O tom, jak naše technologie pomáhají, jsme psali již několikrát a dokonce i zpracovávat informace z jakéhokoli typu dokumentů a zadávat data do účetních systémů. Dnes vám řekneme, jak jsme to implementovali в – největší dodavatel tepla a teplé vody v Moskvě.
Představte si sebe na místě běžné účetní. Chápeme, že to není snadné, ale přesto to zkuste. Každý den dostáváte obrovské množství papírových účtů, faktur, certifikátů a tak dále. A hlavně hodně – ve dnech před nahlášením. Všechny údaje a částky je třeba rychle a pečlivě zkontrolovat, přepsat a zanést do účetního systému, ručně provádět transakce a odesílat dokumenty do archivu, aby mohly být neprodleně předloženy k ověření interním auditorům, daňové službě, tarifu regulační orgány a další. Obtížný? Ale to je dlouhodobá obchodní praxe, která existuje v mnoha společnostech. Společně s MOEK jsme tuto namáhavou práci zjednodušili a učinili ji pohodlnější. Pokud vás zajímá, jak to bylo, vítejte u kočky.
Na fotografii je Moskva CHPP-21, největší evropský výrobce tepelné energie. Teplo generované na této stanici dodává MOEK 3 milionům obyvatel severu Moskvy. .
MOEK má v Moskvě tucet a půl poboček. Obsluhují 15 811 km tepelných sítí, 94 tepelných stanic a kotelen, 10 000 výtopen a 24 čerpacích stanic a také staví a instalují nové systémy zásobování teplem. Společnost nakupuje různé vybavení a služby pro obchodní činnost: . Přípravu podkladů v každém oddělení iniciující nákup provádějí speciální pracovníci - smluvní dozorci.
Jak fungují smlouvy ve velké firmě? Když kurátoři uzavřou smlouvu, obdrží od svých protějšků mnoho důležitých papírových dokumentů: dodací listy, potvrzení o poskytování služeb, faktury, certifikáty atd. Kurátor obvykle naskenuje obchodní dokumenty a poté skeny připojí k objednávce v podnikovém zdroji. systém řízení. Finanční kontrolor ručně kontroluje všechna data. Poté kurátor odnese originály dokumentů do účetního oddělení. Nebo to udělá kurýr a přesun dokumentů může trvat déle – od několika hodin až po několik dní.
A všechno by bylo v pořádku, ale jako v mnoha jiných společnostech:
- Dokumenty mohou dorazit do účetního oddělení několik dní před odesláním zprávy. Účetní pak musí trávit dny a noci na svém pracovišti. Je třeba ručně zkontrolovat, zda jsou správně vyplněny všechny faktury, faktury atd. Pokud je vše v pořádku, pracovník přepíše údaje do účetního systému a provede zaúčtování. Zároveň 90 % času účetního stráví dotiskem dat – podrobností, částek, dat, čísel položek atd. Z tohoto důvodu existuje riziko chyb.
- Dokumenty mohou dorazit s chybami. A někdy chybí nějaké účty nebo certifikáty. Někdy je to jasné v posledních dnech před odesláním hlášení. Z tohoto důvodu může být načasování schválení dokumentu zpožděno.
- Po provedení zápisů účetní ukládají faktury, faktury a úkony do samostatných papírových a elektronických archivů. Proč je to obtížné? Například MOEK pracuje podle tarifů, a proto má povinnost pravidelně hlásit své náklady výkonným orgánům. A když přijde další státní nebo daňová kontrola do účtárny, zaměstnanci musí dokumenty dlouho hledat.
Takto vypadalo účetní oddělení MOEK:
MOEK se jako první v energetickém průmyslu rozhodlo přebudovat a zjednodušit toto schéma, aby bylo možné rychle uzavírat transakce a podávat zprávy, lépe vyhodnocovat změny na trhu v nákupu a plánovat svou finanční strategii. Změnit zažitý systém práce účetního oddělení vlastními silami nebylo jednoduché, proto se jej společnost rozhodla společně se svým partnerem – společností ABBYY – transformovat.
Sotva řečeno, než uděláno
Tým specialistů ABBYY implementoval v MOEK univerzální platformu pro inteligentní zpracování informací a nakonfigurovaný:
- flexibilní popisy (šablony extrakce dat) pro zpracování dokumentů. O tom, co to je a k čemu je to potřeba, jsme se podrobně bavili na Habré и . MOEK pomocí řešení zpracuje více než 30 druhů dokumentů (například potvrzení o instalovaném zařízení nebo potvrzení o poplatcích agentury) a vyjme z nich přes 50 atributů (číslo dokladu, celková částka včetně DPH, jméno kupujícího, prodávající, dodavatel, množství zboží atd.);
- konektor pro provádění kontrol a nahrávání dat, který propojil ABBYY FlexiCapture, SAP a OpenText. Díky konektoru bylo možné automaticky kontrolovat údaje z objednávky a smlouvy pomocí různých adresářů. O tom budeme hovořit níže;
- export dokumentů do elektronického archivu na bázi OpenText. Nyní jsou všechny skeny dokumentů uloženy na jednom místě;
- návrhy účetních zápisů v SAP ERP s odkazy na naskenované obrázky dokumentů.
Poté zaměstnanci ABBYY a MOEK vyvinuli vyhledávací formulář, aby účetní mohl během několika sekund najít důležité účty podle libovolného atributu v elektronickém archivu a odeslat je k daňové kontrole.
Vyhledávání je možné pomocí 26 různých kritérií (na obrázek lze kliknout):
Poté, co MOEK celý systém úspěšně otestoval, byl uveden do provozu. Celý projekt včetně schválení, upřesnění a vylepšení byl dokončen za 10 měsíců.
Schéma práce po implementaci ABBYY FlexiCapture:
Máte pocit, že se nic nezměnilo? Ano, obchodní proces zůstává stejný, jen většinu funkcí nyní provádí stroj.
Zapojení, hotovo!
Jak se věci mají nyní? Řekněme, že kurátor zakázky obdržel soubor prvotních dokumentů pro transakci na dodávku čerpadel pro tepelné elektrárny nebo například výstavbu tepelných sítí. Specialista již nemusí sám kontrolovat úplnost a obsah dokladů, volat kurýra a originály dokladů zasílat do účtárny. Kurátor jednoduše naskenuje podepsanou sadu primárních dokumentů a poté převezme řízení technologie.
Pomocí síťového skenovacího systému si zaměstnanec posílá skeny ve formátu TIFF nebo PDF sám sobě do horké složky nebo poštou. Poté otevře ABBYY FlexiCapture Capture Web Station a vybere typ dokumentu, který má být zpracován. Například „nákup prací/služeb za zprostředkovatelskou odměnu“, „příjem materiálových a technických prostředků (MTR)“ nebo „účetnictví o majetku“.
Typ sady určuje počet a typy požadovaných dokumentů a údajů, které musí systém klasifikovat, rozpoznat a ověřit.
Kurátor nahraje skeny pro rozpoznání. Systém automaticky kontroluje přítomnost všech dokumentů, obsah každého papíru a server rozpoznává detaily - datum smlouvy, částku, adresu, daňové identifikační číslo, kontrolní bod a další údaje. Mimochodem, MOEK je první energetickou společností v Rusku, která tento přístup používá.
Pokud kurátor nenahrál všechny dokumenty nebo některá faktura neobsahuje všechny údaje, systém si toho všimne a okamžitě požádá zaměstnance o opravu chyby:
Systém si stěžuje a žádá o doplnění chybějících dokumentů (dále lze kliknout na snímky obrazovky):
Systém si všiml, že platnost dokumentu vypršela:
Zaměstnanec tak již nemusí zjišťovat, zda je dokument správně proveden. Pokud je vše v pořádku, pak většina kontrol dat probíhá automaticky přímo na webové vstupní stanici. Stačí zadat číslo objednávky uvedené v SAP ERP. Poté jsou rozpoznaná data porovnána s informacemi zpracovanými v SAP: DIČ a KPP protistrany, čísla a částky smluv, DPH, nomenklatura zboží nebo služeb. Zpracování a kontrola jednoho dokumentu trvá jen několik minut.
Pomocí podrobností - INN a KPP - můžete vybrat požadovanou společnost z adresáře:
Pokud je ve faktuře nebo faktuře chyba, neumožní export dokladu do archivu. Pokud je například dokument nesprávně sestaven nebo některý ze znaků je nesprávně rozpoznán, systém to upozorní a požádá zaměstnance, aby všechny nepřesnosti opravil. Zde je příklad:
Systém zjistil, že Vasilek CJSC není zahrnuta v seznamu dodavatelů MOEK.
To umožňuje zaměstnancům sledovat chyby dříve, než se dokument dostane do účetního oddělení.
Pokud jsou všechny kontroly úspěšně dokončeny, je jedním kliknutím odeslána naskenovaná kopie dokumentu do elektronického archivu OpenText a v SAP se objeví odkaz a karta s jeho metadaty. Účetní nebo kurátor si může v elektronickém archivu vždy prohlédnout seznam dokladů k požadované zakázce a informace o tom, kdo doklady zpracoval, v jakém časovém horizontu as jakým výsledkem.
Petr Petrovič nahlédl do elektronického archivu, ...
...abychom viděli, kdo nahrál dokumenty k objednávce č. 1111.
Po nahrání dat a skenů z ABBYY FlexiCapture do SAP se objeví koncept transakce s předem vyplněnými daty a odkazy na naskenované obrázky dokumentů.
Kabeláž návrhu:
Poté účetní obdrží e-mailové upozornění s odkazem na hotový návrh a provede skenování. Specialista již nemusí bojovat s papírem. Stačí, když na skenech zkontroluje celkovou částku transakce, přítomnost pečeti a podpisu a provede transakci. Účetní na tom nyní stráví necelou minutu.
Výsledky projektu
- Pomocí technologií ABBYY MOEK zjednodušil a zrychlil nejen účetnictví, ale také finanční kontrolu. Zaměstnanci již nemusí pro zaúčtování čekat s originálními doklady na kurýra – stačí jim jediným kliknutím obdržet sken s již ověřenými údaji z elektronického archivu. Je pravda, že papírový dokument je stále potřeba. Nyní jej ale lze odeslat do účetního oddělení později. Když tam dorazí, zaměstnanec v účetním systému zaškrtne políčko „Originál přijat“.
- Zaměstnanci okamžitě dostávají ze skenů všechna potřebná data o transakci, provádějí transakce včas a předem si připravují všechny podklady pro nahlášení. Nyní se nebojí ani vnitřní, ani vnější kontroly.
- Účetní provádějí finanční transakce 3krát rychleji a MOEK uzavírá vykazované období o 10 dní dříve.
- Všechny pobočky MOEK uchovávají účetní doklady v jednom elektronickém archivu. Díky tomu najdete jakoukoli fakturu, smlouvu nebo akt dokončení, stejně jako případné atributy z nich (částky, DPH, rozsahy produktů nebo služeb) 4x rychleji než dříve.
- Řešení zpracuje více než 2,6 milionu stránek dokumentů ročně.
Místo závěru
MOEK používá již 2 roky a za tuto dobu jsem sbíral statistiky. Ukázalo se, že účetní provádějí 95 % záznamů, aniž by provedli změny v konceptech. To znamená, že takové zaúčtování lze v budoucnu zcela automaticky přeskočit. Stalo se, že tento produkt byl vlastně prvním krokem společnosti k zavedení prvků „umělé inteligence“ do podnikových procesů společnosti: MOEK vyvíjí odpovídající program.
Další ruské společnosti také automatizují práci s účetnictvím: zjednodušují a zpříjemňují. Například pomocí technologií ABBYY, služby finanční kontroly "» Přijímá důležité obchodní informace 2krát rychleji a tráví o 20 % méně času hledáním potřebných faktur a dodacích listů. Inteligentní technologie zpracování informací pomáhají zaměstnancům účetního oddělení holdingu "» okamžitě najděte potřebné finanční dokumenty při hromadné daňové kontrole. V roce 2019 plánují specialisté společnosti zpracovat asi 10 milionů stran dokumentů.
Chcete se dozvědět více o projektu MOEK a ABBYY? 3. dubna v 11:00 bude o podrobnostech případu hovořit zástupce vedoucího Centra informačních technologií MOEK Vladimír Feoktistov na bezplatné . Připojte se, pokud se chcete zeptat.
Elizaveta Titarenko,
Editor firemních blogů ABBYY
Zdroj: www.habr.com