Přechod z IBM Notes na Microsoft Exchange nebo Office 365 přináší řadu výhod pro organizaci, ale samotný migrační projekt vypadá zastrašující a není zcela jasné, jak začít. Exchange sám o sobě neobsahuje vlastní nástroje pro kompletní migraci nebo nastavení koexistence Notes a Exchange. Ve skutečnosti je provedení některých migračních a koexistujících úkolů nemožné bez použití externích produktů. V tomto článku popíšeme sedm klíčových kroků, které je třeba podniknout v souladu s osvědčenými postupy a našimi zkušenostmi s úspěšnými migracemi.
Úspěšná migrace zahrnuje následující kroky:
- Předběžné hodnocení migrace.
- Nastavení koexistence Notes a Exchange.
- Plánování optimální přesnosti migrace.
- Zajištění maximální efektivity migrace.
- Spuštění zkušební migrace.
- Plánování času migrace, aby se minimalizoval dopad na organizaci.
- Spuštění migrace a sledování jejího pokroku.
V tomto článku si ukážeme, jak se připravit na migraci a provést ji pomocí dvou řešení od Quest — a . Pod katem naleznete další podrobnosti.
Krok 1: Předběžné hodnocení migrace
Provádění inventarizace aktuálního prostředí
Pokud jste se rozhodli, že Exchange je vhodná platforma pro vaši organizaci, zbývá se tam přesunout. Nejprve je třeba shromáždit informace o aktuálním prostředí, shromáždit inventární údaje o datech, která plánujete migrovat, určit, co lze smazat za účelem snížení využití diskového prostoru, vypočítat dostupnou šířku pásma mezi prostředími atd. Předběžné hodnocení by mělo zahrnovat následující otázky:
- Kolik domén Notes a serverů Domino existuje?
- Kolik máte e-mailových schránek? Kolik z nich se nepoužívá?
- Kolik místa na discích zabírají soubory primární pošty? Kolik v archivech? Kolik v místních replikách?
- Kde se nacházejí archivy?
- Kolik uživatelů používá šifrování? Je třeba migrovat zašifrovaný obsah?
- Kolik osobních složek existuje v prostředí?
- Jaké uživatele používají odkazy na dokumenty? Kolik uživatelů získalo odkazy od jiných uživatelů a aplikací?
- Kolik dat plánujete přenést? Například chcete přenést data pouze za posledních šest měsíců.
- Budou nativní archivy převedeny do osobních archivů Exchange nebo do souborů *.pst Outlook?
- Jaká jsou omezení šířky pásma? Kolik dat lze přenést v
určitém časovém období? - Jaký objem úložiště bude potřebný po migraci?
Jak migrace ovlivní podnikání a provozní činnost
Je třeba pečlivě naplánovat projekt, aby se minimalizovaly prostoje a ztráty produktivity.
Například je důležité zohlednit delegaci mezi uživateli – pokud migruje uživatel, ale jeho nebo její delegát zůstává na původní platformě, jak to ovlivní jejich každodenní práci? V širším smyslu je třeba zvážit, jak projekt migrace může ovlivnit všechny důležité podnikové procesy a pracovní postupy ve společnosti.
Je také důležité zohlednit kritické body interakce uvnitř Notes. Například při práci se zprávami je důležité analyzovat aplikace a zohlednit interakce mezi směrováním pošty a aplikacemi, aby se zabránilo narušení podnikových procesů během a po migraci. Je nezbytné položit následující otázky:
- U kterých uživatelů jsou delegáti a jak narušení těchto vztahů může ovlivnit podnikové procesy?
- Jaké aplikace a podnikové procesy jsou spojeny s prostředím elektronické pošty? Jakákoli klíčová integrace mezi aplikací a e-mailovou službou, například proces schvalování, bude mít rozhodující význam při plánování migrace.
- Jaké komponenty a důležité vlastnosti aplikace je třeba zachovat?
- Jak lze využít integrované funkce nové platformy k dosažení požadované funkčnosti?
- Je třeba archivovat neaktivní obsah pro další uchování?
- Bude potřeba znovu sestavit některé aplikace a správně fungovat v novém prostředí?
- Jak bude merít úspěch?
Před zahájením migrace je důležité stanovit kritéria pro měření úspěchu. Zejména je třeba mít na paměti, že není rozumné očekávat 100% přenos dat. Ne každému typu prvku Notes odpovídá ekvivalent v Exchange (Active Mail je nejvíce příkladem). Realitou tedy je, že ne všechny prvky v Notes budou existovat v Exchange po migraci. Dosažitelným a měřitelným cílem je přenést 95 % prvků pro 95 procent mailových schránek. Měření a dokumentace výsledků jsou klíčové pro zajištění úspěchu migrace, a skutečné výsledky jsou možné pouze tehdy, jsou-li v začátku migračního projektu definována kritéria úspěšnosti.
Krok 2: Zajištění coexistence Notes a Exchange
Pro většinu organizací je migrace procesem, nikoli událostí. Proto by měly migrace poštovních schránek a přenos aplikací sledovat harmonogram, který se lépe hodí pro podnikání a provozní činnost a není založen na technických požadavcích.
Vypracování strategie coexistence
Aby se zvýšila hodnota migrace, měl by být kompletní plán coexistence vypracován a realizován v rané fázi migračního procesu. Pojem „coexistence“ může mít pro různé organizace různý význam. Některé organizace aktivně využívají data Free/Busy, jiné tuto funkčnost vůbec nevyužívají. Některé se zaměřují na migraci dat kalendáře, zatímco jiné se soustředí na pečlivé plánování přenosu úplného katalogu uživatelů. Je důležité spolupracovat s každou dotčenou stranou, aby bylo jasně vidět, co je skutečně důležité, a pomoci všem pochopit důležitost efektivní strategie coexistence.
Přechod z Notes na Exchange a Office 365 vyžaduje současné plánování migrace poštovních schránek a aplikací. Funkcionalita aplikací Notes musí být zachována pro všechny uživatele bez ohledu na jejich aktuální poštovní platformu. Jako uživatelé, kteří přešli na Exchange a Office 365, musí mít přístup a používat aplikace Notes v rámci stávajících pracovních procesů. Tato možnost by měla být zachována, dokud nebudou aplikace Notes přesunuty na SharePoint nebo jinou platformu.
Kromě coexistence aplikací musí být interakce mezi uživateli na různých platformách zrealizována před zahájením migrace. To zahrnuje automatické směrování a aktualizaci katalogů, stavy Free/Busy a kalendáře pro všechny uživatele bez ohledu na jejich aktuální platformu.
Nakonec je třeba zohlednit spolupráci nejen e-mailové služby, ale také kalendářů a sdílených zdrojů, jako jsou zasedací místnosti. Uživatelé by měli mít možnost nahrávat informace o plánování schůzek. Sem patří jak jednorázové, tak opakující se schůzky. Ať už byly schůzky naplánovány před migrací nebo vytvořeny během migrace, přesnost kalendářních dat by měla být zachována po celou dobu projektu. Je třeba zajistit, že uživatelé mohou například změnit zasedací místnost pro nejbližší schůzku z opakujících se schůzek nebo zrušit jednu schůzku, aniž by to vyvolalo konflikty a zmatek v následujících schůzkách.
Krok 3: Plánování optimální přesnosti migrace
Plánování přechodu z Notes na Exchange nebo Office 365 vyžaduje pochopení řady konkrétních rozdílů mezi platformami.
E-mailové adresy
Data Notes obvykle obsahují proprietární adresy, které se objevují na několika místech: v hlavičkách zpráv, jsou integrované do archivů, osobních kontaktů a distribučních seznamů. V rámci migračního procesu musí být tyto proprietární adresy aktualizovány na SMTP adresy, aby byla zajištěna plná funkčnost v prostředí Exchange. Mnoho organizací také dává přednost aktualizaci domény SMTP nebo standardizace adresování během migrace. Pokud se to týká vaší organizace, je důležité pochopit, že některá migrace automaticky aktualizují instance historické SMTP adresy pro každého uživatele.
Struktura složky
V mnoha organizacích uživatelé používají své e-mailové schránky a archivy, proto je důležité tyto údaje zachovat. Schopnost uživatelů prohlížet si svou úplnou strukturu složek také ovlivňuje uživatelskou zkušenost v důsledku migrace. Je důležité vybrat řešení a přechodové procesy, které podporují integritu složek a struktury dat.
Místní repliky a archivy
Za účelem kontroly nákladů na ukládání a lepšího řízení růstu objemu dat mnoho organizací nastavuje kvóty na poštovní schránky. Nepředvídaným důsledkem této politiky bývá často nárůst počtu a velikosti archivů. Tyto dodatečné zdroje dat by měly být vyhodnoceny a otázku jejich migrace by mělo být zváženo během plánování migrace. Je možné poskytnout uživatelům komponentu sebezapojení, která jim umožní přesunout pouze důležitá data. Pro optimalizaci úložiště Exchange doporučujeme použít jiný produkt Quest — , který obsahuje zejména užitečnou funkci pro deduplikaci vložených souborů, podobně jako DAOS v Notes.
ACL a delegování
Seznamy oprávnění pro kontrolu přístupu (ACL) a delegování jsou klíčové prvky pro provoz v prostředí Notes, jsou také zásadní pro ochranu integrity. Je důležité přesně převést příslušná práva a přístupová práva na ekvivalentní práva v Exchange Serveru a Office 365. Ideálně by to mělo být provedeno automaticky, což urychlí proces a vyloučí lidskou chybu. Aby byla podpořena efektivita ochrany informačních aktiv organizace, musí být ACL a převod delegování provedeny současně s poštovními daty. Některé organizace se snaží přiřadit ekvivalentní práva ručně nebo pomocí skriptů po dokončení migrace dat. Tento přístup však může negativně ovlivnit výkon a přidat mezery do bezpečnosti dat organizace.
Vlastní obsah Notes
Ten samý Active Mail. Dalším rozšířeným problémem je, když migrace z IBM Notes čelí velkému množství naformátovaného textu. Exchange a Office 365 nepodporují integrované tabulky s záložkami, tlačítka, uložené formuláře a další proprietární obsah v Notes. V důsledku toho se budete muset buď připravit na ztrátu této funkčnosti, nebo investovat do migračního řešení, které dokáže tyto prvky převést do formátu, který lze přenést. Říkáme rovnou, že řešení od Quest takto vůbec nekonvertuje a mohou maximálně přenést tyto e-maily jako přílohy, aby uživatel mohl je později otevřít prostřednictvím klienta Notes.
Skupiny a osobní adresáře
Mnohé organizace široce používají veřejné mailing listy pro interní a
externí komunikaci. Kromě toho uživatelé Notes často považují za důležité vést obchodní kontakty v osobních adresářích. Tyto datové zdroje jsou důležité pro obchodní operace a měly by být efektivně převedeny během přechodu na platformu Microsoft. Výsledkem je, že je důležité automaticky připravit skupiny na migraci do Active Directory a efektivně převést všechny osobní adresy, včetně těch, které jsou uloženy na pracovních stanicích uživatelů.
Interakce s aplikacemi Notes
Bodové integrace mezi aplikacemi a poštovní službou, jako jsou procesy schvalování, mají velký význam při plánování a sestavování harmonogramu migrace. IBM Notes má těsnější integraci mezi e-mailem a aplikacemi než jiné platformy. Tyto integrace mohou zahrnovat vše, od jednoduchých doclinků po obchodní procesy.
Zdroje a poštovní databáze
Mnohé organizace používají databáze rezervování zdrojů, poštovní databáze a další sdílené databáze v Notes. Výsledkem je, že tyto databáze hrají důležitou roli v činnosti organizace. Pro zajištění kontinuity podnikání a produktivity zaměstnanců je velmi důležité zvážit přístup a časový plán pro:
- Vytváření poštovních schránek zdrojů v cílovém prostředí;
- Přenesení dat z databáze rezervování do Exchange;
- Zajištění toho, aby uživatelé obou systémů mohli spolupracovat a využívat zdroje v Notes a Exchange.
Krok 4: zajištění maximální efektivity migrace
Vedle zajištění přesnosti dat je také důležité dosáhnout maximální efektivity migrace, s ohledem na požadavky organizace. Efektivita migrace přímo závisí nejen na přímých nákladech, ale také na stupni vlivu na podnikání.
Architektura migračního řešení
Jedním z nejdůležitějších faktorů ovlivňujících efektivitu je architektura migračního řešení. Je velmi důležité vybrat řešení s vícetřehou architekturou, které umožňuje jednomu migračnímu serveru přenášet více uživatelů současně. Vícetřehá architektura snižuje požadavky na hardware pro migraci a zvyšuje rychlost migrace, což významně snižuje celkové náklady na projekt. Nenechte se oklamat migračními řešeními, která tvrdí, že jsou vícetřehá, ale ve skutečnosti provádějí migraci pouze jednoho uživatele za čas a vyžadují přidání pracovních stanic, aby mohly současně přenášet více uživatelů. V závislosti na konfiguraci a prostředí jsou skutečná vícetřehá řešení o 30 až 5000 procent efektivnější při přenosu dat na Exchange a Office 365.
Proces migrace
Migrace zahrnuje mnoho kroků a procesy by měly probíhat ve správný čas pro zajištění hladkého přechodu. Aby se minimalizovaly poruchy v podnikání a maximalizovaly výhody přechodu, měly by být všechny procesy integrovány a kontrolovány jednou aplikací, která může včas vykonávat každý krok migrace.
Flexibilita a samoobsluha
Někteří uživatelé a oddělení budou potřebovat odchylky od standardního migračního postupu. Například právní oddělení může mít odlišné požadavky na uchovávání, nebo vedoucím může být potřeba přenést celý e-mailový účet a všechny archivy. Proto je důležité vybrat flexibilní migrační řešení, které umožní migračnímu týmu snadno se přizpůsobit těmto požadavkům. Jedním z nejúčinnějších způsobů, jak zajistit takovou flexibilitu, je využití možnosti samoobsluhy pro část uživatelů. Například některým uživatelům může být povoleno přenášet dodatečná data ze svých hlavních e-mailových souborů nebo lokálních dat, a poté je transformovat do osobního archivu na serveru.
Krok 5: spuštění zkušební migrace
Po dokončení hodnocení předběžné migrace, úpravy strategie spolužití a stanovení plánů na optimalizaci je velmi důležité získat potvrzení správnosti strategie prostřednictvím jedné nebo několika pilotních migrací.
Cílem pilotní migrace je ověřit navržené postupy a odhalit problémy, které mohou nastat po zahájení plné migrace, což umožní jejich vyřešení před tím, než začne samotná migrace. Je třeba očekávat a dokonce vítat problémy během pilotní migrace.
Definice rozsahu pilotní migrace
Pilotní migrace by měla být dostatečně rozsáhlá, aby shromáždila reprezentativní vzorek dat a odpověděla na příslušné otázky, které mohou při přesunu do plného provozu nastat. Pokud přesouváte několik tisíc poštovních schránek, vzorek by měl být dostatečný. U velmi velkých migrací může být procento menší.
Výběr dat a systémů
V průběhu pilotní migrace je důležité používat provozní data a provozní systémy. To je velmi důležité z několika důvodů:
- Musíte pochopit, jak se bude skutečné prostředí chovat. Synteticky vytvořené prostředí nebude reprezentativní pro provozní prostředí.
- Můžete získat další data o šifrovaných zprávách, frekvenci typů zpráv, které nejsou v Exchange, a požadavcích na uchovávání na základě vzorků dat.
Stanovení očekávání
Proces pilotní migrace také poskytuje vynikající příležitost ověřit kritéria úspěchu stanovená pro projekt a kalibrovat očekávání pro zbývající migraci. Pokud jsou potřebné úpravy, měly by být zdokumentovány a zahrnuty do provozní migrace.
Krok 6: plánování času migrace s cílem minimalizovat dopad na organizaci
Skupinové užívání
Aby se minimalizoval dopad na uživatele a organizaci jako celek, je třeba současně přesunout uživatele, kteří pracují spolu. Hlavní faktory, které je třeba zvážit při vytváření těchto skupin, zahrnují delegování. Hledejte řešení, které může doporučit kolekce pro migraci na základě informací o vazbách uživatelů v původním prostředí.
Harmonogram migrace
Po dokončení migrace skupin nezapomeňte v rozvrhu uvést čas, kdy
Vliv na tyto uživatele je minimální. To může znamenat naplánování okna migrace na určitou denní dobu, aby se předešlo migraci během pracovního času, na konci měsíce nebo roku, nebo během technického údržbového okna. Například prodejní týmy by pravděpodobně neměly migrovat blíže ke konci čtvrtletí, zatímco účetní a právní oddělení určitě budou mít omezení týkající se termínů jejich migrace.
Krok 7: Zahájení migrace a sledování jejího pokroku
S potvrzenými pilotními přístupy k přesunu dat by měly být bojové migrace rutinní události. Pravděpodobně budou malé úpravy během celého procesu, aby se zohlednily potřeby určitých skupin. Pečlivé sledování bude stále nezbytné, aby se zajistilo, že všechny nepředvídané okolnosti jsou brány v úvahu během plánování a pilotní fáze. Proces by však měl být stále více automatizovaný. Je důležité dokumentovat provádění harmonogramu bojových migrací a informovat o pokroku celou organizaci, aby se zajistilo, že očekávání jsou splněna. Sledování a zpětná vazba zůstávají klíčovými aspekty úspěšné migrace během celého procesu.
Závěr
Popsali jsme věci, které je třeba zohlednit při migraci poštové služby. Pokud jste nyní v procesu výběru migračního řešení nebo jste o něm právě začali přemýšlet, je důležité vzít v úvahu všechny tyto faktory. Spolupracujeme se řešeními pro migraci od Quest a jsme připraveni je doporučit jako nejefektivnější pro snížení počtu ručních úkonů a zvýšení množství přenesených dat v důsledku migrace.
Pokud se chcete dozvědět více o efektivních přístupech k migraci, vyplňte formulář v na našich stránkách nebo nám prostě zavolejte, případně si můžete prostudovat další materiály prostřednictvím odkazů níže:
Zdroj: habr.com
