Al segle XX, la vida i el treball de les persones van anar segons el previst. A la feina (per simplificar, us podeu imaginar una fàbrica), la gent tenia un pla clar per a la setmana, per al mes, per a l'any vinent. Per simplificar: cal tallar 20 parts. Ningú vindrà a dir que ara s'han de retallar 20 parts i, a més, escriu un article on reflexioni sobre per què la forma d'aquestes parts és exactament la mateixa, i preferiblement ahir.
En la vida quotidiana de la gent passava més o menys el mateix: la força major era una força major real. No hi ha telèfons mòbils, un amic no et pot trucar i demanar-te que "vingui urgentment a ajudar a resoldre el problema", vius en un mateix lloc gairebé tota la vida ("mudar-te és com el foc") i, en general, pensaves sobre ajudar els teus pares a "vinguin al desembre durant una setmana".
En aquestes condicions, es va formar un codi cultural on et sents satisfet si has fet totes les tasques. I era real. No completar totes les tasques és una desviació de la norma.
Ara tot és diferent. La intel·ligència s'ha convertit en una eina de treball, i en els processos de treball cal utilitzar-la de diferents formes. Un directiu modern (especialment un alt directiu) passa per desenes de tasques de diversos tipus al llarg del dia. I el més important, una persona no pot controlar el nombre de "missatges entrants". Les tasques noves poden cancel·lar les antigues, canviar-ne la prioritat i canviar la configuració mateixa de les tasques antigues. En aquestes condicions, és gairebé impossible formular un pla per endavant i després implementar-lo pas a pas. No es pot respondre a una tasca entrant "tenim una petició urgent de l'oficina d'Hisenda, hem de respondre avui, en cas contrari hi haurà una multa" i dir "ho programaré per a la setmana vinent".
Com viure amb això, perquè tinguis temps per a la vida fora de la feina? I és possible aplicar alguns algorismes de gestió de treball a la vida quotidiana? Fa 3 mesos vaig canviar radicalment tot el sistema d'establir tasques i supervisar-les. Vull explicar-vos com vaig arribar a això i què va passar al final. L'obra constarà de 2 parts: a la primera, una mica sobre, per dir-ho així, ideologia. I el segon és totalment sobre la pràctica.
Em sembla que el problema per a nosaltres no és que hi hagi moltes més tasques. El problema és que el nostre codi sociocultural encara està configurat per completar "totes les tasques previstes per avui". Ens preocupem quan es trenquen els plans, ens preocupem quan no aconseguim tot el que estava previst. Paral·lelament, les escoles i les universitats segueixen funcionant en el marc del codi anterior: hi ha un conjunt determinat de lliçons, hi ha tasques de deures clarament planificades i el nen forma al seu cap un model que assumeix que la vida continuarà sent. com això. Si t'imagines la versió dura, aleshores a la vida, de fet, a la teva lliçó d'anglès comencen a parlar de geografia, la segona lliçó dura una hora i mitja en lloc de quaranta minuts, la tercera lliçó s'anul·la, i la quarta en el al mig de la lliçó et truca la teva mare i et demana urgentment que compres i portis menjar a casa.
Aquest codi sociocultural fa que una persona espere que sigui possible canviar el flux d'entrada i, d'aquesta manera, millorar la seva vida, però la vida descrita anteriorment és anormal, perquè no hi ha un pla clar.
Aquest és el principal problema. Hem d'adonar-nos i acceptar que no podem controlar el nombre de missatges entrants, només podem controlar com ens relacionem amb ell i com processem realment els missatges entrants.
No cal preocupar-se del fet que cada cop arriben més peticions de canvis de plans: ja no treballem en màquines (amb rares excepcions), les cartes no arriben durant un mes (sí, sóc optimista), i el telèfon fix s'ha convertit en un anacronisme. Per tant, cal canviar el procés de processament dels missatges, acceptar la vida actual tal com és i adonar-se que el codi sociocultural anterior no funciona.
Què podem fer per fer-ho més fàcil? És molt difícil "fer un bon lloc web", però amb una especificació tècnica clara (o almenys només una descripció més clara de la tasca a realitzar), aconseguir el resultat correcte (i, en general, aconseguir almenys algun resultat) esdevé molt. més fàcil.
El millor exemple és el meu, així que intentaré descompondre els meus desitjos. Entenc clarament què passa amb el processament dels plans de vida i de treball: ara és "dolent", però vull que esdevingui "bo".
Què és "dolent" i "bo" a un nivell "alt" de descomposició?
Dolent: em sento ansiós perquè no estic segur de poder fer tot el que vaig prometre fer a les altres persones o a mi mateix, m'enfado perquè no puc arribar a les coses que havia planejat durant molt de temps. , perquè s'han d'ajornar o per tasques enceses, o són massa difícils d'acostar-se; No puc fer tot el que és interessant, perquè la major part del meu temps l'ocupa la feina i la vida quotidiana, dolent perquè no puc dedicar temps a la família i al relax. Un punt a part: no estic en mode de canvi de context constant, que és en gran part responsable de tot l'anterior.
Bé: no sento ansietat perquè sé què faré en un futur proper, l'absència d'aquesta ansietat em permet passar millor el temps lliure, no sento una sensació habitual de cansament (la paraula “ constant” no és adequat per a mi, és normal), no he de moure'm i canviar a cap comunicació entrant.
En general, gran part del que he descrit anteriorment es pot descriure amb una frase senzilla: "reduint la incertesa i el desconegut".
Així, l'especificació tècnica es converteix en una cosa així:
- Modificar el processament de les tasques entrants perquè es canviï el context.
- Treballar amb un sistema de fixació de tasques perquè almenys l'actualitat i les idees no s'oblidin i algun dia es processin.
- Regulació de la previsibilitat del demà.
Abans de canviar res, he d'entendre què puc canviar i què no.
Una tasca difícil i enorme és comprendre i admetre que no puc canviar el flux entrant en si mateix, i aquest flux és una part de la meva vida en la qual em vaig trobar per voluntat pròpia; Els pros d'una vida així superen els contres.
Potser, en el primer nivell de resolució del problema, hauríeu de pensar: voleu el lloc de la vida en què us trobeu o voleu una altra cosa? I si us sembla que voleu una altra cosa, potser val la pena treballar-hi exactament en paral·lel amb un psicòleg/psicoanalista/psicoterapeuta/guru/anomenar-los per qualsevol nom: aquesta pregunta és tan profunda i seriosa que no ho faré. entra aquí.
Així doncs, sóc on sóc, m'agrada, tinc una empresa de 100 persones (sempre he volgut fer negocis), faig una feina interessant (això és la interacció amb la gent, inclòs per assolir objectius laborals, i sempre he estat interessada en "enginyeria social" i tecnologia), el negoci es basa en la "resolució de problemes" (i sempre m'ha agradat ser un "arreglador"), em sento bé com a casa. M'agrada aquí, tret dels "efectes secundaris" que figuren a la part "dolenta".
Atès que aquesta vida m'agrada, no puc canviar (a excepció de la delegació de tasques, que es comenta a continuació) el flux d'entrada, però sí que puc canviar-ne el processament.
Com? Soc partidari del concepte que hem d'anar de menys a més: primer resoldre els problemes més urgents, que es poden resoldre amb canvis senzills, i avançar cap a canvis més grans.
Tots els canvis que he fet es poden resumir en tres àrees; Els enumeraré des de canvis simples (per a mi) fins a canvis complexos:
1. Processament i desament de tasques.
Mai he estat capaç de portar correctament (i encara no puc) portar diaris en paper escriure i formular una tasca és una tasca molt difícil per a mi, i asseure regularment en algun tipus de rastrejador de tasques és molt difícil.
Vaig acceptar això, i el meu concepte principal era que les coses que tinc al cap són les més importants.
Les meves tasques es van processar en aquest mode:
- la tasca que recordo és completar-la tan bon punt el tinc a les mans;
- tasca entrant: si es fa ràpidament, completeu-la immediatament tal com la rebeu, si triga molt de temps, prometeu que la faré;
- tasques que us heu oblidat: feu-les només quan us recordin.
Vaig viure amb això amb més o menys normalitat durant un temps, fins que "les tasques que em vaig oblidar" es van convertir en un problema.
Això s'ha convertit en un problema de dues formes:
- Gairebé cada dia arribaven tasques oblidades que s'havien de completar avui (hardcore, que va acabar: un missatge de text dels agutzils sobre la cancel·lació de diners dels comptes per una multa de la policia de trànsit abans de volar als Estats Units i la necessitat urgent d'esbrinar-ho). si em permetrien volar).
- Un gran nombre de persones consideren incorrecte tornar a preguntar sobre una sol·licitud i guardar-la per a elles mateixes. La gent s'ofensa que hagis oblidat alguna cosa si es tracta d'una sol·licitud personal, i si es tracta d'una sol·licitud de treball, finalment es converteix en un incendi que s'ha de fer avui (vegeu el punt 1).
Alguna cosa s'havia de fer al respecte.
Per inusual que fóssim per a mi, vaig començar a escriure-ho tot. En realitat tot. Vaig tenir la sort d'haver-ho plantejat jo mateix, però en general, tota la idea és molt semblant al concepte .
La primera etapa va ser simplement descarregar totes les coses del meu cap al sistema més senzill per a mi. A ella li va resultar : la interfície és molt ràpida, el procediment per crear una tasca és mínim en el temps, hi ha una aplicació senzilla al telèfon (després vaig passar a Todoist, però més sobre això a la segona part tècnica).
Gràcies a Déu, porto 10 anys involucrat en la gestió informàtica d'una manera o altra i entenc que "crear una aplicació" és una tasca condemnada, igual que "anar al metge". Per tant, vaig començar a descompondre les tasques en tasques descompostes en forma d'accions.
Entenc clarament que sóc una persona molt dependent dels comentaris positius, que puc donar-me en forma de comentaris "mira quant has fet avui" (si ho veig). Per tant, la tasca d'"anar al metge" es converteix en tasques de "escollir a quin metge anar", "escollir l'hora per anar al metge", "trucar i demanar cita". Al mateix temps, no vull esforçar-me: cadascuna de les tasques es pot completar un dia de la setmana i estar content que ja hagis completat alguna etapa de la tasca.
Punt clau: descompondre tasques i registrar tasques en forma d'accions breus.
Mentre la tasca estigui al teu cap, mentre pensis que algun dia s'ha d'acabar, no estaràs tranquil.
Si encara no s'ha escrit, i l'has oblidat, patiràs quan ho recordis i recordes que ho has oblidat.
Això s'aplica a tots els assumptes, inclosos els de la llar: marxar a treballar i recordar pel camí que t'has oblidat de llençar les escombraries no és gens genial.
Aquestes experiències simplement no són necessàries. Així que vaig començar a escriure tot el que feia.
L'objectiu és que, després d'haver-te entrenat per pujar totes les coses (absolutament totes) a qualsevol rastrejador, el següent pas és començar a deixar de pensar en les coses escrites al teu cap.
Quan t'adones que tot el que pensaves fer està escrit i tard o d'hora hi arribaràs, a mi personalment l'ansietat se'n va.
Deixes de contraure's perquè a la meitat del dia recordes que volies canviar les bombetes del passadís, parlar amb un empleat o escriure un document (i t'afanyes urgentment a escriure'l).
En minimitzar el nombre de tasques oblidades (en aquest context, no escrites), minimizo l'ansietat que sorgeix quan recordo les tasques més oblidades.
No es pot escriure ni recordar-ho tot, però si abans hi havia 100 tasques d'aquest tipus, en un moment determinat en queden 10 i simplement hi ha menys "incidències" preocupants.
Punt clau: ho anotem tot, tot, encara que estiguem segurs que ho recordarem.
No pots recordar-ho tot: per molt estúpid que sembli, ho escric tot, just per "passejar el gos".
Què vaig decidir així? L'ansietat pel fet de tenir constantment por d'oblidar alguna cosa va disminuir (estava fent plans, tasques, promeses, etc. al meu cap) i, en general, el canvi innecessari del meu cap sobre "pensar en què més jo podria prometre” va desaparèixer.
2. Reactivitat reduïda.
No podem reduir el flux d'entrada, però podem canviar la manera com hi responem.
Sempre he estat una persona reactiva i em va emocionar, vaig respondre immediatament a la petició d'una persona per fer alguna cosa per telèfon, vaig intentar completar immediatament una tasca assignada a la vida o a la vida quotidiana, en general vaig ser tan ràpid com possible, vaig sentir una emoció per això. Això no és un problema, però es converteix en un problema quan aquesta reacció es converteix en un instint. Deixes de distingir on realment et necessites ara mateix i on la gent pot esperar fàcilment.
El problema és que això també dóna lloc a sentiments negatius: en primer lloc, si no tenia temps de fer alguna cosa o oblidava que vaig prometre reaccionar, em vaig tornar a molestar molt, però això individualment no era crític. Això es va fer crític en el moment en què el nombre de tasques a les quals volia reaccionar instintivament a l'instant va ser més gran que la capacitat física per fer-ho.
Vaig començar a aprendre a no reaccionar davant les coses de seguida. Al principi va ser només una decisió purament tècnica: davant qualsevol sol·licitud entrant “fes-ho, si us plau”, “ajuda’t”, “ens trobem”, “truquem”, en lloc de reaccionar i fins i tot en comptes d’analitzar quan ho faria, jo es va convertir en el primer La tasca és simplement processar aquesta sol·licitud entrant i programar-la quan la completi. És a dir, la primera tasca del rastrejador no és la tasca de fer el que es demana, sinó la tasca de “demà llegir el que va escriure la Vanya al telegrama i entendre si ho puc fer i quan ho faré, si puc. ” El més difícil aquí és lluitar contra els teus instints: un gran nombre de persones demanen per defecte una resposta ràpida, i si estàs acostumat a viure al ritme d'aquesta resposta, et sents incòmode si no respons a la petició de la persona. immediatament.
Però va passar un miracle: resulta que 9 de cada 10 persones que et demanen que facis alguna cosa "ahir" poden esperar fàcilment fins a "demà" quan arribes a la seva tasca, si només els dius que demà ho faràs. Això, juntament amb escriure coses a fer i complir les promeses per arribar-hi, fa la vida molt més fàcil que comences a sentir que ara estàs vivint en un pla estructurat (i potser ho estàs). Per descomptat, necessiteu molta formació, però, de fet, en condicions en què heu acceptat aquesta regla per vosaltres mateixos, podeu aprendre-ho ràpidament. I això resol en gran mesura els problemes de canvi de context i de no complir els plans establerts. Intento fixar totes les tasques noves per a demà, totes les peticions a les quals anteriorment vaig reaccionar de manera reactiva, també m'he proposat per a demà, i ja "demà" al matí descobreixo què es pot fer al respecte i quan. Els plans per "avui" es tornen menys fluids.
3. Priorització i registre de tasques inesperades.
Com he dit al principi, he admès a mi mateix que el flux de tasques cada dia és més del que puc gestionar. Encara queda un conjunt de tasques reactives. Per això, cada matí m'ocupo de les tasques assignades per avui: quines realment s'han de fer avui, quines es poden ajornar fins demà al matí, per decidir quan s'han de fer, quines s'han de delegar i quines. pot ser llençat del tot. Però la qüestió no s'atura aquí.
Una frustració enorme sorgeix quan al vespre t'adones que no has completat les tasques crítiques previstes per avui. Però la majoria de vegades això sorgeix perquè avui han sorgit qüestions no previstes, als quals, malgrat tots els esforços per ajornar la reacció, calia respondre avui. Vaig començar a escriure totes les coses que vaig fer avui immediatament després de fer-les. I al vespre vaig mirar la llista de tasques completades. Va venir un advocat a parlar i ho va anotar, un client va trucar i ho va anotar. Hi ha hagut un accident que s'ha de respondre: el vaig escriure. El servei d'automòbils va trucar i va dir que el cotxe s'havia de portar avui perquè es pogués reparar diumenge -ho va anotar. Això em permet tant entendre per què no he arribat a les tasques assignades per avui i no preocupar-me per això (si les tasques sobtades van valdre la pena), i registrar on podria processar les tasques entrants de manera menys reactiva (digueu al servei que jo no puc fer-ho i només portaré el cotxe demà, i descobreixo que encara es podrà fer diumenge, fins i tot entregant-lo demà). Intento anotar absolutament totes les tasques realitzades, fins a "signar dos documents del departament de comptabilitat" i una conversa minúscula amb un company.
4. Delegació.
El tema més difícil per a mi. I aquí estic encara més content de rebre que de donar consells. Només estic aprenent a fer-ho correctament.
El problema de la delegació és l'organització dels processos de delegació. On es creen aquests processos, transferim les tasques fàcilment. Quan els processos no es depuren, la delegació sembla massa llarga (en comparació amb quan feu la tasca vosaltres mateixos), o simplement impossible (ningú més que jo la podem completar definitivament).
Aquesta manca de processos em crea un bloqueig al cap: ni se m'ocorre la idea de poder delegar una tasca. Fa només un parell de setmanes, quan vaig decidir canviar de Trello a Todoist, em vaig trobar transferint tasques d'un sistema a un altre durant tres hores, sense ni tan sols pensar que algú altre podria fer-ho.
L'experiment principal per a mi ara és superar el meu bloc de demanar a la gent que faci alguna cosa en els casos en què estic segur que no estaran d'acord o no saben com fer-ho. Dedicar temps explicant. Accepteu que les coses trigaran més a fer-se. Si comparteixes la teva experiència, estaré molt content.
Trampes
Tots els canvis esmentats anteriorment es descriuen amb recomanacions força tècniques per treballar amb programari, sobre les quals escriuré a la part següent, i al final d'aquesta, sobre dues trampes en què vaig caure durant el procés de tota aquesta vida. reorganització de la meva.
Concepte de fatiga.
A causa del fet que no treballem físicament, sinó mentalment, sorgeix un problema enorme i inesperat: entendre i captar el moment en què comences a cansar-te. Això et dóna l'oportunitat de fer una pausa en el temps.
El treballador condicional de la màquina no tenia aquest problema en principi. En primer lloc, la sensació de cansament físic ens és comprensible des de la infància i, a més, és bastant difícil seguir fent alguna cosa físicament quan el cos no és capaç d'això. No podem, després de fer 10 aproximacions al gimnàs, fer-ne 5 més "perquè això és el que hem de fer". Aquesta motivació no funcionarà per raons biològiques molt òbvies.
La situació amb el pensament és una mica diferent: mai deixem de pensar. No he tractat aquesta àrea, però en general les hipòtesis són les següents:
- Una persona que està en un frenesí constant no nota immediatament la fatiga mental. Això no passa en forma de "Ja no puc pensar, m'estiré": primer afecta l'espectre emocional, la capacitat de pensar, després la percepció, però en algun lloc aquí pots sentir el que ve.
- Per desconnectar del flux, no n'hi ha prou amb deixar de treballar. Em vaig adonar que si, per exemple, deixo de treballar, em mentoro i miro el telèfon, llegeixo, miro i encara el meu cervell continua funcionant, la fatiga no desapareix. Realment ajuda a estirar-se i forçar-se a no fer res (inclòs picar el telèfon). Durant els primers 10 minuts és molt difícil sortir del flux de l'activitat, els 10 minuts següents em vénen al cap un milió d'idees sobre com fer-ho tot bé, però després és la neteja.
És important i necessari donar un descans al cervell, i com que és molt difícil captar aquest moment, només cal fer-ho amb regularitat.
Temps de descans/vida/família.
Jo, com ja he escrit, sóc una persona que depèn dels comentaris positius, però puc generar-los per mi mateix: això és alhora un avantatge i un problema.
Des del moment en què vaig començar a fer el seguiment de totes les meves tasques, em felicito per haver-les realitzat. En algun moment, vaig passar d'un estat de "la meva vida laboral assentada" a un estat de "ara sóc un superheroi i puc fer tantes coses com sigui possible", arribant a les 60 tasques al dia.
Vaig equilibrar la feina i les tasques domèstiques i em vaig assegurar d'incloure les tasques a la meva llista diària, però el problema era precisament que eren tasques. I sens dubte necessiteu temps per descansar i per a la família.
El treballador és expulsat del taller a les 6, però l'empresari també s'emociona quan treballa. Resulta ser més o menys el mateix problema que amb la incapacitat d'atrapar el moment de "fatiga mental": en el màxim de tasques completades, oblides que realment necessites viure.
És molt difícil caure fora del flux quan tot funciona i se'n treu un brunzit, també t'has de forçar.
El cansament no prové de les ganes d'“estirar-se”, sinó d'un trastorn de les emocions (“tot ha estat molest des del mateix matí”), dificultat per percebre la informació i deteriorament de la capacitat de canviar de context.
És fonamental fer temps per descansar, encara que sigui una pena. És important que això no us afecti més endavant. No és genial estar content amb la teva productivitat durant dos mesos i després estar en un estat en què tot és avorrit i no pots veure gent.
Al final, no vivim només per la productivitat, hi ha un gran nombre de coses interessants i sorprenents al món 😉
En general, són aproximadament consideracions sobre com, en general, val la pena (re)organitzar processos laborals i no laborals. A la segona part us explicaré quines eines he utilitzat per a això i quins resultats s'han aconseguit.
PD Aquest tema va resultar ser tan important per a mi que fins i tot vaig començar un canal de telegram a part on comparteixo els meus pensaments sobre aquest tema, uneix-te a nosaltres.
Font: www.habr.com