Avemu scrittu parechje volte nantu à cumu a nostra tecnulugia aiuta è ancu processà infurmazione da ogni tipu di ducumenti è inserisce dati in sistemi di cuntabilità. Oghje vi diceremu cumu implementemu в - u più grande fornitore di calore è acqua calda in Mosca.
Immaginatevi in u locu di un accountant ordinariu. Capemu chì questu ùn hè micca faciule, ma pruvate in ogni modu. Ogni ghjornu riceve un gran numaru di fatture di carta, fatture, certificati è cusì. È soprattuttu assai - in i ghjorni prima di rapportu. Tutti i ditaglii è l'ammonti devenu esse verificati rapidamente è currettamente, retyped è inseriti in u sistema di cuntabilità, eseguite manualmente transacciones è mandati à l'archiviu, per chì dopu ponu esse sottumessi per verificazione à l'auditori interni, u serviziu fiscale, l'autorità di regulazione di tariffu altri. Difficile ? Ma questu hè una pratica cummerciale longu chì esiste in parechje cumpagnie. Inseme cù MOEK, avemu simplificatu stu travagliu minuciosu è l'avete fattu più còmuda. Sè site interessatu à cumu era, benvenutu à u ghjattu.
A foto hè Mosca CHPP-21, u più grande pruduttore d'energia termale d'Europa. U calore generatu in sta stazione hè furnitu da MIPC à 3 milioni di residenti di u nordu di Mosca. .
MIPC hà una decina di filiali è mezu in Mosca. Servinu 15 km di rete di calefaccia, 811 stazioni termali è caldaie, 94 punti di riscaldamentu è 10 stazioni di pompa, è ancu custruiscenu è aghjustate novi sistemi di furnimentu di calore. A cumpagnia compra una varietà di attrezzature è servizii per l'attività cummerciale: . I ducumenti in ogni subdivisione-iniziatore di a compra sò trattati da impiegati speciali - curatori di cuntratti.
Cumu hè l'esekzione di cuntratti in una grande cumpagnia dispostu? Quandu i curatori entranu in un accordu, ricevenu assai ducumenti di carta impurtanti da i contrapartiti: lettere di trasportu, atti di serviziu, fatture, certificati, etc. Di solitu, u curatore scansa i documenti di l'affari è poi attache i scans à l'ordine in u sistema di gestione di risorse di l'impresa. U cuntrollu finanziariu cuntrolla manualmente tutti i dati. Dopu questu, u curatore porta i documenti originali à u dipartimentu di cuntabilità. O u curieru face questu, è poi u trasferimentu di documenti pò piglià più longu - da parechje ore à un paru di ghjorni.
È tuttu saria bè, ma, cum'è in parechje altre cumpagnie:
- I documenti ponu vene à u dipartimentu di cuntabilità uni pochi di ghjorni prima di rapportu. Allora i cuntabili anu da ghjornu è notte à u locu di travagliu. Avete bisognu di verificà manualmente s'ellu tutte e fatture, fatture, etc. sò cumpletu currettamente. Allora, se tuttu hè currettu, l'impiigatu retypes i dati in u sistema di cuntabilità è face publicazioni. À u listessu tempu, u 90% di u tempu di l'accountante hè spesu à ristampa di dati - dettagli, quantità, date, numeri d'articuli, etc. Per via di questu, ci hè u risicu di fà sbagli.
- I ducumenti ponu esse digià cun errore. È certe volte mancanu qualchì fattura o certificati. Calchì volta risulta in l'ultimi ghjorni prima di rapportu. Per quessa, i termini di appruvazioni di i ducumenti ponu esse ritardati.
- Dopu a pubblicazione, i contabili guardanu fatture, fatture è atti in documenti disparati è archivi elettronici. Perchè hè difficiule? Per esempiu, MIPC travaglia nantu à i tariffi, per quessa hè ubligatoriu di raportà regularmente i so costi à l'autorità esecutiva. È quandu u prossimu auditu statale o fiscale vene à u dipartimentu di cuntabilità, l'impiegati anu da circà documenti per un bellu pezzu.
Cumu u schema di travagliu di u dipartimentu di cuntabilità di MIPC pareva prima:
MOEK hè statu u primu in l'industria di l'energia à decide di ricustruisce è simplificà stu schema per chjude rapidamente e transacciones è mandà rapporti, valutà megliu i cambiamenti di u mercatu in l'acquistu è pianificà a so strategia finanziaria. Ùn era micca faciule cambià u sistema di travagliu longu di u dipartimentu di cuntabilità per sè stessu, cusì a cumpagnia hà decisu di trasfurmà cù u so cumpagnu - ABBYY.
Nantu à dì chì fattu
Un squadra di specialisti ABBYY hà implementatu una piattaforma universale per u processu intelligente di l'infurmazioni in MIPC è cunfiguratu:
- descrizioni flessibili (modelli di estrazione di dati) per u processu di documenti. Di ciò chì hè è per ciò chì hè, avemu parlatu in dettu nantu à Habré и . MIPC processa più di 30 tippi di documenti chì utilizanu a suluzione (per esempiu, un attu di l'equipaggiu installatu o un attu per una tarifa di l'agenzia) è estrae più di 50 attributi da elli (numeru di documentu, quantità tutale cù VAT, nome di u cumpratore, venditore, imprenditore, quantità di merchenzie, etc.);
- connettore per a realizazione di cuntrolli è a carica di dati, chì hà cunnessu ABBYY FlexiCapture, SAP è OpenText. Grazie à u connector, hè diventatu pussibule di verificà automaticamente e dati da l'ordine è u cuntrattu contru diversi cartulari. Avemu da parlà di questu quì sottu;
- esportazione di documenti à un archiviu elettronicu basatu nantu à OpenText. Avà tutti i scansi di documenti sò almacenati in un locu;
- bozza di voci contabili in SAP ERP cù ligami à documenti scansati.
Allora l'impiegati di ABBYY è MIPC anu sviluppatu un furmulariu di ricerca in modu chì u contabile puderia truvà fatture impurtanti per qualsiasi attributu in l'archiviu elettronicu in seconde è sottumettenu per inspezioni fiscali.
A ricerca hè pussibule utilizendu 26 criterii diffirenti (a stampa hè clicable):
Dopu chì MIPC hà pruvatu cù successu tuttu u sistema, hè statu messu in opera. U prugettu tutale, cumprese appruvazioni, chiarificazioni è migliure, hè statu implementatu in 10 mesi.
Schema di travagliu dopu l'implementazione di ABBYY FlexiCapture:
Sentu chì nunda hè cambiatu? Iè, u prucessu di l'affari hè sempre u listessu, hè solu chì a maiò parte di e funzioni sò avà realizate da a macchina.
Wiring, andate!
Cumu sò e cose avà ? Eppo supponi chì u curatore di u cuntrattu hà ricevutu un inseme di documenti primari per un accordu per a supply of pumps for thermal power plants, o, per esempiu, a custruzzione di rete di calefaccia. U specialista ùn hà più bisognu di verificà a completezza è u cuntenutu di i ducumenti stessu, chjamà un corriere è mandà i documenti originali à u dipartimentu di cuntabilità. U curatore scanseghja solu l'inseme firmatu di documenti primari, è poi e tecnulugii piglianu u so postu.
Utilizendu u sistema di scanning di a rete, l'impiigatu manda scans in u furmatu TIFF o PDF à ellu stessu in un cartulare caldu o per mail. Dopu apre l'ABBYY FlexiCapture Capture Web Station è selezziunate u tipu di documentu da processà. Per esempiu, "acquistu d'opere / servizii cù una tarifa di l'agenzia", "ricevuta di risorse materiali è tecniche (MTR)", o "contabilità per a pruprietà".
U tipu di set determina u numeru è i tipi di documenti è dati richiesti chì u sistema deve classificà, ricunnosce è verificà.
U curatore carica scans per ricunniscenza. U sistema verifica automaticamente a dispunibilità di tutti i documenti, u cuntenutu di ogni carta, è i dettagli sò ricunnisciuti nantu à u servitore - a data di u cuntrattu, quantità, indirizzu, TIN, KPP è altri dati. In modu, MIPC hè a prima cumpagnia di energia in Russia à aduprà stu approcciu.
Se u curatore ùn hà micca caricatu tutti i ducumenti o qualchì fattura ùn cuntene micca tutti i dati, u sistema avvisa questu è dumanda subitu à l'impiigatu di correggere l'errore:
U sistema ghjura è dumanda à aghjunghje i documenti mancanti (da quì in seguitu i screenshots ponu cliccà):
U sistema hà nutatu chì u documentu hè scadutu:
Cusì, l'impiigatu ùn hà più bisognu di determinà se u documentu hè currettamente eseguitu. Sè tuttu hè currettu, allura a maiò parte di i cuntrolli di dati si facenu automaticamente direttamente nantu à a stazione di input web. Hè abbastanza à inserisce u numeru di ordine specificata in SAP ERP. Dopu quì, i dati ricunnisciuti sò paragunati cù l'infurmazioni trattati in SAP: TIN è KPP di a contrapartita, numeri di cuntrattu è quantità, VAT, nomenclatura di merchenzie o servizii. L'elaborazione è a verificazione di un documentu dura solu un paru di minuti.
Sicondu i dettagli - TIN è KPP - pudete selezziunate a cumpagnia desiderata da u repertoriu:
S'ellu ci hè un errore in a fattura o in a fattura, ùn permettenu micca chì u documentu sia esportatu à l'archiviu. Per esempiu, se un documentu hè scrittu incorrectamente o unu di i caratteri hè ricunnisciutu incorrectamente, u sistema indicà questu è dumandà à l'impiigatu per correggerà tutte e imprecisioni. Eccu un esempiu:
U sistema hà rilevatu chì Vasilek CJSC ùn hè micca inclusu in a lista di i fornitori MOEK.
Questu permette à l'impiegati di seguità l'errore ancu prima chì u documentu hè intrutu in u dipartimentu di cuntabilità.
Se tutti i cuntrolli sò passati cù successu, allora in un clic una copia scannata di u documentu hè mandata à l'archiviu elettronicu OpenText, è un ligame è una carta cù i so metadata appariscenu in SAP. Un accountant o un curatore pò sempre cercà in l'archiviu elettronicu una lista di documenti per l'ordine necessariu è infurmazioni nantu à quale, in quale tempu, è cù quale risultatu hà trattatu i documenti.
Pyotr Petrovich hà guardatu in l'archiviu elettronicu, ...
...per vede quale hà caricatu documenti per l'ordine #1111.
Dopu avè caricatu dati è scans da ABBYY FlexiCapture à SAP, una transazzione in bozza appare cù dati pre-pieni è ligami à documenti scansati.
Sbozza di cablaggio:
Allora u contabile riceve una notificazione email cù un ligame à u prugettu finitu è scans. U specialista ùn hà più bisognu di soffre cù carta. Tuttu ciò chì hà da fà hè di verificà a quantità finali di a transazzione in i scans, a presenza di un sigillo, firma è fà a transazzione. U contabile passa avà menu di un minutu.
I risultati di u prugettu
- Cù l'aiutu di e tecnulugia ABBYY, MIPC hà simplificatu è acceleratu micca solu a cuntabilità, ma ancu u cuntrollu finanziariu. Per fà u cablaggio, l'impiegati ùn anu più bisognu di aspittà u curieru cù i ducumenti originali - hè abbastanza per riceve una scansione cù dati digià verificati da l'archiviu elettronicu in un clic. True, un documentu di carta hè sempre necessariu. Ma avà pò esse mandatu à a cuntabilità dopu. Quandu ellu ghjunghje, l'impiigatu hà da spuntà a casella "Originali ricevuti" in u sistema di cuntabilità.
- L'impiegati ricevenu immediatamente tutte e dati necessarii nantu à a transazzione da scans, facenu transazzione à u tempu è preparanu tutti i documenti per rapportà in anticipu. Avà ùn anu micca paura di l'ispezioni interni o esterni.
- I contabili facenu transazzione finanziaria 3 volte più veloce, è MOEK chjude u periodu di rapportu 10 ghjorni prima.
- Tutte e filiali MIPC guardanu i ducumenti di cuntabilità in un unicu archiviu elettronicu. Grazie à questu, pudete truvà qualsiasi fattura, cuntrattu o certificatu di cumpiimentu, è ancu qualsiasi attributi da elli (quantità, VAT, nomenclatura di merchenzie o servizii) 4 volte più veloce chè prima.
- A suluzione processa più di 2,6 milioni di pagine di documenti annu.
Inveci di 'na cunchiusioni
MIPC usa per 2 anni è in questu tempu aghju cullatu statistiche. Hè risultatu chì i contabili facenu u 95% di e publicazioni senza fà cambiamenti à i drafts. È questu significa chì tali pubblicazioni in u futuru ponu esse saltate completamente automaticamente. Hè accadutu chì stu pruduttu hè diventatu u primu passu di a cumpagnia nantu à a strada per intruduce elementi di "intelligenza artificiale" in i prucessi di cummerciale di a cumpagnia: MIPC sviluppa un prugramma adattatu.
L'altri cumpagnie russi automatizanu ancu u travagliu di a cuntabilità: facenu più simplice è cunvene. Per esempiu, cù l'aiutu di e tecnulugia ABBYY, u serviziu di cuntrollu finanziariu "» Ottene infurmazione critica di l'affari finu à 2 volte più veloce è spende 20% di menu tempu à circà e fatture è note di consegna giuste. Tecnulugii intelligenti di trasfurmazioni di l'infurmazioni aiutanu l'impiegati di u dipartimentu di cuntabilità di a holding ".» truvate istantaneamente i documenti finanziarii necessarii durante l'auditi fiscali di massa. In 2019, i specialisti di a cumpagnia pensanu à processà circa 10 milioni di pagine di documenti.
Vulete sapè più nantu à u prughjettu MIPC è ABBYY ? U 3 d'aprile à 11:00, Vladimir Feoktistov, Vice Capu di u Centru di Tecnulugia di l'Informazione MIPC, parlerà di i dettagli di u casu in un liberu. . Unisciti se vulete dumandà dumande.
Elisabetta Titarenko,
Editore di blog corporativu ABBYY
Source: www.habr.com