Historie e-mailu sahá několik desetiletí zpět. Během této doby tento standard podnikové komunikace nejenže nezastaral, ale každým rokem se stává stále populárnějším díky zavádění systémů spolupráce v různých podnicích, které jsou zpravidla založeny speciálně na e-mailu. Kvůli nedostatečné efektivitě e-mailu jej však stále více uživatelů opouští ve prospěch textových chatů, hlasových a videohovorů a videokonferencí. Takové způsoby firemní komunikace pomáhají zaměstnancům ušetřit spoustu času a ve výsledku jsou efektivnější a přinášejí firmě více peněz.
Používání chatů a video komunikace k řešení pracovních problémů však často vede ke vzniku nových hrozeb pro informační bezpečnost podniku. Faktem je, že při absenci vhodného podnikového řešení mohou zaměstnanci samostatně začít korespondovat a komunikovat ve veřejných službách, což může vést k úniku důležitých informací. Na druhou stranu není vedení podniku vždy ochotno vyčlenit finanční prostředky na implementaci podnikových platforem pro videokonference a chaty, protože mnozí jsou přesvědčeni, že více odvádějí pozornost zaměstnanců od práce než zvyšují jejich efektivitu. Východiskem z této situace by mohlo být nasazení firemního chatu a videokonferencí založených na stávajících informačních systémech. Ti, kteří používají Zimbra Collaboration Suite Open-Source Edition jako platformu pro spolupráci, mohou vyřešit problém vytváření firemního chatu a videokonferencí se Zextras Team, což je řešení, které do Zimbra OSE přidává spoustu nových funkcí souvisejících s podnikovou online komunikací.
Zextras Team přichází ve dvou edicích: Zextras Team Basic a Zextras Team Pro a liší se sadou poskytovaných funkcí. První možnost doručení je zcela zdarma a umožňuje vám organizovat textové chaty ve formátech jeden na jednoho i skupinový chat a také videochaty a audiohovory jeden na jednoho založené na Zimbra OSE. V tomto případě budou všechny tyto funkce dostupné přímo z webového klienta Zimbra OSE. Uživatelé Zextras Team Basic mohou navíc využívat mobilní aplikaci dostupnou na platformách iOS a Android. Tyto aplikace vám umožní přístup k soukromým a textovým chatům a v budoucnu vám umožní uskutečňovat videohovory. Okamžitě poznamenejme, že pro videohovory a audiohovory budou uživatelé Zextras Team potřebovat správně fungující webovou kameru a/nebo mikrofon.
Ale Zextras Team Pro poskytuje mnohem bohatší funkce. Kromě již uvedených schopností budou mít uživatelé Zextras Team možnost vytvářet videokonference pro velký počet zaměstnanců. To vám umožní pořádat schůzky mezi zaměstnanci, kteří se geograficky nacházejí na různých místech, a tím ušetřit čas, který byl dříve věnován shromažďování účastníků schůzky v jedné místnosti, a věnovat jej hlubšímu studiu problémů nebo řešení konkrétních pracovních úkolů.
Zextras Team Pro také umožňuje vytvářet virtuální prostory a virtuální schůzky pro zaměstnance. Prostor může obsahovat několik zasedacích místností najednou, ve kterých mohou různí účastníci prostoru diskutovat o společných tématech. Vezměme si například podnik, který má obchodní oddělení o 16 lidech. Z toho 5 zaměstnanců pracuje v b2c prodeji, 5 zaměstnanců provádí b2b prodej a dalších 5 zaměstnanců pracuje v b2g. Celé oddělení vede vedoucí obchodního oddělení.
Vzhledem k tomu, že všichni zaměstnanci pracují ve stejném oddělení, bylo by moudré vytvořit pro ně společný prostor k prodiskutování všech témat, která se týkají každého pracovníka prodeje. Často se přitom objevují témata, která se týkají pouze oddělení pracujícího např. s b2b. Zaměstnanci obchodního oddělení, kteří pracují v jiných oblastech, se samozřejmě nemusí účastnit diskusí na taková témata, ale vedoucí oddělení by se měl účastnit jednání každého oddělení. Proto je možné v rámci prostoru přiděleného pro potřeby obchodního oddělení pro každý směr vyčlenit samostatné virtuální schůzky, aby na každém z nich mohli zaměstnanci komunikovat mezi sebou i s vedoucím oddělení. Sám manažer přitom bude mít všechny tři virtuální schůzky pohodlně shromážděné v samostatném prostoru. A pokud uvážíte, že veškerá komunikace probíhá na serverech společnosti a data se z nich nikam nepřenášejí, lze takové chaty z hlediska bezpečnosti informací označit za docela bezpečné. Kromě obchodního oddělení lze koncept prostor a virtuálních zasedacích místností aplikovat na celý podnik.
Kromě videokonferencí jsou uživatelům k dispozici také audiohovory. Kromě toho, že mnohem méně zatěžují komunikační kanály, mnoho zaměstnanců se často stydí komunikovat ve formátu videa a často dokonce zakrývají webovou kameru na svých laptopech.
Kromě videochatů a audiohovorů se zaměstnanci vám Zextras Team umožňuje vytvářet videochaty a audiohovory s jakýmkoli uživatelem, který není zaměstnancem podniku, vygenerováním a odesláním speciálního odkazu pro připojení ke schůzce. Protože Zextras Team vyžaduje pouze moderní prohlížeč, můžete pomocí této funkce vždy rychle komunikovat s klientem nebo protistranou v případech, kdy by běžná korespondence zabrala příliš mnoho času. Zextras Team navíc podporuje sdílení souborů, které si zaměstnanci mohou posílat přímo během videohovoru nebo textové konverzace.
Nelze nezmínit speciální mobilní aplikaci Zextras Team, která umožňuje zaměstnancům účastnit se firemních chatů, i když nejsou na svém pracovišti. Aplikace je k dispozici pro platformy iOS a Android a v současné době umožňuje uživatelům:
- Provádějte korespondenci přijímáním a odesíláním zpráv na vašem smartphonu
- Vytvářejte, mažte a připojujte se k soukromým chatům
- Vytvářejte, mažte a připojujte se ke skupinovým chatům
- Připojte se k virtuálním prostorům a konverzacím a také je vytvořte a odstraňte
- Pozvěte uživatele do virtuálních prostorů a konverzací, nebo je z nich naopak odeberte
- Přijímat oznámení push a navázat zabezpečené spojení s podnikovým serverem.
V budoucnu aplikace přidá možnosti pro soukromou video komunikaci, stejně jako videokonference a funkci sdílení souborů.
Další zajímavou funkcí Zextras Teamu je možnost vysílat obsah obrazovky počítače v reálném čase a také přenést kontrolu nad ní na jiného uživatele. Tato funkce může být velmi užitečná při vedení školicích webinářů, při kterých je nutné seznámit zaměstnance s novým rozhraním. Tato funkce může také pomoci podnikovému IT oddělení pomoci zaměstnancům řešit problémy s jejich počítači bez fyzické přítomnosti IT pracovníka.
Zextras Team je tedy kompletním řešením pro organizování pohodlné online komunikace mezi zaměstnanci v rámci podnikové interní sítě i mimo ni. Vzhledem k tomu, že Zextras Backup je schopen kompletně zálohovat všechny informace, které jsou generovány v Zextras Team, informace odtamtud se nikam neztratí a v závislosti na závažnosti bezpečnostních politik bude správce systému schopen samostatně konfigurovat různá omezení pro uživatele.
Se všemi dotazy týkajícími se Zextras Suite můžete kontaktovat zástupkyni Zextras Ekaterinu Triandafilidi e-mailem [chráněno e-mailem]
Zdroj: www.habr.com