Při zavádění hotových ERP systémů 53 % firem vážné výzvy, které vyžadují změny obchodních procesů a organizačních přístupů, a 44 % společností čelí významným technickým problémům. V sérii článků si vysvětlíme, co je to ERP systém, v čem je přínosný, jak zjistit potřebu jeho implementace, co je potřeba vědět při výběru poskytovatele platformy a jak jej implementovat.
Koncept ERP systému pochází z USA a doslovně se překládá jako plánování podnikových zdrojů – Enterprise Resource Planning. Akademicky to vypadá takto: „ERP je organizační strategie pro integraci výroby a provozu, řízení práce, finančního řízení a správy majetku, zaměřená na neustálé vyvažování a optimalizaci podnikových zdrojů prostřednictvím specializovaného integrovaného aplikačního softwarového balíku (softwaru), který poskytuje společný datový model a procesy pro všechny oblasti činnosti.“
Každý dodavatel může porozumět systému, který vyvinul, po svém, na základě svého zaměření a úkolů, které má řešit. Například jeden ERP systém je vhodnější pro maloobchod, ale není vhodný pro ropnou rafinerii. Navíc každá firma a její zaměstnanec, který platformu používá, si ji představuje jinak, podle toho, s jakou částí při své práci přicházejí do styku.
ERP je ve svém jádru informační systém pro řízení všech podnikových procesů a firemních zdrojů založený na jediné databázi.
Proč potřebujete ERP systém?
Jako každý informační systém i ERP pracuje s daty. Každý zaměstnanec a oddělení neustále vytváří stovky megabajtů informací. V malé organizaci má manažer přímý přístup ke všem informacím a čas na sledování procesů. Pokud v rámci jednoho či dvou podnikových procesů vzniká velký objem dat, pak je manažerovi stačí pouze digitalizovat cílenými IT řešeními. Obvykle organizace nakupuje účetní software a například CRM.
Jak společnost roste, ty jednotlivé procesy, jejichž řízení dříve vyžadovalo minimální čas, se transformují do velkých objemů informací. Ve spojení s jinými obchodními procesy vyžadují nesourodé informační toky velké množství administrativních pracovníků, kteří je spojují a analyzují. ERP systém proto vyžadují nikoli malé, ale střední a velké podniky.
Jak pochopit, že firma potřebuje ERP systém
Typický příběh našich zákazníků vypadá takto. V určitém okamžiku je jasné, že všechny hlavní procesy jsou automatizovány a efektivita práce se nezvyšuje.
Ukazuje se, že každý proces je umístěn ve vlastním samostatném informačním systému. K jejich propojení zaměstnanci ručně zadávají data do každého systému a management poté ručně shromažďuje duplicitní data, aby analyzoval aktivity celé společnosti. V zásadě jsou takové pracovní mechaniky produktivní do určitého bodu. Hlavní je určit okamžik dosažení maximální efektivity dříve, než k němu dojde, a ne až je potřeba změnit mechanismy procesů v nouzovém režimu.
Žádný z informačních systémů nikdy nehlásí, že nastala chvíle, kdy firma vyrostla na úroveň, kdy je potřeba ERP systém. Světová zkušenost ukazuje 4 hlavní znaky, které vám to umožní pochopit:
Pro informované manažerské rozhodnutí není dostatek údajů.
Jakékoli rozhodnutí v podnikání má důsledky, které v konečném důsledku vyústí ve finanční ztráty nebo naopak v příjmech. Kvalita rozhodnutí závisí na informacích, na kterých je založeno. Pokud jsou údaje neaktuální, neúplné nebo nesprávné, bude rozhodnutí nesprávné nebo nevyvážené.
Hlavní důvody nekonzistence informací:
-
kritické informace jsou rozptýleny mezi jednotlivými zaměstnanci a odděleními;
-
neexistují žádné předpisy pro sběr dat;
-
Informace shromažďují zaměstnanci s různými rolemi a v různých časech.
S platformou ERP, která vyhovuje vašim obchodním procesům, můžete centralizovat všechna svá data. Všechny informace vytváří každý zaměstnanec a oddělení v jediném systému v reálném čase. To znamená, že data, která vy a kdokoli jiný ve společnosti můžete potřebovat, jsou vždy co nejpřesnější a nejaktuálnější.
Nedostatek integrace mezi IT systémy vede k provozním poruchám a brzdí růst společnosti.
Každý IT systém má své vlastní požadavky na formát dat, budovaný v různých časech a využívající různé technologie, principy a programovací jazyky. To se odráží v práci zaměstnanců, kteří spolu komunikují jakoby v různých jazycích, a v rychlosti interakce.
ERP systém spojuje jednotlivé funkce do jednoho integrovaného a snadno srozumitelného prostoru. Systém ERP funguje jako překladač, který hovoří několika programovacími jazyky, aby byla zajištěna spolupráce a konzistence.
Vaši zákazníci jsou se službou nespokojeni.
Pokud si zákazníci stěžují nebo odcházejí, měli byste myslet na efektivitu. Je to způsobeno převažující poptávkou nad nabídkou, pozdními dodávkami, pomalou obsluhou nebo jen obecným pocitem, že podnik nemá prostředky ani čas postarat se o každého zákazníka.
Když firma vyroste do střední nebo velké velikosti, ERP změní nespokojené zákazníky na loajální. Zákazníci začínají pociťovat zlepšení služeb a zažívají změny společně s firmou.
Používáte zastaralé systémy.
Podle Veeam 2020 Data Protection Trends Report, hlavní překážkou transformace digitálního podnikání jsou zastaralé technologie. Pokud firma stále pracuje se systémy ručního zadávání nebo s papírovými dokumenty, pak v postpandemickém období rozhodně zůstane pozadu.
Kromě toho mohou být firemní IT systémy docela moderní, ale rozpadlé. V tomto případě si každé oddělení vytváří svůj vlastní informační bunkr, z něhož data vycházejí v dávkách nebo chybně. Pokud je integrace jednotlivých systémů extrémně nákladná nebo nemožná, pak je nutné je změnit na jeden ERP systém.
Jaké výhody přináší ERP systém firmě?
ERP systém je produkt, který si firma pořizuje na vlastní náklady. Jeho realizace je vnímána jako investice, která by měla přinášet zisk. Žádný výrobce ERP systému nezaručuje, že to firmě přinese růst tržeb. A to platí nejen pro ERP systémy, ale i pro jakákoli IT řešení. Všechny výhody implementace však nepřímo ovlivňují zisky:
Úspory na IT systémech
Namísto utrácení zdrojů za několik různých systémů, z nichž každý vyžaduje specializovanou podporu, infrastrukturu, licence a školení zaměstnanců, můžete všechny náklady soustředit na jednu platformu ERP. Skládá se z modulů, které nahrazují nesourodé systémy integrovanými částmi.
Pokud je ERP systém vyvinut od nuly, aby vyhovoval potřebám konkrétní společnosti, může zahrnovat systémy a služby třetích stran, se kterými budou obchodní partneři, dodavatelé, klienti a další protistrany pracovat.
Plná průhlednost
ERP poskytuje managementu plný přístup ke každému obchodnímu procesu jakéhokoli oddělení 24/7. Můžete například sledovat zásoby na denní bázi, včetně plánovaných dodávek a dodávek na cestě. Úplný přehled o úrovních zásob vám umožňuje přesněji kontrolovat pracovní kapitál.
Automatizované reporty a výkonné plánování
ERP vytváří jednotný systém reportingu pro všechny procesy. Kdykoli automaticky generuje užitečné zprávy a analýzy. Díky tomu nebude vedení muset ručně sbírat tabulky a dopisy.
Platforma tak uvolňuje čas na strategické plánování, lepší analýzu a porovnávání výkonu oddělení. ERP systém pomáhá najít trendy v analytice, které dříve nebyly zaznamenány a ani neměly šanci zaznamenat.
Růst efektivity
ERP sám o sobě není všelék. Je důležité nejen dodržovat specifika podnikání, ale také je správně implementovat. Podle S 315 poskytovateli standardních ERP systémů se podíl implementací, které byly úspěšné pouze částečně, odhadoval na 25 až 41 procent v závislosti na odvětví. Správný ERP výrazně snižuje čas a úsilí vynaložené na rutinní práci.
Обслуживание клиентов
Zákaznický servis je klíčovou součástí podnikání. ERP systém přesouvá zaměření zaměstnanců od vedení registrů zákazníků k budování a udržování vztahů se zákazníky.
Statistiky uvádějí, že 84 procent klientů ve společnosti, pokud nedostávají dostatek odpovědí na dotazy. ERP poskytuje zaměstnanci všechny potřebné informace a historii klienta hned v okamžiku kontaktu. Zaměstnanci se při ní vypořádávají nikoli s byrokracií, ale s přilákáním a udržením klientů. Klienti pociťují výhody její implementace, i když o změnách ve firmě vědí.
Ochrana dat
Stěží existuje informační systém, který by mohl poskytnout absolutní záruku bezpečnosti dat. Osobní údaje zákazníků a zaměstnanců, emaily, duševní vlastnictví, finanční údaje, faktury, smlouvy – čím více systémů tyto informace zpracovává, tím obtížnější je sledovat rizika. ERP systém zavádí jednotné standardy pro přístup, vstup a výstup dat a centralizované ukládání informací.
Čím větší je však tržní podíl hotového ERP systému, tím častěji je vystaven útokům hackerů. Bylo by vhodnější vyvinout vlastní ERP systém, ke kterému budete mít přístup pouze vy. Pokud je systém ERP vaší společnosti vyvinut od nuly, hackeři nebudou schopni najít kopie systému, aby jej nejprve otestovali na zranitelnosti.
Produktivita spolupráce
Zájem o spolupráci mezi odděleními nebo zaměstnanci se často vytrácí, protože přenos dat vyžaduje mnoho rutinních operací nebo kvůli psychologickému klimatu ve společnosti. Jednotný systém automatizuje přístup k informacím, eliminuje negativní zkušenosti lidského faktoru a zrychluje komunikaci uvnitř firmy.
Jednotné obchodní procesy
Předpřipravené ERP systémy jsou vyvíjeny v souladu s osvědčenými průmyslovými postupy. To umožňuje podnikům standardizovat své vlastní procesy.
Ve skutečnosti však musí podnik učinit obtížnou volbu: buď zabere dlouhou a nákladnou dobu nastavení a úpravy systému ERP tak, aby vyhovoval standardům podniku, nebo je bolestivé přizpůsobit své vlastní obchodní procesy standardy ERP systému.
Existuje třetí cesta – zpočátku vyvinout systém pro vlastní obchodní procesy.
Škálovatelnost
Ať už rozšiřujete svou zákaznickou základnu, expandujete na nové trhy, zavádíte nové procesy, oddělení nebo produkty nebo jinak škálujete své podnikání, se správným dodavatelem se vaše platforma ERP dokáže přizpůsobit změnám.
Vzhledem k tomu, že ERP systém je implementován do všech procesů společnosti, může se seznam výhod v závislosti na specifikách rozšiřovat. Na trhu jsou desítky a stovky vyvinutých hotových řešení, která nutí kupující do rámce předplatného, rychlosti aktualizací a podpory, uzavřené funkčnosti a architektury - v rámci jednoho dodavatele. Pouze vývoj vlastního ERP systému poskytuje maximální možnosti bez jakýchkoliv omezení.
V následujících článcích se dozvíte, jak vybrat výrobce ERP systému, jaké otázky klást, abyste nepřišli o peníze, a na co myslet při plánování implementace.
Zdroj: www.habr.com