La història del correu electrònic es remunta a diverses dècades. Durant aquest temps, aquest estàndard de comunicació corporativa no només no s'ha quedat obsolet, sinó que s'està tornant cada any més popular a causa de la introducció de sistemes de col·laboració a diverses empreses, que, per regla general, es basen específicament en el correu electrònic. Tanmateix, a causa de la manca d'eficiència del correu electrònic, cada cop són més els usuaris que l'abandonen en favor dels xats de text, les trucades de veu i videoconferències i les videoconferències. Aquests mètodes de comunicació corporativa ajuden els empleats a estalviar molt de temps i, com a resultat, a ser més eficients i a aportar més diners a l'empresa.
Tanmateix, l'ús de xats i comunicacions de vídeo per resoldre problemes laborals sovint provoca l'aparició de noves amenaces per a la seguretat de la informació d'una empresa. El fet és que en absència d'una solució corporativa adequada, els empleats poden començar a correspondre i comunicar-se de manera independent als serveis públics, cosa que pot provocar la filtració d'informació important. D'altra banda, la direcció empresarial no sempre està disposada a destinar fons per a la implementació de plataformes corporatives per a videoconferències i xats, ja que molts confien que distreuen els empleats de la feina més que augmentar la seva eficiència. Una manera de sortir d'aquesta situació podria ser el desplegament de xat corporatiu i videoconferència basat en els sistemes d'informació existents. Aquells que utilitzen Zimbra Collaboration Suite Open-Source Edition com a plataforma de col·laboració poden resoldre el problema de crear xat corporatiu i videoconferència amb Zextras Team, una solució que afegeix moltes funcions noves relacionades amb la comunicació corporativa en línia a Zimbra OSE.
Zextras Team es presenta en dues edicions: Zextras Team Basic i Zextras Team Pro, i es diferencien pel conjunt de funcions proporcionades. La primera opció de lliurament és totalment gratuïta i us permet organitzar xats de text en formats de xat individual i grupal, així com xats de vídeo i trucades d'àudio individuals basades en Zimbra OSE. En aquest cas, totes aquestes funcions estaran disponibles directament des del client web de Zimbra OSE. A més, els usuaris de Zextras Team Basic poden utilitzar l'aplicació mòbil, disponible a les plataformes iOS i Android. Aquestes aplicacions us permeten accedir a xats privats i de text, i en el futur us permetran fer videotrucades. Tingueu en compte immediatament que per als xats de vídeo i les trucades d'àudio, els usuaris de l'equip Zextras necessitaran una càmera web i/o un micròfon que funcionin correctament.
Però Zextras Team Pro ofereix una funcionalitat molt més rica. A més de les capacitats ja enumerades, els usuaris de Zextras Team tindran l'oportunitat de crear videoconferències per a un gran nombre d'empleats. Això us permet mantenir reunions entre els empleats que es troben geogràficament en diferents llocs i, per tant, estalviar temps que abans es dedicava a reunir els participants de la reunió en una sala, i dedicar-lo a un estudi més aprofundit de problemes o a la resolució de tasques de treball específiques.
Zextras Team Pro també us permet crear espais virtuals i reunions virtuals per als empleats. L'espai pot contenir diverses sales de reunions alhora, en les quals diversos participants de l'espai poden discutir temes comuns. Per exemple, considereu una empresa que té un departament de vendes de 16 persones. D'aquests, 5 empleats treballen en vendes B2C, 5 en vendes B2B i altres 5 en B2G. Tot el departament està dirigit pel cap del departament de vendes.
Atès que tots els empleats treballen en el mateix departament, seria convenient crear un espai comú per parlar de tots els temes que preocupen a cada empleat de vendes. Al mateix temps, sovint sorgeixen temes que afecten només a un departament que treballa, per exemple, amb b2b. Per descomptat, els empleats del departament de vendes que treballen en altres àrees no tenen necessitat de participar en les discussions sobre aquests temes, però el cap del departament hauria de participar en les discussions de cada departament. És per això que és possible destinar reunions virtuals separades per a cada direcció dins l'espai destinat a les necessitats del departament comercial, de manera que en cadascun d'ells els empleats es puguin comunicar entre ells i amb el cap de departament. Al mateix temps, el mateix gerent tindrà les tres reunions virtuals recollides convenientment en un espai separat. I si teniu en compte que totes les comunicacions es produeixen als servidors de l'empresa i que les dades no es transfereixen enlloc d'ells, aquests xats es poden anomenar força segurs pel que fa a la seguretat de la informació. Més enllà del departament comercial, el concepte d'espais i sales de reunions virtuals es pot aplicar a tota l'empresa.
A més de les videotrucades, les trucades d'àudio també estan disponibles per als usuaris. A més del fet que carreguen els canals de comunicació molt menys, molts empleats solen sentir-se avergonyits de comunicar-se en format de vídeo i sovint fins i tot tapen la càmera web dels seus ordinadors portàtils.
A més dels xats de vídeo i les trucades d'àudio amb els empleats, Zextras Team us permet crear xats de vídeo i trucades d'àudio amb qualsevol usuari que no sigui empleat de l'empresa generant i enviant-li un enllaç especial per unir-se a la reunió. Atès que l'equip Zextras només requereix un navegador modern, amb aquesta funció sempre podeu comunicar-vos ràpidament amb un client o contrapart en els casos en què la correspondència habitual trigarà massa temps. A més, Zextras Team admet l'ús compartit de fitxers, que els empleats poden enviar-se directament durant una videotrucada o una conversa de text.
És impossible no esmentar l'aplicació mòbil especial Zextras Team, que permet als empleats participar en xats corporatius mentre no estan al seu lloc de treball. L'aplicació està disponible per a plataformes iOS i Android i actualment permet als usuaris:
- Realitzeu correspondència rebent i enviant missatges al vostre telèfon intel·ligent
- Crea, elimina i uneix-te a xats privats
- Crear, suprimir i unir-se a xats de grup
- Uniu-vos a espais virtuals i converses, així com creeu-los i suprimiu-los
- Convida usuaris a espais virtuals i converses, o viceversa, elimina'ls d'allà
- Rebeu notificacions push i establiu una connexió segura amb el servidor corporatiu.
En el futur, l'aplicació afegirà capacitats per a la comunicació de vídeo privada, així com la videoconferència i una funció per compartir fitxers.
Una altra característica interessant de Zextras Team és la possibilitat de difondre el contingut de la pantalla de l'ordinador en temps real, així com de transferir-ne el control a un altre usuari. Aquesta característica pot ser molt útil a l'hora de realitzar seminaris web de formació, durant els quals cal familiaritzar els empleats amb la nova interfície. Aquesta funció també pot ajudar un departament informàtic de l'empresa a ajudar els empleats a resoldre problemes amb els seus ordinadors sense la presència física d'una persona informàtica.
Per tant, Zextras Team és una solució completa per organitzar una comunicació en línia còmoda entre els empleats tant dins de la xarxa interna de l'empresa com més enllà. A causa del fet que Zextras Backup és capaç de fer una còpia de seguretat completament de tota la informació que es genera a Zextras Team, la informació d'allà no es perdrà enlloc i, depenent de la gravetat de les polítiques de seguretat, l'administrador del sistema podrà configurar de manera independent. diverses restriccions per als usuaris.
Per a totes les preguntes relacionades amb Zextras Suite, podeu contactar amb la representant de Zextras Ekaterina Triandafilidi per correu electrònic [protegit per correu electrònic]
Font: www.habr.com