Un sbagliu cumuni di l'imprese principianti hè chì ùn prestanu micca abbastanza attenzione à a cullizzioni è à l'analisi di dati, ottimisendu i prucessi di travagliu è monitorizà l'indicatori chjave. Questu risultatu in una produttività diminuita è una perdita subottima di tempu è risorse. Quandu i prucessi sò cattivi, avete da curregà i stessi errori parechje volte. Quandu u numeru di clienti aumenta, u serviziu si deteriora, è senza l'analisi di dati ùn ci hè micca una comprensione chjara di ciò chì deve esse migliuratu. In u risultatu, e decisioni sò fatte in un capriccio.
Per esse cumpetitivi, l'affari muderni, in più di prudutti è servizii di qualità, devenu avè prucessi trasparenti è cullà dati analitici. Senza questu, hè difficiule di capisce u veru statu di l'affari in l'affari è di piglià e decisioni ghjusti. Per quessa, hè impurtante avè in u vostru arsenale l'arnesi necessarii chì ùn sò micca solu convenienti à utilizà, ma ancu permettenu di simplificà u vostru travagliu è di creà i prucessi più trasparenti pussibuli.
Oghje ci sò un gran numaru di arnesi è suluzioni. Ma a maiò parte di l'imprendituri ùn l'utilizanu micca perchè o ùn vedenu micca u valore in elli, o ùn capiscenu micca cumu l'utilizanu, o sò caru, o cumplicati, o 100500 più. Ma quelli chì anu capitu, truvaru o creatu tali strumenti per elli stessi anu digià un vantaghju à u mediu termini.
Per più di 10 anni, aghju criatu prudutti è suluzioni IT chì aiutanu l'imprese à aumentà i profitti per mezu di l'automatizazione è a trasfurmazioni digitale di i prucessi. Aghju aiutatu à truvà decine di startups è creatu decine di strumenti in linea chì sò usati da centinaie di millaie di persone in u mondu.
Eccu unu di i boni esempi in a mo pratica chì mostra i benefici di a trasfurmazioni digitale. Per una piccula firma legale americana, u mo squadra è aghju creatu un strumentu per generà documenti legali, hà permessu à l'avucati di generà documenti più rapidamente. E più tardi, dopu avè allargatu a funziunalità di sta strumentu, avemu creatu un serviziu in linea è hà trasfurmatu cumplettamente a cumpagnia. Avà serve i clienti micca solu in a so cità, ma in tuttu u paese. Più di trè anni, a capitalizazione di a cumpagnia hè cresciutu parechje volte.
In questu articulu, sparteraghju cun voi una vera sperienza di creà un sistema trasparente per monitorà l'indicatori chjave di l'affari. Pruvaraghju di inculcà u valore di l'usu di suluzioni digitale, vi mustraraghju chì ùn hè micca difficiule è micca sempre caru. Allora, andemu !
Cumu si cuminciò tuttu
Se vulete avè qualcosa chì ùn avete mai avutu, avete da fà qualcosa chì ùn avete mai fattu.
Coco Chanel
A mo moglia era stancu di esse in licenza di maternità, è avemu decisu di apre una piccula attività - una sala di ghjocu per i zitelli. Siccomu aghju u mo propiu affari, a mo moglia si cura di a sala di ghjocu sanu sanu, è aghju aiutu cù prublemi strategichi è sviluppu.
I dettagli di l'apertura di un affari sò una storia completamente diversa, ma in u stadiu di cullizzioni di dati è analisi di i cuncurrenti, in più di mette in risaltu i prublemi specifichi di sta attività, avemu attentu à i prublemi di i prucessi interni chì a maiò parte di i cuncurrenti ùn anu micca luttatu. .
À a mo sorpresa, in u 21u seculu guasi nimu hà tenutu CRM in ogni forma, assai cunservati in scrittura, in libretti. À u listessu tempu, i pruprietarii stessi si lamentavanu chì l'impiegati arrubbanu, sbaglianu in u calculu è anu da passà assai tempu à ricalculare è cuntrollà cù l'entrata in u libru di cuntabilità, i dati nantu à e riservazioni è i dipositi sò persi, i clienti partenu per ragioni scunnisciute. elli.
Analizendu i dati raccolti, avemu capitu chì ùn vulemu micca ripetiri i so sbagli è avemu bisognu di un sistema trasparente chì riduce sti risichi à u minimu. Prima di tuttu, avemu cuminciatu à circà suluzioni pronti, ma ùn pudemu truvà quelli chì rispondenu cumplettamente i nostri bisogni. E poi decisu di fà u mo propiu sistema, ancu s'ellu ùn hè micca ideale, ma chì travaglia è pocu prezzu (quasi gratuitu).
Quandu sceglite un strumentu, aghju pigliatu in contu i criteri seguenti: deve esse prezzu, deve esse flexible è accessibile, è deve esse faciule d'utilizà. Puderaghju scrive un sistema cumpletu, putente è caru per questu affari, ma avemu avutu pocu tempu è un picculu budgetu, in più ùn avemu micca capitu bè chì u nostru prughjettu hà da travaglià, è ùn saria micca raghjone di spende assai risorse in stu sistema. Dunque, à u mumentu di a prova di l'ipotesi, decisu di principià cù MVP (Produttu Minimu Viable - u pruduttu minimu viable) è fà una versione di travagliu in u più brevi tempu pussibule cù un investimentu minimu, è cù u tempu, finisce o ripa.
In u risultatu, a mo scelta hè cascata nantu à i servizii di Google (Drive, Sheets, Calendar). A fonte principale di l'infurmazioni di input / output hè Google Sheets, postu chì a mo moglia hà sperienza di travaglià cù spreadsheets, pò fà cambiamenti per sè stessu, se ne necessariu. Aghju pigliatu ancu in contu u fattu chì l'uttellu serà ancu utilizatu da l'impiigatu chì ùn pò micca esse assai bè à utilizà un urdinatore, è insignà li cumu per inserisce dati in una tavula serà assai più faciule ch'è insignà à cumu travaglià cù qualchi specializati. prugramma cum'è 1C.
I dati inseriti in i tavulini cambianu in tempu reale, vale à dì, in ogni mumentu pudete vede a situazione di l'affari di a cumpagnia, a sicurità hè custruita, pudete limità l'accessu à certe persone.
Sviluppu di l'architettura è a struttura di dati
A sala di ghjocu di i zitelli furnisce parechji servizii basi.
- Visita standard - quandu un cliente compra u tempu passatu in a sala di ghjocu di i so figlioli.
- Visita vigilata - quandu un cliente compra u tempu passatu in a sala di ghjocu di i so figlioli è paga extra per a supervisione. Questu hè, u cliente pò abbandunà u zitellu è andà in u so affari, è u travagliu di a stanza guarderà è ghjucà cù u zitellu durante l'absenza di i genitori.
- Apertu anniversariu - u cliente affitta una tavola separata per l'alimentu è l'ospiti di pusà è paga per una visita standard à a sala di ghjocu, mentre chì a stanza opera cum'è di solitu.
- Anniversariu chjusu - u cliente affitta tuttu u locu durante u periodu di affittu, a stanza ùn accetta micca altri clienti.
Hè impurtante per u pruprietariu di sapè quante persone anu visitatu a stanza, chì età avianu, quantu tempu anu passatu, quantu soldi guadagnau, quante spese ci era (succede spessu chì l'amministratore hà bisognu di cumprà qualcosa o pagà. per qualcosa, per esempiu, consegna o acqua), Quanti anniversarii ci eranu?
Cum'è ogni prughjettu IT, aghju cuminciatu à pensà à l'architettura di u futuru sistema è à travaglià a struttura di dati. Siccomu a moglia hè incaricata di l'affari, sà tuttu ciò chì deve vede, cuntrullà è regulà, cusì hà agitu cum'è u cliente. Inseme, avemu fattu un brainstorm è hà stabilitu i requisiti per u sistema, nantu à a basa di quale aghju pensatu à a funziunalità di u sistema è hà creatu a seguente struttura di schedari è cartulare in Google Drive:
U documentu "Riassuntu" cuntene infurmazione generale nantu à a cumpagnia: ingressu, spese, analitiche
U documentu di Spese cuntene infurmazioni nantu à e spese mensili di a cumpagnia. Per più trasparenza, divisu in categurie: spese d'uffiziu, tasse, spese di persunale, spese di publicità, altre spese.
Spese mensili
Tavola riassuntu di e spese per l'annu
U cartulare Income cuntene 12 schedarii di Google Sheets, unu per ogni mese. Quessi sò i principali ducumenti di travagliu chì l'impiegati cumplenu ogni ghjornu. Contenenu una tabulazione di u dashboard obligatoriu è tabulazioni per ogni ghjornu di travagliu. A tabulazione di u dashboard mostra tutte l'infurmazioni necessarii per u mese currente per una rapida comprensione di l'affari, è ancu permette di stabilisce i prezzi è aghjunghje servizii.
Tabulazione Dashboard
Tabulazione di ogni ghjornu
In u prucessu di sviluppu di l'affari, i bisogni supplementari cuminciaru à cumparisce in forma di sconti, abbonamenti, servizii supplementari è avvenimenti. Avemu ancu implementatu tuttu questu cù u tempu, ma questu esempiu mostra a versione basica di u sistema.
Creazione di funziunalità
Dopu avè capitu i principali indicatori, hà travagliatu l'architettura è u scambiu di dati trà entità, aghju cuminciatu à implementà. A prima cosa ch'e aghju fattu hè di creà un documentu Google Sheet in u mo cartulare Income. Aghju creatu duie tabulazioni in questu: dashboard è u primu ghjornu di u mese, in quale aghju aghjustatu a seguente tabella.
Scheda di travagliu principale
Questu hè u fogliu di travagliu principale chì l'Amministratore hà da travaglià. Hè solu bisognu à riempie i campi richiesti (marcati in rossu), è u sistema calculerà automaticamente tutti l'indicatori necessarii.
Per riduce l'errore di input è a cunvenzione, u campu "Tipu di visita" hè statu implementatu cum'è una lista di i servizii furniti, chì pudemu edità nantu à a pagina di u dashboard. Per fà questu, aghjustemu a verificazione di dati à queste cellule è indicà a gamma da quale piglià e dati.
Per riduce l'errore umanu in i calculi, aghju aghjustatu un calculu automaticu di l'ore chì u cliente hà passatu in a stanza è a quantità di soldi dovutu.
Per fà questu, l'Amministratore deve solu marcà l'ora d'arrivu di u cliente (colonna E) è l'ora di partenza (colonna F) in u formatu HH: MM. Per calculà u tempu tutale chì un cliente passa in a sala di ghjocu, aghju utilizatu sta formula:
=IF(ISBLANK($F8); ""; $F8-$E8)Per calculà automaticamente a quantità di soldi per usu di servizii, avemu avutu aduprà una formula più cumplessa, postu chì u prezzu di una ora pò varià secondu u tipu di serviziu. Dunque, aghju avutu à ligà i dati à a tavola di servizii nantu à a pagina di u dashboard usendu a funzione QUERY:
=ROUNDDOWN(G4*24*IFERROR(QUERY(dashboard!$G$2:$H$5; "Select H where G = '"& $D4 & "'");0)In più di l'azzioni principali, aghju aghjustatu funzioni supplementari per eliminà l'errori IFERROR o ISBLANK indesiderati, è ancu a funzione ROUNDDOWN - per ùn avè micca fastidiu cù e cose, aghju arrotondatu a quantità finale, versu u cliente.
In più di l'ingudu principali (tempu di affittu), in una sala di ghjocu per i zitelli, ci hè un ingressu supplementu in forma di servizii o vendita di ghjoculi, è l'impiegati facenu qualchì spesa chjuca, per esempiu, paghendu l'acqua potabile o cumprà dolci per cumplimenti, tuttu chistu deve dinù esse pigliatu in contu.
Per quessa, aghju aghjustatu duie tavule più in quale avemu da registrà sti dati:
Per fà più faciule di travaglià cù i segni, aghju culuritu è aghjunghjite u furmatu di cundizzioni à e cellule.
I tavule principali sò pronti, avà avete bisognu di mette l'indicatori principali in una tavula separata per pudè vede chjaramente quantu avete guadagnatu in un ghjornu è quantu di sti soldi hè in u cash register è quantu hè nantu à a carta.
Per totalizà i soldi per tipu di pagamentu, aghju utilizatu di novu a funzione QUERY:
=QUERY(I8:J;"SELECT sum(J) WHERE I='Наличка'"» и «=QUERY(I8:J;"SELECT sum(J) WHERE I='Карта'")À a fine di a ghjurnata di travagliu, l'amministratore hà solu bisognu di verificà duie volte i rivenuti è ùn deve micca fà ricalculazione manuale. Ùn forzemu micca una persona à fà un travagliu supplementu, è u pruprietariu pò fighjà è cuntrullà a situazione in ogni mumentu.
Tutte e tavule necessarie sò pronti, avà duppiemu solu a tabulazione per ogni ghjornu, numerate è uttene u seguitu.
Perfettu! Quasi tuttu hè prontu, tuttu ciò chì resta hè di vede tutti i principali indicatori per u mese nantu à a tabulazione di u dashboard.
Per uttene l'ingudu tutale di u mese, pudete scrive a seguente formula
='1'!D1+'2'!D1+'3'!D1+'4'!D1+'5'!D1+'6'!D1+'7'!D1+'8'!D1+'9'!D1+'10'!D1+'11'!D1+
'12'!D1+'13'!D1+'14'!D1+'15'!D1+'16'!D1+'17'!D1+'18'!D1+'19'!D1+'20'!D1+'21'!D1+
'22'!D1+'23'!D1+'24'!D1+'25'!D1+'26'!D1+'27'!D1+'28'!D1+'29'!D1+'30'!D1+'31'!D1induve D1 hè a cellula cù ingaghjamentu di ogni ghjornu, è "1", "2" è cusì sò u nome di a tabulazione. In esattamente u listessu modu aghju datu dati nantu à ingressu è spese supplementari.
Per a chjarità, aghju decisu di vede a prufittuità tutale per categuria. Per fà questu, aghju avutu à fà una selezzione cumplessa è raggruppamentu da tutte e tabulazioni, è dopu filtrà è sguassate e linee vacanti è inutili.
A prufittuità per categuria
U principale strumentu di cuntabilità di u redditu hè prontu, avà duplicheremu solu u schedariu per ogni mese di l'annu.
Dopu avè creatu un strumentu per a cuntabilità è u monitoraghju di l'ingudu, aghju stabilitu à creà una tabella di spese in quale avemu da piglià in contu tutte e spese mensili: affittu, paga, tassi, compra di merchenzie è altre spese.
In u cartulare di l'annu currentu, aghju creatu un documentu Google Sheet è aghjustatu 13 tabs, un dashboard è dodici mesi.
Tabulazione Dashboard
Per a chjarità, in a tabulazione di u dashboard aghju sintetizatu tutte l'infurmazioni necessarii nantu à e spese finanziarie per l'annu.
È in ogni tabulazione mensile aghju creatu una tavola in quale seguiteremu tutte e spese di cassa di a cumpagnia per categuria.
Tabulazione di u mese
Hè risultatu assai cunvene, avà pudete vede è cuntrullà tutte e spese di a cumpagnia, è se ne necessariu, fighjate a storia è ancu fà analitiche.
Siccomu l'infurmazioni nantu à l'ingudu è e spese si trovanu in diversi schedari è ùn hè micca assai cunvene per monitorà, aghju decisu di creà un schedariu in quale aghju compilatu tutte l'infurmazioni pertinenti necessarii per u pruprietariu per cuntrullà è gestisce a cumpagnia. Aghju chjamatu stu schedariu "Riassuntu".
table pivot
In questu schedariu aghju creatu una tavola chì riceve dati mensili da e tavule, per questu aghju utilizatu a funzione standard:
=IMPORTRANGE("url";"dashboard!$B$1")induve aghju passatu l'ID di documentu cum'è u primu argumentu, è a gamma impurtata cum'è u sicondu paràmetru.
Allora aghju compilatu u bilanciu annuale: quantu era guadagnatu, quantu era passatu, quale era u prufittu, prufittuità. Visualizà i dati necessarii.
È per a cunvenzione, perchè u pruprietariu di l'affari pò vede tutte e dati in un locu è ùn passanu micca i schedari, aghju integratu l'abilità di selezziunà ogni mese di l'annu è vede indicatori chjave in tempu reale.
Per fà questu, aghju creatu un ligame trà u mese è u documentu ID
Allora aghju creatu un listinu drop-down cù "Dati -> Validazione di Dati", specificatu a gamma di u ligame è cunfiguratu l'importazione cun un ligame dinamicu à u documentu.
=IMPORTRANGE("'"& QUERY(O2:P13;"SELECT P WHERE O ='"& K7 &"'") &"'"; "dashboard!$A1:$B8")cunchiusioni
Comu pudete vede, migliurà i prucessi in a vostra attività ùn hè micca cusì difficiule cum'è puderia pare, è ùn avete micca bisognu di avè super capacità per fà. Di sicuru, stu sistema hà assai difetti, è cum'è a crescita di l'affari serà impussibile di usà, ma per una piccula impresa o à l'iniziu di pruvà una ipotesi, questa hè una suluzione eccellente.
Questa sala di ghjocu hà travagliatu nantu à sta suluzione per u terzu annu, è solu questu annu, quandu avemu digià capitu chjaramente tutti i prucessi, sapemu u nostru cliente è u mercatu. Avemu decisu di creà un strumentu di gestione cummerciale in linea cumpletu.
PS
Utilizà Google Sheets per monitorizà a vostra attività ùn hè micca assai còmuda, soprattuttu da u vostru telefunu. Allora aghju fattu , chì mostra tutti l'indicatori chjave di l'affari in tempu reale in un formatu convenientu
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