Migrace z IBM Notes na Microsoft Exchange nebo Office 365 poskytuje organizaci značné množství výhod, ale samotný projekt migrace vypadá skličující a není zcela jasné, kde s migrací začít. Samotný Exchange neobsahuje vlastní nástroje pro plnou migraci nebo koexistenci Notes a Exchange. Ve skutečnosti některé úkoly migrace a koexistence nejsou možné bez produktů třetích stran. V tomto článku nastíníme sedm klíčových kroků, které je třeba dodržovat na základě osvědčených postupů a našich zkušeností s úspěšnými migracemi.
Úspěšná migrace zahrnuje následující kroky:
- Předběžné hodnocení migrace.
- Navázání koexistence mezi Notes a Exchange.
- Plánujte optimální přesnost migrace.
- Zajištění maximální efektivity migrace.
- Spusťte testovací migraci.
- Plánování načasování migrace s cílem minimalizovat dopad na organizaci.
- Spusťte migraci a sledujte její průběh.
V tomto článku se podíváme na to, jak se připravit a dokončit migraci pomocí dvou řešení od Quest - и . Pod střihem jsou některé detaily.
Krok 1: Předběžné posouzení migrace
Proveďte inventuru vašeho aktuálního prostředí
Pokud se rozhodnete, že Exchange je správnou platformou pro vaši organizaci, stačí se tam přestěhovat. Nejprve musíte shromáždit informace o svém aktuálním prostředí, shromáždit informace o zásobách dat, která plánujete migrovat, určit, co lze odebrat, aby se snížilo využití místa na disku, vypočítat dostupnou šířku pásma mezi prostředími atd. Předběžné posouzení by mělo zahrnovat následující otázky:
- Kolik domén Notes a serverů Domino existuje?
- Kolik máte poštovních schránek? Kolik z nich se nepoužívá?
- Kolik místa na disku zabírají soubory primární pošty? Kolik jich je v archivech? Kolik jich je v místních replikách?
- Kde se archivy nacházejí?
- Kolik uživatelů používá šifrování? Je třeba přenést šifrovaný obsah?
- Kolik osobních složek je v prostředí?
- Kteří uživatelé používají odkazy na dokumenty? Kolik uživatelů obdrželo odkazy od jiných uživatelů a aplikací?
- Kolik dat hodláte přenést? Chcete například přenést data pouze za posledních šest měsíců.
- Budou nativní archivy migrovány do osobních archivů Exchange nebo souborů *.pst aplikace Outlook?
- Jaké jsou limity šířky pásma? Do kolika dat lze přenést
určitou dobu? - Kolik úložiště bude potřeba po migraci?
Jak migrace ovlivní podnikání a provoz
Projekt musí být pečlivě naplánován, aby se minimalizovaly prostoje a minimalizovaly ztráty produktivity.
Je například důležité zvážit delegování mezi uživateli – pokud uživatel migruje, ale jeho delegát zůstane na původní platformě, jak to ovlivní jeho každodenní práci? Obecněji řečeno, musíte zvážit, jak může projekt migrace ovlivnit všechny kritické obchodní procesy a pracovní postupy vaší společnosti.
Je také důležité vzít v úvahu kritické kontaktní body v prostředí Notes. Například při práci se zprávami je důležité analyzovat aplikace a zvážit interakci mezi směrováním pošty a aplikacemi, aby nedošlo k narušení obchodních procesů během migrace a po ní. Nezapomeňte si položit následující otázky:
- Kteří uživatelé mají delegáty a jak by přerušení tohoto vztahu mohlo ovlivnit obchodní procesy?
- Jaké aplikace a obchodní procesy jsou spojeny s e-mailovým prostředím? Jakákoli integrace klíče mezi aplikací a e-mailovou službou, jako je schvalovací proces, bude při plánování migrace zásadní.
- Jaké součásti a důležité funkce aplikace by měly být zachovány?
- Jak můžete využít vestavěné funkce nové platformy k dosažení funkcí, které potřebujete?
- Měl by být neaktivní obsah archivován pro budoucí uložení?
- Bude potřeba nějaké aplikace přestavět, aby správně fungovaly v novém prostředí?
- Jak se bude měřit úspěch?
Než začnete s migrací, musíte definovat kritéria pro měření úspěchu. Zejména musíte pochopit, že je nerozumné očekávat 100% přenos dat. Ne každý typ položky Notes má na Exchange ekvivalent (Active Mail je nejkřiklavější příklad). Realita je tedy taková, že ne všechny položky v Notes budou po migraci na Exchange existovat. Dosažitelným a měřitelným cílem je přesunout 95 % položek do 95 procent schránek. Měření a dokumentování výsledků je zásadní pro zajištění úspěchu migrace a skutečné výsledky jsou možné pouze tehdy, pokud byla kritéria úspěchu definována na samém začátku projektu migrace e-mailů.
Krok 2: Vytvořte koexistenci Notes a Exchange
Pro většinu organizací je migrace proces, nikoli událost. Proto by migrace poštovních schránek a migrace aplikací měly probíhat podle plánu, který nejlépe vyhovuje podnikání a provozu a není založen na technických požadavcích.
Vypracování strategie soužití
Aby se maximalizovala hodnota migrace, musí být v rané fázi procesu migrace vypracován a implementován úplný plán koexistence. Definice „koexistence“ se může v jednotlivých organizacích lišit. Některé organizace Free/Busy data aktivně využívají, jiné tuto funkcionalitu nevyužívají vůbec. Některé se zaměřují na migraci dat kalendáře, zatímco jiné se zaměřují na jemné doladění migrace úplného uživatelského adresáře. Je důležité spolupracovat s každým ze zúčastněných stran, abychom získali jasnou představu o tom, na čem skutečně záleží, a pomohli každému pochopit důležitost efektivní strategie soužití.
Migrace z prostředí Notes na Exchange a Office 365 vyžaduje plánování migrace poštovních schránek a aplikací současně. Funkce aktuální aplikace Notes musí být podporována pro všechny uživatele bez ohledu na jejich aktuální e-mailovou platformu. Jako uživatelé migrující na Exchange a Office 365 by měli mít přístup k aplikacím Notes a používat je jako součást svých stávajících pracovních postupů. Tato funkce by měla pokračovat, dokud nebudou aplikace Notes migrovány na SharePoint nebo jinou platformu.
Kromě koexistence aplikací musí být před zahájením migrace implementována interakce mezi uživateli na různých platformách. To zahrnuje automatické směrování a aktualizace adresářů, stavy Free/Busy a kalendáře pro všechny uživatele bez ohledu na jejich aktuální platformu.
Nakonec musíte zvážit spolupráci nejen mezi vaší e-mailovou službou, ale také vašimi kalendáři a sdílenými zdroji, jako jsou zasedací místnosti. Uživatelé by měli mít možnost stahovat informace o plánování schůzek. To zahrnuje jak jednorázové, tak opakované schůzky. Bez ohledu na to, zda byly schůzky naplánovány před migrací nebo vytvořeny během migrace, musí být během projektu zachována přesnost kalendářních dat. Musíte zajistit, aby uživatelé mohli například změnit zasedací místnost pro další schůzku na opakované schůzce nebo zrušit jednu schůzku, aniž by to způsobilo konflikty a zmatky na následujících schůzkách.
Krok 3: Plán pro optimální přesnost migrace
Plánování migrace z prostředí Notes na Exchange nebo Office 365 vyžaduje pochopení řady konkrétních rozdílů mezi platformami.
Emailová adresa
Data prostředí Notes obvykle obsahují proprietární adresy, které se objevují na několika místech: v záhlaví zpráv, v archivech, osobních kontaktech a distribuovaných seznamech. V rámci procesu migrace musí být tyto proprietární adresy aktualizovány na adresy SMTP, aby byla zajištěna plná funkčnost v prostředí Exchange. Mnoho organizací se také rozhodlo během migrace aktualizovat doménu SMTP nebo standard adresování. Pokud se to týká vaší organizace, je důležité si uvědomit, že některá řešení migrace automaticky aktualizují historické instance adresy SMTP pro každého uživatele.
Struktura složek
V mnoha organizacích uživatelé používají své vlastní poštovní schránky a archivy, proto je důležité tato data uchovat. Schopnost uživatelů zobrazit kompletní strukturu složek také ovlivňuje uživatelskou zkušenost v důsledku migrace. Je důležité vybrat řešení a přechody, které zachovávají integritu složek a datových struktur.
Místní repliky a archivy
Aby bylo možné kontrolovat náklady na úložiště a lépe spravovat růst dat, mnoho organizací nastavuje kvóty poštovních schránek. Nezamýšleným důsledkem této politiky je často nárůst počtu a velikosti archivů. Tyto dodatečné zdroje dat je nutné vyhodnotit a zvážit jejich migraci při plánování migrace. Uživatelům můžete poskytnout samoobslužnou komponentu, která jim umožní migrovat pouze důležitá data. Pro optimalizaci úložiště Exchange doporučujeme použít jiný produkt Quest – , má zejména užitečnou funkcionalitu pro deduplikaci připojených souborů, obdobu DAOS v Notes.
ACL a delegování
Seznamy řízení přístupu (ACL) a delegování jsou klíčovými prvky pro provoz v prostředí Notes a jsou také zásadní pro ochranu integrity. V důsledku toho je důležité přesně převést související práva a přístupová práva na ekvivalentní práva v Exchange Server a Office 365. V ideálním případě to automaticky urychlí proces a eliminuje lidskou chybu. Aby byla zachována účinnost ochrany informačních aktiv organizace, musí být seznamy ACL a mapování delegování prováděny současně s daty pošty. Některé organizace se po dokončení migrace dat pokoušejí přidělit ekvivalentní práva ručně nebo pomocí skriptů. Tento přístup však může negativně ovlivnit produktivitu a přidat bezpečnostní díry do dat organizace.
Poznámky k vlastnímu obsahu
To samé Active Mail. Dalším běžným problémem při migraci z prostředí IBM Notes je mnoho formátovaného textu. Exchange a Office 365 nepodporují integrované tabulky s kartami, tlačítka, uložené formuláře a další proprietární obsah v prostředí Notes. V důsledku toho se budete muset buď připravit na ztrátu této funkce, nebo investovat do řešení migrace, které dokáže tyto prvky převést do formátu, který lze migrovat. Řekněme rovnou, že řešení od Questu to nijak nepřevádějí a dokážou taková písmena přenést pouze jako přílohy, aby je pak uživatel mohl otevřít přes klienta Notes.
Skupiny a osobní adresáře
Mnoho organizací široce využívá veřejné e-mailové konference pro interní a
externí komunikace. Uživatelé prostředí Notes navíc často považují za důležité udržovat obchodní kontakty v osobních adresářích. Tyto zdroje dat jsou zásadní pro obchodní operace a musí být během migrace na platformu Microsoft efektivně transformovány. V důsledku toho je důležité automaticky připravit skupiny na migraci do Active Directory a efektivně převést všechny osobní adresy, dokonce i ty uložené na počítačích uživatelů.
Interakce s aplikacemi Notes
Při plánování a plánování migrací jsou důležité integrační body mezi aplikacemi a poštovní službou, jako jsou procesy sladění. IBM Notes má těsnější integraci mezi e-mailem a aplikacemi než jiné platformy. Tyto integrace mohou zahrnovat vše od jednoduchých doclinks až po obchodní procesy.
Zdroje a poštovní databáze
Mnoho organizací používá v prostředí Notes databáze rezervací zdrojů, poštovní databáze a další sdílené databáze. V důsledku toho tyto databáze hrají důležitou roli ve fungování organizace. Pro zajištění kontinuity podnikání a produktivity zaměstnanců je velmi důležité zvážit přístup a načasování implementace pro:
- Vytváření zdrojových poštovních schránek v cílovém prostředí;
- Přenos dat z rezervační databáze na Exchange;
- Zajištění toho, aby uživatelé obou systémů mohli spolupracovat a využívat zdroje v prostředí Notes a Exchange.
Krok 4: Maximalizujte efektivitu migrace
Kromě zajištění přesnosti dat je také důležité zajistit, aby migrace byla co nejúčinnější vzhledem k požadavkům organizace. Efektivita migrace přímo závisí nejen na přímých nákladech, ale také na míře dopadu na podnikání.
Architektura řešení migrace
Jedním z nejdůležitějších faktorů ovlivňujících efektivitu je architektura migračního řešení. Je důležité zvolit řešení s vícevláknovou architekturou, která umožňuje jednomu migračnímu serveru migrovat více uživatelů současně. Vícevláknová architektura snižuje požadavky na hardware migrace a zvyšuje rychlost migrace, čímž se dramaticky snižují celkové náklady na projekt. Nenechte se zmást řešeními migrace, která tvrdí, že jsou vícevláknová, ale ve skutečnosti migrují vždy pouze jednoho uživatele a vyžadují přidání pracovních stanic, aby bylo možné migrovat více uživatelů najednou. V závislosti na konfiguraci a prostředí jsou skutečná vícevláknová řešení při migraci dat na Exchange a Office 30 o 5000 až 365 XNUMX procent efektivnější.
Proces migrace
Migrace zahrnuje mnoho kroků a procesy musí proběhnout ve správný čas, aby byl zajištěn hladký přechod. Aby se minimalizovalo narušení podnikání a maximalizovaly výhody migrace, musí být všechny procesy integrovány a řízeny jedinou aplikací, která zvládne každý krok migrace včas.
Flexibilita a samoobsluha
Někteří uživatelé a oddělení se budou muset odchýlit od standardního procesu migrace. Například právní oddělení může mít jiné požadavky na úložiště nebo manažeři mohou potřebovat migrovat celou svou poštovní schránku a archivy. Proto je důležité zvolit flexibilní řešení migrace, které umožní migračnímu týmu snadno se přizpůsobit těmto požadavkům. Jedním z nejúčinnějších způsobů, jak zajistit tuto flexibilitu, je povolit samoobslužné služby pro některé z vašich uživatelů. Některým uživatelům může být například povoleno přenášet další data ze svých hlavních poštovních souborů nebo lokálních dat, aby je později převedli na osobní archiv na serveru.
Krok 5: Spusťte testovací migraci
Jakmile bylo dokončeno předmigrační posouzení, byla dokončena strategie koexistence a byly definovány optimalizační plány, je důležité získat potvrzení strategie prostřednictvím jedné nebo více pilotních migrací.
Účelem pilotní migrace je otestovat vyvinuté postupy a identifikovat problémy, které mohou nastat po zahájení úplné migrace, a dát jim příležitost je vyřešit před zahájením živé migrace. V důsledku toho lze problémy během migrace pilotů očekávat a dokonce je vítat.
Stanovení objemu pilotní migrace
Pilotní migrace by měla být dostatečně velká, aby shromáždila reprezentativní vzorek dat a odpověděla na relevantní otázky, které se mohou během bojové migrace vyskytnout. Pokud migrujete několik tisíc poštovních schránek, měla by být velikost vzorku dostatečná. U velmi velkých migrací může být procento nižší.
Výběr dat a systémů
Během procesu migrace pilotů je důležité využívat bojová data a bojové systémy. To je velmi důležité z několika důvodů:
- Musíte pochopit, jak se bude chovat bojové prostředí. Synteticky generované prostředí nebude reprezentovat bojové prostředí.
- Na základě ukázkových dat můžete získat další informace o šifrovaných zprávách, četnosti typů zpráv, které na Exchange nenajdete, a požadavcích na úložiště.
Nastavení očekávání
Pilotní proces migrace také poskytuje vynikající příležitost otestovat kritéria úspěšnosti navržená pro projekt a kalibrovat očekávání pro zbývající migraci. Pokud jsou nutné úpravy, musí být zdokumentovány a zohledněny během bojové migrace.
Krok 6: Naplánujte dobu migrace, abyste minimalizovali dopad na organizaci
Seskupování uživatelů
Aby se minimalizoval dopad na uživatele a organizaci jako celek, uživatelé, kteří spolupracují, by měli být migrováni současně. Mezi klíčové faktory, které je třeba vzít v úvahu při vytváření těchto skupin, patří delegování. Hledejte řešení, které může doporučit kolekce pro migraci na základě informací o uživatelských vztazích ve zdrojovém prostředí.
Načasování migrace
Po dokončení migrace skupiny nezapomeňte naplánovat čas
dopad na tyto uživatele je minimální. To by mohlo znamenat naplánování okna migrace na určitou denní dobu, abyste se vyhnuli migraci během pracovní doby, na konci měsíce v roce nebo během období údržby. Například prodejní týmy by pravděpodobně neměly migrovat dříve než ke konci čtvrtletí a účetní a právní oddělení budou mít pravděpodobně omezení, kdy mohou migrovat.
Krok 7: Spusťte migraci a sledujte její průběh
S pilotně ověřenými přístupy k migraci dat by se bojové migrace měly stát rutinní událostí. Během procesu pravděpodobně dojde k mírným úpravám, aby vyhovovaly potřebám určitých skupin. Stále bude nutné pečlivé sledování, aby bylo zajištěno, že během plánovací a pilotní fáze budou brány v úvahu všechny nepředvídané události. Proces se však musí stále více automatizovat. Provádění plánu bojové migrace je důležité pro dokumentaci a komunikaci pokroku v celé organizaci, aby bylo možné potvrdit, že jsou splněna očekávání. Monitorování a zpětná vazba zůstávají klíčovými aspekty úspěšné migrace v průběhu celého procesu.
Závěr
Probrali jsme věci, které je třeba vzít v úvahu při migraci poštovní služby. Pokud jste právě v procesu výběru řešení migrace nebo o něm teprve uvažujete, je důležité s tím vším počítat. Pracujeme s migračními řešeními od Quest a jsme připraveni je doporučit jako nejúčinnější pro snížení počtu manuálních kroků a zvýšení objemu přenesených dat v důsledku migrace.
Pokud se chcete dozvědět více o efektivních přístupech k migraci, odešlete žádost na na našich webových stránkách nebo jen zavolejte a můžete si také prostudovat další materiály pomocí níže uvedených odkazů:
Zdroj: www.habr.com