Psal se rok 2013. Přišel jsem pracovat do jedné z vývojářských společností, které vytvářejí software pro soukromé uživatele. Řekli mi různé věci, ale to poslední, co jsem čekal, že uvidím, bylo to, co jsem viděl: 32 vynikajících virtuálních strojů na pronajatém, tehdy obscénně drahém VDS, tři „bezplatné“ licence Photoshopu, 2 Corel, placená a nevyužitá kapacita IP telefonie a další malé věci. Za první měsíc jsem infrastrukturu „zlevnil“ o 230 tisíc rublů, ve druhém o téměř 150 (tisíc), pak skončilo hrdinství, začaly optimalizace a nakonec jsme za šest měsíců ušetřili půl milionu.
Tato zkušenost nás inspirovala a začali jsme hledat nové způsoby, jak ušetřit. Nyní pracuji na jiném místě (hádejte kde), takže s čistým svědomím mohu o svých zkušenostech říct světu. A vy sdílejte, pojďme udělat IT infrastrukturu levnější a efektivnější!
„Vaše náklady na servery, licence, IT aktiva a outsourcing vám přinesly poslední vlnu,“ reptal finanční ředitel a požadoval plánování a rozpočtování.
1. Buďte šprt – plánujte a rozpočítejte.
Plánování rozpočtu pro IT prostředí vaší společnosti je nudné a koordinace je někdy dokonce nebezpečná. Ale samotná skutečnost, že máte rozpočet, vás téměř zaručeně ochrání před:
- snížení nákladů na vývoj flotily zařízení a softwaru (existují sice čtvrtletní optimalizace, ale tam můžete obhájit svou pozici)
- nespokojenost finančního ředitele nebo účetního oddělení v době nákupu nebo pronájmu jiného prvku infrastruktury
- hněv manažera kvůli neplánovaným výdajům.
Rozpočet je nutné sestavit nejen ve velkých společnostech – doslova v každé společnosti. Sesbírejte požadavky na software a hardware ze všech oddělení, spočítejte požadovanou kapacitu, zohledněte dynamiku změn v počtu personálu (například vaše call centrum nebo podpora se zvyšuje během vytížené sezóny a klesá během volné sezóny), zdůvodněte výdajů a vypracujte plán rozpočtu rozčleněný podle období (ideálně po měsících). Tímto způsobem budete přesně vědět, kolik peněz dostanete za své úkoly náročné na zdroje a optimalizovat náklady.
2. Použijte svůj rozpočet moudře
Po odsouhlasení a podepsání rozpočtu nastává pekelné pokušení přerozdělit náklady a celý rozpočet například nalít do drahého serveru, na který nasadíte všechny DevOpy s monitoringem a bránami :) V tomto případě možná najdete jste v režimu nedostatku zdrojů pro jiné úkoly a dostanete překročení. Zaměřte se proto výhradně na skutečné potřeby a obchodní problémy, jejichž řešení vyžaduje výpočetní výkon.
3. Upgradujte své servery včas
Zastaralé hardwarové servery, stejně jako ty virtuální, nepřinášejí organizaci žádnou výhodu – vyvolávají otázky z hlediska bezpečnosti, rychlosti a inteligence. Vynakládáte více času, úsilí a peněz na kompenzaci chybějících funkcí, na odstranění bezpečnostních problémů, na některé záplaty pro urychlení. Aktualizujte proto svůj hardware a virtuální prostředky – můžete to udělat například právě teď s naší akcí , není ostuda ukázat ceny na Habré.
Mimochodem, nejednou jsem se setkal se situacemi, kdy byl železný server v kanceláři zcela neopodstatněným řešením: většina malých a středních podniků dokáže vyřešit všechny problémy pomocí virtuálních kapacit a ušetřit spoustu peněz.
4. Optimalizujte průměrnou uživatelskou zkušenost
Naučte všechny své uživatele šetřit elektřinou a používat infrastrukturu opatrně. Zde jsou příklady typických překročení na straně uživatele:
- Instalace nepotřebných aplikačních programů na bázi „celého oddělení“ – uživatelé žádají o instalaci softwaru jako jejich soused, protože jej potřebují, nebo jednoduše odešlou aplikaci jako „7 licencí Photoshopu pro konstrukční oddělení“. V designovém oddělení s Photoshopem přitom pracují čtyři lidé a zbylí tři jsou návrháři layoutů a používají jej jednou za půl roku. V tomto případě je lepší zakoupit 4 licence a vyřešit 1-2 problémy ročně s pomocí kolegů. Častěji se však tento příběh stává s kancelářským softwarem (zejména s balíkem MS Office, který naprosto každý potřebuje). Ve skutečnosti si drtivá většina zaměstnanců vystačí s editory open source nebo praktickými dokumenty Google.
- Uživatelé zabírají virtuální zdroje a metodicky žerou veškerou pronajatou kapacitu – například testeři rádi vytvářejí načtené virtuální stroje a zapomínají je alespoň vypnout a vývojáři tím nepohrdnou. Recept je jednoduchý: při odchodu všechny uhaste :)
- Uživatelé využívají firemní servery jako globální úložiště souborů: nahrávají fotky (v RAW), videa, nahrávají gigabajty hudby, zvláště zarytí si dokážou s pracovní kapacitou vytvořit i malý herní server (to jsme na firemním portálu odsoudili v vtipném způsobem - fungovalo to velmi dobře).
- Vážení zaměstnanci v každém smyslu přinášejí pirátský software do práce, a tady jsou pokuty, problémy s policií a prodejci. Pracujte s přístupem a zásadami, protože vás stejně zatáhnou, i když ve firemní kantýně pronášíte slzavé řeči a píšete motivační plakáty.
- Uživatelé věří, že mají právo požadovat jakýkoli nástroj, který jim vyhovuje. Takže ve svém arzenálu jsem měl pronájmy Trello, Asana, Wrike, Basecamp a Bitrix24. Protože každý projektový manažer si pro své oddělení vybral pohodlný nebo známý produkt. V důsledku toho je podporováno 5 řešení, 5 různých cenovek, 5 účtů, 5 různých tržišť a ladění atd. Žádná integrace, unifikace nebo end-to-end automatizace pro vás – kompletní mozkové hemeroidy. Výsledkem bylo, že jsem po dohodě s generálním ředitelem zavřel obchod, vybral Asanu, pomohl s migrací dat, sám vyškolil své urputné kolegy a ušetřil spoustu peněz včetně námahy a nervů.
Obecně s uživateli vyjednávat, školit je, vést vzdělávací programy a usilovat o ulehčení jejich i vaší práce. Nakonec vám poděkují za udržování pořádku a manažeři vám poděkují za snížení nákladů. No, vy, moji milí habrští profíci, jste si asi všimli, že řešením vyjmenovaných problémů není nic jiného než formování podnikové informační bezpečnosti. Za to patří zvláštní poděkování správci systému (nemůžete se zavděčit...).
5. Kombinujte cloudová a desktopová řešení
Obecně vzato, na základě toho, že pracuji pro poskytovatele hostingu a na konci článku jsem plný touhy vyprávět vám o skvělém prodeji serverové kapacity pro společnosti jakékoli velikosti, bych měl mávat vlajkou a křičet „ Vše do oblak!" Pak ale zhřeším na svou inženýrskou kvalifikaci a budu vypadat jako marketér. Proto vás vyzývám, abyste k problému přistupovali moudře a kombinovali cloudová a desktopová řešení. Můžete si například pronajmout cloudový CRM systém jako službu (SaaS) a podle brožury to stojí 1000 10 rublů. na uživatele za měsíc - pouhé haléře (otázku implementace vynechám, na Habrém už o tom byla řeč). Takže za tři roky utratíte 360 000 rublů za 4 zaměstnanců, za 480 - 000 5, za 600 - 000 100 atd. Současně můžete implementovat desktop CRM zaplacením konkurenčních licencí (+250 úspor) za asi 2 tisíc rublů. a podávejte to jako stejný photoshop. Někdy jsou přínosy za období 5-XNUMX let opravdu působivé.
A naopak, cloudové technologie vám často umožňují ušetřit na hardwaru, platech inženýrů, problémech s ochranou dat (ale vůbec na nich nešetřete!) a škálování. Cloudové nástroje se snadno připojují a odpojují, náklady na cloud nespadají do kapitálových výdajů společnosti – obecně je zde mnoho výhod. Vybírejte cloudová řešení, když má smysl škálovatelnost, agilita a flexibilita.
Počítejte, kombinujte a vybírejte výherní kombinace – univerzální recept neuvedu, pro každý podnik jsou jiné: někteří lidé opouštějí mraky úplně, jiní budují celý svůj byznys v oblacích. Mimochodem, nikdy neodmítejte aktualizace softwaru (ani placené) - vývojáři softwaru pro obchodní aplikace zpravidla vydávají stabilnější a funkčnější verze.
A další pravidlo pro software: zbavte se starého softwaru, který přináší méně, než spotřebuje na údržbu a podporu. Analog už na trhu určitě je.
6. Vyhněte se duplikaci softwaru
O pěti systémech řízení projektů v mé IT zoo jsem již mluvil, ale dám je do samostatného odstavce. Pokud odmítnete určitý software, vyberte si nový software – nezapomeňte přestat platit za ten starý, najděte si nové hostingové služby – ukončete smlouvu se starým poskytovatelem, pokud neexistují zvláštní důvody. Sledujte profily používání softwaru zaměstnanců a zbavte se nepoužívaného a duplicitního softwaru.
Ideální by bylo, kdybyste měli systém pro sledování a analýzu nainstalovaného softwaru – tímto způsobem můžete automaticky vidět fungující duplikáty a problémy. Mimochodem, tato práce pomáhá společnosti vyhnout se duplicitě a opakování dat – hledání toho, kdo udělal chybu, někdy zabere příliš mnoho času.
7. Vyčistěte infrastrukturu aplikací a periferní zařízení
Kdo počítá tento spotřební materiál: cartridge, flash disky, papír, nabíječky, UPS, tiskárny atd. trubkové disky. Ale marně. Začněte s papírem a tiskárnami – analyzujte tiskové profily a vytvořte síť tiskáren nebo multifunkčních zařízení s veřejným přístupem, budete překvapeni, kolik papíru a kazet můžete ušetřit a jak se sníží náklady na tisk jednoho listu. A ne, to není vysávání peněz, to je optimalizace důležitého procesu. Nikdo nezakazuje tisknout semestrální práce a eseje na kancelářské vybavení, ale tisknout knihy, které by vám bylo líto koupit nebo nechtěli číst z obrazovky, je příliš.
Dále mějte vždy zásobu spotřebního materiálu, který nakupujete od dodavatelů se slevou, abyste v případě problémů s vybavením nenakupovali za přemrštěné ceny na nejbližším technologickém trhu. Sledujte odpisy a opotřebení, veďte záznamy a vytvářejte náhradní fond – mimochodem, je dobré mít náhradní fond pro základní kancelářské vybavení. Jen proto, že vás nepochválí za prostoje v práci, je to také ztráta peněz, zejména v obchodních a servisních společnostech.
Co se týče aplikační infrastruktury, existují dvě hlavní nákladové položky: internet a komunikace. Při výběru poskytovatele se dívejte na nabídky balíčků, čtěte hvězdičky na tarifech, dbejte na kvalitu komunikace a SLA. Někteří správci se rozhodnou neobtěžovat a pořídit si například IP telefonii v balíčku s placenou virtuální ústřednou, ke které se vydává i měsíční předplatné. Nebuďte líní, kupte si pouze návštěvnost a naučte se pracovat s Asterisk - to je to nejlepší, co v oblasti VATS vzniklo a téměř bezproblémové řešení obchodních problémů malých a středních podnikatelů (pokud máte přímé ruce).
8. Dokumentujte a vytvářejte pokyny zaměstnanců
Je to líné a je to nutné. Za prvé se vám bude lépe pracovat a za druhé bude adaptace nováčků bezproblémová. Konečně budete sami vědět, že vaše infrastruktura je aktuální, neporušená a v naprostém pořádku. Sestavte bezpečnostní pokyny, krátké příručky pro uživatele, často kladené otázky, popište pravidla a předpisy pro používání kancelářského vybavení. Materiálně existující pokyny jsou mnohem přesvědčivější než slova, vždy se na ně můžete obrátit. Tímto způsobem můžete odeslat odkaz na dokument pro jakoukoli relevantní otázku a nepřijmout argument „Nebyl jsem varován“. Tímto způsobem hodně ušetříte na odstraňování chyb.
9. Používejte outsourcované služby
I když má vaše firma celé IT oddělení nebo naopak malou infrastrukturu, není žádná ostuda využít služeb outsourcingů. Proč nezískat služby skvělých profesionálů, specializovaných na něco složitého, za málo peněz, tedy bez najmutí takového specialisty na personál. Outsourcujte některé z DevOps, tiskové služby, správu vytíženého webu, pokud nějaký máte, podporu a call centrum. Vaše hodnota se tím nesníží, naopak získáte další odborné znalosti v oblasti kontaktů s dodavateli třetích stran.
Pokud si váš manažer myslí, že outsourcing je drahý, jednoduše mu vysvětlete, kolik bude muset zaplatit specializovanému specialistovi. Opravdu to funguje.
10. Nezapojujte se do open source a vašeho vývoje
Jsem inženýr, v minulosti jsem vývojář a pevně věřím, že svět zachraňuje open source – jaké jsou náklady na knihovny, monitorovací systémy, systémy pro správu serverů atd. Ale pokud se vaše společnost rozhodne koupit open source CRM, ERP, ECM atd. nebo šéf na schůzce křičí, že si pokazíte účtování, zachraňte loď, pojede k útesům. Zde jsou argumenty, na kterých se postavit tváří v tvář inspirovanému vůdci s planoucím pohledem:
- open source je špatně podporován, pokud se jedná o veřejné úložiště nebo je velmi nákladný na podporu, pokud se jedná o open source od firem (DBMS, kancelářské balíky atd.) – zaplatíte doslova za každou otázku, žádost a lístek;
- interní specialista na nasazení interního open source produktu bude velmi drahý kvůli jeho vzácnosti;
- vylepšení open source mohou být značně omezena znalostmi, dovednostmi nebo dokonce licencemi;
- Začátek s open source vám zabere hodně času a bude pro vás příliš obtížné jej přizpůsobit obchodním procesům.
Netřeba dodávat, že vývoj vlastního je velmi dlouhý a nákladný podnik? Z vlastní zkušenosti mohu říci, že vytvoření funkčního prototypu, který splňuje obchodní požadavky a umožňuje uživatelům jej používat, trvá minimálně tři roky. A to pouze v případě, že máte dobrý tým programátorů (můžete se podívat na platy na „Můj kruh“ - závěry přijdou k vám).
Takže budu banální a opakuji: zvažte všechny možnosti.
Dovolte mi to tedy krátce shrnout, abych se ujistil, že jsem na nic nezapomněl:
- počítat peníze - porovnávat různé možnosti, brát v úvahu faktory, porovnávat;
- snažit se zkrátit čas na obsluhu a školení uživatelů, snížit riziko „zásahu blázna“;
- pokuste se konsolidovat a integrovat technologie – koherentní architektura a komplexní automatizace dělají rozdíl;
- investujte do rozvoje IT, nežijte se zastaralými technologiemi – budou vysávat peníze;
- korelovat poptávku a spotřebu IT zdrojů.
Možná se ptáte – proč šetřit cizí peníze, když úřad platí? Logická otázka! Ale vaše schopnost optimalizovat náklady a efektivně spravovat IT aktiva je především vaše zkušenost a vaše vlastnosti jako profesionála. Všichni tady víme, jak vyrobit cukroví z odpadových materiálů :)
У jako skvělý důvod pro upgrade virtuálních kapacit. Přijďte, podívejte se, vybírejte – do 30. dubna jich zbývá velmi málo.
Pro zbytek - tradiční 10% sleva pomocí promo kódu habrahabr10.
Zdroj: www.habr.com