Ahoj všichni, už jsem narazil na několik článků o hackathonech: proč se lidé účastní, co funguje a co ne. Možná bude pro lidi zajímavé slyšet o hackathonech z jiného úhlu pohledu: z pohledu organizátora. Vezměte prosím na vědomí, že se jedná o Velkou Británii, organizátoři z Ruska mohou mít na tuto věc trochu odlišný názor.
Malé pozadí: jsem student 3. ročníku Imperial College London, programátor, žiji zde už 7 let (kvalita ruského textu mohla utrpět), osobně jsem se zúčastnil 6 hackathonů, včetně toho, o kterém teď bude řeč. Všechny akce jsem osobně navštívil, takže to má trošku subjektivní pohled. Na hackathonu, o kterém je řeč, jsem byl 2x účastníkem a 1x organizátorem. Jmenuje se IC Hack, byl vytvořen silami studentských dobrovolníků a zabral mi 70-80 hodin volného času za tento rok. a pár fotografií.
Hackathony obvykle organizují buď společnosti (při tom velikost samotné společnosti nehraje roli), nebo univerzity. V prvním případě je otázek k organizaci znatelně méně. Sponzorství poskytuje sama společnost, obvykle se najme agentura pro organizaci akce (někdy se o organizaci plně starají sami zaměstnanci). Porota se skládá ze zaměstnanců a často se vyhlašuje téma, na které se má projekt vytvořit. Úplně jiná situace jsou univerzitní hackathony, které se také dělí do dvou kategorií. První je zajímavá pro menší univerzity s malými zkušenostmi s pořádáním takových akcí. Ty jsou organizovány prostřednictvím MLH (Major League Hacking), která na sebe přebírá odpovědnost téměř za celý proces.
MLH se zaměřuje na sponzorství, obsazuje většinu míst v porotě a učí studenty, jak organizovat hackathony. Příklady takových událostí zahrnují HackCity, Royal Hackaway a další. Hlavní výhodou je stabilita. Všechny hackathony organizované tímto způsobem jsou si velmi podobné, probíhají podle jednoho scénáře, mají podobné sponzory a nevyžadují od studentů, kteří tyto akce pořádají, žádnou speciální přípravu. Nevýhody jsou zřejmé: akce se od sebe příliš neliší, dokonce ani v kategoriích cen. Další nevýhodou je nízká úroveň financování (z oficiálního webu Royal Hackaway 2018 je zřejmé, že zlatý sponzor přináší 1500 GBP) a dost omezený výběr „swag“ (bezplatné zboží, které přinášejí sponzorské firmy). Z vlastní zkušenosti mohu říci, že takové akce nejsou příliš velké, jsou přívětivé k nováčkům a téměř vždy lze získat vstupenky (za 3 dny jsem uvažoval, jestli jít, a přitom nebyla prodaná ani polovina vstupenek) a velmi často mají podobné týmy soutěžící (70-80 % všech projektů je spojeno s webovými aplikacemi). Proto pro týmy „hipsterů“ není obtížné se na jejich pozadí odlišit.
P.S. Vstupenky jsou téměř vždy zdarma, prodej vstupenek na hackathon považujeme za špatný vkus.
Teď, když jsem stručně shrnul alternativy, vraťme se k hlavnímu tématu příspěvku: hackatony organizované nezávislými studenty-enthusiasty. Nejprve, kdo jsou tito studenti a jaký je vlastně přínos organizování takové akce? Většina těchto lidí jsou sami častými účastníky hackatonů, ví, co funguje dobře a co ne, a chtějí vytvořit hackaton s preferencí a ideálním zážitkem pro účastníky. Hlavní výhodou je zkušenost, včetně osobní účasti/vítězství v jiných hackatonech. Věk a zkušenosti se pohybují od 1. ročníku bakalářského studia po 3. ročník PhD. Fakulty jsou také různé: jsou zde biochemici, ale většinou to jsou studenti programátoři. V našem případě oficiální tým čítal 20 osob, ale ve skutečnosti jsme měli dalších 20-25 dobrovolníků, kteří pomáhali s drobnými úkoly, jak to šlo. Teď je tu zajímavější otázka: jak vlastně uspořádat akci, jejíž rozsah by se mohl rovnat hackatonům pořádaným giganty v oboru (JP Morgan Hack-for-Good, Facebook Hack London — to jsou některé z hackatonů, na kterých jsem se osobně zúčastnil, a tam byla vykonána obrovská organizační práce)?
Začněme s prvním zřejmým problémem: rozpočet. Malý spoiler: organizace takových akcí i na vlastním univerzitě (kde náklady na pronájem jsou nízké/neexistují) může snadno stát 50.000 GBP a nalezení takové částky je velmi obtížné. Hlavním zdrojem těchto peněz jsou sponzoři. Ti mohou být jak interní (jiné komunity univerzity, které chtějí reklamu a novou základnu účastníků), tak korporátní. Proces s interními sponzory je poměrně jednoduchý: známí, profesoři a tutori, kteří spravují tyto komunity. Bohužel, jejich rozpočet není velký a v některých případech nabízí služby (umístit občerstvení do jejich skříně, půjčit 3D tiskárnu atd.) místo peněz. Proto zůstává doufat v korporátní sponzorství. Jaký je prospěch pro firmy? Proč chtějí investovat peníze do této akce? Najímání nových nadějných talentů. V našem případě mělo 420 účastníků, což je rekord pro Velkou Británii. Z nich 75 % jsou studenti Imperiálního koleje (v současné době univerzity číslo 8 v světovém žebříčku).
Mnoho společností praktikuje letní/roční stáže pro studenty a je to skvělá příležitost najít lidi, kteří už mají zkušenosti a chtějí pracovat v tomto odvětví. Jak řekl náš prezident: proč připlácet náborovým agenturám 8000 za 2-3 potenciální kandidáty, když nám stačí zaplatit 2000 za 20 nových kandidátů přímo? Ceny závisí na velikosti hackathonu, reputaci organizátorů a mnoha dalších faktorech. Naše začínají od 1000 GBP pro malé startupy a dosahují až 10 000 GBP pro hlavního sponzora. Co přesně sponzoři získávají, zcela závisí na tom, kolik jsou ochotni nabídnout: bronzoví sponzoři získají logo na webu, možnost vystoupit na zahájení, přístup k životopisům všech účastníků a možnost poslat nám svůj merch, abychom ho rozdali účastníkům. Všechny statusy počínaje stříbrným dávají možnost poslat své inženýry, aby se rekrutovali přímo na místě, vytvoření vlastní kategorie cen, workshop pro účastníky navíc ke všem bronzovým perkům. Z vlastní zkušenosti mohu říci, že jedna ze společností stříbrné úrovně během hackathonu rekrutovala 3 lidi (2 na léto a jednoho na stálou pozici) a ani jsem nepočítal, kolik dalších mohli najmout po rozeslání životopisů po skončení akce. Vytvoření vlastní kategorie ocenění umožňuje najít ty, kteří dělají projekty podobné produktům společnosti. Nebo sledovat, kdo dokáže odpovědět na velmi otevřenou otázku nejkreativnějším způsobem (například Most Ethical Hack powered by Visa). Závisí na společnosti. Každý rok shromažďujeme 15-20 sponzorů, včetně Facebooku, Microsoftu, Cisca, Bloombergu a dalších. Spolupracujeme se všemi: od startupů po obří společnosti, hlavní pravidlo je profit pro naše studenty. Pokud musíme odmítnout sponzora, protože naši studenti zanechali špatné recenze na praxi/stálé práci v této společnosti, pravděpodobně se od něj vzdáme.
Jak vlastně hledáme sponzory? Je to proces, který by si zasloužil malý článek, ale zde je stručný algoritmus: najít náboráře na LinkedIn / najít osobu, která má kontakt v této společnosti; dohodnout se s organizačním výborem, jak velká je to společnost, jak dobré má její jméno (snažíme se nepracovat s těmi, kteří mají špatnou reputaci mezi studenty, ať už se jedná o přístup k praktikantům nebo snahy šetřit na jejich mzdách) a kdo bude hlavním kontaktem. Následují dlouhé debaty o tom, kolik nám tato společnost může nabídnout, a jim je zaslán obchodní návrh. Máme velmi flexibilní systém sponzorství, a proto mohou rozhovory trvat velmi dlouho: sponzor musí pochopit, za co platí, a proto si vyhrazujeme právo přidávat / odebírat některé body z nabídky, pokud sponzor považuje, že nepřinesou společnosti žádný zvláštní užitek. Po jednáních schvalujeme částku s univerzitou, podepisujeme smlouvu a zveme je na setkání organizátorů, abychom prodiskutovali, co přesně chtějí získat z akce a jak se chtějí představit studentům. Existují případy, kdy společnosti platily méně než 3000 GBP a získaly desítky potenciálních pracovníků na plný úvazek po ukončení školy.
K čemu vlastně potřebujeme tyto peníze? Opravdu si vymýšlíme, že chceme 3000 za sponzorství? Ve skutečnosti je to velmi skromná suma podle měřítek akce. Peníze jsou potřeba na obrovské množství nezbytných (oběd x2, občerstvení, večeře x2, pizza, snídaně a nápoje na všech 48 hodin) a méně nezbytných (palačinky, bubble tea, pronájem herních konzolí, tříhodinový pronájem baru, karaoke a další) věcí. Snažíme se, aby si všichni účastníci akci zapamatovali jen z dobrého, proto nakupujeme tuny chutného jídla (Nandos, Dominos, Pret a Manger), obrovské množství občerstvení a nápojů, a každý rok přidáváme nové zábavy. Letos jsem pražil popcorn pro 500 lidí, loni jsem dělal cukrovou vatu. Rozpočet na to, s ohledem na 420 účastníků, 50 organizátorů a 60 sponzorů, může snadno přesáhnout 20 000 GBP.
K dispozici je také elektřina, bezpečnost, odměny (velmi slušné pro studentské poměry: například PS4) pro všechny členy týmu. A to maximálně 5 osob za minutu. Následuje "swag" od sponzorů a od nás. Trička, termohrnky, batohy a spousta dalších užitečných věcí do domácnosti. S ohledem na rozsah události se dá snadno utratit ještě několik tisíc. I když konáme IC Hack na území univerzity, platíme za pronájem. Méně než externí firma, ale přesto. Navíc náklady na kuchaře na obědy (univerzita zakazuje realizaci obědů vlastním způsobem, a nikdo neví proč), pronájem projektoru (jelikož jeho cena je několikanásobně vyšší než cena samotného hackathonu) a další náklady, o kterých si mnozí neuvědomují. Většina kategorií cen byla vymyšlena námi a ceny jsou také vybírány a nakupovány námi (o tom v další části). Tentokrát rozpočet na ceny překročil 7000 GBP. Nemohu uvést přesnou částku, ale mohu říct, že náklady letos snadno překročily 60.000 GBP. Zde je fotografie vítězů.
Peníze jsou shromážděny, rozpočet schválen, ceny a jídlo objednány. Co dál? Pohroma a chaos, také známé jako příprava prostoru. Celá tato krásná činnost začíná 2 měsíce před hackathonem. Obrovské množství nábytku musí být přemístěno, vyplněna rizika, obdrženy dodávky, podepsány plány a tak dále. Seznam je obrovský. Právě proto voláme velké množství dobrovolníků, aby nám pomohli s organizací. A ani jich někdy není dost. Ale to je téma pro další článek.
Toto je první část mého vyprávění o organizaci IC Hack. Pokud bude dostatek zájmu, vydám další 2 části o hlavních problémech a překážkách při organizaci samotného prostoru a trochu povím o cenách, kategoriích a zkušenostech sponzorů, organizátorů a účastníků (včetně přímého reportáže BBC z místa události). Pokud vás zajímá vědět více o IC Hack, prosím, napište mi na můj email du216@ic.ac.uk, nebo pokud vás zajímá sponzoring největšího hackathonu ve Velké Británii, jste vítáni. Vrátím se do štábu organizátorů ještě jednou.
Zdroj: habr.com
