Un error comú dels empresaris novells és que no presten prou atenció a la recollida i anàlisi de dades, l'optimització dels processos de treball i el seguiment dels indicadors clau. Això provoca una disminució de la productivitat i una pèrdua subòptima de temps i recursos. Quan els processos són dolents, heu de corregir els mateixos errors diverses vegades. A mesura que augmenta el nombre de clients, el servei es deteriora, i sense anàlisi de dades no hi ha una comprensió clara del que cal millorar. Com a resultat, les decisions es prenen per caprici.
Per ser competitius, les empreses modernes, a més de productes i serveis de qualitat, han de tenir processos transparents i recollir dades analítiques. Sense això, és difícil entendre l'estat real de les coses en els negocis i prendre les decisions correctes. Per tant, és important tenir al vostre arsenal les eines necessàries que no només siguin còmodes d'utilitzar, sinó que us permetin simplificar el vostre treball i crear els processos més transparents possibles.
Avui hi ha un gran nombre d'eines i solucions. Però la majoria d'emprenedors no els fan servir perquè o no hi veuen el valor, o no entenen com utilitzar-los, o són cars, o complicats, o 100500 més. Però els que ho han descobert, trobat o creat aquestes eines ja tenen un avantatge a mitjà termini.
Des de fa més de 10 anys, he estat creant productes i solucions informàtiques que ajuden les empreses a augmentar els beneficis mitjançant l'automatització i la transformació digital dels processos. He ajudat a fundar desenes de startups i he creat desenes d'eines en línia que utilitzen centenars de milers de persones a tot el món.
Aquest és un dels bons exemples de la meva pràctica que mostra els beneficis de la transformació digital. Per a un petit despatx d'advocats nord-americà, el meu equip i jo vam crear una eina per generar documents legals, que va permetre als advocats generar documents més ràpidament. I més tard, després d'haver ampliat la funcionalitat d'aquesta eina, vam crear un servei en línia i vam transformar completament l'empresa. Ara donen servei als clients no només a la seva ciutat, sinó a tot el país. Durant tres anys, la capitalització de l'empresa ha crescut diverses vegades.
En aquest article compartiré amb vosaltres l'experiència real de la creació d'un sistema transparent per al seguiment dels indicadors clau del negoci. Intentaré inculcar el valor d'utilitzar solucions digitals, demostraré que no és difícil i no sempre és car. Així doncs, anem!
Com va començar tot
Si vols tenir alguna cosa que no has tingut mai, hauràs de fer una cosa que no has fet mai.
Coco Chanel
La meva dona estava cansada d'estar en permís de maternitat i vam decidir obrir un petit negoci: una sala de jocs per a nens. Com que tinc el meu propi negoci, la meva dona s'ocupa completament de la sala de jocs i jo ajudo amb problemes estratègics i desenvolupament.
Els detalls de l'obertura d'un negoci són una història completament diferent, però en l'etapa de recollida de dades i anàlisi de competidors, a més de destacar els problemes específics d'aquest negoci, vam prestar atenció als problemes dels processos interns amb els quals la majoria de competidors no lluitaven. .
Per a la meva sorpresa, al segle XXI gairebé ningú guardava el CRM de cap forma; molts guardaven registres per escrit, en quaderns. Paral·lelament, els propis propietaris es van queixar que els empleats roben, s'equivoquen a l'hora de calcular i s'han de dedicar molt de temps a recalcular i revisar amb els assentaments del llibre comptable, es perden dades de reserves i dipòsits, els clients marxen per motius desconeguts. ells.
Analitzant les dades recollides, ens vam adonar que no volem repetir els seus errors i necessitem un sistema transparent que redueixi aquests riscos al mínim. En primer lloc, vam començar a buscar solucions ja fetes, però no vam trobar-ne cap que satisfés completament els nostres requisits. I aleshores vaig decidir fer el meu propi sistema, encara que no ideal, però funcionant i econòmic (gairebé gratuït).
A l'hora de triar una eina, he tingut en compte els criteris següents: ha de ser econòmica, ha de ser flexible i accessible i ha de ser fàcil d'utilitzar. Podria escriure un sistema complet, potent i car per a aquest negoci, però teníem poc temps i un pressupost reduït, a més no enteníem del tot si el nostre projecte funcionaria i no seria raonable gastar molts recursos en aquest sistema. Per això, en el moment de provar la hipòtesi, vaig decidir començar amb MVP (Minimum Viable Product - producte mínim viable) i fer una versió de treball en el menor temps possible amb una inversió mínima, i amb el pas del temps, acabar-la o refer-la.
Com a resultat, la meva elecció va recaure en els serveis de Google (Drive, Sheets, Calendar). La font principal d'informació d'entrada/sortida és Google Sheets, ja que la meva dona té experiència treballant amb fulls de càlcul, pot fer canvis per si mateixa si cal. També he tingut en compte el fet que l'eina també la faran servir empleats que potser no són molt bons per utilitzar l'ordinador, i ensenyar-los a introduir dades en una taula serà molt més fàcil que ensenyar-los a treballar amb alguns especialitzats. programa com 1C.
Les dades introduïdes a les taules canvien en temps real, és a dir, en qualsevol moment es pot veure la situació dels assumptes de l'empresa, la seguretat està integrada, es pot restringir l'accés a determinades persones.
Desenvolupament d'arquitectura i estructura de dades
La sala de jocs infantil ofereix diversos serveis bàsics.
- Visita estàndard — quan un client compra temps que passa a la sala de jocs dels seus fills.
- Visita supervisada — quan un client compra temps que passa a la sala de jocs dels seus fills i paga extra per la supervisió. És a dir, el client pot deixar el nen i dedicar-se als seus negocis, i el treballador de l'habitació vigilarà i jugarà amb el nen durant l'absència dels pares.
- Aniversari obert — el client lloga una taula separada per menjar i asseure els convidats i paga una visita estàndard a la sala de jocs, mentre la sala funciona com de costum.
- Aniversari tancat — el client lloga tot el local; durant el període de lloguer l'habitació no accepta altres clients.
És important que el propietari sàpiga quantes persones han visitat l'habitació, quina edat tenien, quant temps han passat, quants diners ha guanyat, quantes despeses hi ha (sovint passa que l'administrador ha de comprar alguna cosa o pagar per a alguna cosa, per exemple, lliurament o aigua), Quants aniversaris hi havia?
Com qualsevol projecte informàtic, vaig començar pensant en l'arquitectura del futur sistema i elaborant l'estructura de dades. Com que l'esposa està al capdavant del negoci, sap tot el que necessita veure, controlar i governar, així que va actuar com a clienta. Junts vam fer una pluja d'idees i vam elaborar els requisits per al sistema, a partir dels quals vaig pensar en la funcionalitat del sistema i vaig crear la següent estructura de fitxers i carpetes a Google Drive:
El document "Resum" conté informació general sobre l'empresa: ingressos, despeses, analítiques
El document de Despeses conté informació sobre les despeses mensuals de l'empresa. Per a una major transparència, dividit en categories: despeses d'oficina, impostos, despeses de personal, despeses de publicitat, altres despeses.
despeses mensuals
Quadre resum de despeses de l'any
La carpeta Ingressos conté 12 fitxers de Google Sheets, un per cada mes. Aquests són els principals documents de treball que emplenen cada dia els empleats. Contenen una pestanya de tauler i pestanyes obligatòries per a cada dia laborable. La pestanya del tauler mostra tota la informació necessària per al mes actual per a una ràpida comprensió dels assumptes, i també us permet establir preus i afegir serveis.
Pestanya Tauler de control
Pestanya diària
En el procés de desenvolupament empresarial, van començar a aparèixer necessitats addicionals en forma de descomptes, subscripcions, serveis addicionals i esdeveniments. Tot això també ho hem implementat al llarg del temps, però aquest exemple mostra la versió bàsica del sistema.
Creació de funcionalitats
Després d'esbrinar els principals indicadors, treballar l'arquitectura i l'intercanvi de dades entre entitats, vaig començar la implementació. El primer que vaig fer va ser crear un document de Google Sheet a la meva carpeta Ingressos. Hi vaig crear dues pestanyes: el tauler de control i el primer dia del mes, al qual vaig afegir la taula següent.
Full de treball principal
Aquest és el full de treball principal amb el qual treballarà l'administrador. Només ha d'omplir els camps obligatoris (marcats en vermell) i el sistema calcularà automàticament tots els indicadors necessaris.
Per reduir els errors d'entrada i la comoditat, el camp "Tipus de visita" es va implementar com a llista desplegable dels serveis prestats, que podem editar a la pàgina del tauler. Per fer-ho, afegim la verificació de dades a aquestes cel·les i indiquem l'interval d'on prendre les dades.
Per reduir l'error humà en els càlculs, he afegit un càlcul automàtic de les hores que el client va passar a l'habitació i la quantitat de diners a pagar.
Per fer-ho, l'Administrador només ha de marcar l'hora d'arribada (columna E) i l'hora de sortida (columna F) del client en el format HH: MM. Per calcular el temps total que passa un client a la sala de jocs, faig servir aquesta fórmula:
=IF(ISBLANK($F8); ""; $F8-$E8)Per calcular automàticament la quantitat de diners per utilitzar els serveis, hem hagut d'utilitzar una fórmula més complexa, ja que el preu d'una hora pot variar segons el tipus de servei. Per tant, vaig haver d'enllaçar les dades a la taula de serveis de la pàgina del tauler mitjançant la funció QUERY:
=ROUNDDOWN(G4*24*IFERROR(QUERY(dashboard!$G$2:$H$5; "Select H where G = '"& $D4 & "'");0)A més de les accions principals, he afegit funcions addicionals per eliminar errors IFERROR o ISBLANK no desitjats, així com la funció ROUNDDOWN: per no molestar-me amb les petites coses, vaig arrodonir la quantitat final cap avall, cap al client.
A més dels ingressos principals (temps de lloguer), en una sala de jocs infantils hi ha ingressos addicionals en forma de serveis o venda de joguines, i els empleats fan petites despeses, per exemple, pagar per beure aigua o comprar dolços per elogis, tot això també s'ha de tenir en compte.
Per tant, he afegit dues taules més en les quals anotarem aquestes dades:
Per facilitar el treball amb els signes, els vaig pintar i vaig afegir un format condicional a les cel·les.
Les taules principals estan preparades, ara heu de posar els indicadors principals en una taula separada perquè pugueu veure clarament quant heu guanyat en un dia i quant d'aquests diners hi ha a la caixa registradora i quant hi ha a la targeta.
Per sumar els diners per tipus de pagament, vaig tornar a utilitzar la funció QUERY:
=QUERY(I8:J;"SELECT sum(J) WHERE I='Наличка'"» и «=QUERY(I8:J;"SELECT sum(J) WHERE I='Карта'")Al final de la jornada laboral, l'administrador només ha de comprovar els ingressos i no ha de fer un recàlcul manual. No obliguem una persona a fer feina addicional i el propietari pot mirar i controlar la situació en qualsevol moment.
Totes les taules necessàries estan a punt, ara només duplicarem la pestanya de cada dia, la numerarem i obtindrem el següent.
Genial! Gairebé tot està a punt, només queda mostrar tots els indicadors principals del mes a la pestanya del tauler.
Per obtenir els ingressos totals del mes, podeu escriure la fórmula següent
='1'!D1+'2'!D1+'3'!D1+'4'!D1+'5'!D1+'6'!D1+'7'!D1+'8'!D1+'9'!D1+'10'!D1+'11'!D1+
'12'!D1+'13'!D1+'14'!D1+'15'!D1+'16'!D1+'17'!D1+'18'!D1+'19'!D1+'20'!D1+'21'!D1+
'22'!D1+'23'!D1+'24'!D1+'25'!D1+'26'!D1+'27'!D1+'28'!D1+'29'!D1+'30'!D1+'31'!D1on D1 és la cel·la amb ingressos diaris i "1", "2" i així successivament són el nom de la pestanya. Exactament de la mateixa manera obtinc dades sobre ingressos i despeses addicionals.
Per a més claredat, vaig decidir mostrar la rendibilitat total per categoria. Per fer-ho, vaig haver de fer una selecció i agrupació complexa de totes les pestanyes, i després filtrar i eliminar línies buides i innecessàries.
Rendibilitat per categories
L'eina principal de comptabilitat d'ingressos està preparada, ara només duplicarem el fitxer per a cada mes de l'any.
Després de crear una eina de comptabilitat i seguiment dels ingressos, em vaig posar a crear una taula de despeses en la qual tindrem en compte totes les despeses mensuals: lloguer, nòmines, impostos, compra de béns i altres despeses.
A la carpeta de l'any actual, vaig crear un document de Google Sheet i hi vaig afegir 13 pestanyes, un tauler i dotze mesos.
Pestanya Tauler de control
Per a més claredat, a la pestanya del quadre de comandament he resumit tota la informació necessària sobre les despeses financeres de l'any.
I a cada pestanya mensual he creat una taula en la qual farem un seguiment de totes les despeses d'efectiu de l'empresa per categories.
Pestanya del mes
Va resultar ser molt convenient, ara pots veure i controlar totes les despeses de l'empresa i, si cal, mirar l'historial i fins i tot fer analítiques.
Atès que la informació sobre ingressos i despeses es troba en diferents fitxers i no és molt convenient de controlar, vaig decidir crear un fitxer en el qual recopilava tota la informació rellevant necessària perquè el propietari controlés i gestionés l'empresa. Vaig anomenar aquest fitxer "Resum".
taula dinàmica
En aquest fitxer he creat una taula que rep dades mensuals de les taules, per a això he utilitzat la funció estàndard:
=IMPORTRANGE("url";"dashboard!$B$1")on passo l'ID del document com a primer argument i l'interval importat com a segon paràmetre.
Llavors vaig fer el balanç anual: quant es guanyava, quant es va gastar, quin era el benefici, la rendibilitat. Visualitza les dades necessàries.
I per comoditat, perquè el propietari de l'empresa pugui veure totes les dades en un sol lloc i no passar per fitxers, he integrat la possibilitat de seleccionar qualsevol mes de l'any i mostrar els indicadors clau en temps real.
Per fer-ho, he creat un enllaç entre el mes i l'identificador del document
A continuació, vaig crear una llista desplegable amb "Dades -> Validació de dades", vaig especificar l'interval de l'enllaç i vaig configurar la importació amb un enllaç dinàmic al document.
=IMPORTRANGE("'"& QUERY(O2:P13;"SELECT P WHERE O ='"& K7 &"'") &"'"; "dashboard!$A1:$B8")Conclusió
Com podeu veure, millorar els processos del vostre negoci no és tan difícil com podria semblar, i no cal tenir cap habilitat especial per fer-ho. Per descomptat, aquest sistema té moltes mancances, i a mesura que l'empresa creixi serà impossible utilitzar-lo, però per a una petita empresa o al principi quan es prova una hipòtesi, aquesta és una solució excel·lent.
Aquesta sala de jocs fa tercer any que treballa en aquesta solució, i només aquest any, quan ja entenem clarament tots els processos, coneixem el nostre client i el mercat. Vam decidir crear una eina de gestió empresarial en línia completa.
PS
L'ús de Fulls de càlcul de Google per supervisar el vostre negoci no és molt convenient, sobretot des del vostre telèfon. Així que ho vaig fer , que mostra tots els indicadors empresarials clau en temps real en un format convenient
Font: www.habr.com