Ang kolaborasyon usa ka sakit nga punto sa tradisyonal nga mga gamit sa opisina. Kung ang napulo ka mga tawo nagtrabaho sa usa ka file sa parehas nga oras, daghang oras ug paningkamot ang gigugol dili sa mga pag-edit, apan sa pagpangita sa mga pagbag-o ug sa ilang mga tagsulat. Kini komplikado sa daghang mga aplikasyon nga dili kanunay magkatugma. Usa ka paagi sa pagsulbad niini nga problema mao ang pagbalhin ngadto sa cloud-based office suites. Dili daghan kanila, ug isulti namo kanimo kung giunsa namo pagbuntog ang konserbatismo sa mga empleyado sa Forex Club ug nakahimo sa pagbalhin sa usa ka gipang-apod-apod nga kompanya nga adunay usa ka gatos nga opisina sa G Suite sulod lang sa pipila ka bulan.
Nganong nakahukom ka sa paghimo sa transisyon?
Ang Forex Club kasagarang mahinumduman sa konteksto sa online trading sa foreign exchange rates. Apan kini nga kompanya nagtrabaho sa daghang mga lahi sa mga instrumento sa salapi sa lainlaing mga nasud sa kalibutan. Tungod niini, kini adunay usa ka komplikado kaayo nga imprastraktura sa IT nga adunay kaugalingon nga plataporma alang sa mga kliyente.
Sa panahon nga nagkita mi, ang back office sa kompanya migamit ug daghang lain-laing mga plataporma ug aplikasyon. Ang nag-unang himan sa pagtrabaho alang sa kadaghanan sa mga empleyado mao ang Microsoft office suite ug mail sa Zimbra. Labaw sa tanan kini usa ka superstructure sa dugang nga pagtipig, pag-backup, antivirus, daghang mga konektor ug panagsama, ingon man ang pagdumala sa lisensya sa Microsoft ug Zimbra nga adunay mga regular nga pag-audit.
Mahal alang sa departamento sa IT sa Forex Club ang pagpadayon niini nga sistema. Ang komplikado nga imprastraktura nanginahanglan pag-abang sa daghang mga server, mga plano sa DRP kung masira kini nga mga server o mapakyas ang koneksyon sa Internet, ug mga backup. Aron maseguro nga walay kasamok nga operasyon, sa paglabay sa panahon, usa ka espesyal nga departamento sa mga administrador ang naporma, kinsa giakusahan gihapon sa buluhaton sa pag-audit sa lisensya.
Tungod sa kadagaya sa lain-laing mga programa, mitungha ang mga problema sa mga ordinaryong empleyado sa Forex Club. Kung walay pagsubay sa bersyon sa dokumento, lisud ang pagpangita sa tagsulat sa pipila ka mga rebisyon ug ang katapusang bersyon sa usa ka teksto o lamesa.
Sa paningkamot nga makunhuran ang gasto sa pagmentinar, nangita ang Forex Club og mas simple nga paagi aron masulbad ang parehas nga mga problema. Dinhi nagsugod ang among interaksyon.
Pagpangita usa ka alternatibo
Aron mapatuman ang hingpit nga kolaborasyon, kinahanglan nga usbon ang pamaagi mismo - palayo gikan sa lokal nga pagtipig ngadto sa panganod. Ang Forex Club nagsugod sa pagpangita alang sa usa ka komon nga solusyon sa panganod alang sa tanan nga mga aplikasyon sa opisina. Adunay duha ka kandidato: Office 365 ug G Suite.
Ang Office 365 usa ka prayoridad, tungod kay daghang mga lisensya sa Microsoft ang gipalit gikan sa Forex Club. Apan ang Office 365 nagdala lamang og bahin sa pagpaandar sa office suite ngadto sa panganod. Kinahanglan pa nga i-download sa mga tiggamit ang aplikasyon gikan sa ilang personal nga account ug gamiton kini sa pagtrabaho sa mga dokumento sumala sa daan nga laraw: ipadala ug i-resave ang mga kopya nga adunay mga indeks sa bersyon.
Ang G Suite sa Google Cloud adunay daghang mga bahin sa kolaborasyon ug mas barato. Sa kaso sa mga produkto sa Microsoft, kinahanglan nimo nga gamiton ang Enterprise Agreement, ug kini usa ka hingpit nga lahi nga lebel sa paggasto (bisan gikonsiderar ang gipalit nga software). Ug sa among tabang, ang pagpatuman sa G Suite nahitabo sa ilawom sa programa sa Google, nga nagbayad sa daghang mga kostumer alang sa mga gasto sa pagbalhin sa mga serbisyo sa kompanya.
Giplanohan nga ibalhin ang kadaghanan sa mga serbisyo nga gigamit sa mga empleyado sa G Suite:
- Kalendaryo ug email (Gmail ug Google Calendar);
- Mga Nota (Google Keep);
- Chat ug online nga mga komperensya (Chat, Hangouts);
- Office suite ug survey generator (Google Docs, Google Forms);
- Gipaambit nga pagtipig (GDrive).
Pagbuntog sa negatibo
Ang pagpatuman sa bisan unsang himan, bisan ang labing kombenyente, kanunay nga nag-atubang sa negatibo nga mga reaksyon gikan sa mga tiggamit sa katapusan. Ang panguna nga hinungdan mao ang konserbatismo, tungod kay ang mga tawo dili gusto nga magbag-o bisan unsa ug maanad sa mga bag-ong pamaagi sa pagtrabaho. Ang sitwasyon komplikado sa piho nga panglantaw sa presensya sa web ingon nga naglakaw lang sa mga site (apan wala magtrabaho niini nga mga site), komon sa mga dili empleyado sa IT. Wala lang nila masabti kung giunsa kini pagtrabaho.
Sa bahin sa Forex CLub, si Dmitry Ostroverkhov ang responsable sa pagpatuman sa proyekto. Gibantayan niya ang mga yugto sa pagpatuman, gikolekta ang feedback sa gumagamit ug giuna ang mga buluhaton. Ang hiniusang pagpangandam, mga survey sa empleyado, ug mga pagpatin-aw sa mga lagda sa kompanya nagpasayon ββkanamo sa pagsugod.
Ang nag-unang tahas sa Softline niini nga proyekto mao ang pagbansay sa mga tiggamit ug mga tigdumala sa sistema ug paghatag og teknikal nga suporta sa unang yugto. Among gipatin-aw kung giunsa ang produkto molihok pinaagi sa usa ka serye sa mga pagbansay. Sa kinatibuk-an, nagpahigayon kami og 15 ka mga pagbansay nga 4 ka oras matag usa. Ang una - sa wala pa ang piloto - alang sa mga administrador sa sistema nga nag-andam sa yuta alang sa pagbag-o. Ug ang mga sunod kay para sa ordinaryong mga empleyado.
Isip kabahin sa nag-unang programa sa pagbansay, among gipasiugda ang mga benepisyo, nga nagbayad sa mga kalisud sa mga end user sa pagkaanad sa bag-ong himan. Ug sa pagtapos sa matag pagbansay, ang mga empleyado makahimo sa ilang kaugalingon nga mga pangutana, nga nagtangtang sa mga lit-ag sa pagsugod sa trabaho.
Bisan kung ang Forex Club nagpahigayon mga seminar sa pagbansay alang sa kaugalingon nga mga kliyente, ang kompanya dili makalunsad sa pagbansay sa G Suite sa iyang kaugalingon tungod sa kakulang sa mga magtutudlo nga adunay kinahanglan nga mga kahanas. Aron masusi ang epekto sa among mga pagbansay, ang Forex Club nagpahigayon mga survey sa estudyante sa wala pa ang pagbansay ug pipila ka oras pagkahuman niini. Ang unang survey nagpakita sa kasagaran negatibo nga panglantaw sa umaabot nga mga kausaban. Ang ikaduha mao, sa kasukwahi, ang pagtaas sa positibo. Ang mga tawo nagsugod sa pagkaamgo nga kini magamit sa ilang trabaho.
Pilot office
Nagsugod ang proyekto sa katapusan sa 2017, sa dihang ang napulo ka mga tagdumala sa sistema mibalhin sa G Suite. Kini nga mga tawo kinahanglan nga mahimong mga pioneer nga nag-ila sa mga bentaha ug disbentaha sa solusyon ug naghimo sa yugto alang sa pagbag-o. Among gikonsiderar ang ilang feedback ug rekomendasyon ug niadtong Enero 2018 mipili mi og medium-sized nga branch nga adunay local system administrator para sa unang trial transition sa mga non-IT nga empleyado.
Ang pagbalhin gihimo nga dungan. Oo, lisud alang sa mga tawo nga mobalhin sa bag-ong mga himan, busa gihatagan ang kapilian tali sa usa ka solusyon sa panganod ug usa ka aplikasyon sa desktop, ang mga tiggamit mosandig sa usa ka labi ka pamilyar nga desktop ug mohinay ang mga plano sa pag-upgrade sa kalibutan. Mao nga pagkahuman sa pagbansay sa opisina sa piloto, dali namon nga gibalhin ang tanan sa G Suite. Atol sa unang magtiayon nga mga semana, adunay pipila ka pagsukol; kini giatubang sa lokal nga tagdumala sa sistema, kinsa mipasabut ug nagpakita sa tanan nga lisud nga mga punto.
Pagkahuman sa opisina sa piloto, hingpit namon nga gibalhin ang tibuuk nga departamento sa IT sa Forex Club sa G Suite.
Pag-ilis sa network sa sanga
Pagkahuman sa pag-analisar sa kasinatian sa pilot project, kauban ang departamento sa IT sa Forex Club, naghimo kami usa ka plano sa pagbalhin alang sa nahabilin nga kompanya. Sa sinugdan giplano nga ang proseso mahitabo sa duha ka yugto. Sa una nga yugto, gusto namon nga bansayon ββlamang ang labing maunongon nga mga empleyado sa Forex Club sa produkto, nga magpasiugda sa proyekto sa ilang mga opisina ug motabang sa mga kauban nga mobalhin sa bag-ong plataporma isip bahin sa ikaduhang yugto. Aron mapili ang "mga ebanghelista" sa kompanya, nagpahigayon kami usa ka survey, ang mga resulta nga milabaw sa tanan nga mga gilauman: mga katunga sa tibuuk nga Forex Club ang mitubag. Dayon nakahukom kami nga dili i-drag ang proseso ug laktawan ang yugto sa "pagpatuman pinaagi sa mga empleyado".
Sama sa pilot nga proyekto, ang mga punoan nga opisina una nga milalin, diin adunay usa ka lokal nga tagdumala sa sistema - nakatabang siya sa pagsagubang sa mga mitumaw nga kalisud. Sa matag opisina, ang pagbalhin sa bag-ong mga himan giunhan sa pagbansay. Ang pagbansay kinahanglang planohon sumala sa usa ka flexible nga eskedyul nga nagkonsiderar sa lain-laing mga time zone ug mga eskedyul sa trabaho. Pananglitan, alang sa mga opisina sa Kazakhstan ug China, ang pagbansay kinahanglan magsugod sa alas 5 sa buntag sa oras sa Moscow (sa ingon, ang G Suite maayo kaayo sa China, bisan unsa pa).
Pagkahuman sa mga punoan nga opisina, ang network sa sanga mibalhin sa G Suite - mga 100 puntos. Ang pagkatalagsaon sa katapusang yugto sa proyekto mao nga kini nga mga sanga nag-una nga kawani sa mga tawo nga nagbaligya nga nagtrabaho daghang mga spreadsheet. Naghimo kami og pagbansay alang kanila sulod sa duha ka semana aron makatabang sa pagbalhin sa datos.
Sa parehas nga oras, ang among mga espesyalista nagtrabaho "sa luyo" sa pagsuporta sa Forex Club mismo, tungod kay pagkahuman dayon sa pagbalhin sa G Suite, ang gidaghanon sa mga tawag sa teknikal nga suporta nagdugang sama sa gipaabut. Ang kinapungkayan sa mga hangyo nahitabo sa panahon sa pagbalhin sa network sa sanga, apan sa hinay-hinay ang gidaghanon sa mga hangyo nagsugod sa pagkunhod. Ang mga hangyo alang sa mga produkto sa opisina ug e-mail, pagdumala sa lisensya sa software, pagtrabaho kauban ang mga server ug kagamitan sa network, ingon man ang mga backup nga channel sa komunikasyon labi nga mikunhod. Sa ato pa, ang pagpatuman nagpamenos sa load sa unang linya sa suporta ug back office.
Sa kinatibuk-an, ang pagbalhin sa mga opisina gikuha mga duha ka bulan: kaniadtong Pebrero 2018, ang trabaho nahuman sa mga departamento sa ulo, ug kaniadtong Marso - sa tibuuk nga network sa sanga.
Lit-ag
Ang katulin sa paglalin sa email nahimong usa ka dakong problema. Nagkinahanglan og 1 ka segundo aron mabalhin ang usa ka email gikan sa Zimbra ngadto sa Gmail gamit ang IMAP Sync. Mga 700 ka mga empleyado ang nagtrabaho sa usa ka gatos nga mga opisina sa Forex Club, ug ang matag usa kanila adunay libu-libo nga mga sulat (sa kinatibuk-an nagserbisyo sila labaw sa 2 milyon nga mga kliyente). Busa, aron mapadali ang paglalin, gigamit namo ang G Suite Migration Tool; uban niini, ang proseso sa pagkopya sa mga email mas paspas.
Dili kinahanglan nga ibalhin ang data gikan sa mga kalendaryo ug mga buluhaton. Bisan kung adunay pipila ka mga solusyon sa daan nga imprastraktura, wala sila hingpit nga gigamit sa mga empleyado. Pananglitan, ang mga kalendaryo sa korporasyon gipatuman sa porma sa usa ka portal sa Bitrix, nga dili kombenyente, mao nga ang mga empleyado adunay ilang kaugalingon nga mga himan, ug ang mga empleyado nagpatuman sa pagbalhin sa datos sa ilang kaugalingon.
Usab, ang pagbalhin sa mga dokumento sa operasyon naa sa mga kamot sa mga tiggamit (naghisgot lamang kami bahin sa datos sa karon nga trabaho - usa ka lahi nga solusyon ang gigamit alang sa base sa kahibalo sa kompanya). Walay mga pangutana dinhi. Kini ra nga sa usa ka punto usa ka linya sa administratibo ang gilaraw-ang responsibilidad alang sa impormasyon nga gitipigan nga lokal nga gipasa sa mga tiggamit mismo, samtang ang kaluwasan ug seguridad sa datos sa Google Drive gibantayan na sa departamento sa IT.
Ikasubo, dili posible nga makit-an ang mga analogue sa G Suite alang sa tanan nga mga daloy sa trabaho. Pananglitan, ang mga kinatibuk-ang mailbox, nga gigamit sa mga empleyado sa Forex Club, walay mga pagsala sa Gmail, mao nga lisud ang pagpangita sa usa ka piho nga sulat. Adunay susama nga kalisud sa pagtugot sa SSO sa Google Chat, apan kini nga problema nasulbad pinaagi sa usa ka hangyo sa suporta sa Google.
Ang mga nag-unang problema alang sa mga tiggamit adunay kalabutan sa kamatuoran nga ang mga serbisyo sa Google wala pa adunay pipila nga mga gimbuhaton sa mga kakompetensya, pananglitan, Skype o Office 365. Ang Hangouts nagtugot lamang kanimo sa paghimo sa mga tawag, ang Google Chat kulang sa pagkutlo, ug ang Google Sheets kulang sa suporta alang sa Microsoft Excel macros.
Dugang pa, ang mga produkto sa Microsoft ug Google Cloud magkalainlain ang pagduol sa mga himan sa pag-edit sa lamesa. Ang mga file sa pulong nga adunay mga lamesa usahay giablihan sa Google Docs nga adunay sayup nga pag-format.
Sa dihang naanad na kita sa bag-ong imprastraktura, pipila sa mga kalisdanan nasulbad pinaagi sa alternatibong mga paagi. Pananglitan, imbes nga mga macro sa mga spreadsheet, gigamit ang mga script, nga nakit-an sa mga empleyado sa Forex Club nga labi ka dali. Dili posible nga makapangita usa ka analogue alang lamang sa departamento sa pinansyal sa Forex Club, nga naghisgot sa mga taho sa 1C (nga adunay mga script, komplikado nga pag-format). Busa mibalhin siya sa Google Sheet para lang sa kolaborasyon. Alang sa ubang mga dokumento, gigamit gihapon ang office package (Excel).
Sa kinatibuk-an, ang Forex Club nagpabilin mga 10% sa mga lisensya sa Microsoft Office. Normal kini nga praktis alang sa maong mga proyekto: usa ka minoriya sa mga empleyado ang naggamit sa mga advanced function sa office suites, mao nga ang uban daling modawat sa kapuli.
Kinahanglan nga hinumdoman nga walaβy dagkong pagbag-o nga gihimo sa nahabilin nga imprastraktura. Wala gibiyaan sa Forex Club ang Jira ug Confluence, bisan kung gipatuman niini ang Google Keep alang sa mga buluhaton sa operasyon. Aron mahiusa ang Jira ug Confluence sa G Suite, nag-deploy kami og mga plugins nga nagtugot kanimo sa dali nga pagbalhin sa datos. Ang sistema sa pag-monitor gipreserbar, ingon man daghang dugang nga mga himan: Trello, Teamup, CRM, Metrics, AWS, ug uban pa. Natural, ang mga tigdumala sa sistema nagpabilin sa mga sanga.
Eksperimento sa Chromebook
Nangita ug paagi sa pagpamenos sa gasto, ang Forex Club naghanduraw sa pagbalhin sa tanan ngadto sa mga mobile workstation nga gipadagan sa Chromebook. Ang aparato mismo labi ka barato, ug sa paggamit sa mga serbisyo sa panganod posible nga dali nga ma-deploy ang usa ka workstation niini.
Gisulayan namo ang mga mobile workstation sa gamay nga grupo sa mga tiggamit sa 25 ka tawo sa departamento sa pagbaligya. Ang mga empleyado niini nga departamento walay mga buluhaton nga makapugong kanila sa pagtrabaho lamang pinaagi sa web, mao nga kini nga paglalin unta walay kapuslanan alang kanila. Apan base sa mga resulta sa pagsulay, nahimo nga ang hardware sa usa ka barato nga Chromebook dili igo alang sa husto nga operasyon sa tanan nga mga aplikasyon sa korporasyon sa Forex Club. Ug ang mas mahal nga mga modelo nga mohaum sa teknikal nga mga parameter nahimo nga ikatandi sa gasto sa classic nga Windows-based nga mga laptop. Tungod niini, nakahukom sila nga biyaan ang proyekto.
Unsa ang nausab sa pag-abot sa G Suite
Sukwahi sa tanan nga pagpihig ug kawalay pagsalig, 3 ka bulan na pagkahuman sa pagbansay, 80% sa mga empleyado nakamatikod sa mga survey nga gipasayon ββgyud sa G Suite alang kanila ang pagtrabaho sa mga dokumento. Pagkahuman sa transisyon, ang paglihok sa mga empleyado miuswag ug nagsugod sila sa pagtrabaho nga labi gamit ang mga magamit nga aparato:
Mga istatistika sa paggamit sa mobile device sumala sa Forex Club
Ang Google Forms nakabaton ug dakong pagkapopular. Sulod sa mga departamento, gihimo nila nga posible nga dali nga magpahigayon mga survey nga kaniadto nanginahanglan sa paggamit sa koreo, pagkolekta sa mga resulta nga mano-mano. Ang pagbalhin ngadto sa Google Chat ug Hangouts Meet maoy hinungdan sa kadaghanang mga pangutana ug reklamo, tungod kay sila sa kasagaran adunay gamay nga mga gimbuhaton, apan ang ilang paggamit nagpaposible sa pagbiya sa daghang mga instant messenger sulod sa kompanya.
Ang mga resulta sa proyekto giumol ni Dmitry Ostroverkhov, diin kami nagtrabaho: "Ang proyekto nagpamenos sa gasto sa Forex Club alang sa IT infrastructure ug gipasimple ang suporta niini. Ang tibuok layer sa mga buluhaton sa pagmentinar sa proseso nawala, tungod kay kini nga mga isyu nasulbad sa kiliran sa Google. Karon ang tanan nga mga serbisyo mahimong ma-configure sa layo, kini gisuportahan sa usa ka magtiayon nga mga administrador sa Google, ug ang departamento sa IT nagpagawas sa oras ug mga kapanguhaan alang sa ubang mga butang.
Source: www.habr.com