Média jsou plná zpráv o epidemiologické situaci a doporučení k sebeizolaci.
Ale neexistují žádná jednoduchá doporučení ohledně podnikání. Manažeři firem stáli před novou výzvou – jak převést zaměstnance na dálku s minimálními ztrátami na produktivitě a strukturovat jejich práci tak, aby vše bylo „jako dřív“.
To, co fungovalo v kanceláři, často nefunguje na dálku. Jak mohou distribuované týmy udržovat efektivní spolupráci a komunikaci v rámci týmu i mimo něj?
Dostupnost mobilních komunikací, rychlý internet, pohodlné aplikace a další moderní technologie obecně pomáhají překonávat mnohé bariéry a budovat produktivní práci s partnery či kolegy.
Ale musíme se připravit.
Vše půjde podle plánu. Pokud je
Práce na dálku vyžaduje speciální konstrukci interních procesů a komunikace. A přípravná fáze může odstranit mnoho otázek a problémů dříve, než nastanou.
Jak v kanceláři, tak v podmínkách práce na dálku je vše postaveno na čtyřech pilířích:
- Plánování
- Organizace
- Ovládání
- Motivace
Nejprve musíte vy a váš tým nastavit správné cíle, přebudovat systém podávání zpráv a správně kombinovat asynchronní a synchronní komunikaci v týmu. Asynchronní komunikace zahrnuje dopisy, chaty, aktualizované zprávy a jakékoli komunikační možnosti, které nevyžadují okamžitou reakci. Synchronní komunikace je komunikace v reálném čase s rychlou zpětnou vazbou.
Je velmi důležité pamatovat na to, že při práci na dálku vyžaduje plánování pravidelnost. Je nutné udržovat rovnováhu práce se strategickými a operativními úkoly, stanovení tempa práce na prioritních úkolech týdně nebo i denně. Správné plánování a stanovení cílů zpřehlední práci a pomůže vyhnout se vyhoření zaměstnanců. Nebudou se cítit izolovaní od procesu.
Videokonference: nástroj číslo jedna
Izolace vzdálených zaměstnanců je spíše informační než sociální. Sedět vedle někoho jim tolik nechybí (i když je to různé), většinou je trápí nedostatek rychlého přístupu k informacím a komunikace s kolegy. Nemají možnost položit otázku kolegovi a získat okamžitou odpověď, oslavit malé vítězství nebo brífink, brainstormovat nebo si jen tak popovídat o plánech na víkend.
Tento deficit částečně kompenzují videokonferenční služby.
Videokonference umožňuje jednomu nebo více lidem konverzovat v reálném čase, buď po telefonu, nebo prostřednictvím online platforem pro videokonference. Hovory jsou synchronním komunikačním kanálem, ale lze je také použít, když ke skupině hovoří pouze jedna osoba – např. . Příklady takových služeb: , Zoom, BlueJeans, GoToMeeting.
Výhody:
- Videohovory přenášejí intonaci, emoce, obličejové a další verbální signály partnera, a tím pomáhají objasnit a pochopit jeho náladu.
- Další informace činí zprávy jasnějšími, přidávají emocionální obsah a pomáhají budovat spojení a důvěru.
Nevýhody:
- Koordinace v čase. Hovory mohou probíhat pouze v reálném čase, což ztěžuje komunikaci týmu v různých časových pásmech.
- Průběh komunikace není nijak dokumentován. Výzvy nezanechávají písemný výsledek.
- Výklad. Kvalita komunikace není optimální pro všechny (zejména pro ty, kteří se v zemi izolují). Slova nejsou vždy vnímána správně.
Kdy použít videokonference?
- Pravidelná setkání, jednotlivá i skupinová
- Týmová setkání
- Plánování a brainstorming (nejlépe s videem)
- Řešení nedorozumění nebo řešení eskalujících nebo emocionálních situací z jiných kanálů (jako je e-mail, chat)
Pokud si myslíte, že vaše vzdálená týmová práce není dostatečně produktivní, neztrácejte čas – zkuste situaci změnit.
- Zaveďte s týmem každodenní odbavení.
- Striktně dodržujte načasování a cíle schůzky, zapište si je do pozvánky a připomeňte hned na začátku.
- Udělej si domácí úkol. Připravte se na setkání a napište si na papír, jaké nápady vás na toto setkání přivedly, jaká očekávání od účastníků máte a co oni od vás?
- Požádejte účastníky, aby sdíleli role (psaní poznámek, předkládání informací, vystupování jako moderátor schůzky).
- Nepořádejte schůzky pro velký tým (více než 8 lidí).
- Nezapomeňte synchronizovat schůzky s časovým pásmem účastníků.
Když jsou všichni pohromadě: jak organizovat valné hromady společnosti
Oblíbeným způsobem výměny informací se staly porady všech zaměstnanců společnosti.
Existuje několik tipů, jak je nejlépe uspořádat:
- Čas. Pro společnosti v Rusku je nejlepší pořádat taková setkání v 11-12 hodin. Snažte se vybrat čas, který vyhovuje co největšímu počtu zaměstnanců. Schůzku si nezapomeňte zaznamenat. Na mnoha platformách, včetně MegaFon, to lze provést jedním kliknutím a poté nahrát ve formátu mp4.
- Živý přenos. U malých firem to nemusí být nutné, ale u velkých s distribuovanou sítí poboček má smysl provozovat přímé přenosy.
- Otázky a odpovědi. Můžete předem požádat lidi, aby se jich zeptali na otázky, které se jich týkají, pak můžete připravit informace, které jsou pro publikum relevantní.
- Nezapomínejte na humor. Toto není sestava ve škole, ale příležitost poskytnout osobní spojení a pomoci vybudovat důvěru mezi distribuovanými týmy.
Brainstorming: Odstraňte zmatek
Pokud jde o brainstorming, je důležité, aby distribuované týmy využívaly společný digitální nástroj. Umožňuje vám sbírat, seskupovat a kategorizovat nápady během brainstormingu.
Zde je několik důležitých tipů, které vám pomohou účinně bouřit:
- Vzdálený tým si může vybrat kolaborativní nástroj pro řízení projektů, který podporuje funkcionalitu kanban-board, kterou mnoho týmů již zná, jako je Trello.
- Alternativou může být ta, kterou poskytuje platforma. Nástroj je kreslicí deska, kterou může vidět každý a kterou může kdokoli z účastníků upravovat.
- Pomocí možnosti hlasování vyhodnoťte, který nápad je nejzajímavější k realizaci. Všechny statistiky lze později stáhnout ve formátu csv nebo xlsx.
- Zkušenosti ukazují, že je lepší upozornit zaměstnance na přepadení předem, aby měli čas přemýšlet o nápadech. Když se skupina sejde, účastníci už nepřijdou s prázdnýma rukama.
Synchronní komunikace, jako jsou videohovory, při správném použití mohou být vynikajícím nástrojem pro vedení týmové práce, sledování jejích výsledků a poskytování emocionální podpory všem členům týmu. A v kombinaci s asynchronními nástroji pomáhají distribuovaným účastníkům procesu být stejně (a někdy i více) produktivními než jejich kolegové v kanceláři.
Zdroj: www.habr.com