Hola a tots, em dic Konstantin Kuznetsov, sóc el CEO i fundador de RocketSales. En l'àmbit informàtic, una història és força habitual quan el departament de desenvolupament viu en el seu propi univers. Aquest univers té humidificadors a cada escriptori, un munt d'aparells i netejadors per a monitors i teclats i, molt probablement, el seu propi sistema de gestió de tasques i projectes.
Que hi ha dins?
Potser per a alguns no és res. Però ens vam trobar amb un problema. Ens dediquem a construir i automatitzar sistemes de vendes, implementar CRM i crear una infraestructura de núvol per a les empreses. A més dels departaments de desenvolupament i producció, els projectes dels clients solen incloure màrquetings, venedors, comptables i altres empleats. I vam començar a pensar com organitzar un procés de gestió de projectes eficaç.
Si el procés de desenvolupament i producció s'organitza en una plataforma com Jira o GitLab, aleshores ningú, excepte el desenvolupament, entén què és què. Per connectar un empleat de tercers al projecte, heu de reunir-vos amb ell, explicar-ne el context, solucionar la tasca en algun lloc, després controlar el grau de preparació als xats de treball, obtenir el resultat a través del xat i afegir-lo a Jira. I així cada cop.
El desenvolupament està tallat d'altres parts de l'empresa, no saben com implicar-nos, i no sabem si necessiten la nostra aportació.
Fa un parell d'anys vam descobrir la plataforma Asana. En aquest article, vull explicar-vos com hem organitzat el procés de desenvolupament i gestió de la producció per tal de:
- tota l'empresa treballava en un únic ecosistema,
- tothom tenia prou funcionalitat,
- es va poder estimar el cost de cada projecte en hores i diners,
- treballar amb clients va ser a llarg termini: no en el marc d'una tasca, sinó en el marc d'un projecte sencer amb un endarreri constant d'idees.
Una mica sobre com conèixer Asana
Vaig passar 10 anys buscant un programari convenient per a la gestió de projectes. Trello, Jira, Planfix, Megaplan, Bitrix24 i desenes d'altres rastrejadors de tasques no han passat la prova de força. Llavors vaig trobar l'Asana. I tot va funcionar.
Segons la nostra opinió, és la millor plataforma de gestió de tasques i projectes i de més ràpid creixement. Avui, Asana és el líder mundial en popularitat i satisfacció dels usuaris. Això ho demostra el gràfic de la qualificació g2.
Som fans d'Asana, fins i tot ens hem certificat per poder-lo implementar als nostres clients.
Descriuré breument el procés des de la venda fins a la implementació del projecte
Com que venem serveis informàtics, el nostre embut és força llarg i, cap al final, va al departament de producció i, de vegades, al desenvolupament.
El departament comercial realitza manipulacions estàndard: auditoria, aprovació de la proposta comercial, signatura del contracte, transferència de la transacció a producció. La producció pot no acceptar el contracte: ha de contenir el pressupost, la data de transferència a producció, el fons de temps estimat per a l'execució del projecte.
Gràcies al paquet amoCRM + Asana, en transferir un acord del departament de vendes a la producció i tornar, el treball no s'interromp enlloc. L'àrea de responsabilitat del departament comercial s'indica en blau, el departament de producció en taronja i el departament de desenvolupament en rosa.
És important que el departament de desenvolupament, a diferència del departament de disseny, no participi en tots els projectes. De vegades, la configuració del sistema no requereix solucions personalitzades.
Així, quan el gerent va acceptar el projecte per a la producció, el gerent de vendes va a Asana amb 1 clic (captura de pantalla). Un projecte es crea automàticament des d'amoCRM a Asana.
Una tasca (tasca) amb un mapa del projecte i ofertes comercials es crea automàticament en un tauler de projecte comú de client. Aquí es mostren tots els clients que estan actualment en producció. Aquí, es designa un responsable responsable, es fixen terminis, es selecciona el tipus de treball i es canvia l'estat de les tasques.
El gestor pot llançar qualsevol dels processos comercials automàtics proposats en una tasca:
- Trobar/Crear un projecte de client + Adjuntar-hi una tasca
- Ompliu la tasca amb informació sobre l'acord
- Creeu un acord a partir de la tasca actual
El projecte s'omple amb totes les dades especificades a amoCRM. Depenent del tipus de serveis, es crea immediatament un conjunt de subtasques per a la implementació de blocs de treball reals. El responsable del projecte ha de descompondre les tasques detallades, assignar persones responsables i terminis.
Aquest tauler ajuda a portar nous projectes a treballar. Però és inconvenient controlar els estats actuals i la presència de projectes en risc.
Com agrupem les tasques i projectes dels clients
Des del tauler comú de tots els projectes, el gerent afegeix el projecte a 3 taulers més:
- tauler personal del client;
- cartera de clients actius;
- cartera del gestor.
Anem a esbrinar per què necessitem cadascuna de les entitats.
A la captura de pantalla que veus tauler personal del client.
Per què aquest tauler?
Abans pensàvem en termes de tasques. Acabada la tasca, vaig anar a fer una altra. Va resultar que fem per al client exactament la quantitat de treball que va demanar. Però volíem construir relacions a llarg termini, així que vam passar de treballar amb tasques a treballar amb clients.
Ens assegurem d'anotar totes les idees de millora per al client. Fins i tot si aquest és un pensament llançat accidentalment a l'aire pel client, ho arreglem i l'acabem. Així es forma l'endarreriment de tasques, el treball amb el client no s'acaba.
Què hi ha en aquest tauler?
La nostra Asana està connectada a diversos serveis:
- Sistema CRM (per a la interacció amb el departament de vendes),
- TimeDoctor (per fer un seguiment del temps),
- Sistema ERP (per a l'agregació de totes les dades en una única interfície).
Hem afegit un tauler de control de recursos ràpid a Asana. Passeu el cursor per sobre de la tasca i veieu qui i quant ha treballat en la tasca, quina bonificació han guanyat.
El treball del departament de producció s'estima per hores, per la qual cosa era important per a nosaltres fer un seguiment rigorós de quant de temps dedicava cada empleat a resoldre les tasques del client.
Què dóna l'ús del tauler?
Com a resultat, en el sistema ERP veiem Memòria del projecte. Estat de la transacció, participants del projecte, pressupost del projecte, nombre d'hores treballades i terminis.
Podem predir el cost de projectes de desenvolupament similars, el càlcul de KPI esdevé absolutament transparent i no hi ha espai per a il·lusions que el desenvolupament és només un parell d'hores. Si cal, sempre disposem d'una interfície que podem mostrar al client per informar.
Maletins Asana
Aquesta funcionalitat s'ha implementat a Asana des de fa molt de temps. Però no ho vam apreciar de seguida. Al principi, només vam recollir tots els projectes dels nostres gestors en carteres. Va resultar que durant el seu temps a l'empresa, Denis Kiselev va treballar amb 61 clients.
Saber això és genial, però no suficient per justificar el temps dedicat a la recollida. I vam puntuar en carteres. Tot va canviar quan vam equiparar un projecte a Asana amb un acord en un sistema CRM.
Anteriorment, el gestor es va subscriure a tots els projectes i va rebre notificacions de tots els canvis a la safata d'entrada (feed de notificacions). Cada actualització d'estat, es mostrava un comentari nou al canal, començant pel més recent. Dilluns, el gerent es va asseure i va realitzar tasques des de la safata d'entrada seqüencialment. No es parlava de prioritats, de vegades no s'arribava a tasques importants.
Ara hi ha una cartera d'empleats i una cartera de departament de projectes. En el primer, el gerent gestiona els seus projectes, el segon li dóna el control sobre la càrrega de treball actual de tots els empleats.
Cartera de disseny
A la captura de pantalla podeu veure els projectes ordenats per empleats.
Un cop per setmana, el responsable del projecte actualitza l'estat de cada projecte. Escriu el que es va fer la setmana passada i el que està previst per a la següent. Estableix una de les tres etiquetes: sota control, en risc, hi ha problemes.
El gestor pot avaluar ràpidament:
- el volum actual de clients al departament de disseny,
- el nombre de projectes en el treball de cada gestor,
- el nombre de tasques del projecte endarrerides,
- la presència de problemes i la necessitat d'implicar-se en projectes,
- terminis del projecte, temps dedicat, fase d'embut i prioritat del projecte.
Les carteres també ens ajuden a informar. Després d'actualitzar l'estat del projecte, s'envia automàticament al xat amb el client un informe sobre el treball realitzat i previst.
Cartera d'empleats
Fins i tot el cap del departament de projectes té la seva pròpia cartera. Si, pah-pah-pah, s'elimina, la nova persona veurà tots els projectes sota el seu control que ha de seguir fent el seguiment.
Els empleats de línia també van apreciar la conveniència de la planificació de la càrrega de treball de la cartera. A la pestanya "Càrrega", Asana analitza el volum de tasques tenint en compte els terminis i avisa si un empleat ha planificat un volum de tasques insuportable. Podeu canviar els terminis i ajustar els detalls sense sortir d'aquesta pestanya.
Resolució d'errors i desenvolupament personalitzat
Un equip separat és responsable del nostre desenvolupament. Com a part d'un procés de negoci, rep tasques de dos tipus:
- error,
- nou desenvolupament.
Els errors es revisen, s'avaluen la seva criticitat i es transfereixen a la feina del servei de suport tècnic.
Les tasques de desenvolupament provenen o bé de l'endarreriment dels productes interns de l'empresa, o bé del responsable del projecte si hi ha una petició corresponent del client.
El procés de desenvolupament, en general, té aquest aspecte.
Les tasques recauen en el tauler de desenvolupament d'Asana. Aquí està ella.
El creador de tasques selecciona el tipus de "Bug" o "Feature", estableix el grau de criticitat, indica el client, els departaments interns de l'empresa afectats per la tasca. Quan la tasca compleix amb tots els requisits de la normativa interna, el director fa clic a la icona del llamp de la barra superior a sobre de la tasca i inicia el procés de negoci automàtic "Avaluació en desenvolupament".
El cap del departament de desenvolupament rep una notificació sobre una nova tasca per a l'avaluació, la tasca en si es trasllada a un tauler separat amb el mateix nom durant l'avaluació.
Després de l'avaluació, el gerent trasllada la tasca a l'esprint corresponent al mes de finalització previst. Les tasques es troben sempre en diversos taulers alhora:
- al tauler personal del director del projecte,
- a la placa de suport
- al tauler de desenvolupament.
Tots els participants i empleats que controlen la tasca veuen el progrés, reben notificacions i discuteixen directament als comentaris de la tasca. Un cop finalitzada la tasca, el responsable del projecte o l'especialista de suport tècnic responsable la "porta" al seu costat per continuar treballant en el projecte.
Què va passar quan vam tornar els departaments de desenvolupament i producció a un únic entorn amb l'equip?
En primer lloc, la els projectes dels clients han esdevingut a llarg termini. A causa de l'endarreriment que es recarrega constantment, la comprovació mitjana ha augmentat.
En segon lloc, la la qualitat dels projectes ha millorat molt, ja que el departament de desenvolupament podria fer preguntes a màrqueting, vendes, comptabilitat, etc. en qualsevol moment. Hem tingut l'oportunitat de connectar a temps les competències necessàries de l'equip i oferir solucions d'un nivell completament diferent.
En tercer lloc, i els empleats, i els directius i els clients van rebre total transparència en les tasques planificades i realitzades. Vam aprendre a GESTIÓ projectes, vam adonar-nos que es tracta d'un procés absolutament tècnic, del qual es pot excloure gairebé completament el factor humà.
Quart, L'equip s'ha tornat més cohesionat. Anteriorment, els empleats tenien poca idea del que feien els mítics departaments de desenvolupament i producció.
Ara, veient el procés de desenvolupament i configuració tècnica dels sistemes:
- el departament de vendes hi troba idees i inspiració sobre com vendre,
- els venedors prenen regularment contingut útil per a publicacions, articles, posicionament i textos publicitaris,
- els responsables analitzen les necessitats i el comportament dels clients, ajustant l'estratègia.
Va resultar ser una transformació win-win-win, en la qual vam guanyar nosaltres, els nostres clients i els nostres socis. M'agradaria que compartiu la vostra opinió als comentaris: hi ha alguna cosa útil al meu article i quins mètodes de gestió de projectes feu servir en el desenvolupament?
Font: www.habr.com
