Hola à tutti, mi chjamu Konstantin Kuznetsov, sò u CEO è fundatore di RocketSales. In u campu di l'IT, una storia hè abbastanza cumuna quandu u dipartimentu di sviluppu vive in u so universu. Questu universu hà umidificatori nantu à ogni desktop, una mansa di gadgets è pulitori per monitori è tastieri, è, assai prubabilmente, u so propiu sistema di gestione di u so travagliu è u prughjettu.
Chì ci hè in questu ?
Forse per certi ùn hè nunda. Ma avemu avutu un prublema. Custruemu è automatizemu sistemi di vendita, implementemu CRM, creemu una infrastruttura cloud per l'affari. In più di i dipartimenti di sviluppu è di produzzione, i prughjetti di i clienti spessu includenu cummercializatori, venditori, contabili è altri impiegati. È avemu principiatu à pensà à cumu urganizà un prucessu di gestione di prughjettu efficace.
Se u prucessu di sviluppu è di produzzione hè urganizatu in una piattaforma cum'è Jira o GitLab, allora nimu, fora di u sviluppu, capisce ciò chì hè. Per cunnette un impiegatu di terzu à u prughjettu, avete bisognu di scuntrà cun ellu, spiegà u cuntestu, riparà u compitu in un locu, poi cuntrole u gradu di prontezza in i chats di travagliu, uttene u risultatu attraversu u chat, è aghjunghje à Jira. È cusì ogni volta.
U sviluppu hè tagliatu da l'altri parti di l'impresa, ùn sanu micca cumu involucrà noi, è ùn sapemu micca s'ellu anu bisognu di u nostru input.
Un paru d'anni fà avemu scupertu a piattaforma Asana. In questu articulu, vogliu dì cumu avemu urganizatu u prucessu di gestione di sviluppu è di produzzione per:
- tutta a cumpagnia hà travagliatu in un solu ecosistema,
- tutti avianu abbastanza funziunalità,
- era pussibule stimà u costu di ogni prughjettu in ore è soldi,
- U travagliu cù i clienti era longu: micca in u quadru di un compitu, ma in u quadru di un prughjettu sanu cù un backlog constante di idee.
Un pocu di cunnosce Asana
Aghju passatu 10 anni à circà un software convenientu per a gestione di u prughjettu. Trello, Jira, Planfix, Megaplan, Bitrix24 è decine di altri trackers di attività ùn anu micca passatu a prova di forza. Allora aghju trovu Asana. È tuttu hà travagliatu.
In u nostru parè, hè a più bona è a più rapida crescita di u travagliu è a piattaforma di gestione di u prugettu. Oghje, Asana hè u capu mundiale in pupularità è satisfaczione di l'utilizatori. Questu hè pruvucatu da u graficu di a valutazione g2.
Semu fan di Asana, avemu ancu certificatu per pudè implementà à i nostri clienti.
Descriveraghju brevemente u prucessu da a vendita à l'implementazione di u prugettu
Siccomu vendemu servizii di TI, u nostru funnel hè abbastanza longu è, versu a fine, và à u dipartimentu di pruduzzione è, à volte, u sviluppu.
U dipartimentu di vendita realiza manipulazioni standard: auditu, appruvazioni di a pruposta cummerciale, firmazione di u cuntrattu, trasferimentu di a transazzione à a produzzione. A pruduzzione ùn pò micca accettà u cuntrattu: deve cuntene u budgetu, a data di trasferimentu à a produzzione, u fondu di tempu stimatu per l'implementazione di u prugettu.
Grazie à u bundle amoCRM + Asana, quandu si trasferisce un trattu da u dipartimentu di vendita à a produzzione è u ritornu, u travagliu ùn hè micca interrottu in ogni locu. L'area di rispunsabilità di u dipartimentu di vendita hè indicata in blu, u dipartimentu di produzzione in aranciu, è u dipartimentu di sviluppu in rosa.
Hè impurtante chì u dipartimentu di sviluppu, à u cuntrariu di u dipartimentu di disignu, ùn hè micca implicatu in ogni prughjettu. A volte l'installazione di u sistema ùn hà micca bisognu di suluzione persunalizata.
Allora, quandu u manager hà accettatu u prugettu per a pruduzzione, u direttore di vendita va à Asana in 1 clic (screenshot). Un prughjettu hè creatu automaticamente da amoCRM in Asana.
Un compitu (task) cù una mappa di prughjettu è offerte cummirciali hè automaticamente creata nantu à un pianu di prughjettu cumuni di u cliente. Tutti i clienti chì sò attualmente in produzzione sò mostrati quì. Quì, un capu rispunsevuli hè numinatu, i termini sò stabiliti, u tipu di travagliu hè sceltu, è u statutu di u travagliu hè cambiatu.
U manager pò lancià qualsiasi di i prucessi di cummerciale automatichi pruposti in un compitu:
- Truvate / Crea un prughjettu Client + Attach a task there
- Fate u compitu cù infurmazioni nantu à l'affare
- Crea un trattu da u compitu attuale
U prughjettu hè pienu di tutti i dati specificati in amoCRM. Sicondu u tipu di servizii, un settore di subtasks hè subitu creatu per l'implementazione di blocchi di travagliu attuale. Resta à u capu di prughjettu di scumpressà i travaglii detallati, assignà e persone rispunsevuli è scadenze.
Stu bordu aiuta à piglià novi prughjetti à travaglià. Ma hè inconveniente per cuntrullà i stati attuali è a prisenza di prughjetti in risicu nantu à questu.
Cumu raggruppemu i travaglii è i prughjetti di i clienti
Da u cunsigliu cumunu di tutti i prughjetti, u manager aghjunghjenu u prugettu à 3 tavulini più:
- bordu persunale di u cliente;
- cartera di clienti attivi;
- cartera di u manager.
Scupritemu perchè avemu bisognu di ogni entità.
Nantu à a screenshot chì vede bordu persunale di u cliente.
Perchè stu bordu?
Avemu usatu per pensà in termini di compiti. Finitu u compitu, andò à fà un altru. Hè risultatu chì facemu per u cliente esattamente a quantità di travagliu chì hà dumandatu. Ma vulemu custruisce relazioni à longu andà, cusì avemu passatu da u travagliu cù i travaglii à u travagliu cù i clienti.
Avemu assicuratu di scrive tutte l'idee per migliurà per u cliente. Ancu s'ellu hè un pensamentu accidentalmente lanciatu in l'aria da u cliente, l'avemu riparatu è finitu. Hè cusì chì u backlog of tasks hè furmatu, u travagliu cù u cliente ùn finisce micca.
Chì ci hè nantu à questu bordu?
A nostra Asana hè cunnessa à parechji servizii:
- Sistema CRM (per l'interazzione cù u dipartimentu di vendita),
- TimeDoctor (per mantene a traccia di u tempu),
- Sistema ERP (per aggregazione di tutti i dati in una sola interfaccia).
Avemu aghjustatu un pannellu di cuntrollu rapidu di risorse à Asana. Passate sopra u compitu è vede quale è quantu hà travagliatu nantu à u compitu, chì bonus anu guadagnatu.
U travagliu di u dipartimentu di produzzione hè stimatu per l'ora, per quessa era impurtante per noi di seguità strettamente quantu tempu ogni impiigatu passava per risolve i travaglii di u cliente.
Chì dà l'usu di u bordu?
In u risultatu, in u sistema ERP vedemu Rapportu di u prughjettu. Status di a transazzione, i participanti di u prughjettu, u budget per u prugettu, u numeru di ore di travagliu è i termini.
Pudemu predichendu u costu di prughjetti di sviluppu simili, u calculu di KPI diventa assolutamente trasparente è ùn ci hè micca spaziu per illusioni chì u sviluppu hè solu un paru d'ore. Se necessariu, avemu sempre una interfaccia chì pudemu mustrà u cliente per rapportà.
Cartelle Asana
Sta funziunalità hè stata implementata in Asana per un bellu pezzu. Ma ùn avemu micca apprezzatu subitu. À u principiu, simpricimenti culligatu tutti i prughjetti di i nostri amministratori in portafogli. Ci hè chì durante u so tempu in a cumpagnia Denis Kiselev hà travagliatu cù 61 clienti.
Sapendu questu hè bellu, ma micca abbastanza per ghjustificà u tempu passatu à cullezzione. È avemu puntuatu nantu à i portafogli. Tuttu hà cambiatu quandu avemu equiparatu un prughjettu in Asana à un affare in un sistema CRM.
In precedenza, u manager hà abbonatu à tutti i prughjetti è hà ricevutu notificazioni di tutti i cambiamenti in l'Inbox (feed di notificazione). Ogni aghjurnamentu di statutu, un novu cumentu hè statu affissatu in u feed, cuminciendu cù u più novu. Lunedì, u manager s'assittò è hà realizatu i travaglii da l'inbox in sequenza. Ùn si parlava micca di priurità, qualchì volta i travaglii impurtanti ùn sò micca ghjunti.
Avà ci hè una cartera di l'impiegati è una cartera di dipartimentu di prughjettu. In u primu, u manager gestisce i so prughjetti, u sicondu dà à u manager u cuntrollu di a carica di travagliu attuale di tutti l'impiegati.
Portfolio di Design
Nantu à a screenshot pudete vede i prughjetti ordinati da l'impiegati.
Una volta à settimana, u capu di prughjettu aghjurnà u statutu di ogni prughjettu. Scrive ciò chì hè statu fattu a settimana passata è ciò chì hè previstu per a prossima. Pone unu di trè tag: sottu cuntrollu, à risicu, ci sò prublemi.
U manager pò valutà rapidamente:
- u voluminu attuale di i clienti in u dipartimentu di cuncepimentu,
- u numeru di prughjetti in u travagliu di ogni manager,
- u numeru di travaglii di u prugettu in ritardo,
- a prisenza di prublemi è a necessità di participà à i prughjetti,
- i termini di u prugettu, u tempu passatu, u stadiu funnel è a priorità di u prugettu.
I portafogli ci aiutanu ancu à rapportà. Dopu avè aghjurnatu u statutu di u prugettu, un rapportu nantu à u travagliu fattu è pianificatu hè automaticamente mandatu à u chat cù u cliente.
Portfolio di l'impiegati
Ancu u capu di u dipartimentu di u prughjettu hà u so propiu portfolio. Sì, pah-pah-pah, si sguassate, a nova persona vi vede tutti i prughjetti sottu u so cuntrollu chì deve cuntinuà à seguità.
L'impiegati di a linea anu apprezzatu ancu a cunvenzione di a pianificazione di a carica di travagliu di cartera. In a tabulazione "Carica", Asana analizeghja u voluminu di e cumpetenze tenendu in contu i termini è avvisa se un impiigatu hà pianificatu un volume insopportabile di compiti. Pudete cambià i termini è aghjustà i dettagli senza abbandunà sta tabulazione.
Risoluzione di bug è sviluppu persunalizatu
Un squadra separata hè rispunsevule per u nostru sviluppu. Comu parte di un prucessu cummerciale, riceve compiti di dui tipi:
- bug,
- novu sviluppu.
I bugs sò verificati, valutati per a criticità è trasferiti à u travagliu di u serviziu di supportu tecnicu.
I travaglii di sviluppu venenu sia da u backlog di i prudutti internu di a cumpagnia, sia da u capu di prughjettu s'ellu ci hè una dumanda currispondente da u cliente.
U prucessu di sviluppu, in generale, pare cusì.
I travaglii cascanu nantu à u pianu di sviluppu in Asana. Eccu ella.
U compitu setter sceglie u tipu di "Bug" o "Feature", stabilisce u gradu di criticità, indica u cliente, i dipartimenti internu di a cumpagnia chì sò affettati da u compitu. Quandu u compitu cumpleta cù tutti i requisiti di i regulamenti internu, u direttore cliccà nantu à l'icona di u lampu in a barra superiore sopra u compitu è lancia u prucessu di cummerciale automaticu "Assess in development".
U capu di u dipartimentu di sviluppu riceve una notificazione nantu à una nova attività per a valutazione, u compitu stessu hè spustatu à un bordu separatu di u listessu nome durante a valutazione.
Dopu a valutazione, u manager traslada u compitu à u sprint currispondente à u mese di cumpiimentu pianificatu. I travaglii sò sempre nantu à parechje schede à u stessu tempu:
- nantu à u cunsigliu persunale di u capu di prughjettu,
- nantu à u pianu di supportu
- nantu à u pianu di sviluppu.
Tutti i participanti è l'impiegati chì cuntrollanu u compitu vedenu u prugressu, ricevenu notificazioni, è discute direttamente in i cumenti à u compitu. Quandu u compitu hè finitu, u capu di prughjettu o u specialista di supportu tecnicu rispunsevule "piglia" à u so latu per cuntinuà à travaglià in u prugettu.
Chì hè accadutu quandu avemu tornatu i dipartimenti di sviluppu è di produzzione in un ambiente unicu cù a squadra?
Prima di tuttu, i prughjetti di i clienti sò diventati più longu. A causa di u backlog constantemente rimbursatu, u cuntrollu mediu hè cresciutu.
Siconda, a qualità di i prughjetti hà assai migliuratu, postu chì u dipartimentu di sviluppu puderia dumandà una dumanda à u marketing, a vendita, a contabilità, etc. in ogni mumentu. Avemu avutu l'uppurtunità di cunnette e cumpetenze necessarie di a squadra in tempu è offre suluzioni di un livellu completamente diversu.
Tercero, è l'impiegati, i gestori, è i clienti ricevenu una trasparenza completa in i travaglii pianificati è cumpletati. Avemu amparatu à MANAGE prughjetti, capitu chì questu hè un prucessu assolutamente tecnicu, da quale u fattore umanu pò esse guasi cumpletamente esclusu.
Quarta, A squadra hè diventata più cohesionata. Nanzu, l'impiegati avianu poca idea di ciò chì facianu i dipartimenti mitichi di u sviluppu è a produzzione.
Avà, videndu u prucessu di sviluppu è a cunfigurazione tecnica di i sistemi:
- u dipartimentu di vendita trova in ellu idee è ispirazione nantu à cumu vende,
- i marketers piglianu regularmente u cuntenutu utile per i posti, l'articuli, i testi di posizionamentu è di publicità,
- i gestori analizanu i bisogni è u cumpurtamentu di i clienti, aghjustendu a strategia.
Hè diventatu una trasfurmazioni win-win-win, in quale noi, i nostri clienti è i nostri partenarii vincenu. Saria cuntentu se sparte a vostra opinione in i cumenti: ci era qualcosa d'utile in u mo articulu è chì metudi di gestione di u prugettu utilizate in u sviluppu!
Source: www.habr.com