Hem escrit diverses vegades sobre com ajuden les nostres tecnologies i fins i tot processar informació de qualsevol tipus de documents i introduir dades en sistemes comptables. Avui us explicarem com ho hem implementat в – el major proveïdor de calor i aigua calenta a Moscou.
Imagineu-vos en el lloc d'un comptable normal. Sabem que no és fàcil, però prova-ho igualment. Cada dia rebeu un gran nombre de factures en paper, factures, certificats, etc. I sobretot molt - en els dies previs a la presentació dels informes. Tots els detalls i imports s'han de comprovar de manera ràpida i acurada, tornar a escriure i introduir-los en el sistema comptable, efectuar manualment les transaccions i enviar-los a l'arxiu, per tal que posteriorment puguin ser presentats per a la seva verificació als auditors interns, al servei fiscal, a les autoritats de regulació tarifària i altres. Difícil? Però aquesta és una pràctica comercial de llarga data que existeix a moltes empreses. Juntament amb MIPC, hem simplificat aquest treball minuciós i l'hem fet més còmode. Si esteu interessats en com va ser, benvingut sota cat.
La foto mostra la CHPP-21 de Moscou, el major productor d'energia tèrmica d'Europa. La calor generada en aquesta estació és subministrada per MOEK a 3 milions de residents del nord de Moscou. .
MIPC té una dotzena i mitja d'oficines a Moscou. Donen servei a 15 km de xarxes de calefacció, 811 estacions tèrmiques i calderes, 94 punts de calefacció i 10 estacions de bombeig, i també construeixen i instal·len nous sistemes de subministrament de calor. L'empresa adquireix una varietat d'equips i serveis per a activitats empresarials: . Els documents de cada subdivisió-iniciador de la compra són gestionats per empleats especials: comissaris de contractes.
Com s'organitza l'execució dels contractes en una gran empresa? Quan els comissaris pacten un acord, reben molts documents importants en paper de les contraparts: lletres de transport, actes de servei, factures, certificats, etc. Normalment, el comissari escaneja documents comercials i després adjunta els escanejos a la comanda al sistema de gestió de recursos empresarials. El controlador financer comprova manualment totes les dades. Després d'això, el comissari porta els documents originals al departament de comptabilitat. O el missatger ho fa i, aleshores, la transferència de documents pot trigar més, des de diverses hores fins a un parell de dies.
I tot aniria bé, però, com en moltes altres empreses:
- Els papers es poden dirigir al departament de comptabilitat uns dies abans de l'informe. Llavors els comptables han de dia i nit al lloc de treball. Heu de comprovar manualment si totes les factures, factures, etc. s'han emplenat correctament. Després, si tot és correcte, l'empleat torna a escriure les dades al sistema de comptabilitat i fa comptabilitzacions. Al mateix temps, el 90% del temps del comptable es dedica a reimprimir dades: detalls, quantitats, dates, números d'articles, etc. Per això, hi ha el risc de cometre errors.
- Els documents poden arribar amb errors. I de vegades falten algunes factures o certificats. De vegades resulta en els últims dies abans d'informar. Per això, els termes d'aprovació dels documents es poden retardar.
- Després de la publicació, els comptables emmagatzemen factures, factures i actes en diferents arxius en paper i electrònics. Per què és difícil? Per exemple, MOEK treballa segons les tarifes i, per tant, està obligat a informar regularment dels seus costos a les autoritats executives. I quan la propera auditoria estatal o fiscal arriba al departament de comptabilitat, els empleats han de buscar documents durant molt de temps.
Com era l'esquema de treball del departament de comptabilitat del MIPC abans:
MIPC va ser el primer del sector energètic a redissenyar i simplificar aquest esquema per tancar acords i presentar informes més ràpidament, avaluar millor els canvis del mercat en les compres i planificar la seva estratègia financera. Independentment, en solitari, no va ser fàcil canviar l'esquema de treball de comptabilitat establert a llarg termini, de manera que l'empresa va decidir transformar-lo juntament amb un soci: ABBYY.
No més aviat dir que fet
Un equip d'especialistes d'ABBYY va implementar una plataforma universal per al processament intel·ligent de la informació a MIPC i configurat:
- descripcions flexibles (plantilles d'extracció de dades) per al processament de documents. Sobre què és i per a què serveix, n'hem parlat detalladament a Habré и . MIPC processa més de 30 tipus de documents utilitzant la solució (per exemple, un acte d'equip instal·lat o un acte per una quota d'agència) i n'extreu més de 50 atributs (número de document, import total amb IVA, nom del comprador, venedor, contractista, quantitat de mercaderies, etc.);
- connector per fer comprovacions i carregar dades, que connectava ABBYY FlexiCapture, SAP i OpenText. Gràcies al connector, va ser possible comprovar automàticament les dades de la comanda i el contracte amb diferents directoris. D'això en parlarem a continuació;
- exportació de documents a un arxiu electrònic basat en OpenText. Ara tots els documents escanejats s'emmagatzemen en un sol lloc;
- Esborrany d'entrades comptables a SAP ERP amb enllaços a documents escanejats.
Aleshores, els empleats d'ABBYY i MOEK van desenvolupar un formulari de cerca perquè el comptador pogués, en qüestió de segons, trobar comptes importants per qualsevol atribut a l'arxiu electrònic i enviar-los per a inspeccions fiscals.
La cerca és possible mitjançant 26 criteris diferents (la imatge es pot fer clic):
Després que MOEK va provar amb èxit tot el sistema, es va posar en funcionament. Tot el projecte, incloses les aprovacions, aclariments i millores, es va completar en 10 mesos.
Esquema de treball després d'implementar ABBYY FlexiCapture:
Creus que res ha canviat? Sí, el procés de negoci s'ha mantingut igual, és que la majoria de les funcions ara les realitza la màquina.
Cablejat, fet!
Com estan les coses ara? Suposem que el comissari del contracte va rebre un conjunt de documents primaris per a un acord per al subministrament de bombes per a centrals tèrmiques o, per exemple, la construcció de xarxes de calefacció. L'especialista ja no necessita comprovar la integritat i el contingut dels documents, trucar a un missatger i enviar els documents originals al departament de comptabilitat. El comissari simplement escaneja el conjunt signat de documents primaris i després les tecnologies prenen el relleu.
Mitjançant el sistema d'escaneig de xarxa, l'empleat s'envia a si mateix escanejos en format TIFF o PDF en una carpeta activa o per correu. A continuació, obre l'estació web ABBYY FlexiCapture Capture i selecciona el tipus de document que cal processar. Per exemple, “compra d'obres/serveis amb una quota d'agència”, “recepció de recursos materials i tècnics (MTR)”, o “comptabilització de la propietat”.
El tipus de conjunt determina el nombre i els tipus de documents i dades requerits que el sistema ha de classificar, reconèixer i verificar.
El comissari penja escanejos per al reconeixement. El sistema comprova automàticament la disponibilitat de tots els documents, el contingut de cada document i els detalls es reconeixen al servidor: la data del contracte, l'import, l'adreça, el NIF, el KPP i altres dades. Per cert, MIPC és la primera empresa energètica de Rússia que utilitza aquest enfocament.
Si el comissari no ha carregat tots els documents o alguna factura no conté totes les dades, el sistema ho nota i demana immediatament a l'empleat que corregeixi l'error:
El sistema jura i demana afegir els documents que falten (d'ara endavant es pot fer clic a les captures de pantalla):
El sistema ha detectat que el document està caducat:
Així, l'empleat ja no necessita determinar si el document està redactat correctament. Si tot és correcte, la majoria de les comprovacions de dades es fan automàticament directament a l'estació d'entrada web. N'hi ha prou amb introduir el número de comanda especificat a SAP ERP. Després d'això, les dades reconegudes es comparen amb la informació processada a SAP: TIN i KPP de la contrapart, números de contracte i imports, IVA, nomenclatura de producte o servei. Processar i comprovar un document només triga un parell de minuts.
Mitjançant els detalls - INN i KPP - podeu seleccionar l'empresa desitjada del directori:
Si hi ha un error a la factura o factura, no permetrà exportar el document a l'arxiu. Per exemple, si un document està compilat incorrectament o un dels caràcters no es reconeix, el sistema ho indicarà i demanarà a l'empleat que corregeixi totes les inexactituds. Aquí teniu un exemple:
El sistema va detectar que Vasilek CJSC no està inclòs a la llista de proveïdors de MOEK.
Això permet als empleats fer un seguiment dels errors fins i tot abans que el document hagi entrat al departament de comptabilitat.
Si totes les comprovacions es completen amb èxit, amb un sol clic s'envia una còpia escanejada del document a l'arxiu electrònic d'OpenText i apareix un enllaç i una targeta amb les seves metadades a SAP. Un comptable o comissari sempre pot veure a l'arxiu electrònic una llista de documents per a l'ordre requerit i informació sobre qui va processar els documents, en quin període de temps i amb quin resultat.
Piotr Petrovich va mirar l'arxiu electrònic, ...
...per veure qui ha penjat documents per a la comanda #1111.
Després de carregar dades i escanejos des d'ABBYY FlexiCapture a SAP, apareix un esborrany de transacció amb dades preemplenades i enllaços a documents escanejats.
Esborrany de cablejat:
Aleshores, el comptable rep una notificació per correu electrònic amb un enllaç a l'esborrany acabat i escaneja. L'especialista ja no ha de lluitar amb el paper. Tot el que ha de fer és comprovar els escanejos per a l'import total de la transacció, la presència d'un segell i una signatura, i fer la transacció. El comptable ara hi dedica menys d'un minut.
Resultats del projecte
- Amb l'ajuda de les tecnologies ABBYY, MIPC ha simplificat i accelerat no només la comptabilitat, sinó també el control financer. Per fer el cablejat, els empleats ja no necessiten esperar el missatger amb els documents originals: n'hi ha prou amb rebre un escaneig amb dades ja verificades de l'arxiu electrònic amb un sol clic. És cert que encara es necessita un document en paper. Però ara es pot enviar a la comptabilitat més tard. Quan hi arribi, l'empleat marcarà la casella de selecció "Original rebut" del sistema comptable.
- Els empleats reben immediatament totes les dades necessàries sobre la transacció a partir d'escaneigs, fan transaccions a temps i preparen tots els documents per informar-los amb antelació. Ara no tenen por ni de les inspeccions internes ni externes.
- Els comptables realitzen transaccions financeres 3 vegades més ràpid i el MIPC tanca el període d'informe 10 dies abans.
- Totes les oficines del MIPC emmagatzemen els documents comptables en un únic arxiu electrònic. Gràcies a això, podràs trobar qualsevol factura, contracte o certificat de finalització, així com qualsevol atribut dels mateixos (imports, IVA, nomenclatura de béns o serveis) 4 vegades més ràpid que abans.
- La solució processa més de 2,6 milions de pàgines de documents a l'any.
En lloc d'una conclusió
Utilitza MIPC durant 2 anys i durant aquest temps vaig recopilar estadístiques. Va resultar que els comptables fan el 95% de les publicacions sense fer canvis als esborranys. I això vol dir que aquestes publicacions en el futur es poden saltar completament automàticament. Va succeir que aquest producte es va convertir realment en el primer pas de l'empresa en el camí per introduir elements d'"intel·ligència artificial" als processos de negoci de l'empresa: MIPC està desenvolupant un programa adequat.
Altres empreses russes també estan automatitzant el treball de comptabilitat: fent-ho més senzill i còmode. Per exemple, amb l'ajuda de les tecnologies ABBYY, el servei de control financer "» Obteniu informació empresarial crítica fins a dues vegades més ràpid i dediqueu un 2% menys de temps a buscar les factures i albarans adequats. Les tecnologies intel·ligents de processament de la informació ajuden els empleats del departament de comptabilitat de l'explotació "» Trobeu a l'instant els documents financers necessaris durant les auditories fiscals massives. El 2019, els especialistes de la companyia tenen previst processar uns 10 milions de pàgines de documents.
Vols saber més sobre el projecte MOEK i ABBYY? El 3 d'abril a les 11:00, Vladimir Feoktistov, cap adjunt del Centre de Tecnologia de la Informació del MIPC, parlarà sobre els detalls del cas de forma gratuïta. . Uneix-te si vols fer preguntes.
Elizabeth Titarenko,
Editor de blocs corporatius ABBYY
Font: www.habr.com