Malgrat la popularitat del tema de la gestió de documents electrònics, als bancs russos i al sector financer en general, la majoria de les transaccions s'executen de la manera antiga, en paper. I el punt aquí no és tant el conservadorisme dels bancs i els seus clients, sinó la manca de programari adequat al mercat.
Com més complexa sigui la transacció, menys probable és que es dugui a terme en el marc de l'EDI. Per exemple, una operació d'arrendament és complexa perquè implica almenys tres parts: el banc, l'arrendatari i el proveïdor. Sovint s'hi afegeix un avalista i un pignorant. Vam decidir que aquestes transaccions es poden digitalitzar completament, per la qual cosa vam crear el sistema E-Leasing, el primer servei a Rússia que proporciona totalment EDI en aquests escenaris. Com a resultat, a principis de juliol de 2019, el 37% del total d'operacions d'arrendament passa per E-Leasing. Per sota del tall analitzarem l'E-Leasing des del punt de vista de la funcionalitat i la implementació tècnica.
Vam començar a desenvolupar el sistema a principis de 2017. El més difícil va ser començar: formular els requisits del producte, transformar idees en especificacions tècniques específiques. El següent és la recerca d'un contractista. Elaboració de les especificacions tècniques, consultes, tot això va durar uns quatre mesos. Quatre mesos més tard, el novembre de 2017, es va llançar la primera versió del sistema, que és força ràpida per a un projecte tan ambiciós. La primera versió d'E-Leasing tenia les funcions de sol·licitar i signar documents, no només els principals, sinó també el contracte de fiança i altres acords addicionals que es poguessin requerir en el procés de treball en règim d'arrendament. El març de 2018 vam afegir la possibilitat de sol·licitar documents com a part del seguiment, i el juliol del mateix any vam afegir la possibilitat d'enviar factures electròniques.
Com funciona el Leasing electrònic?
Vam començar a desenvolupar el sistema a principis de 2017. Tot el camí des de la formulació dels requisits del producte fins a l'elecció d'un contractista i el llançament del primer llançament va durar menys d'un any: ens vam graduar al novembre.
Les sol·licituds d'un paquet de documents de les contraparts es fan des del nostre sistema empresarial basat en la base de dades Corus SQL i Microsoft Dynamics NAV 2009. Tots els documents que els participants van proporcionar com a part de la transacció també s'envien allà per a l'emmagatzematge. Frontend és un portal de Leasing electrònic que permet als proveïdors i clients sol·licitar, descarregar, imprimir documents i signar-los mitjançant ECES (firma electrònica qualificada millorada).
Vegem ara el funcionament del sistema amb més detall segons el diagrama anterior.
Es genera una sol·licitud des de l'entitat “Targeta de contrapartida” o “Projecte”. Quan s'envia una sol·licitud, es generen registres a la taula de sol·licituds. Conté una descripció de la sol·licitud i els paràmetres. L'objecte codeunit és l'encarregat de generar la sol·licitud. Es crea una entrada a la taula amb l'estat Preparat, el que significa que la sol·licitud està a punt per ser enviada. La taula de sol·licituds conté una descripció del cos de la sol·licitud. Tots els documents sol·licitats es troben a la taula de documents. En sol·licitar un document, el camp "Estat EDS" s'estableix a "Demanat".
Una tasca al servidor CORUS que s'executa a l'agent SQL supervisa els registres amb estats Preparats a la taula de consultes. Quan es troba aquest registre, la tasca envia una sol·licitud al portal E-Leasing. Si l'enviament s'ha realitzat correctament, l'entrada es marca a la taula amb l'estat de resposta; si no, amb l'estat d'error. El resultat de la resposta es registra en diferents taules: el codi de resposta del servidor i la descripció de l'error, si no s'ha pogut enviar la sol·licitud, en una taula; registres que descriuen el cos de la resposta -en un altre i en el tercer - registres amb fitxers rebuts com a resultat de la sol·licitud, amb el valor Crear al camp Estat i el valor Comprovar al camp Estat d'escaneig. A més, la tasca supervisa els esdeveniments des del portal E-Leasing i genera consultes en taules de consultes, que processa ell mateix.
Un altre treball supervisa les entrades a la taula de documents rebuts amb el valor Crea al camp Estat i el valor Verificat al camp Estat d'escaneig. La tasca s'executa cada 10 minuts. L'antivirus és responsable del camp Estat de l'escaneig i, si l'anàlisi ha tingut èxit, es registra el valor Verificat. Aquesta funcionalitat es refereix al servei de seguretat de la informació. L'objecte codeunit és responsable de processar els registres. Si l'entrada a la taula de documents acceptats s'ha processat correctament, es marca al camp Estat amb el valor Encertat i el document sol·licitat al camp "Estat EDS" de la taula de documents rep l'estat "Rebut". Si no ha estat possible processar una entrada a la taula de documents acceptats, es marca al camp Estat amb el valor Fail i s'escriu una descripció de l'error al camp "Text d'error". No canvia res a la taula de documents.
La tercera tasca supervisa tots els registres de la taula de documents que tenen un estat que no està buit o "Acceptat". La tasca s'executa un cop al dia a les 23:30 i recorda tota la documentació contractual que no s'hagi signat durant el dia actual. La tasca genera una sol·licitud per eliminar la documentació contractual a les taules de sol·licitud i resposta i canvia el camp "Estat" pel valor "Retirada" a la taula de documents.
E-Leasing des de l'usuari
Per a l'usuari, tot comença amb la recepció d'una invitació per unir-se a l'EDF del nostre gestor de clients. El client rep una carta i passa per un procediment de registre senzill. Les dificultats només poden sorgir si el lloc de treball de l'usuari no està preparat per treballar amb signatures electròniques. Una part important de les trucades al suport tècnic estan associades amb això. El sistema permet a la contrapart concedir accés al seu compte personal als seus empleats, per exemple, els comptables per treballar amb factures, etc.
registre
L'esquema de treball posterior també és el més senzill possible per a cadascuna de les parts. La sol·licitud de documents per a una transacció, així com la signatura de la documentació contractual, es realitza mitjançant la configuració de tasques al nostre sistema intern.
Sol·licitud de dossier
Després d'enviar al client qualsevol sol·licitud o document de signatura, s'envia una notificació a la seva adreça de correu electrònic que s'ha generat l'activitat corresponent al seu compte personal. Des de la seva interfície, el client puja un paquet de documents al sistema, posa una signatura electrònica i podem revisar la transacció. Després d'això, la documentació contractual es signa al llarg de la ruta "Proveïdor - Client - Leasing Sberbank".
Conveni vigent
La gestió electrònica de documents en el nostre cas no implica necessàriament cap actuació del client de principi a fi. Podeu connectar-vos al sistema en qualsevol etapa de la transacció. Per exemple, un client va proporcionar un dossier en paper i després va decidir signar un acord amb EDI: aquest escenari és molt possible d'implementar. De la mateixa manera, els clients que tinguin un contracte d'arrendament vàlid amb Sberbank Leasing poden connectar-se a E-Leasing per rebre les factures electrònicament.
Un cop calculat l'efecte econòmic de l'ús d'E-Leasing, vam oferir als clients un descompte addicional per utilitzar el servei. Va resultar que al final no calia acudir al client i proveïdor per signar, així com imprimir i grapar contractes. redueix el cost de la transacció (creació i suport) en un 18%.
Com es desenvoluparà el projecte
En aquests moments, E-Leasing funciona de manera estable, encara que no perfectament. El mecanisme d'enviament de factures electròniques per als nostres empleats encara no és prou fàcil d'utilitzar. El problema s'explica pel fet que aquest procediment en si és força complex, ja que un operador d'EDF hi participa constantment. Emet un rebut on consta que ha emès una factura, i el responsable signa aquest rebut. A continuació, l'usuari de l'altra banda (client) signa l'avís i els rebuts, que tornen a passar per l'operador de gestió documental electrònica. En futures versions intentarem que aquest procés sigui més còmode. La "zona de desenvolupament" també inclou la funcionalitat per sol·licitar documents de seguiment, que és força rellevant per als grans clients.
En els propers sis mesos, tenim previst traslladar el sistema a una nova plataforma, que ens permetrà optimitzar el treball amb la gestió de documents electrònics, fer la interfície més entenedora i fàcil d'utilitzar i ampliar la funcionalitat del compte personal. I també afegir noves funcions: des de la generació d'una sol·licitud fins a la visualització de documents sobre totes les transaccions que el client va realitzar mitjançant E-Leasing. Esperem que el sistema, al qual ja s'incorporen activament clients, proveïdors i avalistes, sigui encara més còmode per a tothom.
Font: www.habr.com