Představte si, že máte plnou serverovou místnost s technickým vybavením: několik desítek klimatizačních jednotek, hromadu dieselových generátorů a nepřerušitelné zdroje energie. Aby hardware fungoval tak, jak má, pravidelně kontrolujete jeho výkon a nezapomínejte na preventivní údržbu: provádějte zkušební jízdy, kontrolujte hladinu oleje, vyměňujte díly. I pro jednu serverovnu potřebujete uložit mnoho informací: registr zařízení, seznam spotřebního materiálu ve skladu, harmonogram preventivní údržby, ale i záruční dokumenty, smlouvy s dodavateli a dodavateli.
Nyní vynásobme počet sálů deseti. Vznikly logistické problémy. Ve kterém skladě co uložit, abyste nemuseli běhat po každém náhradním díle? Jak včas doplnit zásoby, aby vás neplánované opravy nezaskočily? Pokud je zařízení hodně, je nemožné udržet veškerou technickou práci v hlavě a těžko na papíře. Zde přichází na pomoc MMS, neboli systém řízení údržby.
V MMS sestavujeme harmonogramy preventivních a opravárenských prací a skladujeme pokyny pro techniky. Ne všechna datová centra takový systém mají, mnozí to považují za příliš drahé řešení. Ale z vlastní zkušenosti jsme o tom přesvědčeni Není důležitý nástroj, ale přístup pracovat s informacemi. První systém jsme vytvořili v Excelu a postupně jsme z něj vyvinuli softwarový produkt.
S rozhodli jsme se podělit o své zkušenosti s vývojem vlastních MMS. Ukážu, jak se systém vyvíjel a jak pomohl zavést osvědčené postupy údržby. Alexey vám řekne, jak zdědil MMS, co se za tu dobu změnilo a jak systém nyní inženýrům usnadňuje život.
Jak jsme došli k vlastní MMS
Nejprve byly složky. Před 8-10 lety byly informace uchovávány v rozptýlené podobě. Po údržbě jsme podepisovali protokoly o provedených pracích, ukládali papírové originály do archivů a skenovali kopie v síťových složkách. Stejně tak byly informace o náhradních dílech: náhradních dílech, nářadí a příslušenství shromažďovány ve složkách členěných podle vybavení. Takto můžete žít, pokud pro tyto složky vytvoříte strukturu a úrovně přístupu.
Ale pak máte tři problémy:
- navigace: přepínání mezi různými složkami trvá dlouho. Pokud chcete vidět opravy konkrétního zařízení za několik let, budete muset hodně klikat.
- statistika: nebudete ji mít a bez ní je těžké předvídat, jak rychle se různé vybavení porouchá nebo kolik náhradních dílů naplánovat na příští rok.
- včasná reakce: nikdo vám nepřipomene, že komponenty již dochází a je třeba je znovu objednat. Není také zřejmé, že to není poprvé, co stejné zařízení selhalo.
Chvíli jsme takto ukládali dokumenty, ale pak jsme objevili Excel :)
MMS do Excelu. Postupem času se struktura dokumentace přesunula do Excelu. Vycházel ze seznamu zařízení, k němuž byly připojeny plány údržby, kontrolní seznamy a odkazy na osvědčení o dokončení práce:
V seznamu zařízení byly uvedeny hlavní charakteristiky a umístění v datovém centru:
Výsledkem je jakýsi navigátor, ze kterého rychle pochopíte, co se děje se zařízením a jeho údržbou. V případě potřeby se můžete na jednotlivé úkony podívat z plánu údržby pomocí odkazů:
Pokud svědomitě udržujete dokument v Excelu, je řešení docela vhodné pro malou serverovnu. Ale je to také dočasné. I když používáme jednu klimatizaci a provádíme údržbu jednou měsíčně, za pět let se nám nashromáždí stovky chyb a náš Excel bude bobtnat. Pokud přidáte další klimatizaci, jeden dieselový generátor, jeden UPS, musíte vytvořit několik listů a propojit je dohromady. Čím delší je příběh, tím obtížnější je okamžitě popadnout potřebné informace.
První „dospělý“ systém. V roce 2014 jsme prošli prvním auditem Management & Operations podle standardů Operational Sustainability od Uptime Institute. Prošli jsme téměř stejným Excelovým programem, ale během roku jsme jej výrazně vylepšili: přidali jsme odkazy na pokyny a kontrolní seznamy pro inženýry. Auditoři zjistili, že tento formát je docela funkční. Byli schopni sledovat všechny operace se zařízením a ujistili se, že informace jsou aktuální a procesy fungují. Audit pak prošel s velkým úspěchem a získal 92 bodů ze 100 možných.
Vyvstala otázka: jak žít dál. Rozhodli jsme se, že potřebujeme „seriózní“ MMS, podívali jsme se na několik placených programů, ale nakonec jsme se rozhodli napsat software sami. Stejný Excel byl použit jako rozšířená technická specifikace. Toto jsou úkoly, které jsme stanovili pro MMS.
Co jsme chtěli od MMS
Ve většině případů je MMS soubor adresářů a zpráv. Naše hierarchie adresářů vypadá asi takto:
Úplně první adresář nejvyšší úrovně je seznam budov: strojovny, sklady, kde se nachází zařízení.
Další přichází seznam strojního zařízení. Shromáždili jsme to podle následujících systémů:
- Klimatizační systém: klimatizace, chladiče, čerpadla.
- Systém napájení: UPS, dieselagregáty, rozvodnice.
Pro každé zařízení shromažďujeme základní údaje: typ, model, sériové číslo, údaje výrobce, rok výroby, datum uvedení do provozu, záruční dobu.
Když máme vyplněný seznam zařízení, sestavujeme jej program údržby: jak a jak často provádět údržbu. V programu údržby popisujeme soubor operací, například: vyměňte tuto baterii, upravte činnost konkrétního dílu a podobně. Operace popisujeme v samostatné referenční knize. Pokud se operace opakuje v různých programech, není třeba ji popisovat pokaždé znovu - jednoduše vezmeme hotovou z referenční knihy:
Operace „Změna nastavených hodnot teploty“ a „Výměna rychlospojek kabelů“ budou společné pro chladiče a klimatizační systémy stejného výrobce.
Nyní pro každé zařízení, které můžeme vytvořit plán údržby. Propojíme program údržby s konkrétním zařízením a systém sám vyhledá v programu, jak často je třeba údržbu provádět, a vypočítá dobu práce od data uvedení do provozu:
Přípravu takového rozvrhu můžete dokonce automatizovat pomocí vzorců Excelu.
Ne zcela zřejmý příběh: udržujeme samostatný adresář odložená práce. Rozvrh je rozvrh, ale všichni jsme živí lidé a chápeme, že se může stát cokoliv. Například spotřební materiál nedorazil včas a službu je třeba přeplánovat o týden. To je normální situace, pokud to sledujete. Vedeme statistiky o odložených a nedokončených pracích a snažíme se zajistit, aby zrušení údržby mělo tendenci k nule.
Pro každé zařízení jsou také vedeny statistiky nehody a neplánované opravy. Statistiky využíváme k plánování nákupů a hledání slabých míst v infrastruktuře. Pokud například třikrát za sebou shoří kompresor na stejném místě, je to signál k hledání příčiny poruchy.
Tato historie údržby a oprav se u konkrétní klimatizace nashromáždila za 4 roky.
Následující průvodce je Náhradní díly. Bere v úvahu, jaký spotřební materiál je pro zařízení potřeba, kde a v jakém množství je skladován. Zde také ukládáme informace o dodacích lhůtách, abychom mohli lépe plánovat příchody na sklad.
Počet náhradních dílů vypočítáme z roční statistiky oprav na jeden kus zařízení. U všech náhradních dílů uvádíme minimální zůstatek: jaké minimální náhradní díly jsou potřeba v každém zařízení. Pokud náhradní díly docházejí, zvýrazní se jejich množství v adresáři:
Minimální zůstatek snímačů vysokého tlaku by měl být alespoň dva, ale zbývá pouze jeden. Nyní je čas zadat objednávku.
Jakmile dorazí zásilka náhradních dílů, vyplníme adresář údaji z faktury a uvedeme místo uložení. Okamžitě vidíme aktuální zůstatek těchto náhradních dílů na skladě:
Vedeme samostatný adresář kontaktů. Zapisujeme do něj údaje dodavatelů a zhotovitelů, kteří provádějí údržbu:
Certifikáty a prověrky elektrické bezpečnosti jsou přiloženy ke kartě každého zhotovitele-inženýra. Při sestavování harmonogramu vidíme, kteří specialisté mají požadované povolení.
Od doby existence MMS se práce s povolením místa změnila. Přibyly například dokumenty s metodickými pokyny pro provádění údržby. Pokud se dříve soubor operací vešel do malého kontrolního seznamu, pak podrobné pokyny pokrývají vše: jak se připravit, jaké jsou potřebné podmínky atd.
Na příkladu vám řekne, jak celý proces nyní funguje. .
Jak funguje údržba v MMS?
Kdysi dávno dokončené práce byly dokumentovány dodatečně. Jednoduše jsme provedli údržbu a po ní podepsali potvrzení o provedení prací. Dělá to 99 % serverů, ale ze zkušenosti to nestačí. Abychom na nic nezapomněli, nejprve tvoříme pracovní povolení. Jedná se o dokument popisující práci a podmínky jejího provádění. Jakákoli údržba a oprava v našem systému začíná tím. Jak se to stane:
- Podíváme se na další plánované práce v harmonogramu údržby:
- Vytvoříme nové povolení. Vybíráme dodavatele údržby, který řídí proces z naší strany a koordinuje práce s námi. Uvedeme, kde a kdy bude práce probíhat, vybereme typ zařízení a program, kterým se budeme řídit:
- Po uložení karty přejděte na podrobnosti. Označíme zhotovitele a zkontrolujeme, zda má povolení k provedení požadovaných prací. Pokud oprávnění neexistuje, pole je zvýrazněno červeně a nemůžete zadat pracovní příkaz:
- Uvádíme konkrétní vybavení. V závislosti na typu práce jsou v programu údržby předepsány předběžné činnosti, například: objednání paliva na místo, naplánování úvodní instruktáže pro inženýry a upozornění kolegů Seznam činností se zobrazí automaticky, ale můžeme přidat vlastní položky , vše je poměrně flexibilní:
- Objednávku uložíme, odešleme schvalující osobě dopis a čekáme na její odpověď:
- Když technik dorazí, vytiskneme pracovní příkaz přímo ze systému.
- Pracovní příkaz obsahuje kontrolní seznam operací pro program údržby. Vedoucí práce v datovém centru řídí údržbu a zaškrtává políčka.
Na chvíli stačil krátký kontrolní seznam. Poté jsme zavedli metodické pokyny, popř MOP (metoda postupu). S pomocí takového dokumentu může každý certifikovaný technik zkontrolovat jakékoli zařízení.
Vše je popsáno co nejpodrobněji, až po šablony pro oznamovací dopisy a povětrnostní podmínky:
Vytištěný dokument vypadá takto:
Podle standardů Uptime Institute by takový MOP měl existovat pro všechny operace. Jedná se o poměrně velké množství dokumentace. Na základě zkušeností je doporučujeme vyvíjet postupně, například jeden MOP měsíčně.
- Po provedení práce inženýr vydá osvědčení o dokončení. Naskenujeme ji a přiložíme ke kartě spolu se skeny dalších dokumentů: povolení a MOP.
- V pracovním příkazu zaznamenáváme provedené práce:
- Karta vybavení obsahuje historii údržby:
Ukázali jsme, jak náš systém nyní funguje. Práce na MMS však nekončí: několik vylepšení je již naplánováno. Například nyní ukládáme mnoho informací do skenů. V budoucnu plánujeme bezpapírovou údržbu: připojit mobilní aplikaci, kde může technik zaškrtnout políčka a okamžitě uložit informace na kartu.
Na trhu je samozřejmě mnoho hotových produktů s podobnými funkcemi. Chtěli jsme ale ukázat, že i z malého excelovského souboru se dá vyvinout plnohodnotný produkt. Můžete to udělat sami nebo zapojit dodavatele, hlavní věcí je správný přístup. A nikdy není pozdě začít.
Zdroj: www.habr.com