Hola de nou. Aquesta és una continuació de l'article sobre l'organització d'un hackathon d'estudiants.
Aquesta vegada us explicaré els problemes que van aparèixer durant el hackathon i com els vam resoldre, els esdeveniments locals que vam afegir a l'estàndard "codigeu molt i mengeu pizza" i alguns consells sobre quines aplicacions utilitzar amb més facilitat. organitzar esdeveniments d'aquesta envergadura.
Després de completar tots els preparatius financers, comença l'etapa més interessant: la preparació del lloc. Aquí podeu trobar el major nombre de problemes i problemes que ni tan sols penseu. Comencem per demanar diferents aperitius i equipament. Això porta immediatament a dos problemes principals: qui els rebrà i on posar-ho tot? Permeteu-me recordar-vos una vegada més que tots els organitzadors són estudiants, i la mateixa hackathon va tenir lloc els dies 26 i 27 de gener, que és exactament a meitat del trimestre. Per a cada comanda necessitàvem entre 4 i 5 persones (tenint en compte l'envergadura de l'esdeveniment, podríem rebre fàcilment entre 20 i 30 caixes de begudes alhora) i la nostra única opció era buscar voluntaris entre altres cursos. Per descomptat, podeu utilitzar els grups de Facebook per trobar-los, però Slack és el candidat de la nostra gent. Podeu crear un canal independent per a cada lliurament, integrar-los a Trello (una aplicació per crear llistes d'accions) i després afegir els que van acceptar ajudar i registrar tot el que es va rebre a Trello. Per tant, tot s'ha rebut, fins i tot suposem que el lliurament va ser a l'edifici universitari correcte (un parell de vegades el van lliurar a altres edificis, i d'acord, l'Imperial estava gairebé completament a South Kensington, es podria haver lliurat a la Universitat de Londres per error) i que tenim prou gent i diversos carros per transportar càrregues especialment pesades, què després? On hauria d'anar tota aquesta càrrega? Cada gran comunitat universitària té el seu petit magatzem per a aquests esdeveniments. Malauradament, probablement no caben tot en una habitació de 2x3. Aquí és on els patrocinadors de la universitat ens van ajudar. Diverses tones (!) de begudes i aperitius van ser lliurats al nostre soci del sindicat d'estudiants. Una petita digressió. Cada facultat té el seu propi sindicat: enginyeria, medicina, científica i geològica. El nostre departament d'enginyeria té unes 2 sales gratuïtes (però shhh, no sé fins a quin punt això segueix les regles de la universitat) es van convertir completament (!) en magatzems per a un esdeveniment. A continuació, hi haurà un lapse de temps de com vam treure aquestes coses d'allà. La meva esquena no em va agrair gens després.
És molt difícil trobar on guardar totes aquestes coses, i encara més difícil distribuir-les correctament. Com a referència: hi ha 3 zones en total.Hackathons inferior i 2 superiors. Les mides són aproximadament iguals i en general no hi ha problemes de distribució. Fins que apareguin persones amb preferències alimentàries especials. Vegans, vegetarians i molts més. Sempre enviem un qüestionari amb antelació perquè sabem quant demanar. Naturalment, els correus electrònics s'obliden i es perden. És per això que sempre afegim un 20% a la comanda principal en forma d'opcions especials de recanvi, com les margarides amb massa sense gluten. Car? Sens dubte. Però l'últim que necessitem són els vegans militants que no poden tenir prou menjar sense animals. Els problemes moderns requereixen solucions modernes.
Diguem que tot encaixa miraculosament. Màgia, ni menys. Fins i tot que tot es va portar al seu lloc durant la nit. Que segueix? Recordes el que vaig dir sobre "swag"? Sí, i per cert, cada patrocinador en té un. I tots estan pensats per a un mínim de 200 persones, i per als grans patrocinadors en general és per a 300. També cal emmagatzemar-lo, però això no és el principal. També vaig dir que tenim el nostre propi "swag". I aquí és per a 500 persones. I el problema és la seva fragmentació. Moltes coses van arribar el vespre abans del hackathon, i no hi havia cap possibilitat d'estar preparat per a això. A més, totes aquestes coses s'han d'embalar amb cura en bosses. 500 peces. 500, Carl. Així que vam haver d’organitzar una cinta transportadora improvisada: al bar hi havia vals de begudes alcohòliques, samarretes, jocs amb pasta i pinzell, tasses, adhesius i no recordo quantes coses més. I malgrat que vam demanar aquesta bellesa a diferents proveïdors i tots van arribar en diferents moments. Vaig haver de treballar molt perquè, com a plus a l'organització de l'esdeveniment, també vaig treballar a temps parcial en una fàbrica. Spoiler: vam acabar la preparació a les 4 del matí, i vam començar a les 8:30. Només em vaig quedar fins a mitjanit per poder estar de servei la resta de la nit. Després ve la part més aviat avorrida sobre la disposició de les taules, la disposició de cables d'extensió i altres escombraries obligatòries.
Ha arribat l'hora X. Els patrocinadors arriben d'hora, s'instal·len, posen tàcticament el seu "swag" per atraure més estudiants. Memorable: una empresa durant la inauguració va dir que hi ha dos tipus d'empresaris. Els que paguen bé respecten els seus empleats i els permeten desenvolupar-se creativament. Com ara (nom de l'empresa). I tots els altres patrocinadors poden explicar-ho amb el seu propi exemple. Aquesta frase es va convertir en candidata al premi al millor meme (sobre el seu premi al final de l'últim article). Els estudiants arriben el més aviat possible per agafar tantes coses com puguin de forma gratuïta. Aquí teniu algunes paraules sobre com els vam deixar entrar. Les entrades es compren a Eventbride i tots els organitzadors tenen una aplicació d'escaneig. Els problemes comencen quan els participants no llegeixen les condicions: l'edat mínima és de 18 anys, per exemple, o porteu el vostre passaport, o fins i tot els bitllets no es poden transferir fora del termini (tres dies abans del hackathon). Molts, malauradament, han de ser rebutjats. Però pel que recordo: dos que van oblidar el passaport de Londres, així que van anar a casa i se'ls van endur. Vam permetre que aquells a qui se'ls donaven les entrades passessin darrere de tots els altres; van escanejar els bitllets perquè més tard el seu propietari no intentés escapar amb una bonificació.
Ara una mica dels problemes amb les entrades en si: només n'hi ha unes 400. A més d'unes quantes per als graduats, com a regal de despedida. Inicialment, els vam mantenir al lloc web de la universitat, però van baixar constantment 10 minuts abans de l'inici de les vendes fins 30 minuts després de l'inici, i es van distribuir de manera totalment aleatòria entre els participants. Ja callo sobre les condicions de la cursa, per les quals vam vendre de mitjana 20-30 més del que hauríem de tenir. La solució va ser el lloc web d'Eventbride. Gestiona la càrrega perfectament, els bitllets de mitjana volen en 1-3 segons per lot i s'emeten exactament segons el calendari. Però aquí sorgeix un altre problema: l'honestedat dels participants. Des del primer enllaç de Google podeu descarregar i configurar el bot, i idealment intentem intimidar persones tan intel·ligents perquè cancel·lin les seves entrades. En realitat, és gairebé impossible demostrar que no vau utilitzar/utilitzar un bot. Els tiquets, al seu torn, es divideixen en Imperial/tots els altres i (lleuger discriminació) per als nostres alumnes n'hi ha una mica més. Perquè el departament ajudi, aquestes són les normes.
A continuació hi ha problemes de preparació més específics. Un dels esdeveniments que celebrem més a prop de la mitjanit és un bar obert. Naturalment, en la cultura hackathon i la manca de son, això no sempre és una bona idea. Per això hi visita poca gent. Però els que vénen sempre estan contents, les begudes són gratuïtes (fins a 5 GBP inclòs), una oferta força gran de vals, a més d'aquesta és una bona manera de relaxar-se després d'un dia sencer de hackaton sense parar. Els inconvenients són més probables per als organitzadors: molts, en silenci, mentre que els organitzadors estan cansats de veure-ho tot, aconsegueixen emborratxar-se força. Per descomptat, depèn de nosaltres tractar-los. Però mai va arribar a cap problema greu. És important tenir en compte que, com un hackathon, el bar nocturn té un patrocinador. I aquest any s'ho van passar genial comprant "bombes jaeger" per a tots els presents. Va ser molt difícil d'explicar (que estic tot, aboqui més) que els participants mig morts del campus són una mica diferents dels que volen contractar a la seva empresa i aturar aquest caos aproximadament el còctel número 30. Després d'això, hi va haver el llegendari lliurament de pollastre Nandos.
És llegendari perquè els propietaris de restaurants locals van venir amb els seus repartidors per veure qui va decidir gastar-se diversos milers en pollastre un dissabte a la nit. En total, hem trigat 2 hores i 30 voluntaris a descarregar-ho tot i repartir-ho entre zones. S'adjunten fotos. No us oblideu de cridar "vegans aquí", en cas contrari, menjaran menjar vegetarià en lloc de menjar vegà i després us maleiran. Un altre esdeveniment memorable va ser el karaoke. Allà ja feia festa tothom, també nosaltres. Imagineu-vos: 200 persones ocupant un aula a les 2 de la matinada, cantant cançons completament a l'atzar (vaig cantar Let It Go, la meva germana estaria orgullosa). Va ser meravellós, però de nou problemes típics: portar equip, muntar-lo, negociar amb seguretat i la biblioteca (dissabte a la nit és un horari de visita molt popular) perquè no ens expulsin. Es va demanar a la seguretat que cantés, però es van negar.
Tot això és divertit, és clar. Però. El hackathon dura dos dies: els participants poden anar i venir. Els organitzadors no ho són. En total, vaig dormir 3.5 hores en dos dies i 5 hores el dia abans. I això és perquè altres voluntaris ho van forçar (i anar al bar es va fer sentir). Podríeu dormir en una habitació independent amb estores de ioga o allà on pogués. He dormit en una cadira, no està prohibit per llei, dormo on vull. El més important és que hi hauria d'haver 3 persones despertes per a cada zona de pirateig. Una altra tasca era revisar periòdicament el projector, ja que es podia sobreescalfar i definitivament no teníem diners addicionals per a les reparacions. Per col·locar-lo hem necessitat 6 persones i 2 carros. En general, les amígdales estaven ocupades gairebé tot el temps. En algun moment vam començar a repartir crispetes de blat de moro i cotó de sucre, de nou, vam ser nosaltres els que vam fer la cuina. La qualificació de seguretat contra incendis va baixar significativament quan vaig treure les crispetes de blat de moro mentre m'escalfava "perquè ara volaran i no me'n quedaran".
Aquesta part va passar per molts problemes en l'organització i les seves solucions. Enginyers després de tot. Però hi va haver un gran nombre de coses entre bastidors: quins problemes hi va haver durant el mateix hackató, la selecció de premis i guardons, com funcionava la votació "intel·ligent", crítiques dels patrocinadors i com vam tractar la neteja del local una setmana després. l'esdeveniment. I també una petita flexió: aquest és el primer hackathon d'estudiants que rep cobertura a la BBC. També escriuré sobre això al proper episodi d'aquesta saga d'hackathon. Començaré a escriure aviat, però de moment aquí tens el meu correu electrònic: [protegit per correu electrònic] i la web del projecte:
Font: www.habr.com