Udělejte „udalenku“ opět skvělou: jak převést celou firmu na vzdálenou práci ve 4 fázích

Zatímco koronavirus zachvacuje planetu, záchod vede akciový trh a celé země jsou v karanténě, stále více společností je nuceno převádět zaměstnance na práci na dálku. My v RUVDS jsme nebyli výjimkou a rozhodli jsme se s Habrem podělit o naše zkušenosti s organizací vzdáleného workflow v celé firmě. Hned stojí za zmínku, že článek nebude obsahovat kapitánovy rady typu „jste-li doma, oblékněte si kalhoty“, pouze krutou realitu a pokyny k akci.

Abychom se vyhnuli mučivým bolestem v důsledku převedení zaměstnanců na vzdálenou práci, rozdělili jsme celý proces do malých etap.

Fáze 1: Rozdělte společnost do skupin/směrů

Jelikož máme malou firmu (do 20 lidí), je to pro nás v tomto ohledu jednodušší, protože zde není velké množství oddělení, divizí a menších jednotek rozdělujících lidí. Celkem může RUVDS rozlišit 5 podmíněných skupin/směrů:

• Technická podpora;
• Správci systému;
• Vývojáři;
• Finanční služby (účetnictví, platby a tok dokumentů);
• Management a marketingové služby.

V našem případě je rozdělení podmíněné, protože strukturálně odlišné skupiny lidí, jako v našem případě management a marketing, potřebují podobná přístupová práva. Soucítíme s těmi, kteří nemají 5, ale mnohem více skupin, z nichž každá vyžaduje svou vlastní úroveň přístupu.

Fáze 2: Určete pracovní potřeby skupin/směrů a nastavte přístup

• Aby si zachovali efektivitu, potřebují kluci z technické podpory – kterou máme XNUMX hodin denně – přístup k našemu internímu lístkovému systému (OTRS) a schopnost pohotově reagovat na klienty, což znamená, že potřebují přesměrovat hovory z práce na mobilní čísla zaměstnanců. . V dobrém slova smyslu na umístění TP vůbec nezáleží, pokud je podpora kompetentní a pohotová.
  Abyste se mohli k ticketovému systému připojit odkudkoli, je založen na jednom z virtuálních serverů a duplikován v jiném datovém centru, v kanceláři nic není. Pokud jeden server spadne, druhý se během minuty zvedne, pracovníci si ani ne vždy všimnou, že došlo k výměně.
• Správci systému pracují přímo se servery, které nejsou připojeny k kanceláři, takže je pro ně přechod na práci z domova nejbezbolestnější. Všechny naše servery jsou navíc vybaveny speciálním rozhraním pro správu, mnohem funkčnějším než klasický KVM. Naše rozhraní umožňuje administrátorům pracovat se serverem i z Antarktidy (to byla zkušenost nedávno).
• Vývojáři vždy uměli pracovat na dálku a jejich přesun do práce z domova vůbec neovlivní produktivitu.
• Platby, účetnictví a tok dokumentů jsou možná nejvíce matoucí z hlediska jejich přenosu na dálku, ale i zde existuje řada řešení, pro která využíváme vlastní virtuální servery.
  Platby, které vyžadují ověření od jednotlivců, jsou tedy kontrolovány na servisních virtuálních strojích umístěných ve dvou našich datových centrech. Platby přijaté od právnických osob, které vyžadují spojení s klientskou bankou, jsou shromažďovány a znovu zpracovávány na virtuálním stroji umístěném v jednom z datových center. Šeky jsou zpracovávány online a nezávisí na naší kanceláři nebo dokonce datovém centru a vracení se provádí ručně a znovu na jednom z virtuálních serverů.

  Účetní databáze jsou umístěny na serveru v našem datovém centru v Koroljově na území obranného závodu Composite - v bývalém protileteckém krytu - a pro spolehlivost jsou duplikovány v datovém centru M9 (objekt strategického významu pro celé Rusko ). V určitou dobu dochází ke kopírování, což umožňuje v případě ztráty jednoho ze serverů rychle pokračovat v práci účetního oddělení s minimálními náklady.

• Automatizovali jsme také tok dokumentů - v Osobním účtu si klient může stáhnout smlouvu a výpisy o odsouhlasení s plombami sám, pro fyzické osoby to většinou stačí. Většina našich klientů jsou ale právnické osoby, které potřebují originální doklady. V tomto případě si účtárna vše potřebné vytiskne doma a pošle poštou nebo kurýrem kamkoliv. Veškerá příchozí korespondence je shromažďována bezpečnostní službou a odeslána kurýrní službou k podpisu do účetního oddělení a poté jsou dokumenty zaslány zpět do kanceláře odesílatele. No, jeden člověk z vedení chodí do kanceláře párkrát týdně, pro každý případ. Přesto, pokud jde o papírové dokumenty, je návštěva úřadu absolutně nemožná.
• Nejjednodušší způsob práce na dálku je pro manažerská a marketingová oddělení, která pracují z notebooků, kde stačí zavést certifikát pro přístup ke zdrojům společnosti a máte hotovo.

Fáze 3: Pojistěte se proti rizikům, informacím a železu

Jednou z hlavních obtíží při práci na dálku je únik dat, což je důvod, proč se stává bolestí pro mnoho bezpečnostních profesionálů. Na dálku uplatňujeme stejná pravidla jako v kanceláři – přístup k citlivým zdrojům je zajištěn dvoufaktorovou autentizací pomocí certifikátu a loginu/hesla. Tímto způsobem můžete okamžitě odepřít přístup konkrétnímu zaměstnanci zrušením jeho certifikátu.

Jak se říká, je lepší být v bezpečí, než litovat, a tak jsme takto těžké časy použili jako důvod k neplánovanému testu pevnosti „hardwaru“ infrastruktury. Za jeho dostupnost v DC odpovídají tři služby: technici ve službě, kteří jsou na svých místech nepřetržitě, technická podpora a správci systému.

Všechny klíčové uzly našich datových center jsou rezervovány podle schématu N+1 v souladu se standardy ne nižšími než Tier III, včetně telekomunikačních zařízení a napájení. I když se pro omezení dodávky energie musí stát něco vážnějšího než všeobecná karanténa, přesto jsme provedli cvičení na přepnutí napájení v datových centrech na dieselové generátory. Dohody o dodávkách paliva pro ně umožní vlajkovému datovému centru RUCLOUD autonomní provoz při dlouhodobém odpojení od elektrické sítě. Zároveň jsme provedli audit všech opravárenských sad, pro případ problémů s dodávkou nových komponentů. 

Vzhledem k tomu, že pandemie koronaviru je již uznávána jako vyšší moc, která umožňuje neplnění závazků, prověřili jsme, která z protistran by toho mohla využít a v těžké chvíli selhat.

Na základě zkušeností z Číny a Itálie můžeme říci, že ani plošné šíření nemoci se přímo nedotýká poskytovatelů internetu, tím spíše, že každé datové centrum má minimálně 2 nezávislé komunikační kanály, které se navzájem duplikují.

Fáze 4: Předepište pravidla pro práci na dálku

Pravidla umožňují týmu nepolevovat a přejít na práci na dálku bez ztráty kvality práce. Udělali jsme si pro sebe malý seznam:

• Dodržování pracovní doby i s přihlédnutím k tomu, že práce je zaměřena na výsledek, nikoli na proces. To je důležité zejména pro technickou podporu, která musí být dostupná nepřetržitě. Pracovní doba je konstanta, ve které spolu mohou všichni komunikovat.
• Určete hlavní místo komunikace (týmový chat) o všech důležitých otázkách. Tradičně je to práce Slack. Pro ty, kteří mají rádi Slack, ale neradi za něj darují, vyzkoušejte open source Mattermost.
• Pro složité úkoly a diskuze využijte videohovory (Zoom nemá konkurenci). Vše, co bylo dohodnuto během videohovoru, musí být zaznamenáno a zveřejněno v obecném týmovém chatu nebo ve vláknu chatu, jehož členové se zajímají o podrobnosti vašeho hovoru. Tato fixace umožňuje celému týmu být v jediném informačním poli.
• V podmínkách dlouhodobé práce na dálku je nutné vést pravidelná týmová a individuální video setkání. Například dvakrát týdně s přehledem o stavu vašich úkolů. To je opět nutné, aby bylo pochopení toho, kdo co dělá.

Seznam je maximálně jednotný, ale můžete jej brát jako základ a provádět úpravy a doplňky na základě specifik vaší práce.

Na závěr bych rád poznamenal, že trendem práce na dálku není stagnace, ale spíše evoluce, ve které přežívají pouze ti, kteří se aktivně přizpůsobují změnám prostředí. Kdo se tedy naučí pracovat bez neustálé kancelářské kontroly, bude se soustředit na výsledek, a ne na strávený čas, bude ze současné situace jen těžit.

Jaké kroky podnikáte k přechodu na práci na dálku ve vašem týmu nebo společnosti? Možná se máme jeden od druhého co učit.

Zdroj: www.habr.com