A cullaburazione hè un puntu di dolore per i strumenti tradiziunali di l'uffiziu. Quandu dece persone sò travagliendu in un schedariu à u stessu tempu, più tempu è sforzu ùn si spende micca nantu à edizzioni, ma in a ricerca di cambiamenti è i so autori. Questu hè cumplicatu da parechje applicazioni chì ùn sò micca sempre cumpatibili. Una manera di risolve stu prublema hè di passà à suite d'uffiziu basati in nuvola. Ùn ci sò micca assai di elli, è vi diceremu cumu superemu u cunsirvaturisimu di l'impiegati di u Forex Club è pudemu trasfirià una cumpagnia distribuita cù un centu uffizii à G Suite in solu un paru di mesi.
Perchè avete decisu di fà a transizione?
Forex Club hè di solitu ricurdatu in u cuntestu di u cummerciu in linea nantu à i tassi di scambiu. Ma sta cumpagnia travaglia cù parechji tippi di strumenti di valuta in diversi paesi di u mondu. Per quessa, hà una infrastruttura IT assai cumplessa cù a so propria piattaforma per i clienti.
À u mumentu chì avemu scontru, u back office di a cumpagnia hà utilizatu parechje piattaforme è applicazioni diverse. U principale strumentu di travagliu per a maiò parte di l'impiegati era a suite Microsoft Office è u mail in Zimbra. Soprattuttu era una superstruttura di almacenamentu supplementu, backups, antivirus, numerosi connettori è integrazioni, è ancu a gestione di licenze Microsoft è Zimbra cù auditi periodici.
Era caru per u dipartimentu IT di u Forex Club per mantene stu sistema. L'infrastruttura cumplessa necessitava l'affittu di un gran numaru di servitori, piani DRP in casu di chjusu di questi servitori o fallimentu di cunnessione Internet, è backups. Per assicurà u funziunamentu senza prublemi, cù u tempu, un dipartimentu speciale di amministratori hè statu furmatu, chì era sempre incaricatu di u compitu di auditu di licenza.
A causa di l'abbundanza di diversi prugrammi, i prublemi sò ghjunti trà l'impiegati di u Forex Club ordinariu. Senza traccia di a versione di documentu, era difficiule di truvà l'autore di qualchi rivisioni è a versione finale di un testu o tavula.
In un sforzu di riduce i costi di mantenimentu, Forex Club cercava un modu più simplice per risolve i stessi prublemi. Hè quì chì a nostra interazzione principia.
Truvà una alternativa
Per implementà una cullaburazione cumpleta, era necessariu cambià l'approcciu stessu - alluntanassi da u almacenamentu locale à u nuvulu. Forex Club hà cuminciatu à circà una suluzione cumuna di nuvola per tutte l'applicazioni di l'uffiziu. Ci era dui candidati: Office 365 è G Suite.
Office 365 era una priorità, postu chì parechje licenze Microsoft sò state acquistate da u Forex Club. Ma Office 365 porta solu una parte di e funziunalità di a suite d'uffiziu à u nuvulu. L'utilizatori anu sempre bisognu di scaricà l'applicazione da u so contu persunale è l'utilizanu per travaglià cù i ducumenti secondu u vechju schema: mandate è resave copie cù indici di versione.
G Suite di Google Cloud hà più funzioni di cullaburazione è hè più prezzu. In u casu di i prudutti Microsoft, avete bisognu di utilizà l'accordu di l'impresa, è questu hè un livellu di spesa completamente diversu (ancu tenendu in contu u software acquistatu). È cù u nostru aiutu, l'implementazione di G Suite hà fattu sottu à u prugramma Google, chì cumpensu i grandi clienti per i costi di cambià à i servizii di a cumpagnia.
Hè stata pianificata di trasferisce a maiò parte di i servizii utilizati da l'impiegati à G Suite:
- Calendari è email (Gmail è Google Calendar);
- Note (Google Keep);
- Chat è cunferenze in linea (Chat, Hangouts);
- Suite d'uffiziu è generatore di sondaggi (Google Docs, Google Forms);
- Storage spartutu (GDrive).
Superà a negatività
L'implementazione di qualsiasi strumentu, ancu u più convenientu, face sempre reazzione negativa da l'utilizatori finali. U mutivu principale hè u cunsirvaturismu, postu chì a ghjente ùn vole micca cambià nunda è s'abitua à novi approcci à u travagliu. A situazione era cumplicata da a percepzione specifica di a presenza di u web cum'è simpricimenti caminari nantu à i siti (ma micca travagliatu nantu à sti siti), cumuni trà l'impiegati non IT. Solu ùn anu micca capitu cumu travaglià cun ellu.
In u latu di u Forex CLub, Dmitry Ostroverkhov era rispunsevule per l'implementazione di u prugettu. Hà monitoratu e tappe di implementazione, hà cullucatu feedback di l'utilizatori è priorità di i travaglii. A preparazione cumuna, l'inchiesta di l'impiegati è a spiegazione di e regule di l'impresa anu facilitatu l'iniziu.
U compitu principale di Softline in stu prughjettu era di furmà l'utilizatori è l'amministratori di u sistema è furnisce un supportu tecnicu in u primu stadiu. Avemu spiegatu cumu u pruduttu deve travaglià per mezu di una seria di furmazione. In totale, avemu realizatu 15 furmazione di 4 ore ognunu. U primu - prima di u pilotu - per l'amministratori di u sistema chì preparanu a terra per a trasfurmazioni. E i seguenti sò per l'impiegati ordinali.
Cum'è parte di u prugramma di furmazione principale, avemu enfatizatu i benefici, chì cumpensu per e difficultà di l'utilizatori finali per abituà à u novu strumentu. È à a fine di ogni furmazione, l'impiegati puderanu cullà cù e so dumande, chì sguassate i pisculi à u principiu di u travagliu.
Ancu Forex Club conduce seminarii di furmazione per i so clienti, a cumpagnia ùn puderia micca lancià a furmazione nantu à G Suite da sola per a mancanza di prufessori cù e cumpetenze necessarie. Per valutà l'impattu di i nostri furmazioni, Forex Club hà realizatu sondaggi studienti prima di a furmazione è qualchì tempu dopu. A prima indagine hà dimustratu una percepzione principalmente negativa di i cambiamenti futuri. U sicondu hè, à u cuntrariu, un aumentu di positività. A ghjente hà cuminciatu à capisce chì questu hè applicatu à u so travagliu.
Uffiziu di pilotu
U prugettu hà iniziatu à a fine di u 2017, quandu deci amministratori di sistema anu cambiatu à G Suite. Queste persone anu da diventà i pionieri chì identificanu i pro è i contra di a suluzione è ponenu a scena per a trasfurmazioni. Avemu pigliatu i so feedback è i so cunsiglii in contu è in ghjennaghju 2018 avemu sceltu una filiera mediana cù un amministratore di sistema lucale per a prima transizione di prova di l'impiegati non IT.
A transizione hè stata fatta simultaneamente. Iè, hè difficiule per e persone di passà à novi strumenti, cusì datu a scelta trà una soluzione in nuvola è una applicazione desktop, l'utilizatori s'inclinaranu versu un desktop più familiare è rallentanu i piani di aghjurnamentu globale. Dunque, dopu à a furmazione di l'uffiziu pilotu, avemu cambiatu rapidamente tutti à G Suite. Duranti e prime settimane, ci era una certa resistenza; hè stata trattata da l'amministratore di u sistema lucale, chì spiegò è mostrò tutti i punti difficiuli.
Dopu à l'uffiziu pilotu, avemu trasfirutu cumplettamente tuttu u dipartimentu IT di Forex Club à G Suite.
Cambia a reta di filiale
Dopu avè analizatu l'esperienza di u prughjettu pilotu, inseme cù u dipartimentu di l'informatica di u Forex Club, avemu sviluppatu un pianu di transizione per u restu di a cumpagnia. Hè stata urigginariamente pianificata chì u prucessu si facia in duie tappe. À a prima tappa, vulemu furmà solu l'impiegati di u Forex Club più fideli à u pruduttu, chì prumovevanu u prugettu in i so uffizii è aiutanu i culleghi à passà à a nova piattaforma cum'è parte di a seconda tappa. Per selezziunà "evangelisti" in a cumpagnia, avemu realizatu un sondaghju, i risultati di quale anu superatu tutte l'aspettattivi: circa a mità di tuttu u Forex Club hà rispostu. Allora avemu decisu di ùn trascinà u prucessu è saltà a tappa di "implementazione attraversu l'impiegati".
Cum'è in u prughjettu pilotu, l'uffizii principali sò stati migrati prima, induve ci hè un amministratore di u sistema lucale - hà aiutatu à affruntà e difficultà emergenti. In ogni uffiziu, a transizione à novi strumenti hè stata preceduta da furmazione. A furmazione duvia esse pianificata secondu un calendariu flexible chì hà pigliatu in cunsiderà e diverse fusi orari è orari di travagliu. Per esempiu, per l'uffizii in Kazakistan è in Cina, a furmazione avia da principià à 5 a.m. ora di Mosca (per via, G Suite funziona bè in Cina, ùn importa ciò chì).
Dopu à a sede, a reta di filiale hà cambiatu à G Suite - circa 100 punti. A peculiarità di l'ultima tappa di u prugettu era chì sti rami sò principarmenti persunalizatu da persone di vendita chì travaglianu assai cù spreadsheets. Avemu fattu una furmazione per elli per duie settimane per aiutà à trasferimentu di dati.
À u listessu tempu, i nostri specialisti anu travagliatu "in a parte posteriore" di u sustegnu di u Forex Club stessu, postu chì subitu dopu a transizione à G Suite, u numeru di chjamate à u supportu tecnicu aumentatu cum'è previstu. U piccu di e dumande hè accadutu durante a transizione di a reta di filiale, ma pocu à pocu u numeru di richieste hà cuminciatu à diminuite. E dumande per i prudutti di l'uffiziu è l'e-mail, a gestione di licenze di u software, u travagliu cù i servitori è l'equipaggiu di rete, è ancu i canali di cumunicazione di salvezza sò particularmente diminuite. Questu hè, l'implementazione hà ridutta a carica nantu à a prima linea di supportu è back office.
In totale, u trasferimentu di l'uffizii hà pigliatu circa dui mesi: in u ferraghju 2018, u travagliu hè statu finitu in i dipartimenti principali, è in marzu - in tutta a reta di filiale.
Pitfalls
A velocità di migrazione di e-mail hè diventata un prublema maiò. Ci hà pigliatu 1 secondu per trasfiriri un email da Zimbra à Gmail utilizendu IMAP Sync. Circa 700 impiegati travaglianu in centu uffizii di u Forex Club, è ognunu hà millaie di lettere (in totale serve più di 2 milioni di clienti). Dunque, per accelerà a migrazione, avemu usatu u Strumentu di Migrazione G Suite; cun ellu, u prucessu di cupià e-mail hè andatu più veloce.
Ùn ci era micca bisognu di trasfiriri dati da i calendari è i travaglii. Ancu s'ellu ci era qualchi suluzioni in l'antica infrastruttura, ùn sò micca stati completamente utilizati da l'impiegati. Per esempiu, i calendarii corporativi sò stati implementati in a forma di un portale nantu à Bitrix, chì hè inconveniente, cusì l'impiegati avianu i so strumenti, è l'impiegati anu realizatu u trasferimentu di dati per sè stessu.
Inoltre, u trasferimentu di documenti operativi era in manu di l'utilizatori (parlemu solu di e dati nantu à u travagliu attuale - una suluzione diversa hè aduprata per a basa di cunniscenza di a cumpagnia). Ùn ci era micca dumande quì. Hè solu chì in un certu puntu hè stata tracciata una linea amministrativa - a rispunsabilità per l'infurmazioni almacenati in u locu passava à l'utilizatori stessi, mentre chì a sicurità è a sicurità di e dati in Google Drive era digià monitoratu da u dipartimentu IT.
Sfortunatamente, ùn era micca pussibule di truvà analoghi in G Suite per tutti i flussi di travagliu. Per esempiu, i mailboxi generale, chì l'impiegati di u Forex Club sò abituati à utilizà, ùn anu micca filtri in Gmail, per quessa hè difficiule di truvà una lettera specifica. Ci era una difficultà simili cù l'autorizazione SSO in Google Chat, ma stu prublema hè stata risolta da una dumanda à u supportu di Google.
I prublemi principali per l'utilizatori eranu ligati à u fattu chì i servizii di Google ùn anu micca ancu alcune di e funzioni di i cuncurrenti, per esempiu, Skype o Office 365. Hangouts solu permette di fà chjamate, Google Chat manca di citazioni, è Google Sheets ùn manca supportu. per i macros Microsoft Excel.
Inoltre, i prudutti Microsoft è Google Cloud avvicinanu l'arnesi di edizione di a tavola in modu diversu. I fugliali di Word chì cuntenenu tavule à volte aperti in Google Docs cù furmatu incorrectu.
Quandu avemu avutu l'abitudine à a nova infrastruttura, alcune di e difficultà sò state risolte cù approcci alternativi. Per esempiu, invece di macros in spreadsheets, scripts sò usati, chì l'impiegati di u Forex Club anu truvatu ancu più convenientu. Ùn era micca pussibule di truvà un analogu solu per u dipartimentu finanziariu di u Forex Club, chì tratta di rapporti 1C (cù scripts, furmatu cumplessu). Allora hà cambiatu à Google Sheet solu per a cullaburazione. Per altri documenti, u pacchettu di l'uffiziu (Excel) hè sempre usatu.
In totale, u Forex Club hà conservatu circa 10% di e licenze di Microsoft Office. Questa hè una pratica normale per tali prughjetti: una minurità di l'impiegati utilizanu e funzioni avanzate di suite di l'uffiziu, cusì u restu accetta facilmente a sustituzione.
Si deve esse nutatu chì nisuna trasfurmazioni à grande scala sò state realizate nantu à u restu di l'infrastruttura. Forex Club ùn hà micca abbandunatu Jira è Confluence, ancu s'ellu hà implementatu Google Keep per i travaglii operativi. Per integrà Jira è Confluence cù G Suite, avemu implementatu plugins chì permettenu di trasfiriri rapidamente dati. U sistema di surviglianza hè stata cunservata, è ancu assai strumenti supplementari: Trello, Teamup, CRM, Metrics, AWS, etc. Naturalmente, l'amministratori di u sistema sò stati in i rami.
Esperimentu Chromebook
In cerca di un modu per riduce i costi, u Forex Club hà pensatu di trasfurmà tutti in stazioni di travagliu mobile alimentate da Chromebooks. U dispusitivu stessu hè estremamente prezzu, è cù l'usu di servizii di nuvola era pussibule implementà rapidamente una stazione di travagliu nantu à questu.
Avemu pruvatu stazioni di travagliu mobile nantu à un picculu gruppu di utilizatori di 25 persone in u dipartimentu di vendita. L'impiegati in questu dipartimentu ùn avianu micca compiti chì impediscenu di travaglià solu per via di u web, cusì sta migrazione duveria esse perfetta per elli. Ma basatu nantu à i risultati di a prova, hè risultatu chì u hardware di un Chromebook di prezzu ùn hè micca abbastanza per u funziunamentu currettu di tutte l'applicazioni corporative di u Forex Club. E mudelli più caru chì s'adattanu à i paràmetri tecnichi sò stati paragunabili in costu à i laptops classici basati in Windows. In u risultatu, decisu di abbandunà u prugettu.
Ciò chì hè cambiatu cù l'arrivu di G Suite
À u cuntrariu di tutti i preghjudizii è a sfiducia, digià 3 mesi dopu à a furmazione, 80% di l'impiegati anu nutatu in l'inchiesta chì G Suite hà veramente facilitatu per elli à travaglià cù documenti. Dopu à a transizione, a mobilità di l'impiegati hà aumentatu è cuminciaru à travaglià più utilizendu i dispositi purtati:
Statistiche di usu di u dispositivu mobile secondu u Forex Club
Google Forms hà guadagnatu una grande popularità. Dentru i dipartimenti, permettenu di fà rapidamente inchiesta chì prima necessitava l'usu di mail, cullendu i risultati manualmente. A transizione à Google Chat è Hangouts Meet hà causatu a maiò parte di dumande è lagnanze, postu chì generalmente anu menu funzioni, ma u so usu hà permessu di abbandunà parechji messageri instantani in a cumpagnia.
I risultati di u prugettu sò stati formulati da Dmitry Ostroverkhov, cù quale avemu travagliatu: "U prughjettu hà riduciutu i costi di u Forex Club per l'infrastruttura IT è simplificà u so supportu. Una strata sana di i travaglii di mantenimentu di u prucessu hè sparitu, postu chì sti prublemi sò risolti da a parte di Google. Avà tutti i servizii ponu esse cunfigurati remotamente, sò supportati da un paru di amministratori di Google, è u dipartimentu IT hà liberatu tempu è risorse per altre cose ".
Source: www.habr.com