Byl to rok 2013. Přišel jsem pracovat do jedné ze společností, které vyvíjí software pro jednotlivce. Říkali mi různé věci, ale nejméně jsem očekával, že uvidím to, co jsem viděl: 32 nevyužitých virtuálních strojů na tehdy ještě nesnesitelně drahém VDS, tři „volné“ licence Photoshopu, 2 Corel licence, placený a nevyužívaný výkon IP telefonie a další drobnosti. V prvním měsíci jsem snížil náklady na infrastrukturu o 230 tisíc rublů, ve druhém téměř o 150 (tisíc), pak hrdinství skončilo, začaly optimalizace a nakonec jsme ušetřili půl milionu za půl roku.
Naše zkušenost nás inspirovala a začali jsme hledat nové cesty k úsporám. Nyní pracuji jinde (uhodněte kde), takže s čistým svědomím mohu sdílet své zkušenosti se světem. A vy se podělte, pojďme udělat IT infrastrukturu levnější a efektivnější!
„Poslední kousek tkaniny byl stržen z vašich nákladů na servery, licence, IT aktiva a outsourcing,“ - bručel finanční ředitel a požadoval plánování a rozpočtování.
1. Buďte otravní — plánujte a rozpočtujte.
Plánování rozpočtu IT prostředí vaší společnosti je poněkud nudné, a jeho schvalování je místy dokonce nebezpečné. Ale samotná existence rozpočtu vás téměř nezvratně chrání před:
- snižováním nákladů na rozvoj hardwarového a softwarového parku (i když se mohou konat čtvrtletní optimalizace, tam se dá obhájit své pozice).
- nedorozumění finančního ředitele nebo účetnictví v době nákupu nebo pronájmu nového prvku infrastruktury.
- hněvem vedoucího kvůli neplánovaným výdajům.
Rozpočet by se měl vytvářet nejen ve velkých společnostech — doslova v jakýchkoli. Shromážděte požadavky na software a hardware ze všech oddělení, vypočítejte potřebné kapacity, zvažte dynamiku změn v počtu zaměstnanců (např. pokud máte call centrum nebo podporu, která se zvyšuje v sezóně a snižuje v klidném období), zdůvodněte výdaje a vypracujte rozpočtový plán s rozdělením podle období (ideálně podle měsíců). Tímto způsobem budete přesně vědět, kolik peněz získáte pro své náročné úkoly a optimalizujete náklady.
2. Používejte rozpočet správně.
Jakmile je rozpočet schválen a podepsán, vytváří se pekelná pokušení přerozdělovat náklady a například investovat celý rozpočet do drahého serveru, na kterém lze nasadit celý DevOps s monitorováním a bránami 🙂 V takovém případě se můžete ocitnout v režimu nedostatku zdrojů pro ostatní úkoly a získat překročení rozpočtu. Proto se vždy orientujte pouze na skutečné potřeby a obchodní úkoly, pro jejichž řešení jsou potřebné výpočetní zdroje.
3. Modernizujte servery včas
Zastaralé fyzické servery, stejně jako virtuální, nepřinášejí organizaci žádný přínos — vyvolávají otázky v oblasti bezpečnosti, rychlosti a inteligence. Vynakládáte více času, energie a peněz na kompenzaci chybějící funkčnosti, na odstraňování bezpečnostních problémů a na různé záplaty pro zrychlení. Proto aktualizujte své fyzické a virtuální zdroje — můžete to udělat už teď v rámci naší akce. , ceny se nebojí zveřejnit na Habr.
Mimochodem, několikrát jsem se setkal se situacemi, kdy byl fyzický server v kanceláři zcela neopodstatněným řešením: většina malých a středních firem může vyřešit všechny úkoly na virtuálních zdrojích a ušetřit spoustu peněz.
4. Optimalizujte práci běžných uživatelů
Naučte všechny své uživatele šetřit elektřinou a používat infrastrukturu šetrně. Zde jsou příklady typického překročení na uživatelské straně:
- Instalace zbytečných aplikací podle principu „pro celé oddělení“ — uživatelé žádají o instalaci softwaru jako u souseda, protože je to potřeba, nebo se jednoduše vytváří žádost typu „7 licencí Photoshop pro designové oddělení“. Přitom v designovém oddělení pracují na Photoshopu čtyři, a ostatní tři — kodéři, a používají to jednou za půl roku. V takovém případě je lepší zakoupit 4 licence a 1-2 úkoly ročně vyřešit s pomocí kolegů. Ale často se takový příběh vyskytuje s kancelářským softwarem (zejména balíčkem MS Office, který potřebují naprosto všichni v plném rozsahu). Ve skutečnosti může drtivá většina zaměstnanců vystačit s open source editory nebo praktickými Google Docs.
- Uživatelé zabírají virtuální zdroje a systematicky vyčerpávají veškerý pronajatý výkon – například testovači rádi vytvářejí zatížené virtuální stroje a zapomínají je alespoň vypnout, toho se neštítí ani vývojáři. Recept je jednoduchý: když odcházíte, vypněte všechny 🙂
- Uživatelé využívají servery společnosti jako globální úložiště: nahrávají fotografie (ve formátu RAW), videa, uploadují gigabyty hudby, nejvíce zapálení mohou dokonce vytvořit malý herní server na pracovních zdrojích (takové jsme kritizovali na firemním portálu v humorné formě – opravdu to fungovalo skvěle).
- Drazí zaměstnanci všech smyslů nosí do práce pirátský software, a tak přicházejí pokuty, problémy s policií a dodavateli. Pracujte s přístupy a politikami, protože přece jen nosit budou, i když budete pronášet dojemné projevy v firemní jídelně a psát motivační plakáty.
- Uživatelé se domnívají, že mají právo žádat jakýkoliv pohodlný nástroj. Tak jsem měl ve svém arzenálu pronájmy Trello, Asana, Wrike, Basecamp a Bitrix24. Protože každý projektový manažer vybíral pro své oddělení pohodlný nebo obvyklý produkt. Výsledkem bylo 5 řešení na podpoře, 5 různých cen, 5 faktur, 5 různých marketingových platforem a ladění atd. Žádná integrace, unifikace a komplexní automatizace – samé cerebrální problémy. Nakonec jsem po domluvě s generálním ředitelem zavřel obchody, vybral Asanu, pomohl migrovat data a sám proškolil neúprosné kolegy a docela dobře ušetřil, včetně síly a nervů.
V zásadě se domluvte s uživateli, školte je, provádějte vzdělávací akce a snažte se usnadnit práci sobě i jim. Nakonec vám budou vděční za pořádek ve věcech, a ředitelé za snížení nákladů. A snad jste, moji drazí profíci z Habra, zaznamenali, že řešení uvedených problémů není nic jiného než vytváření korporátní informační bezpečnosti. Za to patří zvláštní díky administrátorovi (sám sebe nepochválíš…).
5. Kombinujte cloudová a desktopová řešení
Obecně, vycházeje z toho, že pracuji u poskytovatele hostingu a na konci článku mám chuť vám vyprávět o skvělé akci na servery pro firmy všech velikostí, měl bych mávat vlajkou a křičet "Všichni do cloudu!". Ale tím bych se provinil proti své inženýrské kvalifikaci a vypadal jako marketingový člověk. Proto vás vyzývám, abyste k otázce přistupovali rozumně a kombinovali cloudová a desktopová řešení. Například si můžete pronajmout cloudový CRM systém jako službu (SaaS), a ten podle brožury stojí 1000 Kč na uživatele měsíčně — to jsou směšné peníze (nebudu se zabývat implementací, o tom už se psalo na Habru). Takže za tři roky za 10 zaměstnanců utratíte 360 000 Kč, za 4 — 480 000, za 5 — 600 000 atd. Přitom si můžete implementovat desktopovou CRM, zaplatit konkurenční licence (+100 k úspoře) přibližně za 250 tisíc Kč a spravovat ji jako Photoshop. Někdy je zisk v období 2-5 let opravdu ohromující.
Naopak, cloudové technologie vám často umožňují šetřit na hardware, platech inženýrů, otázkách ochrany dat (ale rozhodně na nich nešetřete!), škálování. Cloudové služby se snadno připojují a odpojují, náklady na cloud nepadnou do kapitálových výdajů firmy — celkově je mnoho výhod. Zvolte cloudová řešení, kdy je to opodstatněné z hlediska škálovatelnosti, rychlosti a flexibility.
Počítejte, kombinujte a vybírejte vítězné kombinace — nedám vám univerzální recept, všechny jsou specifické pro každé podnikání: někdo se zcela vzdává cloudů, někdo na cloudech staví celé své podnikání. Mimochodem, nikdy se nevzdávejte aktualizací softwaru (ani placených) — obvykle vývojáři aplikačního softwaru pro podnikání vydávají stabilnější a funkčnější verze.
A ještě jedno pravidlo pro software: zbavte se starého softwaru, který přináší méně, než spotřebovává na údržbu a podporu. Na trhu už určitě existuje alternativa.
6. Vyhněte se duplikaci softwaru
Už jsem hovořil o pěti systémech správy projektů v mé IT zoologické zahradě, ale vyčlením to do samostatného bodu. Pokud jste se vzdali určitého softwaru a vybrali jste nový, nezapomeňte přestat platit za starý, a pokud jste našli nové hostingové služby, ukončete smlouvu se starým poskytovatelem, pokud nemáte speciální důvody. Sledujte profily využívání softwaru zaměstnanci a zbavte se nepoužívaného a duplicitního softwaru.
Ideální je, když máte systém monitorování a analýzy nainstalovaného softwaru — tak budete mít přehled o pracovních duplikátech a problémech automaticky. Mimochodem, taková práce pomáhá společnosti vyhnout se duplicitě a opakování dat — někdy hledání toho, kdo udělal chybu, zabere příliš mnoho času.
7. Upravte aplikační infrastrukturu a periferie
Kdo se vůbec zabývá těmito spotřebními materiály: kazetami, flashkami, papírem, nabíječkami, UPS a dalšími disky a trubkami. A to je škoda. Začněte s papírem a tiskárnami — analyzujte profily tisku a vytvořte síť tiskáren nebo MFP s veřejným přístupem, překvapí vás, kolik papíru a kazet ušetříte a jak se sníží náklady na tisk jednoho listu. A ne, to není škrtařství, to je optimalizace důležitého procesu. Nikdo nebrání tisku seminárních prací a referátů na kancelářské technice, ale tisk knih, které je škoda koupit nebo na které se nechce dívat na obrazovce, to je už příliš.
Dále — vždy mějte zásobu spotřebního materiálu, který nakupujete od dodavatelů se slevou, abyste v případě technických problémů nemuseli kupovat za přehnané ceny v nejbližším technickém obchodě. Sledujte amortizaci a opotřebení, vedete evidenci a vytvářejte náhradní fond — mimochodem, není špatné mít náhradní fond i pro základní kancelářskou techniku. Jen proto, že za prostoje v práci vás nepochválí, to je také ztráta peněz, zejména v obchodních a servisních společnostech.
Pokud jde o aplikovanou infrastrukturu, existují dvě hlavní položky nákladů: internet a komunikace. Při výběru poskytovatele se zaměřte na balíčková nabídky, čtěte poznámky u tarifů, věnujte pozornost kvalitě spojení a SLA. Někteří administrátoři se rozhodnou to neřešit a zakoupí například IP telefonii v balíčku s placenou virtuální PBX, na kterou se také uzavírá měsíční předplatné. Neodhazujte příležitosti, kupujte pouze data a naučte se pracovat s Asteriskem — je to nejlepší ze všeho, co bylo v oblasti PBX vytvořeno a téměř bezproblémové řešení pro obchodní úkoly malých a středních podniků (pokud máte šikovné ruce).
8. Dokumentujte a vytvářejte pokyny pro zaměstnance
To je důležité a mělo by to být. Za prvé, usnadníte si práci, za druhé, adaptace nováčků bude bezproblémová. Nakonec sami budete vědět, že vaše infrastruktura je aktuální, celistvá a v dobrém stavu. Sestavujte bezpečnostní pokyny, krátké manuály pro uživatele, FAQ, popisujte pravidla a normy používání kancelářské techniky. Fyzicky existující pokyn je mnohem přesvědčivější než slova, na něj se vždy můžete odvolat. Tímto způsobem můžete zasílat odkaz na dokument při každé relevantní otázce a neakceptovat argument „Nebyl jsem varován“. Tímto způsobem významně ušetříte na odstraňování chyb.
9. Využívejte služby outsourcerů
I když máte ve společnosti celý IT tým nebo naopak malou infrastrukturu, není hanbou využívat služby outsourcerů. Proč nezískat služby skvělých profesionálů, kteří se specializují na něco složitého, za málo peněz, tedy aniž byste museli kupovat takového specialistu do stavu? Předávejte na outsourcing část DevOps, správu tisku, administraci zatíženého webu, pokud takový máte, podporu a call centrum. Vaše hodnota tím nesníží, naopak, získáte dodatečnou odbornost v oblasti kontaktů se třetími dodavateli.
Pokud váš nadřízený považuje outsourcing za drahý, jednoduše mu vysvětlete, kolik bude muset zaplatit vyhrazenému specialistovi. Opravu to funguje.
10. Nezaplétejte se do open source a vlastní vývoje
Jsem inženýr, bývalý vývojář a pevně věřím, že právě open source zachraňuje svět — jaké hodnoty mají knihovny, monitorovací systémy, systémy pro správu serverů atd. Pokud však vaše firma rozhodne koupit open source CRM, ERP, ECM atd. nebo šéf na schůzce křičí, že musíte vytvořit svůj billing na koleně, zachraňte loď, jde na útes. Zde jsou argumenty, na kterých byste měli stát před tváří nadšeného vedoucího se zářivýma očima:
- open source je špatně podporováno, pokud jde o veřejný repozitář, nebo je velmi drahé na údržbu, pokud jde o open source od firem (DB, kancelářské balíčky atd.) — budete platit doslova za každý dotaz, požadavek a tiket;
- interní specialista pro nasazení interního open source produktu bude velmi drahý kvůli své jedinečnosti;
- vylepšení open source mohou být značně omezeny znalostmi, dovednostmi nebo dokonce licencováním;
- s open source se velmi dlouho nezačnete a příliš složitě ho přizpůsobíte svým obchodním procesům.
Stojí za to říci, že vlastní vývoj je velmi časově náročný a drahý proces? Z vlastní zkušenosti říkám, že na fungující prototyp, který splňuje obchodní požadavky a umožňuje v něm pracovat uživatelům, potřebujete od tří let. A to vše, pokud máte dobrou skupinu programátorů (platy si můžete prohlédnout na 'Mém kruhu' — závěry se nabízejí samy).
Tak budu banální a zopakuji se: porovnávejte všechny možnosti.
Takže shrnu krátké závěry, abych se ujistil, že jsem nic nezapomněl:
- počítejte peníze — porovnávejte různé možnosti, zvažujte faktory, srovnávejte;
- usilujte o zkrácení doby údržby a školení uživatelů, snižujte riziko 'nekompetentního zásahu';
- snažte se konsolidovat a integrovat technologie — štíhlá architektura a průřezová automatizace to vyřeší;
- investujte do rozvoje IT, nežijte se zastaralými technologiemi — ty vám vysají peníze;
- porovnejte poptávku a spotřebu IT zdrojů.
Můžete se zeptat — a proč šetřit cizí peníze, když firma platí? Logická otázka! Ale vaše schopnost optimalizovat náklady a efektivně řídit IT aktiva je především vaše zkušenost a vaše charakteristika jako profesionála. Všichni umíme udělat zázrak z dostupných materiálů 🙂
V jako skvělá příležitost pro aktualizaci virtuálních kapacit. Přijďte, podívejte se, vybírejte – do 30. dubna zbývá už jen málo času.
Pro ostatní – tradiční za 10% s promo kódem habrahabr10.
Zdroj: habr.com
