Představte si, že máte plně vybavený serverový sál: několik desítek klimatizací, spoustu dieselových generátorů a záložních napájení. Aby „železo“ fungovalo správně, pravidelně kontrolujete jeho funkčnost a nezapomínáte na údržbu: provádíte zkušební spuštění, kontrolujete hladinu oleje a měníte součástky. I pro jeden server musí být uchováváno mnoho informací: registr zařízení, seznam spotřebního materiálu na skladě, plán údržby, a také záruka, smlouvy s dodavateli a subdodavateli.
Nyní vynásobíme počet sálů deseti. Objeví se otázky logistiky. Kde skladovat co, abyste nemuseli běhat za každou součástkou? Jak včas doplňovat zásoby, aby vás neplánovaná oprava nezaskočila? Pokud je zařízení hodně, není možné držet všechny technické práce v hlavě a na papíře je to složité. Zde přichází na pomoc MMS, neboli systém řízení údržby zařízení.
V MMS vytváříme plány preventivních a opravárenských prací, uchováváme pokyny pro techniky. Ne všechny datové centra mají takový systém, mnoho z nich považuje jeho zavedení za příliš nákladné řešení. Ale na základě našich zkušeností jsme zjistili, že důležité není nástroj, ale přístup k práci s informacemi. První systém jsme vytvořili v Excelu a postupně jsme jej vylepšovali na softwarový produkt.
Společně s jsme se rozhodli podělit o zkušenosti s rozvojem vlastní MMS. Ukážu, jak se systém vyvíjel a jak pomohl zavést nejlepší postupy údržby. Alexej nám poví, jak získal MMS jako dědictví, co se za tu dobu změnilo a jak systém nyní usnadňuje život technikům.
Jak jsme dospěli k vlastní MMS
Nejdříve byly jen složky. Před 8-10 lety byly informace uchovávány rozptýleně. Po technickém servisu jsme podepisovali protokoly o provedených pracích, uchovávali papírové originály v archivech a skenované kopie na síťových složkách. Stejným způsobem jsme ve složkách rozčleněných podle zařízení shromažďovali informace o náhradních dílech: o součástkách, nástrojích a příslušenství. Tak se dá žít, pokud pro tyto složky vytvoříte strukturu a úrovně přístupu.
Ale máte tři problémy:
- Navigace: trvá dlouho přepínat mezi různými složkami. Pokud chcete vidět opravy konkrétního vybavení za několik let, budete muset provést hodně kliknutí.
- Statistika: nebudete ji mít, a bez ní je obtížné předpovědět, jak rychle různá zařízení selhávají, nebo kolik ZI plánovat na příští rok.
- Včasná reakce: nikdo vám nepřipomene, že součástky se již blíží konci a je potřeba je znovu objednat. A navíc není jasné, že stejné zařízení selhává již podruhé.
Nějakou dobu jsme dokumenty uchovávali takto, ale poté jsme objevili Excel 🙂
MMS v Excelu. Postupně se struktura dokumentace přesunula do Excelu. Základem byl seznam zařízení, ke kterému jsme přidali plány údržby, kontrolní seznamy a odkazy na protokoly o vykonaných pracích:
V seznamu zařízení jsme uvedli základní charakteristiky a umístění v datovém centru:
Vznikl jakýsi navigátor, ze kterého lze rychle pochopit, co se s vybavením a jeho údržbou děje. Pokud je to nutné, je možné z plánu údržby nahlédnout do jednotlivých protokolů pomocí odkazů:
Pokud se pečlivě vede dokument v Excelu, je toto řešení zcela přijatelné pro malé serverovny. Ale je to stále dočasné. I když používáme jeden klimatizátor a provádíme údržbu jednou měsíčně, za pět let nahromadíme stovky chyb a naše excelka naroste. Pokud přidáme další klimatizátor, jeden dieselový generátor, jeden UPS, budeme potřebovat několik listů a navzájem je propojit. Čím delší je historie, tím obtížnější je rychle získat potřebné informace.
První "dospělý" systém. V roce 2014 jsme procházeli první audit Management & Operations podle standardů Operational Sustainability od Uptime Institute. Procházeli jsme téměř s tou samou excelkou, ale za rok jsme ji výrazně zdokonalili: přidali jsme odkazy na instrukce a kontrolní seznamy pro techniky. Auditoři považovali tento formát za zcela funkční. Dokázali sledovat všechny operace se zařízením a ujistili se, že informace jsou aktuální a procesy jsou nastaveny. Audit jsme tenkrát úspěšně prošli, získali jsme 92 bodů z 100 možných.
Nastala otázka: jak žít dál. Rozhodli jsme se, že potřebujeme "seriózní" MMS, podívali jsme se na několik placených programů, ale nakonec jsme se rozhodli napsat software sami. Ten Excel jsme využili jako rozvinuté technické zadání. Jaké úkoly jsme si kladli před MMS.
Co jsme od MMS chtěli
Ve většině případů je MMS soubor referenčních a reportovacích dokumentů. Naše hierarchie referencí vypadá přibližně takto:
Nejprve, nejvyšší úroveň referencí – to je seznam budov: strojních hal, skladů, kde je umístěno zařízení.
Dále následuje seznam technického vybavení. Shromáždili jsme jej podle systémů:
- Klimatizační systém: klimatizace, chladiče, čerpadla.
- Napájecí systém: UPS, dieselové generátory, rozvodné skříně.
Pro každé zařízení shromažďujeme základní data: typ, model, sériové číslo, údaje o výrobci, rok výroby, datum uvedení do provozu, záruční doba.
Jakmile naplníme seznam zařízení, sestavíme pro něj program údržby: jak a jak často provádět údržbu. V programu údržby popisujeme soubor operací, například: vyměnit tuto akumulátorovou baterii, nastavit provoz konkrétního dílu a tak dále. Operace popisujeme v samostatné referenci. Pokud se operace opakuje v různých programech, není nutné ji každou dobu znovu popisovat – jednoduše vezmeme hotovou z reference:
Operace „Změna nastavení teploty“ a „Výměna rychlospojky kabelu“ budou společné pro chladiče a klimatizační systémy jednoho výrobce.
Nyní můžeme pro každé zařízení vytvořit plán údržby. Propojujeme program údržby s konkrétním zařízením a systém sám zkontroluje v programu, jak často je třeba provádět údržbu, a vypočítá čas prací od data uvedení do provozu:
Sestavení takového plánu lze automatizovat i pomocí vzorců Excel.
Někdy to není zcela zřejmé: vedeme samostatnou referenci odložených prací. Plán je plán, ale všichni jsme lidé a chápeme, že se může stát cokoliv. Například spotřební materiál nedorazil včas a údržbu je třeba odložit o týden. To je normální situace, pokud ji sledujeme. O odložených a neprovedených pracích vedeme statistiku a snažíme se, aby zrušení údržby směřovalo k nule.
Také pro každé zařízení vedeme statistiku nehod a neplánovaných oprav.. Statistiku používáme k plánování nákupů a hledání slabých míst v infrastruktuře. Například pokud se na stejném místě třikrát po sobě spálí kompresor, je to signál hledat příčiny poruch.
Takový příběh o údržbě a opravách se za 4 roky nahromadil u konkrétního klimatizačního zařízení.
Další příručka – ZIP. Zohledňujeme, jaké spotřební materiály jsou potřebné pro zařízení, kde a v jakém množství jsou uloženy. Zde také uchováváme informace o dodacích lhůtách, abychom lépe plánovali dodávky na sklad.
Množství ZIP počítáme na základě roční statistiky oprav na jednu jednotku zařízení. Pro všechny ZIP uvádíme minimální zůstatek: kolik minimálních náhradních dílů je potřeba na každém objektu. Pokud se ZIP blíží k vyčerpání, jeho množství v příručce se zvýrazní:
Minimální zůstatek vysokotlakých senzorů musí být alespoň dva, ale zbývá jen jeden. Je čas provést objednávku.
Jakmile dorazí šarže ZIP, vyplníme příručku údaji z dodacího listu a uvedeme místo skladování. Okamžitě vidíme aktuální zůstatek těchto ZIP na skladu:
Samostatně vedeme příručku kontaktů. Zaznamenáváme do ní údaje o dodavatelích a dodavatelských firmách, které provádějí údržbu:
K kartě každého dodavatele-inženýra jsou připojeny certifikáty a skupiny přístupu k elektrické bezpečnosti. Při sestavování harmonogramu se můžeme podívat, kdo ze specialistů má potřebnou licenci.
Během existence MMS se práce s licenci na areál změnila. Například se objevily dokumenty s metodickými pokyny k provádění údržby. Zatímco dříve byl soubor operací soustředěn do malé kontrolního seznamu, podrobné pokyny nyní zohledňují všechno: jak se připravit, jaké podmínky jsou potřeba, a tak dále.
Jak je celý proces nyní uspořádán, osvětlí příklad .
Jak probíhá údržba v MMS
Kdysi dávno byly provedené práce dokumentovány až po faktu. Jednoduše jsme provedli údržbu a po ní podepsali protokol o provedených pracích. Tak to dělá 99 % serverových, ale z zkušenosti to nestačí. Abychom na nic nezapomněli, nejprve sestavujeme příkaz k provedení práce. To je dokument s popisem prací a podmínkami jejich provedení. Jakákoli údržba a opravy v našem systému začínají tímto. Jak to probíhá:
- Díváme se na nejbližší naplánované práce v harmonogramu údržby:
- Vytváříme nový pracovní příkaz. Volíme dodavatele na údržbu, který řídí proces z naší strany a schvaluje práce u nás. Uvádíme, kde a kdy se budou práce konat, vybíráme typ zařízení a program, podle kterého budeme postupovat:
- Po uložení karty přecházíme k detailům. Uvádíme zhotovitele a kontrolujeme, zda má potřebné oprávnění k vykonávání prací. Pokud oprávnění není, pole se zvýrazní červeně a pracovní příkaz nelze vydat:
- Uvádíme konkrétní zařízení. V závislosti na typu prací v programu údržby jsou uvedeny předběžné činnosti, například: objednat palivo na místo, naplánovat úvodní školení inženýrů a informovat kolegy. Seznam činností se objeví automaticky, ale můžeme přidat i své body, vše je dost flexibilní:
- Ukládáme příkaz, posíláme e-mail ke schválení a čekáme na jeho odpověď:
- Při příjezdu inženýra tiskneme příkaz přímo ze systému.
- V příkazu je kontrolní seznam operací pro program údržby. Vedoucí prací v datovém centru kontroluje údržbu a zaškrtává položky.
Nějakou dobu stačil krátký kontrolní seznam. Pak jsme zavedli metodické pokyny, nebo MOP (metodika postupu). S pomocí takového dokumentu může jakýkoli certifikovaný inženýr provést kontrolu jakéhokoli zařízení.
Vše je podrobně popsáno, až po vzory oznamovacích e-mailů a podmínky počasí:
Tisknutý dokument vypadá takto:
Podle standardů Uptime Institute by měl být tento MOP pro všechny operace. Je to poměrně velký objem dokumentace. Na základě zkušenosti doporučujeme vypracovávat je postupně, například po jednom MOP za měsíc.
- Po provedení prací inženýr vydává protokol o provedených pracích. Ten oskenujeme a připojíme k kartě spolu se skeny dalších dokumentů: pracovního povolení a MOP.
- V příkazu zaznamenáváme provedené práce:
- V kartě zařízení se uchovala historie údržby:
Ukázali jsme, jak naše systém funguje v současnosti. Ale práce na MMS nekončí: již bylo naplánováno několik vylepšení. Například v současnosti uchováváme mnoho informací ve skenech. V budoucnu plánujeme provádět údržbu bez papíru: připojit mobilní aplikaci, kde inženýr může zaškrtávat a okamžitě uložit informace do karty.
Samozřejmě, na trhu je mnoho hotových produktů s podobnými funkcemi. Ale chtěli jsme ukázat, že i malou tabulku v Excelu lze vyvinout v plnohodnotný produkt. Můžete to udělat sami nebo oslovit dodavatele, hlavní je mít správný přístup. A nikdy není pozdě začít.
Zdroj: habr.com
