Vaig intentar gestionar les tasques de manera sistemàtica probablement 20-25 vegades. I cada intent va fracassar, com ara entenc, per dos motius.
En primer lloc, per dedicar temps a completar les tasques, cal entendre per què s'està fent això.
Comences a gestionar tasques, dedicar-hi temps, fer menys tasques, tot comença a acumular-se, per a què?
Qualsevol feina és difícil de fer quan no entens per què. "Ordenar la teva vida" no és l'objectiu més adequat, ja que la "vida ordenada" és un fenomen bastant vague. Però "reduir el nivell d'ansietat reduint el nivell d'incertesa" és un objectiu molt més específic i millor, al qual es pot dedicar fàcilment una hora al dia.
En segon lloc, totes les metodologies que he llegit descriuen immediatament l'estat final del procés. "Cal prendre ToDoIst, desglossar-lo en projectes, integrar-se amb el calendari, revisar les tasques de la setmana, prioritzar-les..." És difícil començar a fer-ho de seguida. Com en el desenvolupament de programari, crec que cal utilitzar - de manera iterativa.
Per tant, repassaré les meves "iteracions" i potser de la mateixa forma us serà útil. Al cap i a la fi, quin és un bon motiu per aprofitar les vacances de maig per tornar a la feina amb un paradigma (relativament) nou?
Podeu llegir com vaig arribar a això .
Trello, un parell de llistes
Creem només 4 llistes, utilitzem aplicacions d'escriptori i mòbils.
Llistes:
- Tasques pendents: escriviu aquí totes les tasques que us vinguin al cap. I escriu-les tan bon punt se'ls vingui al cap. "Llençar les escombraries" és una tasca. "Rentar els plats" és una tasca. "Programar una reunió de planificació" és una tasca. Bé, i així successivament. Fins i tot les coses més òbvies o importants es poden oblidar si passa alguna cosa inesperada o si només has tingut un dia dur.
- Tasques pendents d'avui: cada vespre passo les coses del tauler de tasques pendents al tauler de tasques pendents d'avui. Si una part del vostre treball roman allà al vespre, això és normal; Amb el temps, comenceu a entendre quantes tasques hi pot haver a la llista perquè la majoria es puguin completar el dia previst.
- Fet avui. Aquesta pissarra és la principal manera de reduir l'ansietat de "Avui no he fet res" i una bona manera de reflexionar sobre l'autoorganització. Escriu aquí totes les tasques que he fet avui, fins i tot les que no estan a la llista prevista. "Vaig trucar a Vasya sobre els documents", va escriure. "Em van demanar que signés papers", vaig escriure. "Vam discutir l'acord amb l'Anton", va escriure. D'aquesta manera, al final del dia, entendreu en què vau dedicar el vostre temps i què podríeu haver deixat fora d'aquestes tasques només per completar el pla.
- Fet: una llista de totes les tasques realitzades. Al principi o al final del dia, els passo de "Fet avui" a "Fet". Bàsicament, es tracta d'un contenidor d'escombraries on simplement podeu trobar tasques acabades i, per tant, necessita una neteja regular.
Trello, "mini-calendari"
En algun moment, queda clar que algunes tasques estan precisament limitades en el temps i no us voleu oblidar durant la setmana, per no planificar una altra cosa per a aquest temps. Sempre m'ha costat el calendari, així que vaig afegir diversos taulers amb els noms "Fes pendents per al dilluns", "Tres pendents per a dimarts", etc., en els quals vaig començar a enumerar tasques a fer amb temps. dos.
Així, quan la gent em pregunta: "Podem parlar dijous a les 16:00?" - Només vaig a la pissarra corresponent i veig què hi hem escrit per aquesta vegada. I no ens hem d'oblidar de transferir les tasques entre llistes a temps durant la setmana: per exemple, "tasques pendents per dijous" quan arriba dijous - a "tasques pendents per avui".
Per què no un calendari? Per a mi, és molt difícil utilitzar dues utilitats alhora. Si faig servir un calendari per a això, hauré d'entrar-hi, omplir-lo, revisar-lo regularment per comprovar si he oblidat alguna cosa...
En aquest punt he arribat als límits de Trello. El principal problema era que s'enregistraven més de 50 tasques al dia, i hi havia un conjunt força gran de tasques vinculades tant a la llista general com a les llistes vinculades a dies. Com entenc que ja he anotat la tasca que he de fer? Van començar a aparèixer duplicats. Com prioritzar simultàniament totes les tasques d'un dels projectes? Com donar a altres persones l'oportunitat de veure els vostres plans de calendari?
Necessitava un sistema que, tot i mantenir una relativa facilitat:
- Podria agrupar les tasques per projectes.
- Teniu un enllaç al calendari (feu-ho demà) i transferiu-lo automàticament a les tasques d'avui, quan arribi el dia.
- S'integraria amb el calendari de Google.
Aquí és on vaig tornar a ToDoist, i en aquesta etapa va resultar ser la solució més adequada.
Fil actual a ToDoist
Safata d'entrada
Escric qualsevol tasca entrant a Inbox, que intento resoldre immediatament. L'anàlisi significa:
- Determinació de la data en què es completarà la tasca (per a les tasques curtes, la majoria de vegades estableixo Avui, i al vespre entenc quan, de fet, es pot fer).
- Determinació del projecte al qual es pot atribuir la tasca (per a les estadístiques i la capacitat de canviar d'alguna manera la prioritat de totes les tasques del projecte).
Les tasques que vénen al cap i que no cal fer en un futur proper entren en projectes Personal sense categoria (“emporta els portavasos al cotxe”) i Treball sense categoria (“pensa quan podem organitzar una sessió estratègica de relacions públiques”). ToDoist us permet assignar tasques recurrents, de manera que cada cap de setmana tinc una tasca anomenada "Personal sense categoria" i cada dilluns "Treball sense categoria".
Integració del calendari
ToDoist s'integra perfectament amb Google Calendar, en ambdues direccions. Comparteixo el meu calendari amb els meus companys perquè vegin quan definitivament no em poden arribar.
Paral·lelament, les tasques del calendari es traslladen en sentit contrari: puc dir “Seryoga, mira la meva hora de divendres i anota una reunió allà”, que apareixerà tant al calendari com a ToDoist. Així que, de fet, vaig començar a utilitzar un calendari per primera vegada sense haver de crear-hi esdeveniments.
Processament de tasques entrants no operatives
Per força no m'afanyo a fer tasques immediatament, excepte aquelles en què el foc és evident. "Necessitem contactar amb urgència amb la direcció de l'empresa ABC, ja que el servidor està inactiu i no hi ha resposta dels seus empleats" és òbviament una tasca urgent que no es pot ajornar, però "Zhenya, puc trucar-te ara per parlar d'un nou projecte” es converteix en “Programa quan puguis parlar amb X sobre Y”, que ja es convertirà en la tasca “Digues a X que podem parlar llavors” i la tasca “Parlar amb X sobre Y”, ja amb temps. Gairebé qualsevol tasca entrant es converteix primer en "Programació...".
Prioritzar les tasques
No es poden completar totes les tasques incloses en el dia. Observant-me a mi mateix, em vaig adonar del següent (cada número serà diferent, però el més important és arribar a conclusions).
- Cada dia anoto unes 50-70 tasques.
- Puc fer fins a 30 tasques còmodament (sense sentir-me completament cansat al final del dia).
- Després de completar fins a 50 tasques, em cansaré, però no de manera crítica.
- Puc completar 70 tasques, però després em costarà sortir del “flux de l'addicció al treball”, em costarà adormir-me i, en general, seré una mica social.
A partir d'això, decideixo què fer avui. ToDoist té una priorització de cada tasca, així que al matí selecciono les tasques crítiques a completar i complete la resta en funció de les meves capacitats i desitjos. Cada dia transfereixo unes 40-20 tasques a la següent: el que és interessant és que les tasques de l'endemà tornin a ser 60-70.
Manteniment d'estadístiques
Tinc moltes ganes d'entendre, en general, quant de temps s'ha dedicat avui a temes relacionats amb la feina i en quins. Per a això faig servir l'aplicació , que es troba tant al telèfon com al portàtil, i l'historial d'ubicacions de Google Maps (sí, no sóc paranoic).
Vivim fora de la ciutat, de manera que el temps que passem a la carretera es pot aprofitar amb prudència. Ara, quan no estic cansat, escolto audiollibres sobre la marxa per poder aprofitar d'alguna manera aquests 40 minuts.
Encara no agrego les dades, creant una mena de Data Lake personal; Quan arribi el moment, m'hi posaré.
No hi haurà conclusió
- La vida d'una persona moderna és un gran flux de tasques entrants. No es podrà reduir; hem d'aprendre a gestionar aquest flux.
- La major part de l'ansietat prové de la incògnita del futur. Si entenem el que ens espera en els propers dies, hi haurà molt menys ansietat.
- Per aquest motiu, podeu dedicar temps a organitzar el vostre dia. Sé què passarà avui, què passarà demà, i no m'oblido d'aquelles tasques que abans m'oblidava.
- Fer el seguiment de tasques no és un fi en si mateix, sinó, si voleu, una forma d'autoeducació. Les coses que abans et feia massa mandra de fer o les coses que mai no vas aconseguir fer es tornen molt més fàcils de fer. Moltes persones (inclòs jo) generalment se senten millor quan les tasques es fixen des del món exterior. El seguiment de tasques és una manera d'establir-vos tasques i aprendre a viure segons els vostres desitjos.
- El treball no és un fi en si mateix. L'objectiu és organitzar el teu horari de treball perquè tinguis un temps lliure previsible on puguis cuidar-te, la teva família i els teus interessos.
Font: www.habr.com