Navzdory oblibě tématu elektronické správy dokumentů se v ruských bankách a ve finančním sektoru obecně většina transakcí provádí starým způsobem, na papíře. A nejde ani tak o konzervatismus bank a jejich klientů, ale o nedostatek adekvátního softwaru na trhu.
Čím je transakce složitější, tím je méně pravděpodobné, že bude provedena v rámci EDI. Například leasingová transakce je složitá v tom, že se na ní podílejí minimálně tři strany – banka, nájemce a dodavatel. Často se k nim přidává i ručitel a zástavce. Rozhodli jsme se, že takové transakce lze kompletně digitalizovat, pro což jsme vytvořili systém E-Leasing – první službu v Rusku, která v takových scénářích plně poskytuje EDI. Výsledkem je, že na začátku července 2019 prochází 37 % z celkového počtu leasingových transakcí přes E-Leasing. Pod řezem rozebereme E-Leasing z pohledu funkčnosti a technického provedení.
S vývojem systému jsme začali na začátku roku 2017. Nejtěžší bylo začít: formulovat požadavky na produkt, transformovat nápady do konkrétních technických specifikací. Následuje hledání dodavatele. Příprava technických specifikací, konzultace – to vše trvalo zhruba čtyři měsíce. O další čtyři měsíce později, v listopadu 2017, vyšlo první vydání systému, což je na tak ambiciózní projekt docela rychlé. První verze E-Leasingu měla funkce vyžádání a podepsání dokumentů - nejen těch hlavních, ale i ručitelské smlouvy a dalších doplňkových smluv, které mohou být vyžadovány v procesu práce na leasingové smlouvě. V březnu 2018 jsme přidali možnost vyžádat si doklady v rámci monitoringu a v červenci téhož roku jsme přidali možnost zasílání elektronických faktur.
Jak E-Leasing funguje?
S vývojem systému jsme začali na začátku roku 2017. Celá cesta od formulování požadavků na produkt až po výběr dodavatele a vydání první verze trvala necelý rok – absolvovali jsme v listopadu.
Žádosti o balíček dokumentů od protistran jsou zadávány z našeho obchodního systému založeného na databázi Corus SQL a Microsoft Dynamics NAV 2009. Tam jsou také zasílány k uložení všechny dokumenty, které účastníci poskytli v rámci transakce. Frontend je portál E-Leasing, který umožňuje dodavatelům a klientům požadovat, stahovat, tisknout dokumenty a podepisovat je pomocí ECES (vylepšený kvalifikovaný elektronický podpis).
Nyní se podívejme na fungování systému podrobněji podle výše uvedeného schématu.
Požadavek je generován z entity „Karta protistrany“ nebo „Projekt“. Po odeslání požadavku se vygenerují záznamy v tabulce požadavků. Obsahuje popis požadavku a parametry. Objekt procedurální jednotky je zodpovědný za generování požadavku. V tabulce se vytvoří záznam se stavem Připraveno, což znamená, že požadavek je připraven k odeslání. Tabulka požadavku obsahuje popis těla požadavku. Všechny požadované dokumenty jsou umístěny v tabulce dokumentů. Při žádosti o dokument je pole „Stav EDS“ nastaveno na „Vyžádáno“.
Úloha na serveru CORUS spuštěná na agentovi SQL monitoruje záznamy se stavem Připraveno v tabulce dotazů. Když je takový záznam nalezen, úloha odešle požadavek na portál E-Leasing. Pokud bylo odeslání úspěšné, je záznam v tabulce označen stavem Odpovězeno, pokud ne, stavem Chyba. Výsledek odpovědi je zaznamenán v různých tabulkách: kód odpovědi ze serveru a popis chyby, pokud požadavek nemohl být odeslán, v jedné tabulce; záznamy popisující tělo odpovědi - do jiného a do třetího - záznamy se soubory přijatými jako výsledek požadavku, s hodnotou Vytvořit v poli Stav a hodnotou Kontrola v poli Stav kontroly. Úloha navíc sleduje události z portálu E-Leasing a generuje dotazy v tabulkách dotazů, které sama zpracovává.
Jiná úloha sleduje záznamy v tabulce přijatých dokumentů s hodnotou Vytvořit v poli Stav a hodnotou Ověřeno v poli Stav skenování. Úloha se spouští jednou za 10 minut. Za pole Stav kontroly je zodpovědný antivirus a pokud kontrola proběhla úspěšně, zaznamená se hodnota Ověřeno. Tato funkce souvisí se službou zabezpečení informací. Objekt procedurální jednotky je zodpovědný za zpracování záznamů. Pokud byl záznam v tabulce přijatých dokladů zpracován úspěšně, pak je označen v poli Stav hodnotou Úspěch a požadovaný doklad v poli „Stav EDS“ v tabulce dokladů získá stav „Přijato“. Pokud nebylo možné zpracovat záznam v tabulce přijatých dokladů, označí se v poli Stav hodnotou Selhal a do pole „Text chyby“ se zapíše popis chyby. V tabulce dokumentů se nic nemění.
Třetí úloha sleduje všechny záznamy v tabulce dokumentů, které mají stav, který není prázdný nebo „Přijato“. Úloha běží jednou denně ve 23:30 a vyvolává veškerou smluvní dokumentaci, která nebyla podepsána během aktuálního dne. Úloha vygeneruje požadavek na smazání smluvní dokumentace v tabulkách požadavků a odpovědí a změní pole „Stav“ na hodnotu „Staženo“ v tabulce dokladů.
E-Leasing ze strany uživatele
Pro uživatele to vše začíná obdržením pozvánky do EDF od našeho klientského manažera. Klient obdrží dopis a projde jednoduchou registrační procedurou. Potíže mohou nastat pouze v případě, že pracoviště uživatele není připraveno na práci s elektronickým podpisem. S tím je spojena značná část volání na technickou podporu. Systém umožňuje protistraně udělit přístup ke svému osobnímu účtu svým zaměstnancům – například účetním pro práci s fakturami atp.
Registrace
Další schéma práce je také pro každou ze stran co nejjednodušší. Vyžádání dokumentů k transakci, stejně jako podpis smluvní dokumentace, probíhá prostřednictvím nastavení úkolů v našem interním systému.
Žádost o dokumentaci
Po odeslání jakékoli žádosti nebo dokumentů k podpisu klientovi je na jeho e-mailovou adresu zasláno upozornění, že na jeho osobním účtu byla vygenerována odpovídající aktivita. Klient z jeho rozhraní nahraje do systému balíček dokumentů, vloží elektronický podpis a my můžeme transakci zkontrolovat. Poté je podepsána smluvní dokumentace na trase „Dodavatel – Klient – Sberbank Leasing“.
Aktuální dohoda
Elektronická správa dokumentů v našem případě nutně neznamená žádné akce ze strany klienta od začátku do konce. K systému se můžete připojit v jakékoli fázi transakce. Klient například poskytl dokumentaci na papíře a poté se rozhodl podepsat dohodu v EDI - tento scénář je docela možné implementovat. Stejně tak se mohou klienti, kteří mají se Sberbank Leasing uzavřenou platnou leasingovou smlouvu, připojit k E-Leasingu pro příjem faktur elektronicky.
Po vyčíslení ekonomického efektu využívání E-Leasingu jsme klientům nabídli další slevu za využívání služby. Ukázalo se, že nakonec nebylo potřeba chodit za klientem a dodavatelem podepisovat, tisknout a sešívat smlouvy snižuje náklady na transakci (vytvoření a podpora) o 18 %.
Jak se bude projekt vyvíjet
V současné době E-Leasing funguje stabilně, i když ne bezchybně. Mechanismus zasílání elektronických faktur pro naše zaměstnance zatím není dostatečně uživatelsky přívětivý. Problém je vysvětlen skutečností, že tento postup je sám o sobě poměrně složitý, protože je do něj neustále zapojen operátor EDF. Vystaví účtenku o tom, že vystavil fakturu, a tuto účtenku vedoucí podepíše. Poté uživatel na druhé straně (klient) podepisuje oznámení a účtenky, které opět procházejí operátorem elektronické správy dokumentů. V budoucích verzích se pokusíme tento proces zjednodušit. Součástí „rozvojové zóny“ je také funkcionalita pro vyžádání monitorovacích dokumentů, která je pro velké klienty poměrně relevantní.
V následujících šesti měsících plánujeme přesun systému na novou platformu, která nám umožní optimalizovat práci s elektronickou správou dokumentů, učinit rozhraní srozumitelnějším a uživatelsky přívětivějším a rozšířit funkcionalitu osobního účtu. A také přidat nové funkce - od generování požadavku až po prohlížení dokladů o všech transakcích, které klient prostřednictvím E-Leasingu provedl. Doufáme, že systém, ke kterému se již nyní aktivně připojují klienti, dodavatelé a garanti, bude pro všechny ještě pohodlnější.
Zdroj: www.habr.com