Bon dia a tots! Avui m'agradaria compartir un petit exemple d'automatització del procés de creació de sol·licituds de sortida per a nous empleats mitjançant productes de Microsoft SharePoint, PowerApps, Power Automate i Teams. Quan implementeu aquest procés, no haureu de comprar plans d'usuari de PowerApps i Power Automate per separat; n'hi haurà prou amb una subscripció a Office365 E1/E3/E5. Crearem llistes i columnes al lloc de SharePoint, PowerApps us ajudarà a crear un formulari i Power Automate oferirà oportunitats per personalitzar la lògica dels processos empresarials. Connectarem el procés final amb l'equip de MS Teams. No perdem el temps a veure què passa.
En la primera etapa, creem llistes i detalls. Necessitem llistes:
- Sol·licituds de sortida dels empleats
- Subdivisions
- RRHH per departament
- Administradors
Cada llista jugarà el seu paper en el futur, i veurem quina. Creeu detalls i configureu el menú de navegació:
PowerApps
Ara, fem un formulari per a la llista "Sol·licituds de sortida dels empleats" mitjançant PowerApps. En la forma final quedarà així:
Al camp "Empleat", seleccioneu de la llista d'usuaris d'Office 365, "Data de sortida" s'indica al calendari, "Divisió" s'indica al directori del departament i "HR" es selecciona a "RH per departament". directori:
Però cal assegurar-se que la llista de recursos humans disponibles per a la selecció és filtrada pel departament indicat al formulari. Utilitzem una fórmula per filtrar dades a PowerApps. Per a la propietat "Items" del camp "HR" escrivim:
A més, podeu fer petits ajustaments al valor predeterminat del camp Estat del formulari. Per a la propietat "Per defecte" del camp "Estat" escrivim:
Si s'obre el formulari per crear un element, el valor "Nou" s'escriurà al camp "Estat", en cas contrari, el valor de la columna de SharePoint per a l'element actual es substituirà al camp d'estat del formulari.
Un dels problemes amb PowerApps és la incapacitat de recuperar fàcilment dades dels grups de SharePoint. Per això, no és possible configurar fàcilment la visibilitat/disponibilitat de camps o objectes del formulari si voleu confiar que l'usuari sigui membre d'un grup de SharePoint. Però podeu fer una solució alternativa. Especialment per a aquest propòsit, hem creat una llista d'administradors per endavant:
Aquesta llista conté un camp "Empleat" amb el tipus "Usuari o grup", que només es mostra al formulari, i un camp "Nom", en el qual s'escriu el nom de l'empleat seleccionat, que només es mostra a la vista de llista. Ara, provem un petit truc a PowerApps. Per exemple, podeu configurar la disponibilitat de qualsevol camp si l'usuari actual es troba a la llista Administradors. Cerqueu la propietat "Mode de visualització" del camp "Data de llançament" i escriviu:
D'acord amb aquesta fórmula, si hi ha almenys un empleat a la llista d'administradors l'inici de sessió coincideix amb l'inici de sessió de l'usuari actual, el camp estarà disponible per editar-lo, en cas contrari, per visualitzar-lo. Per a una major fiabilitat, reduïm l'inici de sessió a minúscules, en cas contrari es poden produir tot tipus de casos.
És possible que hagis notat que a la capçalera del formulari hi ha un botó "Accions a l'aplicació":
Aquest botó anirà a una altra pantalla, on, per comoditat, es recullen totes les accions possibles a l'aplicació:
Després de fer clic a cada botó, s'obre una finestra d'acció addicional, per exemple, si es selecciona l'acció "Cancel·la l'aplicació", s'obre una finestra addicional amb la possibilitat d'introduir un comentari:
Després de fer clic al botó "Confirmar", l'estat de l'aplicació canvia, i això es pot fer fins i tot sense iniciar el flux Power Automate. Utilitzem la funció "Patch" per a la propietat "OnSelect" del botó:
Mitjançant la funció Patch, actualitzem l'element de la llista de comandes filtrant-lo per l'ID de l'element actual. Canviem el valor del camp "Estat" i anem a la pantalla principal. Per a altres botons d'acció, la lògica és similar.
Només queda configurar el flux d'aprovació. Fem-ho de la forma més senzilla.
power Automate
El nostre flux d'aprovació s'executarà automàticament quan es creï un bitllet. Durant l'execució, l'estat de la sol·licitud canviarà, el cap del departament la rebrà i s'enviarà una notificació per correu electrònic de la nova sol·licitud. Per determinar el líder, tenim un directori "Divisions":
Creeu un flux Power Automate:
Durant l'execució d'aquest flux, el cap del departament rep una notificació per correu electrònic sobre la creació d'una nova aplicació i pot seguir l'enllaç per prendre una decisió fent clic al botó:
En fer clic al botó "Acceptar" o "Rebutjar" també s'obre un flux Power Automate, que canvia l'estat de l'aplicació i envia una notificació per correu electrònic a l'especialista de recursos humans:
El procés està llest.
Teams
I el toc final és l'organització de la col·laboració amb aquest procés. Per fer-ho, connecteu el procés a l'ordre d'MS Teams:
Ara, tots els membres de l'equip d'MS Teams tenen accés al procés de tancament de la sessió dels nous empleats en una pestanya independent.
Per descomptat, podeu proporcionar aprovacions de diversos passos a la vostra lògica de flux, a més, podeu utilitzar el component Aprovacions per assignar tasques de Power Automate. També podeu personalitzar informes i generar notificacions que s'enviaran al chatbot de Microsoft Teams. Però més sobre això en propers articles. Gràcies per la vostra atenció i bon dia a tothom!
Font: www.habr.com