Věřím, že všichni chodíme do restaurace s přáteli nebo kolegy. A po zábavné době přináší číšník šek. Problém pak lze vyřešit několika způsoby:
- Metoda jedna, „džentlmensky“. K částce šeku se připočte 10–15% „spropitné“ číšníkovi a výsledná částka se rovnoměrně rozdělí mezi všechny muže.
- Druhá metoda je „socialistická“. Šek je rozdělen mezi všechny stejně, bez ohledu na to, kolik toho snědli a vypili.
- Třetí metoda je „spravedlivá“. Každý si zapne na telefonu kalkulačku a začne počítat cenu jídla plus určité „spropitné“, také individuální.
Situace v restauraci je velmi podobná situaci s IT náklady ve firmách. V tomto příspěvku budeme hovořit o rozdělení výdajů mezi odděleními.
Než se ale ponoříme do propasti IT, vraťme se k příkladu restaurace. Každá z výše uvedených metod „rozdělení nákladů“ má své klady a zápory. Zjevná nevýhoda druhého způsobu: jeden mohl jíst vegetariánský Caesar salát bez kuřecího masa a druhý mohl jíst ribeye steak, takže se množství mohla výrazně lišit. Nevýhodou „spravedlivé“ metody je, že proces počítání je velmi dlouhý a celková částka peněz je vždy nižší, než kolik je na šeku. Běžná situace?
Teď si představme, že jsme se bavili v restauraci v Číně a šek byl přinesen v čínštině. Jediné, co je tam jasné, je částka. I když někteří mohou tušit, že se vůbec nejedná o částku, ale o aktuální datum. Nebo předpokládejme, že se to stane v Izraeli. Čtou zprava doleva, ale jak zapisují čísla? Kdo může odpovědět bez Googlu?
Proč je potřeba alokace pro IT a podnikání?
IT oddělení tedy poskytuje služby všem divizím společnosti a vlastně prodává své služby obchodním divizím. A i když nemusí existovat formální finanční vztahy mezi odděleními v rámci společnosti, každá obchodní jednotka by měla minimálně rozumět tomu, kolik utrácí za IT, kolik stojí uvedení nových produktů, testování nových iniciativ atd. Je zřejmé, že modernizaci a rozšiřování infrastruktury neplatí mýtický „modernizátor, patron systémových integrátorů a výrobců zařízení“, ale byznys, který musí chápat efektivitu těchto nákladů.
Obchodní jednotky se liší velikostí i intenzitou využívání IT zdrojů. Rozdělit náklady na upgrade IT infrastruktury rovným dílem mezi oddělení je tedy druhý způsob se všemi jeho nevýhodami. „Spravedlivý“ způsob je v tomto případě výhodnější, ale je příliš pracný. Nejoptimálnější možností se zdá být „kvazispravedlivá“ varianta, kdy náklady nejsou alokovány na cent, ale s určitou rozumnou přesností, stejně jako ve školní geometrii používáme číslo π jako 3,14, a ne celou posloupnost čísel. za desetinnou čárkou.
Odhad nákladů na IT služby je velmi užitečný v holdingech s jedinou IT infrastrukturou při sloučení nebo oddělení části holdingu do samostatné struktury. To vám umožní okamžitě vypočítat náklady na IT služby, abyste tyto částky zohlednili při plánování. Pochopení nákladů na IT služby také pomáhá porovnat různé možnosti využití a vlastnictví IT zdrojů. Když muži v oblecích za mnoho tisíc dolarů mluví o tom, jak jejich produkt může optimalizovat náklady na IT, zvýšit to, co je třeba zvýšit, a snížit to, co je třeba snížit, posouzení průběžných nákladů na IT služby umožňuje CIO slepě nedůvěřovat marketingovým slibům. , ale přesně posoudit očekávaný efekt a kontrolovat výsledky.
Pro podniky je alokace příležitostí, jak předem porozumět nákladům na IT služby. Jakýkoli obchodní požadavek není hodnocen jako navýšení celkového rozpočtu IT o tolik procent, ale je určen jako částka za konkrétní požadavek nebo službu.
Skutečný případ
Klíčovou „bolestí“ CIO velké společnosti bylo, že bylo nutné pochopit, jak rozložit náklady mezi obchodní jednotky a nabídnout účast na vývoji IT úměrně spotřebě.
Jako řešení jsme vyvinuli kalkulátor IT služeb, který byl schopen alokovat celkové náklady na IT nejprve IT službám a poté obchodním jednotkám.
Ve skutečnosti existují dva úkoly: vypočítat náklady na službu IT a rozdělit náklady mezi obchodní jednotky využívající tuto službu podle určitých faktorů (metoda „kvazispravedlivá“).
Na první pohled to může vypadat jednoduše, pokud by byly IT služby od samého počátku správně popsány, informace byly zadány do konfigurační databáze CMDB a byl vybudován IT systém správy aktiv ITAM, modely zdrojů a služeb a vytvořen katalog IT služeb. rozvinutý. V tomto případě je skutečně možné u jakékoli IT služby určit, jaké zdroje využívá a kolik tyto zdroje stojí, s přihlédnutím k odpisům. Ale máme co do činění s běžným ruským obchodem a to ukládá určitá omezení. Neexistují tedy CMDB a ITAM, existuje pouze katalog IT služeb. Každá IT služba obecně představuje informační systém, přístup k němu, uživatelskou podporu atp. Služba IT využívá infrastrukturní služby jako „DB Server“, „Aplikační server“, „Systém ukládání dat“, „Datová síť“ atd. V souladu s tím je pro řešení zadaných úkolů nutné:
- určit náklady na infrastrukturní služby;
- rozdělit náklady na infrastrukturní služby mezi IT služby a vypočítat jejich náklady;
- určit ovladače (koeficienty) pro rozdělení nákladů na IT služby obchodním jednotkám a alokovat náklady na IT služby obchodním jednotkám, čímž rozloží výši nákladů IT oddělení mezi ostatní divize společnosti.
Všechny roční náklady na IT lze vyjádřit jako pytel peněz. Část tohoto pytle byla vynaložena na vybavení, migrační práce, modernizaci, licence, podporu, platy zaměstnanců atd. Složitost však spočívá v postupu účtování o dlouhodobém a nehmotném majetku v IT.
Vezměme si příklad projektu modernizace infrastruktury SAP. V rámci projektu je zakoupeno vybavení a licence, práce probíhají za pomoci systémového integrátora. Při uzavírání projektu musí manažer sestavit papírování tak, aby účetní zařízení bylo zahrnuto do dlouhodobého majetku, licence byly zahrnuty do nehmotného majetku a ostatní projekční a zprovozňovací práce byly odepsány jako náklady příštích období. Problém číslo jedna: při registraci jako dlouhodobý majetek je účetnímu zákazníka jedno, jak se bude jmenovat. Proto v dlouhodobém majetku dostáváme aktivum „UpgradeSAPandMigration“. Pokud bylo v rámci projektu modernizováno diskové pole, které nemá se SAPem nic společného, dále to komplikuje hledání nákladů a další alokaci. Ve skutečnosti může být za aktivem „UpgradeSAPandMigration“ skryto jakékoli vybavení a čím více času uplyne, tím obtížnější je pochopit, co tam bylo skutečně zakoupeno.
Totéž platí pro nehmotný majetek, který má mnohem složitější kalkulační vzorec. Další složitost přidává skutečnost, že okamžik spuštění zařízení a jeho uvedení do rozvahy se může lišit přibližně o rok. Navíc odpisy jsou 5 let, ale ve skutečnosti může zařízení fungovat více či méně, záleží na okolnostech.
Spočítat náklady na IT služby je tedy teoreticky možné se 100% přesností, ale v praxi je to dlouhé a dosti nesmyslné cvičení. Proto jsme zvolili jednodušší metodu: náklady, které lze snadno přiřadit jakékoli infrastruktuře nebo IT službě, jsou připisovány přímo odpovídající službě. Zbývající náklady jsou rozděleny mezi IT služby podle určitých pravidel. To vám umožní získat přesnost přibližně 85 %, což je docela dost.
V první fázi K rozdělení nákladů na infrastrukturní služby se používají finanční a účetní výkazy pro IT projekty a „zdravý dobrovolnictví“ v případech, kdy není možné přiřadit náklady žádné infrastruktuře. Náklady jsou alokovány buď přímo IT službám nebo infrastrukturním službám. V důsledku rozdělení ročních nákladů získáme výši výdajů za každou infrastrukturní službu.
Ve druhé fázi distribuční koeficienty mezi IT službami jsou určeny pro takové infrastrukturní služby, jako je „Aplikační server“, „Databázový server“, „Datové úložiště“ atd. Některé služby infrastruktury, například „Pracoviště“, „Přístup k Wi-Fi“, „Videokonference“, nejsou distribuovány mezi služby IT a jsou přiděleny přímo obchodním jednotkám.
V této fázi začíná zábava. Jako příklad zvažte takovou infrastrukturní službu jako „Aplikační servery“. Je přítomen v téměř každé IT službě, ve dvou architekturách, s virtualizací i bez ní, s redundancí i bez ní. Nejjednodušší způsob je alokovat náklady v poměru k použitým jádrům. Abychom spočítali „identické papoušky“ a nepletli si fyzická jádra s virtuálními, při zohlednění nadměrného odběru předpokládáme, že jedno fyzické jádro se rovná třem virtuálním. Vzorec rozdělení nákladů pro službu infrastruktury „Aplikační server“ pro každou službu IT pak bude vypadat takto:
,
kde Rsp jsou celkové náklady na infrastrukturní službu „Application Servers“ a Kx86 a Kr jsou koeficienty udávající podíl serverů x86 a P-series.
Koeficienty jsou stanoveny empiricky na základě analýzy IT infrastruktury. Náklady na clusterový software, virtualizační software, operační systémy a aplikační software se počítají jako samostatné infrastrukturní služby.
Vezměme si složitější příklad. Infrastrukturní služba „Databázové servery“. Zahrnuje náklady na hardware a náklady na databázové licence. Náklady na vybavení a licence lze tedy vyjádřit vzorcem:
kde РHW a РLIC jsou celkové náklady na vybavení, respektive celkové náklady na databázové licence, a KHW a KLIC jsou empirické koeficienty, které určují podíl nákladů na hardware a licence.
Dále, s hardwarem je to podobné jako v předchozím příkladu, ale s licencemi je situace trochu složitější. Prostředí společnosti může používat několik různých typů databází, jako je Oracle, MSSQL, Postgres atd. Vzorec pro výpočet přidělení konkrétní databáze, například MSSQL, ke konkrétní službě tedy vypadá takto:
kde KMSSQL je koeficient, který určuje podíl této databáze v IT prostředí společnosti.
Ještě složitější situace je s výpočtem a alokací systému ukládání dat s různými výrobci polí a různými typy disků. Ale popis této části je tématem na samostatný příspěvek.
Výsledek?
Výsledkem tohoto cvičení může být Excel kalkulačka nebo automatizační nástroj. Vše závisí na vyspělosti společnosti, spuštěných procesech, implementovaných řešeních a přání managementu. Taková kalkulačka nebo vizuální znázornění dat pomáhá správně rozdělit náklady mezi obchodní jednotky a ukázat, jak a jaký je alokovaný rozpočet IT. Stejný nástroj může snadno demonstrovat, jak zlepšení spolehlivosti služby (redundance) zvyšuje její náklady, nikoli náklady na server, ale při zohlednění všech souvisejících nákladů. To umožňuje obchodu a CIO „hrát na stejné desce“ podle stejných pravidel. Při plánování nových produktů lze předem vypočítat náklady a posoudit proveditelnost.
Igor Tyukachev, konzultant společnosti Jet Infosystems
Zdroj: www.habr.com