Habr, ahoj! Jmenuji se Oleg a jsem zodpovědný za IT služby ve skupině společností ABBYY. Před více než měsícem začali zaměstnanci společnosti ABBYY po celém světě pracovat a žít pouze doma. Už žádný otevřený prostor nebo služební cesty. Změnila se moje práce? Ne. I když obecně ano, změnilo se to před 2-3 lety. A nyní technicky zajišťujeme provoz kanceláří ve 13 zemích stejně jako dříve. Teď to jen děláme, když sedíme doma - v kuchyni, na pohovce nebo na balkoně a v kanceláři je ve službě jen jeden člověk. Mimochodem, tady je:
Dnes budu hovořit o tom, jaké problémy nyní musí služba ABBYY IT řešit, jak nás zachraňují pracovníci kanceláře, proč jsou nyní MS Teams a Zoom naším vším a mnoho dalšího. Vítejte u kočky.
Kdysi dávno, před karanténou...
Před 5-7 lety byla ABBYY společností, která se zaměřovala na rozvoj vnitřní infrastruktury. Cloudové produkty jsme využívali málo – aplikace jsme se snažili nasazovat interně, a proto k nim byl přístup zvenčí obtížný. Ale časy se změnily...
Cloudové produkty se vyvíjely mnohem rychleji, nabízely větší flexibilitu a rozmanitost funkcí. A nyní je často jednoduše nemožné najít analogy s on-premise schopnostmi.
Zaměstnanci potřebovali mobilitu. Prodejci a marketéři jsou neustále na služebních cestách, cestují po celém světě, chodí na schůzky – prostě potřebují přístup k firemním systémům kdykoli a kdekoli.
Změnila se i generace lidí. Noví mladí zaměstnanci preferují práci v coworkingových prostorách, kavárnách nebo z domova. Mobilita je pro ně důležitá. Proto jsme technicky vytvořili pracovní prostředí podobné tomu, které existuje v běžném životě. Kolegové se stanou mnohem pohodlnějšími, když nemusí přecházet mezi kanceláří a jiným místem, kde mohou pracovat.
V současné době jsou mezinárodní kanceláře ABBYY otevřeny ve 13 zemích od USA po Austrálii. A je mnohem pohodlnější mít společnou cloudovou infrastrukturu, než se „vázat“ na konkrétní místo interními službami.
Před několika lety jsme revidovali naši strategii a začali aktivně využívat cloudové aplikace pro naši práci. Velmi se nám líbí například balíček Office 365 – MS Teams, OneDrive, SharePoint a další.
To neznamená, že všichni zaměstnanci jsou závislí na cloudových řešeních. ABBYY má bohatou vnitřní infrastrukturu, například vývojáři využívají místní zařízení k trénování neuronových sítí. Řekl bych, že cloudové produkty a vlastní interní infrastrukturu využíváme tak 50/50.
O popularitě RDP
Vždy jsme umožňovali práci s vnitřní sítí na dálku a každý si zvolil způsob, který mu vyhovoval. Ti, kteří jsou častěji v kanceláři, preferují RDP (vzdálená plocha). Zpravidla má každý doma své vybavení: ne vždy je výkonné a může ho používat celá rodina. A v práci je moderní počítač, který je nakonfigurován a propojen se vším. Proto je pohodlnější připojit se k RDP z domova a práce, aniž byste věnovali pozornost tomu, co je na vašem osobním počítači.
Pro kancelář, která se nachází v Moskvě (zde sídlí R&D centrum, kanceláře ABBYY Russia a ABBYY Emerging Markets), jsme měli obvykle vždy dvě brány vzdálené plochy (RD Gateway) pro vzdálené připojení, ty si poradily. Ale nyní se tato metoda připojení stala velmi populární. Aby se vyrovnala zátěž, IT služba nasadila dvě další brány. Toto je pravděpodobně jediná změna infrastruktury, kterou jsme od března provedli.
Dále poskytnu statistiky moskevské kanceláře ABBYY, protože zde pracuje více než 800 lidí a údaje jsou nejindikativnější.
VPN
Jsou kolegové, kteří jsou zvyklí pracovat s VPN. Nyní si mnozí odnesli firemní vybavení domů. Většinou jsme si s sebou brali notebooky a monitory. Když neustále pracujete na dálku, je mnohem pohodlnější další velký monitor. Další vybavení pro naše zaměstnance jsme nepořizovali.
Služební důstojníci
Ani během karantény se neobejdete bez lidí v kanceláři. Jmenovali jsme dva správce systému ve službě - Yura a Stas. Každý z nich pracuje týden v kanceláři a týden z domova. Kluci mají normální rozvrh - od 10 do 19.
Pomáhají řešit technické problémy, se kterými se zaměstnanci potýkají. Máme spoustu vybavení a občas se porouchá. Častěji než ne, někomu zamrzne počítač. Párkrát do týdne se pevný disk porouchá, něco shoří a je potřeba ho vyměnit nebo opravit.
Došlo k několika případům výpadků proudu, což znamená, že někdo potřebuje restartovat počítače, protože zaměstnanci to nemohou udělat na dálku. Obecně platí, že 90 % svého času tráví udržováním zapnutého kancelářského vybavení.
Existuje také několik neobvyklých úkolů, které začali vykonávat důstojníci během karantény.
- Vložte papír do tiskáren a vyjměte vytištěné dokumenty. To je nezbytné pro zaměstnance, kteří zpracovávají příchozí dokumenty a tisknou je z domácích počítačů na pracovní tiskárně. Když se vrátí do kanceláře, okamžitě si vyzvednou všechny dokumenty, než aby vytiskli 100500 XNUMX stran. Samozřejmě, že to bylo možné udělat později, ale pomáháme našim kolegům neměnit obvyklý proces - teď je tolik neobvyklých věcí.
- Skenery a tiskárny jsme zabalili a dodali kolegům, kteří je potřebovali k práci. Jednomu ze zaměstnanců, který se izoloval ve své dači, pomohli zapojit kabel, aby měl stabilní internet.
Mimochodem, mobilní aplikace ABBYY FineScanner AI také pomáhá skenovat dokumenty, stejně jako rozpoznávat text v nich, přidávat podpisy, převádět soubory do 12 oblíbených formátů a mnoho dalšího. Do 31. července včetně jsme prémiový přístup k ABBYY FineScanner AI.
A co o víkendu?
O víkendech nejsou v kanceláři žádní zaměstnanci. S naším správcem systému, který bydlí v Otradných (kde sídlí naše kancelář), jsme se dohodli, že kdyby se cokoliv stalo, přijede a pomůže. A jeho pomoc přišla vhod: o víkendu došlo k několika výpadkům proudu a bylo nutné obnovit provoz zařízení.
Passy
V březnu jsme vydali propustky na mos.ru pro všechny zaměstnance, kteří potřebují přijít do kanceláře během karantény. Nyní, pokud potřebujete jít do práce, zaměstnanec také vydá propustku s QR kódem. Ale možnost přijít do kanceláře neznamená, že tam kolegové chodí každý den. V budově je obvykle ve službě pouze jedna osoba. Zbytek smí přijít jen v případě nouze.
V kancelářích v jiných zemích
Situace v ostatních kancelářích ABBYY je obecně stejná – jsou zavřené a zaměstnanci pracují z domova a používají stejné nástroje. Například v americké kanceláři není ani důstojník. Místní správce systému před karanténou odebral část vybavení ze skladu, a když přijde nový zaměstnanec, jednoduše pošle nakonfigurovaný notebook poštou.
Jak zůstat ve spojení
Nyní se zatížení komunikačních kanálů dokonce snížilo ve srovnání s dobou, kdy lidé pracovali v kanceláři. Hlavní provoz – stahování souborů a sledování videí – je nyní na domácích poskytovatelích. Nebylo potřeba rozšiřovat kanály, i když jsme to letos plánovali.
První věc, kterou jsme během karantény udělali, byla pečlivá kontrola předpisů pro obnovení komunikace – přidali jsme několik monitorovacích testů, vypracovali schéma přepínání na záložní kanály a podívali se na pravidla pro vyrovnávání zátěže.
Jak jste zajistili bezpečnost na dálku?
Nejdůležitější bylo bezesporu zajištění bezpečnosti. Ale i na to jsme se připravili. Před rokem byla zavedena dvoufaktorová autentizace. Myslím, že je to jedna z povinných věcí, když lidé hodně pracují mimo firemní prostředí. A to je ta věc, kterou nemůžete nainstalovat rychle. V dnešní době vyžaduje přístup k jakýmkoli firemním zdrojům dvoufaktorový přístup. Pokud někdo plánuje přejít na práci na dálku, pak je to z hlediska bezpečnosti informací nutnost.
Vidíme, jak se podvodníci stali aktivnějšími a snaží se získat své přihlašovací údaje. Jedná se především o phishingové útoky. A přestože je e-mail chráněn, nelze phishingu technicky zcela zabránit. Je důležité, aby sami zaměstnanci pochopili, že by neměli klikat na podezřelé odkazy nebo otevírat soubory ze zpráv, které nečekali. K tomu jsme pro zaměstnance uspořádali webinář a připomněli jim, co v takových situacích dělat. Nyní je pro takové webináře velmi vhodná doba, protože lidé, kteří jsou v neobvyklé situaci, jsou shromážděni, soustředění, otevřenější informacím a lépe je vnímají.
Pozornost jsme věnovali i jednoduchým pravidlům pro práci z domova, například nutnost vypnout pracovní relaci, zamknout počítač při odchodu, oddělené účty: vy pracujete pod jedním, dítě si hraje pod druhým. To je velmi důležité, protože dítě vidí, jak táta nebo máma ťukají do klávesnice, a chce to dělat taky. Přijde a zaklepe, ale nevíme, co tam zaklepe a v jakém programu data smaže nebo nahradí.
Požádali jsme také naše kolegy, aby zkontrolovali, jak je jejich domácí internet nakonfigurován, jaké je heslo a zda vůbec nějaké existuje. Samozřejmě udělali rezervaci: pokud člověk nerozumí tomu, co má dělat, je lepší to nedělat. Zůstat ve spojení je mnohem důležitější. Požádali zaměstnance, aby také zkontrolovali své domácí Wi-Fi routery. Některým bylo dokonce doporučeno koupit něco jiného, protože měli tak prastaré vybavení, které jim neumožňovalo pracovat se současnými rychlostmi poskytovatelů.
O nejoblíbenějších vzdálených aplikacích
Asi už tušíte, že se jedná o komunikační nástroje. Vzhledem k tomu, že používáme Office 365, zaměstnanci komunikují přes Teams messenger jak mezi sebou, tak s externími lidmi. Velmi dobře se osvědčil.
Počet skupinových zpráv odesílaných v Teams zaměstnanci všech kanceláří se zvýšil:
- Od 21. února do 20. března jsme odeslali >689 tisíc zpráv.
- Od 21. března do 19. dubna jsme odeslali >1 milion zpráv.
Zvýšil se také počet hovorů (jedna ku jedné):
- Od 21. února do 20. března jich bylo 11,5 tisíce.
- Od 21. března do 19. dubna – >16 tis.
Kromě Teams používáme také Zoom, protože kvalita zvuku a obrazu této služby je jedna z nejlepších na trhu. Kromě toho vám Zoom umožňuje „zavolat“ na konferenci a připojit se po telefonu.
Do 15. března počet schůzek Zoom téměř nepřesáhl 100 za den a od druhé poloviny měsíce jsme v ABBYY začali tuto službu využívat aktivněji:
V dubnu se na Zoomu téměř každý pracovní den konalo 100 nebo více schůzek:
Na internetu se nyní objevuje mnoho zpráv o nespolehlivosti Zoomu. Není vůbec překvapivé, že nejoblíbenějšímu nástroji je nyní věnována taková pozornost. Jsme v kontaktu s našimi zástupci společnosti Zoom a vidíme, jak vážně společnost bere všechna zjištění. Přijali jsme také několik opatření. Nejjednodušší a nejúčinnější z nich je zákaz ukládání záznamů schůzek do cloudového úložiště.
Internetová bezpečnost je především pozornost samotného zaměstnance. Věříme, že si Zoom poradí a tato situace tuto službu jen posílí.
Graf ukazuje, jak od druhé poloviny března začal narůstat počet účastníků Zoom setkání. Stejně tak počet minut.
Trend pokračoval i v dubnu, kdy se stále více zaměstnanců připojovalo k webinářům a setkáním Zoom.
Pro nás jsou Zoom a Teams služby, které se navzájem duplikují. Ale mít dva nástroje pro komunikaci je nyní pravděpodobně povinné, protože zatížení telekomunikací je obrovské. Byly případy, kdy jedna ze služeb začala selhávat v tu nejméně vhodnou chvíli, pak zaměstnanci rychle zavolali jinou službu a pokračovali v práci.
Navíc jsou to nástroje pro komunikaci. Nyní je důležité, aby lidé zůstali ve spojení. Většina hovorů do ABBYY se provádí se zapnutými kamerami. Když jsem pracoval v kanceláři, myslím, že jsem nezapnul kameru. Nyní, bez ohledu na to, v jaké jste formě, ji vždy zapnete. Skoro pořád.
Místo závěru
Technická příprava firmy na práci na dálku není něco, co se dá zvládnout za pár dní. Je lepší se na to předem připravit. S přechodem na cloudové služby jsme začali již dávno, protože jsme chtěli našim zaměstnancům pomoci být mobilnější. Jak se ale ukázalo, tato mobilita je užitečná i v situaci, kdy je vyhlášena karanténa.
Pravděpodobně se nám nyní vrátily všechny naše mzdové náklady na přechod a změnu infrastruktury z interní na více externí, protože lidé si vzali své vybavení, opustili své kanceláře, odešli do svých domovů a dach... a nic se nezměnilo.
Děkujeme správci našeho systému Yura Anikeev za fotografie v tomto příspěvku.
Zdroj: www.habr.com