Ahoj!
Doufáme, že tento příspěvek čtete během pracovního času, již přeloženi na práci na dálku svým zaměstnavatelem.
Nám se podařilo převést zaměstnance na práci na dálku poměrně rychle z jednoho jednoduchého důvodu – od roku 2016 existuje ve firmě projekt BeeFREE, náš strategický projekt práce na dálku, který umožňuje zaměstnancům pracovat z domova.
Pod povrchem – o tom, jak u nás všechno funguje, proč monitoring pracovního stolního prostředí zaměstnanců je krok zpět, proč jsme to vlastně zaváděli před čtyřmi lety a také několik rad pro ty, pro které byla dočasná práce na dálku poměrně nečekanou událostí, včetně tří nástrah práce na dálku.
A také malý dotazník.
BeeFREE
BeeFREE byl zamýšlen jako projekt, který pozitivně ovlivňuje jak firemní kulturu jako celek, tak i stav (a náladu) jednotlivce. Ať už je firma jakkoli velká, vždy se skládá z lidí, z nichž každý má své vlastní představy o tom, co je hezké a co je okolí, včetně pracovní prostředí, pracovního rozvrhu, příjemné teploty pro práci, (ne)akceptovatelnosti ohřívání ryby v obecné kuchyni a dalších věcí.
Někdo má rád práci v kanceláři, osobní komunikaci s kolegy a (ano, ano) účast na schůzkách. Někdo je zajedno s těmi, pro koho je open space jedním z pekelných kruhů, kde je prostě o něco hlasitěji než jinde. Další jsou přesvědčeni, že jedním dobře formulovaným e-mailem s jasně položenou otázkou lze dosáhnout mnohem víc, než svoláváním tří schůzek v různých časech. A často ještě rychleji.
Celkově, v roce 2016 bylo rozhodnuto spustit to jako pilotní projekt a pak se podívat, zda se to vůbec uchytí, nebo zda to nestojí za rozšíření. Jak již pochopil pozorný čtenář, uchytilo se to velmi dobře a funguje to i nadále.
Takže, jak to funguje a co je potřeba k převedení zaměstnance na BeeFREE.
- Probrat vše s přímým nadřízeným, který dle situace dá souhlas, nebo vysvětlí, proč to není možné. Pokud například člověk již více méně ukázal, že je schopen pracovat samostatně a řešit úkoly, tak OK, ať to zkusí dělat doma. A pokud člověk naopak se stává jasným příkladem zaměstnance, o kterého je třeba se neustále starat, opravovat něco nebo připomínat, že může (a měl by) trávit tři hodiny na sociálních sítích ve volném čase, pak to už je jiný příběh.
No a samozřejmě, některé pozice prostě neumožňují práci na dálku. Bude trochu obtížné poslat domů montéra optických vláken. Samozřejmě, může morálně podporovat kolegy přes videohovor, ale to je trochu něco jiného. Nebo zaměstnanci telekomunikačních salonů. Obecně platí, že je docela zřejmé, že specialista, který dobře pracuje na notebooku a plní všechny své povinnosti z počítače, může stejně dobře pracovat i mimo kancelář.
- Informovat kolegy, že v konkrétní dny nejsi v kanceláři. BeeFREE je flexibilní záležitost a pokud bylo například na jednání s nadřízeným rozhodnuto, že pracuješ z domu 3 dny a v kanceláři, dejme tomu, v úterý a ve středu (nebo v pondělí a v pátek), bylo by dobré, aby tví přímí kolegové o tom věděli a hned ti psali na e-mail nebo do chatu, místo aby tě hledali po celé kanceláři.
- Jednou týdně projednávat se svým nadřízeným své aktuální úkoly a stanovovat priority. Zní to jako docela banální věc, ale skutečně to pomáhá zdůraznit důležité body a odstraňuje zvláštní manažerské napětí typu
Hlavní principy — při této práci na dálku hodnotíme výsledek, a ne proces. Hrubě řečeno, to nejhorší, co lze v takové situaci udělat, je snažit se neustále kontrolovat zaměstnance a ptát se, co právě dělá, jestli se věnuje práci nebo něčemu jinému. V těch nejhorších případech někdy zaměstnavatelé žádají o instalaci speciálního softwaru pro monitoring (čti – sledování) pracovní plochy zaměstnance. Existuje zvláštní názor, že to motivuje zaměstnance, aby se vždy věnovali své práci, a ne něčemu rozptýlenému.
Vlastně, to by mělo velmi dobře motivovat k tomu, abychom si aktualizovali svůj životopis a hledali práci bez takových excesů v oblasti kontroly.
To je vlastně vše. Dále pracujeme tak, jak jsme pracovali, a používáme následující.
Náš nástroj
Řada firemních zdrojů je dostupná pouze z interní sítě, a proto se problém přístupu k nim řeší pomocí VDI. Chcete-li začít využívat výhod práce na dálku, je potřeba tohle.
- Vytváříme potřebné žádosti. Pravděpodobně jediný krok, který nějak souvisí s byrokracií a formalitami. Ale když jste velká společnost, jinak se to obtížně dělá.
- Po vyřízení všech těchto žádostí na notebook zaměstnance (osobní nebo pracovní) se nainstaluje VDI, používáme .
- Pro autentizaci uživatele se používají údaje jeho účtu + zadání unikátního tokenu (o to se stará , aplikaci lze nainstalovat na chytrý telefon s Androidem / iOS).
- Firemní e-mail a kalendář – Microsoft Outlook.
Mimochodem, to je celý seznam povinného softwaru, co se týče komunikace a rozdělování úkolů, jsme to nechali na vedoucích oddělení a samotných zaměstnancích. Někomu je pohodlnější komunikovat v Slacku – prosím. Kdo postrádá samolepky pro vyjádření emocí – vždy je tu Telegram. Nikdo nezrušil ani Whatsapp a Skype.
Jednou týdně se v mnoha odděleních konají statusové schůze. V normální epidemiologické situaci to byla velká zasedací místnost s VKS, protože máme jak zaměstnance centrály v Moskvě, tak na dálku, a lidi z regionů, tak to probíhalo v režimu 'Osobní přítomnost nebo Bluejeans'. Nyní se však všechny schůzky a jednání konají pouze online, Bluejeans nebo Zoom.
A ještě užitečný software pro pohodlnou práci na dálku
Někdy může být práce vaší společnosti závislá na jednom dodavateli, nebo již používáte jeho produkty. Naopak bezpečnostní politika ve společnosti z různých důvodů zakazuje používání softwaru konkrétní společnosti, proto jsou potřeba alternativy.
Videokonference
(zdarma až pro 100 účastníků a 40 minut na jednu konferenci, poté od 15 $ měsíčně)
(až pro 50 účastníků od 12 $ měsíčně, dále více)
(v rámci GSuite, od 5,5 $ měsíčně na uživatele, až pro 100 účastníků, 14 dní bezplatného zkušebního období)
(v rámci Office 365)
Chaty a znalostní báze
— produktu bude brzy 7 let, a za tu dobu získal spoustu užitečných integrací (Dropbox, Asana, Google Drive a další). Z jednoduchého pracovního chatu se Slack stal kombajnem, ve kterém můžete vytvořit kanál pro každý oddělení ve společnosti, sdílet soubory, rychle připojit potřebné boty, monitorovat události, alarmy pro testery, prostě funkcí je dost.
— pomáhá vytvářet pohodlné znalostní báze (návody, příručky pro onboardování nových zaměstnanců, pohodlné rozvrhy, úkoly se statusy, a samozřejmě poznámky).
— snad klasika žánru, pokud jde o stanovování úkolů, termínů, odpovědných, priorit a dalšího. Spousta užitečných integrací.
— pro milovníky tabulí a Atlassian.
O lidech
Může se zdát, že to je jednoduché, začnete pracovat na dálku a pracujete z domova. Bezpochyby je zde spousta výhod — neztrácíte čas na cestu do práce (a také nervy), úspora na jízdném a benzínu a další příjemné věci. Ale existuje také řada nebezpečí, která číhají na člověka, který se rozhodl vstoupit na tuto cestu. Nejznámější souvisí s nesprávnou sebeorganizací. Vlastně z ní vyplývají všechny ostatní.
Past č. 1. Domácí
Pokud nežijete sám, ale se svým partnerem, dětmi nebo rodiči, nebo, co je ještě nebezpečnější, s kočkou, pak vaše dálková práce bude zpočátku vnímána velmi jednoznačně — skvělé, jsi doma, takže můžeš být požádán o cokoliv. Jít do obchodu, udělat čaj, vyměnit plenu, udělit zpětnou vazbu kočce za nerovný boj s fikusem, uklidit doma, znovu vyměnit plenu.
Obecně, i když se rozhodnete, že pracujete z domova stejně odpovědně a obětavě, musíte domácím jasně sdělit, že nejste jen doma za počítačem, ale že pracujete.
Pomáhá vymezit jasný čas, kdy není dobré vás vyrušovat. Aby domácí pochopili, že od 10 do 18 (například) vás nemají obtěžovat otázkami, vyrušovat vás nebo žádat o něco, když jste „přece jen doma“.
Samozřejmě, že to není o extrémech, a pokud vám zbývá do konce práce ještě 20 minut a periferní vidění naznačuje, že dítě se dostalo z ohrádky a šlo prozkoumávat jinou místnost samo, je lepší vstát a podniknout nějaká opatření. Nebo pokud máte chuť jít se projít půl hodiny do parku poblíž — prostě jděte a projděte se.
Past č. 2. Klamný čas
Může začít být dojem, že když sedíte doma, počítač je na dosah, software je nastavený a vy jste doslova vždyklik od práce, že teď už všechno stihnete a můžete se uvolnit a všechno dělat třikrát pomaleji.
O tom ani náhodou. A to je proč.
S největší pravděpodobností se objem úkolů zvýší. S velkou pravděpodobností klesne celková a pro váš tým obvyklá rychlost práce. Protože pracovat v rámci vzdáleného týmu celý rok a pracovat na dálku dva týdny — to jsou dva velmi odlišné světy. Někdo na to byl připravován celý život, zatímco pro někoho je taková náhlá pohoda slabým místem pro produktivitu.
I když se vy, ano, přepnete velmi rychle a zodpovědně a budete vždy v kontaktu, řešíc své úkoly dvakrát rychleji, vždy se najde někdo, kdo práci zpomalí. Někdy jde o opravy u někoho, jindy o výpadek elektřiny nebo soused s vrtákem, který si uvědomil, že je čas. A teď je jakákoliv videokonference kolektivním sezením lidského soucitu.
Nemyslíme si, že je třeba se nutit do naprosto přísných rámců a okamžitě odpovídat na jakoukoliv příchozí zprávu, ale mějte na paměti — první fáze přechodu týmu, který je na to nově, na práci na dálku, bude spojena s malým zpožděním.
Past č. 3. Nepřítomnost kontroly
Jak jsme již psali výše, to nejhorší, co může zaměstnavatel udělat, je najmout hlídače a snažit se být informován o každém vašem kroku: v jaké fázi je úkol, proč nebyli všichni zahrnuti do kopie e-mailu, kolik času jste dnes strávili u počítače, jaké značky je vrták souseda, proč máte na pracovní ploše tak zvláštní tapetu a podobně.
Zde je důležité nezačít si myslet, že když jste mimo kancelář, všem najednou na tom, kde jste a co děláte, záleží méně. Že všechny vaše úkoly se pro vedení vejdou do nějaké složky bez termínů a že vlastně není nutné je vykonávat.
Nejdůležitější kontrolou pro toho, kdo pracuje na dálku, je sebekontrola. Nikdo lépe než vy neví, kdy se vám pracuje nejlépe. Možná, že ve vašem případě je lepší a užitečnější do 15:00 se na práci vykašlat a sledovat seriály a od 16:00 do půlnoci je vaše produktivita na vysoké úrovni, a za jeden den uděláte tolik, co kancelářský fanoušek za tři. Kancelářský systém s otevřenými prostory a ignorováním rytmů lidí to není schopen pochopit.
Práce na dálku je zároveň příležitostí pro zaměstnavatele zjistit, jak dobře pracujete, když sedíte doma, a příležitostí pro vás dokázat, že lidé skutečně mohou dělat skvělé věci nejen od 10 do 18, a pokud jste nic neudělali před polednem, jen to svědčí o tom, že jste nic neudělali před polednem.
A ještě něco
My v Beeline jsme za ta léta skvěle otestovali BeeFREE, shromáždili spoustu zpětné vazby jak od zaměstnanců, tak od jejich vedoucích, udělali závěry, provedli pár úprav a nadále aktivně používáme tento přístup i nyní.
Nyní aktivně pomáháme dalším společnostem zavést BeeFREE u sebe. Ať už s ohledem na hardware a software, tak i radami. Například vám pomůžeme rychle zavést VDI pro úkoly jakéhokoliv profilu, pracují-li vaši lidé na každodenních úkolech, nebo to bude 3D modelování na dálku. Máme řešení pro audio a videokonference, více o BeeFREE: WorkPlace-as-a-Service si můžete přečíst. . Kromě toho se pro společnosti může ukázat jako užitečné naše , na který se je třeba zaregistrovat předem .
Zde je podrobný webinář o organizaci práce na dálku od Olgy Filatové (výkonné viceprezidentky pro řízení lidských zdrojů, organizační rozvoj a podporu) a Aliny Dragun (manažerky pro organizační rozvoj Beeline, garantky projektu BeeFREE).
Pouze registrovaní uživatelé se mohou účastnit ankety. , prosím.
A malý dotazník pro firmy ohledně práce na dálku (můžete vybrat několik odpovědí).
11,3%Převedl jsem zaměstnance na remote, provoz je v pořádku, po normalizaci situace nechám ty, kteří chtějí, na remote.
7,6%Převedl jsem zaměstnance na remote, dojmy jsou rozporuplné.
1,9%Převedl jsem zaměstnance na remote, nelíbilo se mi to, pak vrátím všechny zpět do open space.
69,8%Věřím, že budoucnost patří pracovnímu remote, lidé jsou schopni pracovat normálně doma, a ne v open space.
20,8%Nevěřím remote jako plné formě zaměstnanosti, bez kontroly v kanceláři všichni pracují hůř.
Hlasovalo 53 uživatelů. 29 uživatelů se zdrželo hlasování.
Zdroj: habr.com
