguin sentit.
Compteu, combineu i trieu combinacions guanyadores: no donaré una recepta universal, són diferents per a cada negoci: algunes persones abandonen els núvols completament, altres construeixen tot el seu negoci als núvols. Per cert, no rebutgeu mai les actualitzacions de programari (fins i tot les de pagament): per regla general, els desenvolupadors de programari d'aplicacions empresarials presenten versions més estables i funcionals.
I una altra regla per al programari: desfer-se del programari antic que aporta menys del que consumeix per al manteniment i el suport. Segurament ja hi ha un anàleg al mercat.
6. Eviteu la duplicació de programari
Ja he parlat de cinc sistemes de gestió de projectes al meu zoològic informàtic, però els posaré en un paràgraf a part. Si rebutgeu cert programari, trieu un programari nou - no oblideu deixar de pagar l'antic, trobar nous serveis d'allotjament - rescindiu el contracte amb l'antic proveïdor, tret que hi hagi consideracions especials. Superviseu els perfils d'ús del programari dels empleats i elimineu el programari no utilitzat i duplicat.
Seria ideal si disposeu d'un sistema per supervisar i analitzar el programari instal·lat; d'aquesta manera podreu veure automàticament els duplicats i els problemes que funcionen. Per cert, aquest tipus de treball ajuda a l'empresa a evitar la duplicació i la repetició de dades; de vegades, cercar qui ha comès l'error requereix massa temps.
7. Netegeu la vostra infraestructura d'aplicacions i perifèrics
Qui compta aquests consumibles: cartutxos, unitats flash, paper, carregadors, SAI, impressores, etc. discs de tubs. Però en va. Comenceu amb paper i impressores: analitzeu els perfils d'impressió i creeu una xarxa d'impressores o MFP amb accés públic, us sorprendrà la quantitat de paper i cartutxos que podeu estalviar i quant disminuirà el cost d'impressió d'un full. I no, això no és xuclar diners, això és l'optimització d'un procés important. Ningú prohibeix imprimir treballs i assaigs en equips d'oficina, però imprimir llibres que us sap greu comprar o que no voleu llegir des de la pantalla és massa.
A continuació, tingueu sempre un subministrament de consumibles que adquireixis als proveïdors amb descompte, de manera que en cas de problemes amb l'equip, no compres a preus desorbitats al mercat tecnològic més proper. Superviseu l'amortització i el desgast, feu registres i creeu un fons de substitució; per cert, és una bona idea tenir un fons de substitució per a l'equip bàsic d'oficina. Només perquè no se us elogiarà pel temps d'inactivitat a la feina, també és una pèrdua de diners, especialment a les empreses comercials i de serveis.
Pel que fa a la infraestructura d'aplicacions, hi ha dues partides de costos principals: Internet i comunicacions. En triar un proveïdor, mireu les ofertes del paquet, llegiu les estrelles de les tarifes, presteu atenció a la qualitat de la comunicació i al SLA. Alguns administradors decideixen no molestar-se i comprar, per exemple, telefonia IP en un paquet amb una central virtual de pagament, per a la qual també s'emet una subscripció mensual. No siguis mandrós, compra només trànsit i aprèn a treballar amb Asterisk: aquesta és la millor que s'ha creat en el camp de l'IVA i una solució gairebé sense problemes per als problemes empresarials de les petites i mitjanes empreses (si tens mans directes).
8. Documentar i crear instruccions dels empleats
És mandra i és necessari. En primer lloc, et serà més fàcil treballar i, en segon lloc, l'adaptació dels nouvinguts serà perfecta. Finalment, vostè mateix sabrà que la seva infraestructura està actualitzada, intacta i en perfecte ordre. Redactar instruccions de seguretat, manuals breus per als usuaris, preguntes freqüents, descriure les normes i regulacions per a l'ús d'equips d'oficina. Les instruccions materialment existents són molt més convincents que les paraules, sempre pots recórrer a elles. D'aquesta manera, podeu enviar un enllaç al document per a qualsevol pregunta rellevant i no acceptar l'argument "No em van avisar". D'aquesta manera estalviareu molt en l'eliminació d'errors.
9. Utilitzar serveis externalitzats
Encara que la teva empresa tingui tot un departament informàtic o, per contra, una petita infraestructura, no hi ha vergonya utilitzar els serveis de subcontractistes. Per què no comptar amb els serveis de grans professionals, especialitzats en quelcom complex, per pocs diners, és a dir, sense contractar a un especialista tan especialitzat. Externalitzar alguns dels DevOps, serveis d'impressió, administració d'un lloc web ocupat, si en teniu, assistència i centre de trucades. El vostre valor no disminuirà per això, al contrari, rebrà una experiència addicional en l'àmbit dels contactes amb contractistes de tercers.
Si el vostre responsable creu que l'externalització és cara, només cal que expliqueu-li quant haurà de pagar a l'especialista dedicat. Realment funciona.
10. No t'impliquis amb el codi obert i el teu desenvolupament
Sóc enginyer, sóc desenvolupador en el passat i crec fermament que és el codi obert el que salva el món: quin cost tenen les biblioteques, els sistemes de monitorització, els sistemes de gestió de servidors, etc. Però si la vostra empresa decideix comprar CRM de codi obert, ERP, ECM, etc. o el cap crida en una reunió que vas a embolicar la teva factura, salvaràs el vaixell, anirà als esculls. Aquests són els arguments sobre els quals enfrontar-se a un líder inspirat amb una mirada ardent:
- El codi obert té poc suport si és un repositori públic o és molt car de suportar si és de codi obert d'empreses (DBMS, suites ofimàtiques, etc.) - pagareu literalment per cada pregunta, sol·licitud i bitllet;
- un especialista intern per desplegar un producte intern de codi obert serà molt car per la seva raresa;
- les millores al codi obert poden estar molt limitades pel coneixement, les habilitats o fins i tot les llicències;
- Us costarà molt de temps començar amb el codi obert i us costarà massa adaptar-lo als processos empresarials.
No cal dir que desenvolupar el vostre propi és una empresa molt llarga i costosa? Des de la meva pròpia experiència, puc dir que es necessiten almenys tres anys per crear un prototip de treball que compleixi els requisits del negoci i permeti als usuaris utilitzar-lo. I només si teniu un bon equip de programadors (podeu mirar els sous a "El meu cercle" - us arribaran les conclusions).
Així que seré banal i repetiré: considera totes les opcions.
Per tant, permeteu-me resumir breument per assegurar-me que no he oblidat res:
- comptar diners: comparar diferents opcions, tenir en compte factors, comparar;
- esforçar-se per reduir el temps de servei i formació dels usuaris, reduir el risc d'"intervenció d'un ximple";
- intentar consolidar i integrar tecnologies: una arquitectura coherent i una automatització d'extrem a extrem marquen la diferència;
- invertir en desenvolupament informàtic, no viure amb tecnologies obsoletes: xuclaran diners;
- correlacionar la demanda i el consum de recursos informàtics.
Potser us preguntareu: per què estalviar diners d'altres persones, ja que l'oficina paga? Pregunta lògica! Però la vostra capacitat per optimitzar costos i gestionar els actius informàtics de manera eficaç és principalment la vostra experiència i les vostres característiques com a professional. Tots sabem com fer dolços amb materials de ferralla aquí :)
У com una raó excel·lent per actualitzar les capacitats virtuals. Entra, mira, tria: queden ben pocs fins al 30 d'abril.
Per a la resta - tradicional 10% de descompte utilitzant el codi promocional habrahabr10.
Font: www.habr.com