Mentre el coronavirus escombra el planeta, el vàter lidera la borsa i països sencers estan en quarantena, cada cop més empreses es veuen obligades a traslladar els seus empleats al treball a distància. A RUVDS no vam ser una excepció i vam decidir compartir amb Habr la nostra experiència en l'organització del flux de treball remot a tota l'empresa. Val la pena esmentar de seguida que l'article no contindrà consells del capità com "si ets a casa, posa't els pantalons", només la dura realitat i les pautes d'actuació.
Per evitar un dolor insoportable com a resultat de la transferència dels empleats al treball remot, vam dividir tot el procés en petites etapes.
Etapa 1: Dividir l'empresa en grups/direccions
Com que tenim una empresa petita (fins a 20 persones), ens és més fàcil en aquest sentit, perquè no hi ha un gran nombre de departaments, divisions i unitats més petites de divisió de persones. En total, RUVDS pot distingir 5 grups/direccions condicionals:
- Suport tècnic;
- administradors de sistemes;
- Desenvolupadors;
- Servei financer (comptabilitat, pagaments i flux documental);
- Servei de gestió i màrqueting.
En el nostre cas, la divisió és condicional, perquè estructuralment diferents grups de persones, com en el nostre cas de gestió i màrqueting, necessiten drets d'accés similars. Ens solidaritzem amb aquells que no tenen 5, sinó molts més grups, cadascun dels quals requereix el seu propi nivell d'accés.
Etapa 2: Determinar les necessitats de treball dels grups/direccions i configurar l'accés
- Per mantenir la seva eficiència, els nois del suport tècnic, que tenim tot el dia, necessiten accés al nostre sistema intern de bitllets (OTRS) i la capacitat de respondre ràpidament als clients, el que significa que han de reenviar les trucades de la feina als números de mòbil dels empleats. . En bona manera, la ubicació del TP no importa gens, sempre que el suport sigui competent i ràpid.
Perquè et puguis connectar al sistema de tickets des de qualsevol lloc, està basat en un dels servidors virtuals i duplicat en un altre centre de dades no hi ha res a l'oficina. Si un servidor cau, el segon s'aixeca en un minut, els treballadors ni tan sols s'adonen que s'ha produït una substitució. - Els administradors del sistema treballen directament amb servidors que no estan connectats a l'oficina, de manera que per a ells la transició a treballar des de casa és la més indolora. A més, tots els nostres servidors estan equipats amb una interfície de gestió especial, molt més funcional que el clàssic KVM. La nostra interfície permet als administradors treballar amb el servidor fins i tot des de l'Antàrtida (aquesta va ser l'experiència ).
- Els desenvolupadors sempre han pogut treballar de forma remota i el seu trasllat a la feina des de casa no afectarà gens la productivitat.
- Els pagaments, la comptabilitat i el flux documental són potser els més confusos pel que fa a la transferència remota, però també aquí hi ha una sèrie de solucions per a les quals fem servir els nostres propis servidors virtuals.
Així, els pagaments que requereixen verificació per part dels particulars es revisen en màquines virtuals de servei ubicades en dos dels nostres centres de dades. Els pagaments rebuts de persones jurídiques que requereixen connexió amb un banc client es recullen i es tornen a processar en una màquina virtual situada en un dels centres de dades. Els xecs es processen en línia i no depenen de la nostra oficina ni tan sols del centre de dades, i les devolucions es fan manualment i de nou en un dels servidors virtuals.Les bases de dades de comptabilitat es troben en un servidor del nostre centre de dades de Korolev, al territori de la planta de defensa composta, en un antic refugi antiaèries, i per fiabilitat es dupliquen al centre de dades M9 (un objecte d'importància estratègica per a tota Rússia). ). En un moment determinat, es produeix la còpia, que permet, en cas de pèrdua d'un dels servidors, continuar ràpidament amb la feina del departament de comptabilitat amb uns costos mínims.
- També hem automatitzat el flux de documents: al compte personal, el client pot descarregar ell mateix el contracte i els extractes de conciliació amb segells, això sol ser suficient per a persones. Però la majoria dels nostres clients són persones jurídiques que necessiten documents originals. En aquest cas, el departament de comptabilitat imprimeix a casa tot el que necessiteu i l'envia per correu o missatgeria a qualsevol lloc. Tota la correspondència entrant es recull per seguretat i s'envia per missatgeria per signar-la al departament de comptabilitat, i després els documents s'envien a l'oficina del remitent. Bé, una persona de la direcció ve a l'oficina un parell de cops per setmana, per si de cas. Tot i així, quan hi ha documents en paper, una visita a l'oficina és absolutament impossible.
- La manera més senzilla de fer el treball remot és per als departaments de gestió i màrqueting que treballen des d'ordinadors portàtils, on només cal desplegar un certificat per accedir als recursos de l'empresa i ja està.
Etapa 3: Assegurar contra riscos, informació i ferro
Una de les principals dificultats a l'hora de treballar de forma remota és la fuga de dades, per això es converteix en un dolor per a molts professionals de la seguretat. Apliquem les mateixes regles de manera remota que a l'oficina: l'accés a recursos sensibles es proporciona mitjançant l'autenticació de dos factors mitjançant un certificat i un inici de sessió/contrasenya. D'aquesta manera, podeu denegar l'accés instantani a un empleat específic revocant el seu certificat.
Com diuen, és millor evitar que lamentar-se, així que vam utilitzar moments tan difícils com a motiu per a una prova de resistència no programada del "maquinari" de la infraestructura. Tres serveis són els responsables de la seva disponibilitat al DC: enginyers de servei que estan al seu lloc durant tot el dia, suport tècnic i administradors de sistemes.
Tots els nodes clau dels nostres centres de dades es reserven segons l'esquema N+1 d'acord amb estàndards no inferiors al nivell III, inclosos els equips de telecomunicacions i la font d'alimentació. Tot i que ha de passar alguna cosa més greu que una quarantena general per limitar el subministrament d'energia, tanmateix vam fer exercicis per canviar l'energia dels centres de dades a generadors dièsel. Els acords de subministrament de combustible per a ells permetran que el centre de dades emblemàtic de RUCLOUD funcioni de manera autònoma durant una desconnexió a llarg termini de la xarxa elèctrica. Al mateix temps, vam realitzar una auditoria de tots els kits de reparació, en cas de problemes amb el lliurament de nous components.
Atès que la pandèmia de coronavirus ja està reconeguda com a força major, que permet no complir amb les obligacions, vam comprovar quina de les contraparts podria aprofitar-ho i fallar en un moment difícil.
A partir de l'experiència de la Xina i Itàlia, podem dir que fins i tot la propagació generalitzada de la malaltia no afecta directament els proveïdors d'Internet, sobretot perquè cada centre de dades té almenys 2 canals de comunicació independents que es dupliquen entre si.
Etapa 4: prescriure les normes per treballar a distància
Les normes permeten a l'equip no relaxar-se i passar al treball a distància sense perdre la qualitat del treball. Hem fet una petita llista per a nosaltres mateixos:
- Compliment de l'horari laboral, fins i tot tenint en compte que el treball està centrat en el resultat, no en el procés. Això és especialment important per al suport tècnic, que ha d'estar disponible durant tot el dia. Les hores de treball són la constant dins de la qual tothom es pot comunicar entre ells.
- Determineu el lloc principal de comunicació (xat d'equip) sobre tots els temes importants. Tradicionalment, això és el treball Slack. Per a aquells a qui els agrada Slack, però no els agrada fer-hi una donació, proveu Mattermost de codi obert.
- Utilitzeu videotrucades per a tasques i discussions complexes (Zoom no té competència). Tot el que es va acordar durant la videotrucada s'ha de gravar i publicar al xat general de l'equip o al fil de xat els membres del qual estan preocupats pels detalls de la trucada. Aquesta fixació permet que tot l'equip estigui en un únic camp d'informació.
- En condicions de treball remot a llarg termini, és necessari realitzar reunions periòdiques d'equip i de vídeo individuals. Per exemple, dues vegades per setmana, amb una visió general de l'estat de les vostres tasques. Això torna a ser necessari perquè hi hagi una comprensió de qui fa què.
La llista és el més unificada possible, però podeu prendre-la com a base i fer ajustaments i addicions en funció de les especificitats del vostre treball.
En conclusió, m'agradaria assenyalar que la tendència del treball a distància no és l'estancament, sinó una evolució en la qual només sobreviuen aquells que s'adapten activament als canvis ambientals. Per tant, aquells que aprenguin a treballar sense un control constant de l'oficina, es centraran en el resultat, i no en el temps dedicat, només es beneficiaran de la situació actual.
Quins passos s'estan prenent per canviar al treball remot al vostre equip o empresa? Potser tenim alguna cosa a aprendre els uns dels altres.
Font: www.habr.com