Kumusta sa tanan, ang akong ngalan mao si Konstantin Kuznetsov, ako ang CEO ug founder sa RocketSales. Sa natad sa IT, adunay kasagaran nga istorya kung ang departamento sa pag-uswag nagpuyo sa kaugalingon nga uniberso. Niini nga uniberso, adunay mga air humidifier sa matag desktop, usa ka hugpong sa mga gadget ug mga tiglimpyo alang sa mga monitor ug mga keyboard, ug, lagmit, ang kaugalingon nga buluhaton ug sistema sa pagdumala sa proyekto.
Unsa ang dako nga butang?
Tingali alang sa uban wala kini. Pero naa miy problema. Nagtukod kami ug nag-automate sa mga sistema sa pagpamaligya, nagpatuman sa CRM, ug nagmugna sa imprastraktura sa panganod alang sa negosyo. Gawas pa sa mga departamento sa pag-uswag ug produksiyon, ang mga proyekto sa kliyente kanunay nga naglakip sa mga tigpamaligya, tindera, mga accountant, ug uban pang mga empleyado. Ug nagsugod kami sa paghunahuna kung unsaon pag-organisar ang usa ka epektibo nga proseso sa pagdumala sa proyekto.
Kung ang proseso sa pag-uswag ug produksiyon giorganisar sa usa ka plataporma sama sa Jira o GitLab, nan walay bisan kinsa gawas sa kalamboan nga makasabut sa unsa. Aron maapil ang usa ka empleyado sa ikatulo nga partido sa usa ka proyekto, kinahanglan nimo nga makigkita kaniya, ipasabut ang konteksto, irekord ang buluhaton sa usa ka lugar, dayon bantayan ang lebel sa kaandam sa mga chat sa trabaho, makuha ang resulta pinaagi sa chat, ug isulod kini sa Jira. Ug mao nga sa matag higayon.
Ang pag-uswag giputol gikan sa ubang mga departamento sa kompanya, wala sila kahibalo kung giunsa kami pag-apil, ug wala kami kahibalo kung kinahanglan nila ang among pag-apil.
Pipila ka tuig ang milabay among nadiskobrehan ang Asana nga plataporma. Niini nga materyal gusto nakong isulti kanimo kung giunsa namo pag-organisar ang proseso sa pagdumala sa pagpalambo ug produksyon aron:
- ang tibuok kompanya nagtrabaho sa usa ka ekosistema,
- ang tanan adunay igo nga gamit,
- posible nga mabanabana ang gasto sa matag proyekto sa mga oras ug salapi,
- Ang pagtrabaho uban sa mga kliyente dugay na: dili sulod sa gambalay sa usa ka buluhaton, apan sulod sa gambalay sa tibuok nga proyekto nga adunay kanunay nga backlog sa mga ideya.
Usa ka gamay bahin sa pagkaila ni Asana
Migugol ko og 10 ka tuig sa pagpangita og sayon ββnga software alang sa pagdumala sa proyekto. Ang Trello, Jira, Planfix, Megaplan, Bitrix24 ug daghang uban pang mga task tracker wala makapasar sa pagsulay sa kusog. Unya nakit-an nako si Asana. Ug ang tanan nagtrabaho.
Sa among opinyon, kini ang labing kaayo ug labing paspas nga nagtubo nga plataporma alang sa pagdumala sa buluhaton ug proyekto. Karon, ang Asana mao ang nanguna sa kalibutan sa pagkapopular ug katagbawan sa tiggamit. Gipamatud-an kini sa tsart sa rating sa g2.
Kami mga tagahanga sa Asana, napamatud-an pa gani namo nga mapatuman kini para sa among mga kliyente.
Akong ihulagway sa daklit ang proseso gikan sa pagbaligya hangtod sa pagpatuman sa proyekto
Tungod kay kami nagbaligya sa mga serbisyo sa IT, ang among funnel medyo taas ug, hangtod sa katapusan, kini mosulod sa produksiyon ug, usahay, departamento sa pag-uswag.
Ang departamento sa pagbaligya nagpatuman sa mga sumbanan nga pagmaniobra: pag-audit, pag-apruba sa CP, pagpirma sa usa ka kasabutan, pagbalhin sa transaksyon sa produksiyon. Mahimong dili dawaton sa produksiyon ang kontrata: kinahanglan nga ipakita niini ang badyet, petsa sa pagbalhin sa produksiyon, ug ang gibanabana nga pondo sa oras alang sa pagpatuman sa proyekto.
Salamat sa kombinasyon sa amoCRM + Asana, kung gibalhin ang usa ka transaksyon gikan sa departamento sa pagbaligya ngadto sa produksiyon ug balik, ang trabaho dili mabalda bisan diin. Ang asul nagpaila sa lugar sa responsibilidad sa departamento sa pagpamaligya, ang orange nagpaila sa departamento sa produksiyon, ug ang pink nagpaila sa departamento sa pag-uswag.
Importante nga ang departamento sa pag-uswag, dili sama sa departamento sa disenyo, dili apil sa matag proyekto. Usahay ang pag-set up sa usa ka sistema wala magkinahanglan ug naandan nga mga solusyon.
Busa, sa dihang gidawat sa manedyer ang proyekto alang sa produksyon, ang sales manager moadto sa Asana sa 1 click (screenshot). Gikan sa amoCRM, ang proyekto awtomatikong gihimo sa Asana.
Ang usa ka buluhaton (task) nga adunay mapa sa proyekto ug komersyal nga mga sugyot awtomatiko nga gihimo sa sagad nga board sa proyekto sa kliyente. Ang tanan nga mga kliyente nga karon anaa sa produksiyon gipakita dinhi. Dinhi gitudlo ang usa ka responsable nga manedyer, gitakda ang mga deadline, gipili ang klase sa trabaho ug gibag-o ang mga kahimtang sa buluhaton.
Mahimong ilunsad sa manedyer ang bisan unsang gisugyot nga awtomatikong proseso sa negosyo sa buluhaton:
- Pagpangita / Paghimo usa ka proyekto sa Kliyente + Pag-apil sa usa ka buluhaton didto
- Pun-a ang buluhaton sa impormasyon sa transaksyon
- Paghimo og deal gikan sa kasamtangan nga buluhaton
Ang proyekto napuno sa tanang datos nga gitakda sa amoCRM. Depende sa matang sa serbisyo, usa ka hugpong sa mga subtasks ang gihimo dayon aron ipatuman ang aktwal nga mga bloke sa trabaho. Ang manedyer sa proyekto nagpabilin sa pag-decompose sa mga detalyado nga buluhaton, pag-assign sa mga responsibilidad ug mga deadline.
Kini nga board makatabang sa pagkuha sa mga bag-ong proyekto. Apan ang pag-monitor sa mga kahimtang karon ug ang presensya sa mga proyekto nga nameligro niini dili kombenyente.
Giunsa namo paggrupo ang mga buluhaton ug proyekto sa mga kliyente
Gikan sa kinatibuk-ang board sa tanan nga mga proyekto, gidugang sa manedyer ang proyekto sa 3 pa nga mga tabla:
- personal nga board sa kliyente;
- portfolio sa mga aktibong kliyente;
- portfolio sa manedyer.
Atong tan-awon kon nganong gikinahanglan nato ang matag usa sa mga entidad.
Sa screenshot nga imong makita personal nga board sa kliyente.
Nganong kini nga board?
Kaniadto, naghunahuna kami bahin sa mga buluhaton. Nakompleto nako ang buluhaton ug mihimo og lain. Kini nahimo nga among gibuhat alang sa kliyente ang eksakto nga kantidad sa trabaho nga iyang gipangayo. Apan gusto namon nga magtukod og mga dugay nga relasyon, mao nga mibalhin kami gikan sa pagtrabaho sa mga buluhaton ngadto sa pagtrabaho kauban ang mga kliyente.
Gisiguro namon nga isulat ang tanan nga mga ideya alang sa mga pagpaayo alang sa kliyente. Bisan kung kini usa ka hunahuna nga wala tuyoa nga gilabay sa hangin sa kliyente, among giayo ug tapuson kini. Ingon niini kung giunsa ang usa ka backlog sa mga buluhaton naporma; ang pagtrabaho kauban ang kliyente dili matapos.
Unsa ang naa niini nga pisara?
Ang among Asana konektado sa daghang mga serbisyo:
- CRM nga sistema (alang sa interaksyon sa departamento sa pagbaligya),
- TimeDoctor (alang sa pagsubay sa oras),
- Sistema sa ERP (alang sa pagtipon sa tanan nga datos sa usa ka interface).
Gipaila namo ang usa ka dali nga resource control panel sa Asana. Imong itudlo ang plato sa ibabaw sa buluhaton ug tan-awa kung kinsa ang nagtrabaho sa buluhaton ug kung unsa ka dugay, ug unsa nga bonus ang ilang nakuha.
Ang trabaho sa departamento sa produksiyon gibanabana sa oras, busa hinungdanon alang kanamo nga higpit nga bantayan kung pila ang oras nga gigugol sa matag empleyado sa pagsulbad sa mga problema sa kliyente.
Unsa ang mga kaayohan sa paggamit sa usa ka tabla?
Ingon usa ka sangputanan, sa sistema sa ERP atong makita Report sa proyekto. Status sa transaksyon, mga partisipante sa proyekto, badyet sa proyekto, gidaghanon sa mga oras nga nagtrabaho ug mga deadline.
Mahimo natong matagna ang gasto sa susama nga mga proyekto sa pag-uswag, ang mga kalkulasyon sa KPI mahimong hingpit nga transparent ug walay luna alang sa mga ilusyon nga ang pag-uswag nagkinahanglan lamang og pipila ka oras. Kung gikinahanglan, kanunay kami adunay usa ka interface nga mahimo namon ipakita sa kliyente alang sa pagreport.
Asana nga Briefcases
Kini nga pag-andar gipatuman sa Asana sa dugay nga panahon. Apan wala dayon namo kini maapresyar. Sa sinugdan, gikolekta lang namo ang tanang proyekto sa among mga manedyer ngadto sa mga portfolio. Nahibal-an nga sa iyang panahon sa kompanya, si Denis Kiselev nagtrabaho kauban ang 61 nga mga kliyente.
Nindot nga mahibal-an, apan dili igo aron ipakamatarung ang oras nga gigugol sa pagkolekta niini. Ug mi-iskor kami sa mga briefcase. Nausab ang tanan sa dihang gipakasama namo ang usa ka proyekto sa Asana sa usa ka transaksyon sa CRM system.
Kaniadto, ang manager nag-subscribe sa tanan nga mga proyekto ug nakadawat mga pahibalo sa tanan nga mga pagbag-o sa Inbox (notification feed). Ang matag update sa status ug bag-ong komento gipakita sa feed, sugod sa pinakabag-o. Sa Lunes, ang manedyer milingkod ug mikompleto sa mga buluhaton gikan sa inbox nga sunodsunod. Walay paghisgot mahitungod sa mga prayoridad, ug usahay importante nga mga buluhaton wala gayud makab-ot.
Karon adunay usa ka portfolio sa empleyado ug usa ka portfolio sa departamento sa proyekto. Sa una, ang manedyer nagdumala sa iyang mga proyekto, ang ikaduha naghatag sa manedyer sa pagkontrol sa pag-andar mahitungod sa kasamtangan nga workload sa tanan nga mga empleyado.
Portfolio sa departamento sa disenyo
Sa screenshot makita nimo ang mga proyekto nga gisunod sa empleyado.
Kausa sa usa ka semana, gi-update sa manager sa proyekto ang kahimtang sa matag proyekto. Gisulat kung unsa ang nahimo sa miaging semana ug kung unsa ang giplano alang sa sunod nga semana. Nagtakda og usa sa tulo ka mga tag: ubos sa kontrol, sa peligro, adunay mga problema.
Ang manedyer dali nga makasusi:
- kasamtangan nga gidaghanon sa mga kliyente sa departamento sa disenyo,
- gidaghanon sa mga proyekto sa trabaho alang sa matag manager,
- gidaghanon sa mga overdue nga buluhaton sa mga proyekto,
- presensya sa mga problema ug ang panginahanglan sa pag-apil sa mga proyekto,
- mga deadline sa proyekto, oras nga gigugol, yugto sa funnel ug prayoridad sa proyekto.
Ang mga portfolio makatabang usab kanamo sa pagreport. Pagkahuman sa pag-update sa kahimtang sa proyekto, usa ka taho sa nahuman ug giplano nga trabaho awtomatiko nga ipadala sa chat sa kliyente.
Portfolio sa empleyado
Bisan ang ulo sa departamento sa disenyo adunay kaugalingon nga portfolio. Kung, pah-pah-pah, iyang tangtangon ang iyang awtoridad, makita sa bag-ong tawo ang tanan nga mga proyekto nga naa sa iyang kontrol, nga kinahanglan niyang ipadayon ang pag-monitor.
Gipabilhan usab sa mga empleyado sa linya ang kasayon ββββsa pagplano sa pagkarga sa portfolio. Sa tab nga "Load", gisusi ni Asana ang gidaghanon sa mga buluhaton nga gikonsiderar ang mga deadline ug gipasidan-an kung ang usa ka empleyado nagplano sa usa ka sobra nga gidaghanon sa mga buluhaton. Mahimo nimong usbon ang mga deadline ug i-adjust ang mga detalye nga dili mobiya niini nga tab.
Pagsulbad sa bug ug pag-uswag sa kostumbre
Kami adunay usa ka lahi nga team nga responsable sa pag-uswag. Isip kabahin sa proseso sa negosyo, nakadawat kinig mga buluhaton sa duha ka matang:
- bug,
- bag-ong kalamboan.
Gisusi ang mga bug, gi-assess ang pagka-kritikal ug gibalhin sa trabaho sa serbisyo sa teknikal nga suporta.
Ang mga buluhaton sa pag-uswag gikan sa internal nga backlog sa produkto sa kompanya o gikan sa manager sa proyekto kung adunay katugbang nga hangyo gikan sa kliyente.
Ang proseso sa pag-uswag, sa kinatibuk-an, ingon niini.
Ang mga buluhaton nahulog sa development board sa Asana. Ania siya.
Gipili sa task director ang tipo nga "Bug" o "Feature", nagtakda sa lebel sa pagkakritikal, nagpaila sa kustomer, ug ang mga internal nga departamento sa kompanya nga naapektuhan sa buluhaton. Kung ang buluhaton nakab-ot ang tanan nga mga kinahanglanon sa internal nga mga regulasyon, ang direktor nag-klik sa icon sa kilat sa taas nga bar sa ibabaw sa buluhaton ug naglansad sa awtomatikong proseso sa negosyo nga "Pagtimbangtimbang sa pag-uswag".
Ang pangulo sa departamento sa pag-uswag nakadawat usa ka pahibalo bahin sa usa ka bag-ong buluhaton alang sa pagtasa, ug ang buluhaton mismo gibalhin sa usa ka bulag nga board nga parehas nga ngalan alang sa gidugayon sa pagtasa.
Human sa assessment, ang manedyer mobalhin sa buluhaton ngadto sa usa ka sprint nga katumbas sa bulan sa giplano nga pagkompleto. Ang mga buluhaton kanunay anaa sa daghang mga tabla sa samang higayon:
- sa personal nga board sa project manager,
- sa technical support board,
- sa development board.
Ang tanan nga mga partisipante ug mga empleyado nga nag-monitor sa buluhaton nakakita sa pag-uswag sa buluhaton, nakadawat mga pahibalo, ug direktang nagdumala sa mga diskusyon sa mga komento sa buluhaton. Kung nahuman na ang usa ka buluhaton, ang tagdumala sa proyekto o ang responsableng espesyalista sa suporta sa teknikal "mokuha" niini sa ilang kiliran aron magpadayon sa pagtrabaho sa proyekto.
Unsa ang nahitabo sa dihang gidala namon ang mga departamento sa pag-uswag ug produksiyon balik sa usa ka palibot kauban ang team?
Una sa tanan, Ang mga proyekto sa kliyente nahimong mas dugay. Tungod sa kanunay nga gipuno nga backlog, ang kasagaran nga bayronon misaka.
Ikaduha, ang kalidad sa mga proyekto miuswag pag-ayo, tungod kay ang departamento sa pag-uswag mahimong mangutana sa marketing, sales, accounting, ug uban pa bisan unsang orasa. Nakahimo kami sa tukma sa panahon nga pagkonektar sa gikinahanglan nga mga katakus sa team ug nagtanyag mga solusyon sa usa ka hingpit nga lahi nga lebel.
Ikatulo Ang mga empleyado, manedyer, ug mga kliyente nakadawat og bug-os nga transparency sa giplano ug nahuman nga mga buluhaton. Kami nakakat-on unsaon PAGDUMALA sa mga proyekto ug nakaamgo nga kini usa ka hingpit nga teknikal nga proseso diin ang hinungdan sa tawo hapit hingpit nga mawagtang.
Ikaupat, ang team nahimong mas nagkahiusa. Kaniadto, ang mga empleyado adunay gamay nga ideya kung unsa ang gibuhat sa mythical development ug production departments.
Karon, tan-awa ang proseso sa pag-uswag ug teknikal nga pagsumpo sa mga sistema:
- ang departamento sa pagbaligya nakit-an niini nga mga ideya ug inspirasyon kung giunsa ang pagbaligya,
- Ang mga tigpamaligya kanunay nga nagkuha mapuslanon nga sulud alang sa mga post, artikulo, pagpoposisyon ug mga teksto sa advertising,
- Gi-analisar sa mga manedyer ang mga panginahanglanon ug pamatasan sa kostumer, estratehiya sa pag-adjust.
Ang resulta mao ang usa ka win-win-win transformation diin kami, among mga kliyente, ug among mga kauban nakabenepisyo. Malipay ako kung ipaambit nimo ang imong opinyon sa mga komento: naa bay bisan unsang mapuslanon sa akong artikulo ug kung unsang mga pamaagi sa pagdumala sa proyekto ang imong gigamit sa pag-uswag!
Source: www.habr.com