La nostra experiència de treball a distància en l'àmbit de la creació de botigues online

Avui dia, la realitat és que a causa de la quarantena i el coronavirus, moltes empreses han de pensar com oferir treball a distància als seus empleats. Gairebé cada dia apareixen articles que revelen aspectes tant tècnics com psicològics del problema de passar al treball a distància. Al mateix temps, ja s'ha acumulat una àmplia experiència en aquest tipus de treball, per exemple, per part d'autònoms o d'aquelles empreses de TI que fa temps que treballen amb empleats i clients que viuen a tot el món.

La transició d'una gran empresa informàtica al treball remot pot no ser una tasca fàcil. No obstant això, en molts casos et pots sortir amb eines i tècniques conegudes. En aquest article veurem la nostra experiència de treball a distància des del vessant tècnic. Esperem que aquesta informació ajudi les empreses a adaptar-se a les noves condicions. Agrairia qualsevol comentari, suggeriment i addició.

Accés remot als recursos de l'empresa

Si una empresa informàtica treballa en una oficina, per regla general, hi ha unitats del sistema, ordinadors portàtils, servidors, impressores i escàners, així com telèfons. Tot això està connectat a Internet mitjançant un encaminador. En els primers anys de la seva existència, la nostra empresa va col·locar aquests equips a l'oficina.

Ara imagineu-vos que heu d'enviar ràpidament tots els vostres empleats a casa en un termini d'1 o 2 dies, i perquè el treball en projectes no s'aturi. Què fer en aquest cas?

Tot està clar amb els ordinadors portàtils: els empleats simplement els poden portar amb ells. Les unitats del sistema i els monitors són més difícils de transportar, però encara es pot fer.

Però què fer amb servidors, impressores i telèfons?

Resolució del problema d'accés als servidors de l'oficina

Quan els empleats es traslladen a casa, però els servidors romanen a l'oficina i hi ha algú que els cuidi, només queda resoldre el problema d'organitzar l'accés remot segur per als empleats als servidors de la vostra empresa. Aquesta és una feina per a un administrador del sistema.

Si el Microsoft Windows Server està instal·lat als servidors d'oficina (com ho teníem en els primers anys de treball), tan bon punt l'administrador configura l'accés al terminal mitjançant el protocol RDP, els empleats podran treballar amb el servidor des de casa. És possible que hàgiu de comprar llicències addicionals per accedir al terminal. En qualsevol cas, els empleats necessitaran un ordinador amb Microsoft Windows a casa.

Els servidors amb sistema operatiu Linux seran accessibles des de casa i sense comprar cap llicència. L'administrador de la teva empresa només haurà de configurar l'accés mitjançant protocols com SSH, POP3, IMAP i SMTP.

Si això encara no s'ha fet, per protegir els servidors de l'accés no autoritzat, té sentit que l'administrador almenys instal·li un tallafoc (tallafoc) als servidors d'oficina, així com configureu l'accés remot per als vostres empleats mitjançant VPN. Utilitzem programari OpenVPN, disponible per a gairebé qualsevol plataforma i sistema operatiu.

Però què fer si l'oficina està completament tancada amb tots els servidors apagats? Queden quatre opcions:

• Si és possible, canvieu completament a les tecnologies al núvol: utilitzeu un sistema CRM al núvol, emmagatzemeu documents compartits a Google Docs, etc.;
• transportar els servidors a casa de l'administrador del sistema (estarà content...);
• transportar els servidors a algun centre de dades que acceptarà acceptar-los;
• llogar la capacitat del servidor en un centre de dades o al núvol

La primera opció és bona perquè no cal transferir ni instal·lar cap servidor. Els resultats de la transició a les tecnologies al núvol us continuaran sent útils; us permetran estalviar diners i esforços en suport i manteniment.

La segona opció crea problemes a casa per a l'administrador del sistema, ja que el servidor estarà les XNUMX hores i serà força sorollós. Què passa si una empresa no té un servidor a la seva oficina, sinó tot un bastidor?

Transportar servidors a un centre de dades tampoc no és fàcil. Per regla general, només els servidors adequats per a la instal·lació en bastidor es poden col·locar en un centre de dades. Al mateix temps, les oficines solen utilitzar servidors Big Tower o fins i tot ordinadors d'escriptori normals. Us serà difícil trobar un centre de dades que accepti allotjar aquests equips (tot i que aquests centres de dades existeixen; per exemple, els vam allotjar al centre de dades de PlanetaHost). Per descomptat, podeu llogar el nombre necessari de bastidors i muntar-hi el vostre equip.

Un altre problema amb moure servidors a un centre de dades és que probablement haureu de canviar les adreces IP dels servidors. Això, al seu torn, pot requerir reconfigurar el programari del servidor o fer canvis a qualsevol llicència de programari si estan vinculades a adreces IP.

L'opció de llogar capacitat de servidor en un centre de dades és més senzilla pel que fa a no haver de transportar servidors enlloc. Però el vostre administrador del sistema haurà de reinstal·lar tot el programari i copiar les dades necessàries dels servidors instal·lats a l'oficina.

Si les vostres tecnologies d'oficina es basen en l'ús del sistema operatiu Microsoft Windows, podeu llogar un servidor de Microsoft Windows amb el nombre necessari de llicències de terminal al centre de dades. Preneu una d'aquestes llicències per a cadascun dels vostres empleats que treballin amb el servidor de forma remota.

Llogar servidors físics pot ser 2-3 vegades més barat que llogar servidors virtuals al núvol. Però si necessiteu molt poca potència i no un servidor sencer, l'opció del núvol pot ser més barata.

L'augment del preu dels recursos al núvol és conseqüència de la reserva de recursos de maquinari al núvol. Com a resultat, el núvol pot funcionar de manera més fiable que un servidor físic llogat. Però aquí ja cal avaluar els riscos i comptar els diners.

Pel que fa a la nostra empresa, que es dedica a la creació de botigues en línia, fa temps que tots els recursos necessaris es troben en centres de dades i són accessibles de forma remota. Es tracta de servidors físics de propietat i lloguer que s'utilitzen per allotjar botigues, així com màquines virtuals per a desenvolupadors de programari, dissenyadors de maquetació i provadors.

Transferència d'estacions de treball de l'oficina a casa

Com ja hem dit, els empleats simplement poden portar els seus ordinadors de treball amb ells: ordinadors portàtils o unitats del sistema amb monitors. Si cal, podeu comprar ordinadors portàtils nous per als empleats i fer-los arribar a casa vostra. Per descomptat, haureu d'instal·lar el programari necessari en ordinadors nous, la qual cosa comportarà temps addicional.

Si els empleats ja tenen ordinadors domèstics amb Microsoft Windows, poden utilitzar-los com a terminals de Microsoft Windows Server o per accedir als servidors amb Linux. N'hi haurà prou amb configurar l'accés VPN.

Els nostres empleats treballen tant a Windows com a Linux. Tenim molt pocs servidors de Microsoft Windows, de manera que no cal comprar llicències de terminal per a aquest sistema operatiu. Pel que fa a l'accés als recursos ubicats als centres de dades, s'organitza mitjançant una VPN i, a més, està limitat pels tallafocs instal·lats a cada servidor.

No oblideu proporcionar als empleats que treballin des de casa auriculars (auriculars amb micròfons) i una càmera de vídeo. Això us permetrà comunicar-vos de forma remota amb una gran eficiència, gairebé com a l'oficina.

Moltes persones intenten controlar el que fan els empleats a casa durant l'horari laboral instal·lant diversos monitors especialitzats als seus ordinadors. Això no ho hem fet mai, només hem controlat els resultats del treball. Per regla general, això és suficient.

Què fer amb la impressora i l'escàner

Els desenvolupadors de programari de llocs web poques vegades necessiten impressores i escàners. No obstant això, si aquests equips són necessaris per als empleats, sorgirà un problema en canviar al treball remot.


Normalment, una oficina té instal·lada una MFP en xarxa, que és ràpida, gran i pesada. Sí, es pot enviar al domicili de l'empleat que necessita imprimir i escanejar amb més freqüència. Si, és clar, aquest empleat té l'oportunitat d'acollir-lo.

Però si molts dels vostres empleats escanegen i imprimeixen documents amb freqüència, haureu de comprar un MFP i instal·lar-lo a casa seva, o canviar els processos de negoci de l'empresa.

Com a alternativa al transport i la compra de nous MFP, hi ha una transició accelerada a la gestió electrònica de documents sempre que sigui possible.

Treballar amb documents en paper i electrònics

El millor és que, abans de canviar al treball remot, aconsegueixis transferir tot el flux de documents a un format electrònic. Per exemple, utilitzem DIADOK per intercanviar documents comptables i pagar factures a través del banc client.

En implementar aquest sistema, caldrà proporcionar a tots els empleats implicats en la gestió de documents electrònics (per exemple, els comptables) claus amb una signatura electrònica qualificada millorada. Pot trigar un temps a rebre aquests clauers, així que és millor tenir en compte aquest problema amb antelació.

A DIADOK (com en serveis similars) podeu configurar el roaming amb altres operadors de gestió de documents electrònics. Això serà necessari si les contraparts utilitzen sistemes de gestió de documents diferents del vostre.

Si vostè o algunes de les seves contraparts treballen amb documents de la manera antiga, haureu d'enviar i rebre cartes regulars en paper visitant una oficina de correus o trucant als missatgers. En cas de quarantena, aquestes operacions s'hauran de reduir al mínim.

Què fer amb la telefonia

En els primers anys de funcionament, la nostra empresa va utilitzar telèfons fixos i mòbils. Tanmateix, ben aviat ens vam adonar que amb un gran nombre d'empleats i clients, necessitàvem una solució més adequada.

L'opció més convenient per a nosaltres va ser la central virtual de MangoTelecom. Amb la seva ajuda, ens vam desfer de la connexió amb els números de telèfon de la ciutat (i, per tant, de la ubicació física de l'oficina). També vam tenir l'oportunitat d'integrar la PBX amb el nostre CRM, enregistrar converses d'atenció al client amb clients, configurar el desviament de trucades, etc.

A continuació, podeu instal·lar l'aplicació PBX virtual al vostre telèfon intel·ligent, portàtil o ordinador de sobretaula. Això us permetrà trucar a números russos o rebre trucades a tarifes nacionals, fins i tot des de l'estranger.

Així, una central virtual permet fer que el moviment dels empleats de l'oficina a casa sigui gairebé imperceptible des del punt de vista de la continuïtat del negoci.

Si utilitzeu una central d'oficina i apagar-la és inevitable quan us mudeu, considereu canviar a una central virtual. Consulteu amb el vostre proveïdor de telèfon si és possible activar el desviament de trucades des de números de PBX de telèfon fix als números de PBX virtuals entrants. En aquest cas, quan canvieu a una central virtual, no perdreu les trucades entrants.

Pel que fa a les trucades entre empleats, quan es treballa amb una central virtual, aquestes trucades, per regla general, no es cobren.

Selecció i formació a distància dels empleats

A l'hora de reposar el nostre personal, en els primers anys de funcionament de la nostra empresa, sempre convidàvem candidats a l'oficina, realitzàvem entrevistes clàssiques i donava tasques. A continuació, vam oferir formació individual als nouvinguts a l'oficina.

Tanmateix, amb el pas del temps, vam passar completament a la contractació remota.

La selecció primària es pot dur a terme mitjançant les proves adjuntes a la plaça a la pàgina web de HH o qualsevol altre servei de selecció. Cal dir que, quan es dissenyen correctament, aquestes proves poden filtrar un nombre important de candidats que no compleixen els requisits.

I tot és senzill: fem servir Skype. Mitjançant Skype i sempre amb la càmera de vídeo encesa, podeu realitzar una entrevista no menys efectiva que si el candidat estigués assegut al vostre costat a la taula.

Tot i que hi ha certs desavantatges, Skype també té avantatges molt importants respecte a sistemes similars. En primer lloc, a través de Skype podeu organitzar una demostració de l'escriptori del vostre ordinador, i això és molt necessari a l'hora d'ensenyar i discutir qüestions laborals. A continuació, Skype és gratuït, disponible a totes les plataformes principals i fàcil d'instal·lar al vostre ordinador o telèfon intel·ligent.

Si necessiteu organitzar una reunió o formació per a diversos empleats, simplement creeu un grup a Skype. En compartir el seu escriptori, un presentador o professor pot proporcionar als participants de la reunió tots els materials necessaris. A la finestra de xat, podeu publicar enllaços, missatges de text, intercanviar fitxers o dur a terme diàlegs.

A més de les classes per Skype, preparem pel·lícules educatives (amb el programa Camtasia Studio, però pots fer servir allò que estàs acostumat). Si aquestes pel·lícules només són per a ús intern, les publiquem als nostres servidors i, si són per a tothom, a YouTube.

En la majoria dels casos, aquesta combinació de pel·lícules didàctiques, classes en grups d'Skype amb diàlegs i demostracions d'escriptori, així com la comunicació individual entre el professor i els alumnes ens permet realitzar la formació de forma totalment remota.

Sí, hi ha serveis dissenyats per mostrar un escriptori a un grup d'usuaris, per dur a terme seminaris web i fins i tot plataformes de formació (incloses les gratuïtes). Però per tot això cal pagar amb diners o amb el temps dedicat a aprendre a treballar amb la plataforma. Les plataformes gratuïtes poden arribar a ser de pagament. Al mateix temps, les capacitats de Skype seran suficients en molts casos.

Col·laboració en projectes

Quan treballem junts en projectes, fem reunions diàries i setmanals, utilitzem programació per parelles i revisions de codi. S'han creat grups d'Skype per a reunions i revisió de codi, i s'utilitzen demostracions d'escriptori si cal. Pel que fa al codi, s'emmagatzema al nostre servidor GitLab, que es troba al centre de dades.

Organitzem treballs conjunts sobre documents mitjançant Google Docs.

A més de tot això, disposem d'una base de coneixement interna de Klondike, integrada amb el sistema de processament d'aplicacions i planificació de recursos (el nostre CRM i ERP). Hem creat i millorat aquestes eines, allotjades en servidors del centre de dades, al llarg dels anys. Ens permeten processar de manera eficient nombroses sol·licituds dels nostres clients, assignar executors, dur a terme discussions sobre sol·licituds, registrar les hores de treball i fer molt més.

El més probable és que la vostra empresa ja faci servir alguna cosa semblant i, quan passeu al treball remot per als empleats, n'hi haurà prou amb proporcionar accés remot als recursos adequats.

Suport remot als usuaris

Els nostres usuaris són propietaris i gestors de botigues en línia que operen a gairebé totes les regions de Rússia. Per descomptat, els oferim assistència remota.

El nostre equip d'assistència treballa a través d'un sistema de tickets, respon les preguntes per correu electrònic i per telèfon, i conversa a través del lloc web administratiu de la botiga en línia i del lloc web de la nostra empresa.

En l'etapa de discussió de tasques, utilitzem qualsevol missatgeria instantània disponible per al client, per exemple, Telegram, WhatsApp, Skype.

De vegades cal veure què està fent el client al seu ordinador. Això es pot fer mitjançant Skype en mode de demostració d'escriptori.

Si cal, podeu treballar de forma remota a l'ordinador de l'usuari mitjançant eines com TeamViewer, Ammee Admin, AnyDesk, etc. Per utilitzar aquestes eines, el client haurà d'instal·lar el programari adequat al seu ordinador.

Configuració de l'accés VPN

Tenim servidors OpenVPN instal·lats en màquines virtuals ubicades en diferents centres de dades (utilitzant Debian 10 OS). El client OpenVPN està instal·lat als ordinadors de treball dels nostres empleats a Debian, Ubuntu, MacOS i Microsoft Windows.

A Internet podeu trobar moltes instruccions per instal·lar el servidor i el client OpenVPN. També pots utilitzar el meu Guia d'instal·lació i configuració d'OpenVPN.

Cal dir que el procediment manual per crear claus per als empleats és molt tediós. Per assegurar-nos que connectar un usuari nou no triga més de deu segons, utilitzem un script similar al següent sota l'aleró.

Script per a la creació de claus

#!/bin/bash

if [ -z "$1" ]
then
echo "============================================================="
echo "VPN -- Generate crt key pair"
echo "============================================================="
echo "Usage:  bash gen.sh username"
exit
fi

echo "============================================================="
echo "VPN -- Generate crt key pair for user: $1"
echo "============================================================="

ADMIN_EMAIL="[email protected]"
USER=$1

RSA="/home/ca/easy-rsa-master/easyrsa3/"
PKI="$RSA"pki/
PKI_KEY="$PKI"private/
PKI_CRT="$PKI"issued/
USR_CRT="/home/ca/cert_generation/user_crt/"
USR_DISTR="/home/ca/cert_generation/user_distr/"

# If user key does not exists, create it

if [ ! -f "$PKI_KEY$USER.key" ]
then
  echo "File $PKI_KEY$USER.key does not exists, creating..."
  cd "$RSA"
  ./easyrsa build-client-full $USER nopass
fi

# Removing user folder, if exists

if [ -e "$USR_CRT$USER/" ]
then
echo "Already exists, removing user folder $USR_CRT$USER..."
rm -r -f "$USR_CRT$USER/"
fi

# Create user folder for key and other files

mkdir $USR_CRT/$USER/

# Copy OpenVPN key, cert and config files to user folder

cp "$PKI_KEY$USER.key" "$USR_CRT$USER/$USER.key"
cp "$PKI_CRT$USER.crt" "$USR_CRT$USER/$USER.crt"
cp "$PKI"ca.crt "$USR_CRT$1"

cp "$USR_DISTR"ta.key "$USR_CRT$USER"
cp "$USR_DISTR"openssl.cnf "$USR_CRT$USER"

# Copy Manual files

cp "$USR_DISTR"readme_vpn_win.txt "$USR_CRT$USER"

# Replace string "change_me" in configuration files whis user name $USER

cp "$USR_DISTR"server.conf "$USR_CRT$USER"/server.conf.1
cp "$USR_DISTR"mycompany_vpn.ovpn "$USR_CRT$USER"/mycompany_vpn_$USER.ovpn.1
cp "$USR_DISTR"readme_vpn_win.txt "$USR_CRT$USER"/readme_vpn_win.txt.1

sed "s/change_me/$USER/g" "$USR_CRT$1"/server.conf.1 > "$USR_CRT$1"/server.conf
rm "$USR_CRT$USER"/server.conf.1

sed "s/change_me/$USER/g" "$USR_CRT$1"/mycompany_vpn_$USER.ovpn.1 > "$USR_CRT$1"/mycompany_vpn_$USER.ovpn
rm "$USR_CRT$USER"/mycompany_vpn_$USER.ovpn.1

sed "s/change_me/$USER/g" "$USR_CRT$1"/readme_vpn_win.txt.1 > "$USR_CRT$1"/readme_vpn_win.txt
rm "$USR_CRT$USER"/readme_vpn_win.txt.1

# Create tar.gz and send it to administrator e-mail

tar -cvzf "$USR_CRT$USER/$USER.tar.gz" "$USR_CRT$USER/"
echo "VPN: crt, key and configuration files for user $USER" | mutt $ADMIN_EMAIL -a $USR_CRT/$USER/$USER.tar.gz -s "VPN: crt, key and configuration files for user $USER"

echo "--------->  DONE!"
echo "Keys fo user $USER sent to $ADMIN_EMAIL"

Quan s'inicia, aquest script passa l'identificador d'usuari (utilitzant lletres llatines) com a paràmetre.

L'script sol·licita la contrasenya de l'autoritat de certificació, que es crea en instal·lar el servidor OpenVPN. A continuació, aquest script crea un directori amb tots els certificats i fitxers de configuració necessaris per als clients OpenVPN, així com un fitxer de documentació per instal·lar el client OpenVPN.

Quan es creen fitxers de configuració i documentació, change_me se substitueix per l'ID d'usuari.

A continuació, s'empaqueta el directori amb tots els fitxers necessaris i s'envia a l'administrador (l'adreça s'indica directament a l'script). Només queda reenviar l'arxiu resultant a l'usuari a la seva adreça de correu electrònic.

Esperem que pugueu aprofitar el període de confinament forçat a casa de manera útil. Després d'haver dominat les tècniques de treball sense oficina, podeu continuar utilitzant activament el treball dels empleats remots.

Molta sort amb el teu trasllat i treball fructífer des de casa!

Font: www.habr.com