Els mitjans estan plens de notícies sobre la situació epidemiològica i de recomanacions per a l'autoaïllament.
Però no hi ha recomanacions senzilles sobre negocis. Els directius de l'empresa es van enfrontar a un nou repte: com transferir els empleats de forma remota amb pèrdues mínimes de productivitat i estructurar el seu treball perquè tot fos "com abans".
El que funcionava a l'oficina sovint no funciona a distància. Com poden els equips distribuïts mantenir una col·laboració i una comunicació efectives dins i fora de l'equip?
La disponibilitat de comunicacions mòbils, Internet ràpid, aplicacions convenients i altres tecnologies modernes, en general, ajuden a superar moltes barreres i crear un treball productiu amb socis o col·legues.
Però ens hem de preparar.
Tot anirà segons el previst. Si ho és
El treball a distància requereix una construcció especial de processos interns i comunicacions. I la fase preparatòria pot eliminar moltes preguntes i problemes abans que sorgeixin.
Tant a l'oficina com en condicions de treball a distància, tot es basa en quatre pilars:
- Paleta
- Organització
- Controli
- RњRѕS, ReRІR ° C † ReSЏ
En primer lloc, vosaltres i el vostre equip heu d'establir els objectius adequats, reconstruir el sistema d'informes i combinar correctament les comunicacions asíncrones i síncrones dins de l'equip. La comunicació asíncrona inclou cartes, xats, informes actualitzats i qualsevol opció de comunicació que no requereixi una resposta immediata. La comunicació sincrònica és una comunicació en temps real amb un feedback ràpid.
És molt important recordar que quan es treballa a distància, la planificació requereix regularitat. Cal mantenir un equilibri de treball amb tasques estratègiques i operatives, marcant el ritme de treball de les tasques prioritàries setmanalment o fins i tot diàries. La planificació adequada i l'establiment d'objectius faran més clar el treball i ajudaran a evitar l'esgotament dels empleats. No se sentiran aïllats del procés.
Videoconferència: l'eina número u
L'aïllament dels empleats remots és més informatiu que social. No troben tant a faltar seure al costat d'algú (tot i que varia) es preocupen sobretot per la manca d'accés ràpid a la informació i la comunicació amb els companys. No tenen l'oportunitat de fer-li una pregunta a un company i obtenir una resposta immediata, de celebrar una petita victòria o de debrief, fer una pluja d'idees o simplement xerrar sobre els plans per al cap de setmana.
Aquest dèficit es compensa parcialment amb serveis de videoconferència.
La videoconferència permet a una o més persones mantenir una conversa en temps real, ja sigui per telèfon o a través de plataformes de videoconferència en línia. Les trucades són un canal de comunicació sincrònic, però també es poden utilitzar quan només una persona parla amb un grup, per exemple, per . Exemples d'aquests serveis: , Zoom, BlueJeans, GoToMeeting.
Beneficis:
- Les videotrucades transmeten l'entonació, les emocions, els senyals facials i altres senyals verbals de l'interlocutor, ajudant així a aclarir i entendre el seu estat d'ànim.
- La informació addicional fa que els missatges siguin més clars, afegeix contingut emocional i ajuda a crear connexió i confiança.
Desavantatges:
- Coordinació en el temps. Les trucades només es poden produir en temps real, cosa que dificulta la comunicació per a un equip repartit en diferents zones horàries.
- El curs de la comunicació no està documentat de cap manera. Els reptes no deixen un resultat escrit.
- Interpretació. La qualitat de la comunicació no és òptima per a tothom (especialment per a aquells que s'autoaïllen al país). Les paraules no sempre es perceben correctament.
Quan utilitzar la videoconferència?
- Reunions periòdiques, tant individuals com grupals
- Trobades d'equip
- Planificació i pluja d'idees (millor amb vídeo)
- Resoldre malentesos o fer front a situacions emocionals o creixents des d'altres canals (com ara correu electrònic, xat)
Si creieu que el vostre treball en equip remot no és prou productiu, no perdeu el temps; intenteu canviar la situació.
- Introdueix els registres diaris amb l'equip.
- Seguiu estrictament el calendari i els objectius de la reunió, anoteu-los a la invitació i recordeu-los al principi.
- Fes els deures. Prepareu-vos per a la reunió i escriviu en paper quines idees us van portar a aquesta reunió, quines expectatives teniu dels participants i què tenen de vosaltres?
- Demaneu als participants que comparteixin rols (prenent notes, presentant informació, actuant com a moderador de la reunió).
- No feu reunions per a un equip gran (més de 8 persones).
- Recordeu sincronitzar les vostres reunions amb la zona horària dels participants.
Quan tots estan junts: com organitzar les reunions generals d'empresa
Les reunions de tots els empleats de l'empresa s'han convertit en una forma popular d'intercanviar informació.
Hi ha diversos consells sobre com organitzar-los millor:
- Temps. Per a les empreses de Rússia, el millor és celebrar aquestes reunions entre les 11 i les 12 del migdia. Intenteu triar un horari convenient per al major nombre possible d'empleats. Assegureu-vos de gravar la reunió. A moltes plataformes, inclosa MegaFon, això es pot fer amb un sol clic i després pujar en format mp4.
- Transmissió en directe. Pot ser que això no sigui necessari per a les petites empreses, però per a les grans amb una xarxa distribuïda d'oficines, té sentit realitzar retransmissions en directe.
- Preguntes i respostes. Podeu demanar a la gent que faci preguntes que els preocupin amb antelació, i després podeu preparar informació rellevant per a l'audiència.
- No t'oblidis de l'humor. Aquesta no és una formació a l'escola, sinó una oportunitat per proporcionar una connexió personal i ajudar a generar confiança entre els equips distribuïts.
Pluja d'idees: elimina la confusió
Quan es tracta de pluja d'idees, és important que els equips distribuïts utilitzin una eina digital comuna. Permet recollir, agrupar i categoritzar idees durant la pluja d'idees.
Aquests són alguns consells importants per ajudar-vos a atacar de manera eficaç:
- L'equip remot pot triar una eina de gestió de projectes col·laborativa que admeti la funcionalitat de kanban-board que molts equips ja coneixen, com ara Trello.
- Una alternativa podria ser la que ofereix la plataforma. L'eina és una pissarra que tothom pot veure i que pot ser editada per qualsevol dels participants.
- Utilitzeu l'opció de votació per avaluar quina idea és la més interessant d'implementar. Totes les estadístiques es poden descarregar més endavant en format csv o xlsx.
- L'experiència demostra que és millor avisar els empleats sobre l'assalt amb antelació perquè tinguin temps per pensar en idees. Quan el grup es reuneix, els participants ja no vindran amb les mans buides.
Les comunicacions sincròniques, com les videotrucades, quan s'utilitzen correctament, poden ser una eina excel·lent per dur a terme el treball en equip, fer un seguiment dels seus resultats i proporcionar suport emocional a tots els membres de l'equip. I quan es combinen amb eines asíncrones, ajuden els participants distribuïts en el procés a ser tan (i de vegades més) productius que els seus col·legues de l'oficina.
Font: www.habr.com
