Gisulat namo sa makadaghang higayon kung giunsa pagtabang sa among mga teknolohiya ug bisan pa pagproseso sa impormasyon gikan sa bisan unsa nga matang sa mga dokumento ug sa pagsulod sa data ngadto sa mga sistema sa accounting. Karon isulti namon kanimo kung giunsa namon gipatuman в – ang kinadak-ang supplier sa kainit ug init nga tubig sa Moscow.
Hunahunaa ang imong kaugalingon sa lugar sa usa ka ordinaryo nga accountant. Nasabtan namo nga dili kini sayon, apan sulayi gihapon. Kada adlaw makadawat ka og daghang mga papel nga bayronon, mga invoice, mga sertipiko, ug uban pa. Ug labi na daghan - sa mga adlaw sa wala pa ang pagreport. Ang tanan nga mga detalye ug kantidad kinahanglan nga dali ug mabinantayon nga susihon, i-type pag-usab ug isulod sa sistema sa accounting, mano-mano nga ipatuman ang mga transaksyon ug ipadala ang mga dokumento sa archive, aron sila dayon masumite alang sa pag-verify sa mga internal auditor, serbisyo sa buhis, taripa. regulatory authority ug uban pa. Lisod? Apan kini usa ka dugay na nga praktis sa negosyo nga anaa sa daghang mga kompanya. Kauban sa MOEK, among gipasimple kining makuti nga trabaho ug gihimo kini nga mas kombenyente. Kung interesado ka kung giunsa kini, welcome sa iring.
Ang litrato nagpakita sa Moscow CHPP-21, ang pinakadako nga prodyuser sa thermal energy sa Europe. Ang init nga namugna sa kini nga estasyon gisuplay sa MOEK sa 3 milyon nga mga residente sa amihanan sa Moscow. .
Ang MOEK adunay usa ka dosena ug tunga nga mga sanga sa Moscow. Nagserbisyo sila sa 15 km nga mga network sa pagpainit, 811 nga mga istasyon sa thermal ug mga balay sa boiler, 94 nga mga punto sa pagpainit ug 10 nga mga istasyon sa pumping, ug usab nagtukod ug nag-instalar sa mga bag-ong sistema sa suplay sa kainit. Nagpalit ang kompanya og lainlaing kagamitan ug serbisyo alang sa mga kalihokan sa negosyo: . Ang pag-andam sa mga dokumento sa matag departamento nga nagsugod sa pagpalit gihimo sa mga espesyal nga empleyado - mga superbisor sa kontrata.
Giunsa pagtrabaho ang mga kontrata sa usa ka dako nga kompanya? Kung ang mga curator mosulod sa usa ka kasabutan, makadawat sila daghang mga importanteng dokumento sa papel gikan sa ilang mga katugbang: mga nota sa pagpadala, mga sertipiko sa probisyon sa serbisyo, mga invoice, mga sertipiko, ug uban pa. sistema sa pagdumala. Ang tigdumala sa pinansya mano-mano nga nagsusi sa tanan nga datos. Pagkahuman niini, dad-on sa curator ang orihinal nga mga dokumento sa departamento sa accounting. O buhaton kini sa courier, ug unya ang pagbalhin sa mga dokumento mahimong magdugay - gikan sa daghang oras hangtod sa pipila ka adlaw.
Ug ang tanan maayo ra, apan, sama sa daghang uban pang mga kompanya:
- Ang mga papeles mahimong moabot sa departamento sa accounting pipila ka adlaw sa dili pa isumite ang pagtaho. Unya ang mga accountant kinahanglang mogugol ug adlaw ug gabii sa ilang trabahoan. Kinahanglan nimo nga mano-mano nga susihon kung ang tanan nga mga invoice, mga invoice, ug uban pa napuno sa husto. Unya, kung husto ang tanan, ang empleyado mag-retype sa datos sa sistema sa accounting ug maghimo mga pag-post. Sa parehas nga oras, 90% sa oras sa accountant gigugol sa pag-imprinta pag-usab sa datos - mga detalye, kantidad, petsa, numero sa butang, ug uban pa. Tungod niini, adunay risgo nga masayop.
- Ang mga dokumento mahimong moabut nga adunay mga sayup. Ug usahay ang pipila ka mga bayronon o mga sertipiko nawala. Usahay kini mahimong klaro sa katapusang mga adlaw sa wala pa isumite ang pagreport. Tungod niini, ang oras sa pag-apruba sa dokumento mahimong malangan.
- Human sa paghimo sa mga entries, ang mga accountant nagtipig sa mga invoice, mga invoice ug mga buhat sa lain nga papel ug electronic archive. Nganong lisud kini? Pananglitan, ang MOEK nagtrabaho sumala sa mga taripa, ug busa obligado nga regular nga ireport ang mga gasto niini sa mga awtoridad sa ehekutibo. Ug kung ang sunod nga pag-audit sa estado o buhis moabut sa departamento sa accounting, ang mga empleyado kinahanglan nga mangita alang sa mga dokumento sa dugay nga panahon.
Kini ang hitsura sa MOEK accounting department kaniadto:
Ang MOEK mao ang una sa industriya sa enerhiya nga nakahukom sa pagtukod pag-usab ug pagpayano niini nga pamaagi aron sa madali nga pagsira sa mga transaksyon ug pagsumite sa mga taho, mas maayo nga pagsusi sa mga kausaban sa merkado sa pagpalit ug pagplano sa pinansyal nga estratehiya. Dili sayon ang pagbag-o sa dugay na nga sistema sa trabaho sa departamento sa accounting sa iyang kaugalingon, mao nga ang kompanya nakahukom sa pagbag-o niini uban sa iyang partner - ABBYY.
Wala dayon gisulti kay nahuman
Usa ka grupo sa mga espesyalista sa ABBYY ang nagpatuman sa usa ka unibersal nga plataporma alang sa intelihenteng pagproseso sa impormasyon sa MOEK ug gi-configure:
- flexible nga mga paghulagway (data extraction templates) para sa pagproseso sa dokumento. Naghisgot kami sa detalye kung unsa kini ug kung unsa kini kinahanglan sa Habré и . Gamit ang solusyon, giproseso sa MOEK ang labaw pa sa 30 nga mga tipo sa mga dokumento (pananglitan, usa ka sertipiko sa na-install nga kagamitan o usa ka sertipiko sa mga bayronon sa ahensya) ug gikuha gikan kanila ang sobra sa 50 nga mga kinaiya (numero sa dokumento, kinatibuk-ang kantidad lakip ang VAT, ngalan sa pumapalit, nagbaligya, kontraktor, gidaghanon sa mga butang, ug uban pa.);
- usa ka connector alang sa paghimo sa mga pagsusi ug pag-upload sa datos, nga nagkonektar sa ABBYY FlexiCapture, SAP ug OpenText. Salamat sa konektor, nahimong posible nga awtomatiko nga susihon ang datos gikan sa order ug kontrata gamit ang lainlaing mga direktoryo. Atong hisgotan kini sa ubos;
- export sa mga dokumento ngadto sa usa ka electronic archive base sa OpenText. Karon ang tanan nga mga pag-scan sa dokumento gitipigan sa usa ka lugar;
- draft accounting entries sa SAP ERP nga adunay mga link sa scan nga mga hulagway sa mga dokumento.
Dayon ang mga empleyado sa ABBYY ug MOEK nakahimo og search form aron ang accountant, sa mga segundo, makapangita og importante nga mga account sa bisan unsang attribute sa electronic archive ug isumite kini alang sa mga inspeksyon sa buhis.
Ang pagpangita posible gamit ang 26 ka lain-laing criteria (ang hulagway ma-click):
Human malampusong gisulayan sa MOEK ang tibuok sistema, gipatuman kini. Ang tibuok nga proyekto, lakip ang mga pag-apruba, pagpatin-aw ug pagpaayo, nahuman sulod sa 10 ka bulan.
Scheme sa trabaho human sa pagpatuman sa ABBYY FlexiCapture:
Gibati ba nimo nga walay nausab? Oo, ang proseso sa negosyo nagpabilin nga pareho, kini nga kadaghanan sa mga gimbuhaton karon gihimo sa makina.
Wiring, nahuman na!
Kumusta ang mga butang karon? Ingnon ta nga ang curator sa kontrata nakadawat og usa ka hugpong sa mga nag-unang dokumento alang sa usa ka transaksyon alang sa suplay sa mga bomba alang sa mga thermal power plant, o, pananglitan, ang pagtukod sa mga network sa pagpainit. Dili na kinahanglan nga susihon sa espesyalista ang pagkakompleto ug sulud sa mga dokumento mismo, tawagan ang usa ka courier ug ipadala ang orihinal nga mga dokumento sa departamento sa accounting. Gi-scan lang sa curator ang gipirmahan nga set sa mga nag-unang dokumento, ug dayon ang teknolohiya ang mopuli.
Gamit ang sistema sa pag-scan sa network, ang usa ka empleyado nagpadala sa mga scan sa format nga TIFF o PDF sa iyang mainit nga folder o email. Dayon iyang ablihan ang ABBYY FlexiCapture web input station ug pilion ang matang sa dokumento nga gitakda nga iproseso. Pananglitan, "pagpalit sa mga trabaho/serbisyo nga adunay bayronon sa ahensya", "resibo sa materyal ug teknikal nga mga kapanguhaan (MTR)" o "accounting sa kabtangan".
Ang matang sa set nagtino sa gidaghanon ug mga matang sa gikinahanglan nga mga dokumento ug datos nga kinahanglang iklasipikar, ilhon ug pamatud-an sa sistema.
Ang curator nag-upload sa mga scan para sa pag-ila. Awtomatiko nga gisusi sa sistema ang presensya sa tanan nga mga dokumento, ang sulud sa matag papel, ug giila sa server ang mga detalye - petsa sa kontrata, kantidad, adres, numero sa pagkilala sa buhis, checkpoint ug uban pang datos. Pinaagi sa dalan, ang MOEK mao ang una nga kompanya sa enerhiya sa Russia nga migamit niini nga pamaagi.
Kung wala ma-upload sa curator ang tanan nga mga dokumento o ang pipila nga invoice wala maglangkob sa tanan nga datos, namatikdan kini sa sistema ug gihangyo dayon ang empleyado sa pagtul-id sa sayup:
Ang sistema nagreklamo ug naghangyo nga idugang ang nawala nga mga dokumento (pagkahuman niini ang mga screenshot mahimong ma-click):
Ang sistema nakamatikod nga ang dokumento expire na:
Sa ingon, dili na kinahanglan nga mahibal-an sa empleyado kung husto ba ang pagkahan-ay sa dokumento. Kung husto ang tanan, ang kadaghanan sa mga pagsusi sa datos awtomatiko nga mahitabo sa estasyon sa pagsulod sa web. Igo na ang pagsulod sa numero sa order nga gitakda sa SAP ERP. Pagkahuman niini, ang giila nga datos gitandi sa impormasyon nga giproseso sa SAP: TIN ug KPP sa counterparty, mga numero sa kontrata ug kantidad, VAT, produkto o serbisyo nga nomenclature. Ang pagproseso ug pagsusi sa usa ka dokumento nagkinahanglan lang ug pipila ka minuto.
Gamit ang mga detalye - INN ug KPP - mahimo nimong pilion ang gusto nga kompanya gikan sa direktoryo:
Kung adunay sayup sa invoice o invoice, dili kini tugutan nga ma-export ang dokumento sa archive. Pananglitan, kung ang usa ka dokumento sayop nga naipon o ang usa sa mga karakter dili husto nga giila, ang sistema magpakita niini ug hangyoon ang empleyado sa pagtul-id sa tanang mga sayop. Ania ang usa ka pananglitan:
Namatikdan sa sistema nga ang Vasilek CJSC wala maapil sa lista sa mga supplier sa MOEK.
Kini nagtugot sa mga empleyado sa pagsubay sa mga kasaypanan sa dili pa ang dokumento makaabot sa departamento sa accounting.
Kung ang tanan nga mga tseke malampuson nga nahuman, unya sa usa ka pag-klik usa ka scan nga kopya sa dokumento ipadala sa OpenText electronic archive, ug usa ka link ug usa ka kard nga adunay metadata niini makita sa SAP. Ang usa ka accountant o curator kanunay nga makatan-aw sa electronic archive sa usa ka lista sa mga dokumento alang sa gikinahanglan nga pagkahan-ay ug kasayuran bahin sa kung kinsa ang nagproseso sa mga dokumento, sa unsang orasa, ug kung unsa ang sangputanan.
Gitan-aw ni Pyotr Petrovich ang electronic archive, ...
...aron makita kung kinsa ang nag-upload sa mga dokumento alang sa order No. 1111.
Human sa pag-upload sa mga datos ug mga scan gikan sa ABBYY FlexiCapture ngadto sa SAP, ang usa ka draft nga transaksyon makita uban sa pre-filled data ug mga link sa mga scanned nga mga hulagway sa mga dokumento.
Draft wiring:
Dayon ang accountant makadawat og pahibalo sa email nga adunay link sa nahuman nga draft ug mga scan. Ang espesyalista dili na kinahanglan nga makigbisog sa papel. Ang tanan nga iyang buhaton mao ang pagsusi sa mga scan alang sa kinatibuk-ang kantidad sa transaksyon, ang presensya sa usa ka selyo ug pirma, ug paghimo sa transaksyon. Ang accountant karon naggugol ug wala pay usa ka minuto niini.
Mga resulta sa proyekto
- Gamit ang mga teknolohiya sa ABBYY, gipasimple ug gipadali sa MOEK dili lamang ang accounting, apan usab ang pagkontrol sa pinansyal. Aron makahimo usa ka pag-post, ang mga empleyado dili na kinahanglan maghulat alang sa courier nga adunay orihinal nga mga dokumento - ang kinahanglan nila buhaton mao ang pagdawat usa ka pag-scan nga adunay na-verify nga datos gikan sa electronic archive sa usa ka pag-klik. Tinuod, gikinahanglan gihapon ang papel nga dokumento. Apan karon mahimo na kini ipadala sa departamento sa accounting unya. Pag-abot didto, susihon sa empleyado ang kahon nga "Original nga nadawat" sa sistema sa accounting.
- Gidawat dayon sa mga empleyado ang tanan nga gikinahanglan nga datos bahin sa transaksyon gikan sa mga pag-scan, paghimo sa mga transaksyon sa oras ug pag-andam sa tanan nga mga dokumento alang sa pagreport nga daan. Karon wala na sila mahadlok sa internal o external nga inspeksyon.
- Ang mga accountant nagpahigayon sa pinansyal nga mga transaksyon 3 ka beses nga mas paspas, ug ang MOEK nagsira sa panahon sa pagreport 10 ka adlaw sa sayo pa.
- Ang tanan nga mga sanga sa MOEK nagtipig sa mga dokumento sa accounting sa usa ka electronic archive. Salamat niini, makit-an nimo ang bisan unsang invoice, kontrata o buhat sa pagkompleto, ingon man ang bisan unsang mga hiyas gikan kanila (mga kantidad, VAT, produkto o serbisyo) 4 ka beses nga mas paspas kaysa kaniadto.
- Ang solusyon nagproseso labaw pa sa 2,6 milyon nga mga panid sa mga dokumento matag tuig.
Kay sa usa ka konklusyon
MOEK naggamit sulod sa 2 ka tuig karon ug niining panahona nakolekta ko ang mga estadistika. Nahibal-an nga ang mga accountant naghimo sa 95% sa mga entri nga wala maghimo mga pagbag-o sa mga draft. Kini nagpasabot nga ang maong mga pag-post mahimong hingpit nga malaktawan sa umaabot. Nahitabo nga kini nga produkto sa tinuud ang una nga lakang sa kompanya padulong sa pagpaila sa mga elemento sa "artipisyal nga paniktik" sa mga proseso sa negosyo sa kompanya: Ang MOEK nagpalambo sa usa ka katugbang nga programa.
Ang ubang mga kompanya sa Russia nag-automate usab sa trabaho sa accounting: gihimo kini nga mas simple ug mas sayon. Pananglitan, gamit ang mga teknolohiya sa ABBYY, ang serbisyo sa pagkontrol sa pinansyal "» Nakadawat ug importanteng impormasyon sa negosyo nga 2 ka beses nga mas paspas ug naggugol ug 20% nga menos nga panahon sa pagpangita sa gikinahanglang mga invoice ug mga nota sa paghatod. Ang intelihente nga mga teknolohiya sa pagproseso sa impormasyon makatabang sa mga empleyado sa departamento sa accounting sa paghupot "»pangita dayon ang gikinahanglan nga mga dokumento sa panalapi atol sa mass tax audits. Sa 2019, ang mga espesyalista sa kompanya nagplano sa pagproseso sa mga 10 milyon nga mga panid sa mga dokumento.
Gusto ba nimong mahibal-an ang dugang bahin sa proyekto sa MOEK ug ABBYY? Sa Abril 3 sa 11:00, ang Deputy Head sa MOEK Information Technology Center nga si Vladimir Feoktistov maghisgot bahin sa mga detalye sa kaso sa usa ka libre. . Apil kung gusto ka mangutana.
Elizaveta Titarenko,
ABBYY corporate blog editor
Source: www.habr.com