Při implementaci hotových ERP systémů 53 % firem závažným obtížím, které vyžadují změnu obchodních procesů a organizačních přístupů, a 44 % firem se potýká s podstatnými technickými problémy. V sérii článků podrobně vysvětlujeme, co je to ERP systém, jaké jsou jeho výhody, jak určit potřebu jeho implementace, co je třeba vědět při výběru dodavatele platformy a jak ho implementovat.
Pojem ERP systému pochází ze Spojených států a doslovně se překládá jako plánování podnikových zdrojů — Enterprise Resource Planning. Akademicky to vypadá takto: „ERP je organizační strategie integrace výroby a operací, správy lidských zdrojů, finančního managementu a správy aktiv, orientovaná na nepřetržité vyvažování a optimalizaci zdrojů podniku pomocí specializovaného integrovaného balíčku aplikačního softwaru (SW), který zajišťuje společný model dat a procesů pro všechny oblasti činnosti.“
Každý dodavatel může chápat vyvinutý systém po svém, v závislosti na jeho zaměření a řešených úlohách. Například jeden ERP systém lépe vyhovuje maloobchodu, ale nevyhovuje rafinérii. Navíc každá firma a její zaměstnanec, který používá platformu, si ji představují po svém, v závislosti na té části, se kterou se v práci setkávají.
V podstatě je ERP informační systém pro řízení všech obchodních procesů a zdrojů společnosti na základě jediné databáze.
K čemu slouží ERP systém
Jako každá informační systém, ERP pracuje s daty. Každý zaměstnanec a oddělení neustále vytvářejí stovky megabajtů informací. V malé organizaci má vedoucí přímý přístup ke všem informacím a čas na sledování procesů. Pokud se velké množství dat vytváří v rámci jednoho nebo dvou obchodních procesů, vedoucímu stačí digitalizovat je specifickými IT řešeními. Obvykle organizace zakoupí SW pro účetnictví a například CRM.
S růstem společnosti se jednotlivé procesy, jejichž správa dříve zabírala minimálně času, transformují na velké objemy informací. Spolu s dalšími obchodními procesy vyžadují rozptýlené informační toky obrovský administrativní tým pro jejich sjednocení a analýzu. Proto ERP systém potřebuje nejen malý, ale i střední a velký podnik.
Jak poznat, že společnosti potřebuje ERP systém
Obvyklý příběh našich zákazníků vypadá následovně. V určitém okamžiku se ukáže, že všechny klíčové procesy jsou automatizované, ale efektivita práce se nezvyšuje.
Zjistí se, že každý proces je ve své vlastní informačním systému. Aby je propojili, zaměstnanci manuálně zadávají data do každého systému, a poté vedení manuálně shromažďuje duplicitní data pro analýzu činnosti celé společnosti. V zásadě je taková pracovní mechanika produktivní do určitého momentu. Hlavní je určit okamžik dosažení maximální efektivity před jeho nastáním, a ne až ve chvíli, kdy bude nutné měnit procesy v režimu akutní pohotovosti.
Žádný z informačních systémů nikdy neoznámí, že nastal okamžik, kdy společnost dospěla na úroveň, kdy potřebuje ERP systém. Světová zkušenost ukazuje na 4 hlavní příznaky, které to umožňují pochopit:
Dat pro přijetí vyváženého manažerského rozhodnutí začíná být nedostatek.
Každé rozhodnutí v byznysu má následky, které se nakonec promítají do finančních ztrát nebo naopak příjmů. Kvalita rozhodnutí závisí na informacích, na nichž je založeno. Pokud jsou data zastaralá, neúplná nebo nesprávná, rozhodnutí bude nesprávné nebo nevyvážené.
Hlavní důvody rozporuplnosti informací:
kriticky důležité informace jsou rozptýlené mezi jednotlivými zaměstnanci a odděleními;
neexistují pravidla pro sběr dat;
sběr informací provádějí zaměstnanci s různými rolemi a v různých časových obdobích.
S dostupnou ERP platformou, která vyhovuje vašim podnikových procesům, můžete centralizovat všechna data. Všechny informace vytváří každý zaměstnanec a oddělení v jednom systému v reálném čase. To znamená, že data, která mohou být potřebná vám i ostatním ve společnosti, jsou vždy co nejpřesnější a aktuální.
Nedostatek integrace mezi IT systémy vede k poruchám ve fungování a brání růstu společnosti.
Každý IT systém klade své požadavky na formát dat, byl vyvinut v jinou dobu a na různých technologiích, principech a programovacích jazycích. To se odráží na práci zaměstnanců, kteří spolupracují, jako by mluvili různými jazyky, a na rychlosti interakce.
ERP systém spojuje jednotlivé funkce v jednom integrovaném a srozumitelném prostoru. ERP systém funguje jako překladač, který mluví několika programovacími jazyky, aby zajistil spolupráci a konzistenci.
Vaši klienti jsou nespokojeni se službami.
Pokud si klienti stěžují nebo odcházejí, je na místě zamyslet se nad efektivitou. To souvisí s poptávkou, která převyšuje nabídku, pozdními dodávkami, pomalým servisem nebo prostým pocitem, že podnik nemá zdroje nebo čas, aby se staral o každého klienta.
Když podnik vyroste na úroveň středního či velkého, ERP přetváří nespokojené klienty na loajální. Klienti začínají cítit zlepšení v obsluze a zažívají změny společně s firmou.
Používáte zastaralé systémy.
Podle Podle zprávy Veeam 2020 Data Protection Trends je hlavní překážkou digitální transformace podnikání zastaralá technologie. Pokud společnost stále pracuje se systémy ručního zadávání nebo papírovými dokumenty, v postpandemickém období rozhodně zůstane pozadu.
Kromě toho mohou být IT systémy ve firmě poměrně moderní, ale decentralizované. V takovém případě každé oddělení vytváří svůj informační bunkr, z něhož vychází data po kouskách nebo nesprávně. Pokud je integrace jednotlivých systémů extrémně nákladná nebo nemožná, je nutné je nahradit jedním integrovaným ERP systémem.
Jaké výhody přináší ERP systém firmě?
ERP systém je produkt, který společnost pořizuje na vlastní náklady. Jeho implementace je vnímána jako investice, která by měla přinést zisk. Žádný výrobce ERP systémů nezaručuje, že přinese společnosti růst příjmů. To platí nejen pro ERP systémy, ale i pro jakákoli IT řešení. Nicméně všechny výhody implementace nepřímo ovlivňují zisk:
Úspora na IT systémech
Namísto toho, abyste investovali prostředky do několika nesourodých systémů, z nichž každý vyžaduje specializovanou podporu, infrastrukturu, licence a školení zaměstnanců, můžete soustředit všechny náklady na jednu ERP platformu. Ta se skládá z modulů, které nahrazují nesourodé systémy na integrované části.
Pokud je ERP systém vyvíjen od základů podle požadavků konkrétní společnosti, může zahrnovat externí systémy a služby, se kterými bude pohodlné pracovat obchodním partnerům, dodavatelům, klientům a jiným kontrahentům.
Úplná transparentnost
ERP poskytuje vedení úplný přístup ke každému obchodnímu procesu jakéhokoli oddělení 24/7. Například můžete denně sledovat zásoby, včetně plánovaných dodávek a dodávek, které jsou na cestě. Mít úplný přehled o objemu zásob umožňuje přesněji kontrolovat oběžné prostředky.
Automatizace reportů a silné plánování
ERP vytváří jednotný a unifikovaný systém reportingu pro všechny procesy. Automaticky generuje užitečné reporty a analýzy kdykoliv. S ním se vedení nemusí ručně sbírat tabulky a e-maily.
Tak platforma uvolňuje čas pro strategické plánování, kvalitnější analýzu a porovnávání ukazatelů oddělení. ERP systém pomáhá najít v analytice ty trendy, které byly dříve přehlíženy a které nebyly ani v šanci zaznamenat.
Růst efektivity
Samotná ERP není panaceou. Je důležité nejen to, aby odpovídala specifikám podnikání, ale také aby byla správně implementována. Podle 315 dodavatelů připravených ERP systémů se podíl implementací, jejichž úspěch byl pouze částečný, odhaduje na úrovni od 25 do 41 procent v závislosti na odvětví. Vhodná ERP výrazně zkracuje čas a úsilí vynaložené na rutinní činnosti.
Služby zákazníkům
Zákaznický servis je klíčovou součástí podnikání. ERP systém přenáší zaměření zaměstnanců z vedení záznamů o klientech na budování a udržování vztahů s nimi.
Jak ukazují statistiky, 84 procent klientů ve společnosti, pokud nedostanou dostatečné odpovědi na své dotazy. ERP poskytuje zaměstnanci všechny potřebné informace a historii klienta v okamžiku, kdy se ozve. S ním se zaměstnanci už nezabývají byrokracií, ale přitahováním a udržováním klientů. Klienti pocítí výhody jeho zavedení, aniž by si byli vědomi změn ve společnosti.
Ochrana dat
Jen těžko se najde informační systém, který by mohl poskytnout absolutní záruku bezpečnosti dat. Osobní údaje klientů a zaměstnanců, e-maily, duševní vlastnictví, finanční údaje, účty, smlouvy – čím více systémů zpracovává tyto informace, tím obtížnější je sledovat rizika. ERP systém zavádí jednotné standardy přístupu, zadávání a výstupu dat a centralizované ukládání informací.
Nicméně čím vyšší je podíl hotového ERP systému na trhu, tím častěji je vystaven hackerským útokům. Preferovat byste měli vývoj vlastního ERP systému, jehož kódová základna bude pouze u vás. Pokud je ERP systém pro vaši společnost vyvinut od nuly, hackeři nebudou moci najít jeho kopie, aby předem prověřili jeho zranitelnosti.
Produktivita spolupráce
Zájem o spolupráci oddělení nebo zaměstnanců často vyhasíná, protože předávání dat vyžaduje množství rutinních operací nebo kvůli psychologickému klimatu ve firmě. Jednotný systém automatizuje přístup k informacím, odstraňuje negativní vliv lidského faktoru a urychluje komunikaci uvnitř společnosti.
Jednotné obchodní procesy
Hotové ERP systémy se vyvíjejí podle nejlepších průmyslových praktik. To umožňuje podnikům standardizovat své vlastní procesy.
Nicméně v praxi musí podnik činit složité rozhodnutí: buď dlouho a nákladně nastavovat a upravovat ERP systém podle standardů podniku, nebo bolestivě přizpůsobovat své vlastní obchodní procesy standardům ERP systému.
Existuje třetí cesta – od začátku vyvíjet systém podle vlastních obchodních procesů.
Škálovatelnost
Bez ohledu na to, zda rozšiřujete svou zákaznickou základnu, vstupujete na nové trhy, zavádíte nové procesy, oddělení nebo produkty, nebo jinak škálujete svůj byznys, při správném výběru dodavatele se ERP platforma přizpůsobí změnám.
Vzhledem k tomu, že ERP systém je implementován do všech procesů společnosti, může seznam výhod růst v závislosti na specifikách. Na trhu bylo vyvinuto desítky a stovky hotových řešení, která nutí zákazníky k určitým předplatným, rychlosti aktualizací a podpory, uzavřeným funkcím a architektuře – do rámce jednoho dodavatele. Pouze vývoj vlastního ERP systému poskytuje maximální možnosti bez jakýchkoli omezení.
O tom, jak vybrat výrobce ERP systémů, jaké otázky mu položit, abyste neztratili peníze, a co zohlednit při plánování implementace, si přečtěte v následujících článcích.
Zdroj: habr.com
