En implementar sistemes ERP ja fets, el 53% de les empreses reptes greus que requereixen canvis en els processos de negoci i els enfocaments organitzatius, i el 44% de les empreses s'enfronten a problemes tècnics importants. En una sèrie d'articles explicarem què és un sistema ERP, com és beneficiós, com determinar la necessitat de la seva implantació, què cal saber a l'hora d'escollir un proveïdor de plataforma i com implementar-lo.
El concepte de sistema ERP prové dels EUA i es tradueix literalment com a planificació de recursos empresarials - Enterprise Resource Planning. Acadèmicament, sembla així: “L'ERP és una estratègia organitzativa per integrar la producció i les operacions, la gestió laboral, la gestió financera i la gestió d'actius, centrada en l'equilibri i l'optimització continus dels recursos empresarials mitjançant un paquet de programari d'aplicació (programari) especialitzat i integrat que proporciona un model de dades i processos comuns per a totes les àrees d'activitat".
Cada proveïdor pot entendre el sistema que ha desenvolupat a la seva manera, en funció del seu enfocament i de les tasques a resoldre. Per exemple, un sistema ERP és més adequat per a la venda al detall, però no és adequat per a una refineria de petroli. A més, cada empresa i el seu empleat que utilitza la plataforma s'imagina d'una manera diferent, en funció de la part amb la qual entren en contacte en la seva feina.
En el seu nucli, l'ERP és un sistema d'informació per gestionar tots els processos de negoci i recursos de l'empresa basat en una única base de dades.
Per què necessiteu un sistema ERP?
Com qualsevol sistema d'informació, l'ERP treballa amb dades. Cada empleat i departament crea constantment centenars de megabytes d'informació. En una organització petita, el gerent té accés directe a tota la informació i temps per supervisar els processos. Si es crea un gran volum de dades en el marc d'un o dos processos empresarials, el gestor només necessita digitalitzar-lo amb solucions informàtiques específiques. Normalment, una organització compra programari de comptabilitat i, per exemple, CRM.
A mesura que l'empresa creix, aquells processos individuals que abans trigaven un temps mínim a gestionar es transformen en grans volums d'informació. En conjunció amb altres processos empresarials, els fluxos d'informació dispars requereixen un gran personal administratiu per combinar-los i analitzar-los. Per tant, un sistema ERP no és necessari per a les petites, sinó per a les empreses mitjanes i grans.
Com entendre que una empresa necessita un sistema ERP
Una història típica per als nostres clients és així. En algun moment, queda clar que tots els processos principals estan automatitzats i l'eficiència del treball no augmenta.
Resulta que cada procés es troba en el seu propi sistema d'informació independent. Per enllaçar-los, els empleats introdueixen les dades manualment a cada sistema i, a continuació, la direcció recull manualment les dades duplicades per analitzar les activitats de tota l'empresa. En principi, aquests mecànics de treball són productius fins a un cert punt. El més important és determinar el moment d'aconseguir la màxima eficiència abans que es produeixi, i no quan cal canviar els mecanismes dels processos en mode d'emergència.
Cap dels sistemes d'informació no informarà mai que ha arribat el moment en què l'empresa ha crescut fins al nivell en què es necessita un sistema ERP. L'experiència mundial mostra 4 signes principals que us permetran entendre això:
No hi ha prou dades per prendre una decisió de gestió informada.
Qualsevol decisió en l'empresa té conseqüències que finalment es tradueixen en pèrdues financeres o, per contra, en ingressos. La qualitat d'una decisió depèn de la informació en què es basa. Si les dades estan desactualitzades, incompletes o incorrectes, la decisió serà incorrecta o desequilibrada.
Les principals raons de la inconsistència de la informació:
-
la informació crítica està dispersa entre els empleats i els departaments individuals;
-
no hi ha normativa per a la recollida de dades;
-
La informació la recullen els empleats amb diferents rols i en diferents moments.
Amb una plataforma ERP que s'adapti als vostres processos de negoci, podeu centralitzar totes les vostres dades. Tota la informació la crea cada empleat i departament en un únic sistema en temps real. Això vol dir que les dades que vostè i qualsevol altra persona de l'empresa puguin necessitar són sempre tan precises i actualitzades com sigui possible.
La manca d'integració entre els sistemes informàtics provoca fallades operatives i dificulta el creixement de l'empresa.
Cada sistema informàtic té els seus propis requisits de format de dades, construïts en diferents moments i utilitzant diferents tecnologies, principis i llenguatges de programació. Això es reflecteix en la feina dels empleats, que interactuen com si en diferents idiomes, i en la velocitat d'interacció.
Un sistema ERP combina funcions individuals en un espai integrat i fàcil d'entendre. El sistema ERP actua com a traductor, parlant diversos llenguatges de programació per garantir la col·laboració i la coherència.
Els vostres clients no estan satisfets amb el servei.
Si els clients es queixen o marxen, hauríeu de pensar en l'eficiència. Això es deu a una demanda que supera l'oferta, lliuraments tardans, servei lent o simplement una sensació general que l'empresa no té els recursos ni el temps per atendre tots els clients.
Quan una empresa ha crescut fins a una mida mitjana o gran, l'ERP converteix els clients insatisfets en clients fidels. Els clients comencen a sentir la millora del servei i experimenten els canvis juntament amb l'empresa.
Esteu utilitzant sistemes obsolets.
Segons Informe de tendències de protecció de dades de Veeam 2020, la principal barrera per a la transformació del negoci digital són les tecnologies obsoletes. Si una empresa encara treballa amb sistemes d'entrada manual o documents en paper, en el període posterior a la pandèmia definitivament quedarà enrere.
A més, els sistemes informàtics d'una empresa poden ser força moderns però desintegrats. En aquest cas, cada departament crea el seu propi búnquer d'informació, les dades del qual surten en dosis o de manera incorrecta. Si la integració de sistemes individuals és extremadament costosa o impossible, cal canviar-los a un únic sistema ERP.
Quins beneficis aporta un sistema ERP a una empresa?
Un sistema ERP és un producte que una empresa compra pel seu compte. La seva implementació es veu com una inversió que hauria de generar beneficis. Cap fabricant de sistemes ERP garanteix que aportarà un creixement dels ingressos a l'empresa. I això s'aplica no només als sistemes ERP, sinó també a qualsevol solució informàtica. Tanmateix, tots els avantatges de la implementació afecten indirectament els beneficis:
Estalvi en sistemes informàtics
En lloc de gastar recursos en diversos sistemes diferents, cadascun dels quals requereix suport especialitzat, infraestructura, llicències i formació dels empleats, podeu concentrar tots els costos en una plataforma ERP. Consta de mòduls que substitueixen sistemes dispars per parts integrades.
Si un sistema ERP es desenvolupa des de zero per satisfer les necessitats d'una empresa específica, pot incloure sistemes i serveis de tercers que seran convenients per als socis comercials, proveïdors, clients i altres contraparts per treballar.
Total transparència
L'ERP ofereix a la gestió accés complet a tots els processos empresarials de qualsevol departament les 24 hores del dia. Per exemple, podeu fer un seguiment de l'inventari diàriament, inclosos els lliuraments planificats i els lliuraments en trànsit. Tenir una imatge completa dels nivells d'inventari us permet controlar amb més precisió el capital de treball.
Informes automatitzats i planificació potent
L'ERP crea un sistema d'informes únic i unificat per a tots els processos. Genera automàticament informes i anàlisis útils en qualsevol moment. Amb ell, la direcció no haurà de recollir manualment fulls de càlcul i cartes.
Així, la plataforma allibera temps per a la planificació estratègica, una millor anàlisi i comparació del rendiment departamental. Un sistema ERP ajuda a trobar tendències en analítiques que abans no es van notar i que ni tan sols van tenir l'oportunitat de notar-ho.
Augment de l'eficiència
L'ERP en si no és una panacea. És important no només complir amb les especificitats del negoci, sinó també implementar-lo correctament. D'acord amb Amb 315 proveïdors de sistemes ERP disponibles, la proporció d'implementacions que només van tenir èxit parcial es va estimar entre el 25 i el 41 per cent, depenent de la indústria. L'ERP adequat redueix significativament el temps i l'esforç dedicat al treball rutinari.
Servei d'atenció al client
El servei al client és una part clau del negoci. Un sistema ERP canvia l'enfocament dels empleats de mantenir els registres de clients a crear i mantenir relacions amb els clients.
Les estadístiques mostren que el 84 per cent dels clients a l'empresa si no reben prou respostes a les consultes. ERP proporciona a l'empleat tota la informació necessària i l'historial del client just en el moment del contacte. Amb això, els empleats no s'ocupen de la burocràcia, sinó d'atraure i retenir clients. Els clients senten els beneficis de la seva implantació, fins i tot sense conèixer els canvis de l'empresa.
Protecció de dades
Amb prou feines hi ha un sistema d'informació que pugui oferir una garantia absoluta de seguretat de les dades. Dades personals de clients i empleats, correus electrònics, propietat intel·lectual, dades financeres, factures, contractes: com més sistemes processin aquesta informació, més difícil serà el seguiment dels riscos. El sistema ERP introdueix estàndards uniformes d'accés, entrada i sortida de dades i emmagatzematge centralitzat d'informació.
Tanmateix, com més gran sigui la quota de mercat d'un sistema ERP preparat, més sovint està subjecte a atacs de pirates informàtics. Seria preferible desenvolupar el vostre propi sistema ERP, la base de codi al qual només podreu accedir. Si el sistema ERP de la vostra empresa es desenvolupa des de zero, els pirates informàtics no podran trobar còpies del sistema per provar-lo primer per detectar vulnerabilitats.
Col·laboració Productivitat
Sovint l'interès per la col·laboració entre departaments o empleats s'esvaeix perquè la transferència de dades requereix moltes operacions rutinàries o pel clima psicològic de l'empresa. Un sistema unificat automatitza l'accés a la informació, elimina l'experiència negativa del factor humà i accelera la comunicació dins de l'empresa.
Processos de negoci unificats
Els sistemes ERP preconstruïts es desenvolupen d'acord amb les millors pràctiques del sector. Això permet a les empreses estandarditzar els seus propis processos.
No obstant això, en realitat, una empresa ha de prendre una decisió difícil: o bé es necessita un temps llarg i costós per configurar i modificar el sistema ERP per complir amb els estàndards de l'empresa, o bé és dolorós personalitzar els seus propis processos de negoci als estàndards del sistema ERP.
Hi ha una tercera manera: desenvolupar inicialment el sistema per als vostres propis processos empresarials.
Escalabilitat
Tant si esteu ampliant la vostra base de clients, expandint-vos a nous mercats, introduint nous processos, departaments o productes, o escalant el vostre negoci d'una altra manera, amb el proveïdor adequat, la vostra plataforma ERP es pot adaptar al canvi.
Atès que el sistema ERP s'està implementant en tots els processos de l'empresa, la llista de beneficis pot augmentar en funció de les especificitats. Hi ha desenes i centenars de solucions ja fetes desenvolupades al mercat que obliguen els compradors al marc de subscripcions, velocitat d'actualitzacions i suport, funcionalitat i arquitectura tancades, en el marc d'un sol proveïdor. Només el desenvolupament del vostre propi sistema ERP ofereix les màximes oportunitats sense cap restricció.
Llegiu els articles següents per saber com triar un fabricant de sistemes ERP, quines preguntes cal fer per no perdre diners i què cal tenir en compte a l'hora de planificar la implementació.
Font: www.habr.com