Častou chybou začínajících obchodníků je, že nevěnují dostatečnou pozornost sběru a analýze dat, optimalizaci pracovních procesů a sledování klíčových ukazatelů. To má za následek sníženou produktivitu a neoptimální plýtvání časem a zdroji. Když jsou procesy špatné, musíte stejné chyby opravit několikrát. S rostoucím počtem klientů se služba zhoršuje a bez analýzy dat není jasné, co je třeba zlepšit. V důsledku toho jsou rozhodnutí přijímána z rozmaru.
Aby bylo moderní podnikání konkurenceschopné, musí mít kromě kvalitních produktů a služeb transparentní procesy a shromažďovat analytická data. Bez toho je těžké pochopit skutečný stav věcí v podnikání a dělat správná rozhodnutí. Proto je důležité mít ve svém arzenálu potřebné nástroje, které se nejen pohodlně používají, ale také vám umožní zjednodušit vaši práci a vytvořit co nejtransparentnější procesy.
V dnešní době existuje obrovské množství nástrojů a řešení. Ale většina podnikatelů je nepoužívá, protože buď v nich nevidí hodnotu, nebo nechápou, jak je používat, nebo jsou drahé, složité nebo o 100500 XNUMX více. Ale ti, kteří na to přišli, našli nebo vytvořili takové nástroje pro sebe, už mají ve střednědobém horizontu výhodu.
Již více než 10 let vytvářím IT produkty a řešení, která pomáhají firmám zvyšovat zisk pomocí automatizace a digitální transformace procesů. Pomohl jsem založit desítky startupů a vytvořil desítky online nástrojů, které používají statisíce lidí po celém světě.
Zde je jeden z dobrých příkladů z mé praxe, který ukazuje výhody digitální transformace. Pro jednu malou americkou advokátní kancelář jsme s mým týmem vytvořili nástroj pro generování právních dokumentů, který umožnil právníkům generovat dokumenty rychleji. A později, po rozšíření funkčnosti tohoto nástroje, jsme vytvořili online službu a kompletně transformovali společnost. Nyní obsluhují zákazníky nejen ve svém městě, ale po celé republice. Během tří let se kapitalizace společnosti několikrát zvýšila.
V tomto článku se s vámi podělím o reálné zkušenosti s vytvořením transparentního systému sledování klíčových obchodních ukazatelů. Pokusím se vštípit hodnotu používání digitálních řešení, ukážu, že to není těžké a ne vždy drahé. Tak pojďme!
Jak to všechno začalo
Pokud chcete mít něco, co jste nikdy neměli, budete muset udělat něco, co jste nikdy neudělali.
Coco Chanel
Manželka byla unavená z mateřské dovolené a rozhodli jsme se otevřít malý podnik - dětskou hernu. Jelikož mám vlastní firmu, stará se o hernu výhradně moje žena a já pomáhám se strategickými záležitostmi a rozvojem.
Podrobnosti o otevření podniku jsou úplně jiný příběh, ale ve fázi sběru dat a analýzy konkurentů jsme kromě zdůraznění specifických problémů tohoto podnikání věnovali pozornost problémům interních procesů, se kterými se většina konkurentů nepotýkala. .
K mému překvapení v XNUMX. století téměř nikdo nevedl CRM v jakékoli podobě, mnozí si vedli záznamy písemně, v noteboocích. Sami majitelé si přitom stěžovali, že zaměstnanci kradou, chybují při počítání a musí trávit spoustu času přepočítáváním a kontrolou se zápisy v účetní knize, ztrácí se údaje o rezervacích a zálohách, klienti odcházejí z neznámých důvodů. jim.
Analýzou nasbíraných dat jsme si uvědomili, že nechceme opakovat jejich chyby a potřebujeme transparentní systém, který tato rizika sníží na minimum. Nejprve jsme začali hledat hotová řešení, ale nenašli jsme taková, která by plně vyhovovala našim požadavkům. A pak jsem se rozhodl udělat si vlastní systém, i když ne ideální, ale fungující a levný (téměř zdarma).
Při výběru nástroje jsem bral v úvahu následující kritéria: měl by být levný, měl by být flexibilní a dostupný a měl by být snadno použitelný. Dokázal bych napsat plnohodnotný, výkonný a drahý systém pro tento byznys, ale měli jsme málo času a malý rozpočet, navíc jsme úplně nechápali, jestli náš projekt bude fungovat, a bylo by nerozumné utrácet spoustu zdrojů tento systém. Proto jsem se v době testování hypotézy rozhodl začít s MVP (Minimum Viable Product - minimální životaschopný produkt) a udělat funkční verzi v co nejkratším čase s minimální investicí a časem ji dodělat nebo předělat.
Ve výsledku moje volba padla na služby Google (Disk, Tabulky, Kalendář). Hlavním zdrojem vstupních/výstupních informací jsou Tabulky Google, protože moje žena má zkušenosti s prací s tabulkami, může v případě potřeby provádět změny sama. Počítal jsem i s tím, že nástroj využijí i zaměstnanci, kteří možná nebudou moc zběhlí v ovládání počítače a naučit je zadávat data do tabulky bude mnohem jednodušší, než je naučit pracovat s nějakými specializovanými program jako 1C.
Data zadávaná do tabulek se mění v reálném čase, to znamená, že kdykoli vidíte situaci ve společnosti, je zabudována bezpečnost, můžete omezit přístup na určité osoby.
Vývoj architektury a datové struktury
Dětská herna poskytuje několik základních služeb.
- Standardní návštěva — když si klient kupuje čas strávený v dětské herně.
- Prohlídka pod dohledem — když si klient kupuje čas strávený v dětské herně a připlácí si za dohled. To znamená, že klient může opustit dítě a věnovat se své práci a pokojový pracovník bude dítě sledovat a hrát si s ním během nepřítomnosti rodiče.
- Otevřené narozeniny — klient si pronajme samostatný stůl pro jídlo a usazení hostů a zaplatí standardní návštěvu herny, přičemž místnost funguje jako obvykle.
- Uzavřené narozeniny — klient si pronajímá celý prostor, po dobu pronájmu pokoj nepřijímá další klienty.
Je důležité, aby majitel věděl, kolik lidí místnost navštívilo, kolik jim bylo let, kolik času strávili, kolik peněz vydělali, kolik tam byly výdaje (často se stává, že správce potřebuje něco koupit nebo zaplatit za něco, například doručení nebo vodu), Kolik bylo narozenin?
Jako každý IT projekt jsem začal promyšlením architektury budoucího systému a vypracováním datové struktury. Vzhledem k tomu, že manželka má na starosti obchod, ví vše, co potřebuje vidět, ovládat a ovládat, a tak vystupovala jako zákazník. Společně jsme provedli brainstorming a sestavili požadavky na systém, na základě kterých jsem promyslel funkčnost systému a vytvořil následující strukturu souborů a složek na Disku Google:
Dokument „Souhrn“ obsahuje obecné informace o společnosti: příjmy, výdaje, analýzy
Doklad Výdaje obsahuje informace o měsíčních výdajích společnosti. Pro větší transparentnost rozděleno do kategorií: kancelářské výdaje, daně, personální výdaje, reklamní výdaje, ostatní výdaje.
měsíční výdaje
Souhrnná tabulka výdajů za rok
Složka Příjem obsahuje 12 souborů Tabulek Google, jeden pro každý měsíc. To jsou hlavní pracovní dokumenty, které zaměstnanci každý den vyplňují. Obsahují povinnou kartu dashboard a karty pro každý pracovní den. Karta dashboard zobrazuje všechny potřebné informace pro aktuální měsíc pro rychlé pochopení záležitostí a také umožňuje nastavit ceny a přidat služby.
Karta Dashboard
Denní karta
V procesu rozvoje podnikání se začaly objevovat další potřeby v podobě slev, předplatného, doplňkových služeb a akcí. To vše jsme časem také implementovali, ale tento příklad ukazuje základní verzi systému.
Vytvoření funkčnosti
Poté, co jsem zjistil hlavní indikátory, vypracoval architekturu a výměnu dat mezi subjekty, začal jsem s implementací. První věc, kterou jsem udělal, bylo vytvoření dokumentu Google Sheet ve složce Příjmy. Vytvořil jsem v něm dvě záložky: dashboard a první den v měsíci, do kterých jsem přidal následující tabulku.
Hlavní pracovní list
Toto je hlavní list, se kterým bude správce pracovat. Stačí vyplnit povinná pole (označená červeně) a systém automaticky spočítá všechny potřebné ukazatele.
Pro snížení chyb při zadávání a pohodlí bylo implementováno pole „Typ návštěvy“ jako rozevírací seznam poskytovaných služeb, který můžeme upravovat na stránce řídicího panelu. Za tímto účelem do těchto buněk přidáme ověření dat a označíme rozsah, ze kterého mají být data převzata.
Abych omezil lidskou chybu ve výpočtech, přidal jsem automatický výpočet hodin, které klient strávil na pokoji, a dlužné částky.
K tomu musí Administrátor jednoduše označit čas příjezdu klienta (sloupec E) a čas odjezdu (sloupec F) ve formátu HH: MM. Pro výpočet celkového času, který klient stráví v herně, používám tento vzorec:
=IF(ISBLANK($F8); ""; $F8-$E8)Pro automatický výpočet množství peněz za využívání služeb jsme museli použít složitější vzorec, protože cena za hodinu se může lišit v závislosti na typu služby. Proto jsem musel svázat data s tabulkou služeb na stránce dashboard pomocí funkce QUERY:
=ROUNDDOWN(G4*24*IFERROR(QUERY(dashboard!$G$2:$H$5; "Select H where G = '"& $D4 & "'");0)Kromě hlavních akcí jsem přidal další funkce pro odstranění nežádoucích chyb IFERROR nebo ISBLANK a také funkci ROUNDDOWN - abych se netrápil maličkostmi, zaokrouhlil jsem výslednou částku dolů, směrem ke klientovi.
Kromě hlavního příjmu (doba pronájmu) je v dětské herně přivýdělek ve formě služeb nebo prodeje hraček a zaměstnanci vynakládají drobné výdaje, například platí za pitnou vodu nebo kupují sladkosti za komplimenty, to vše je také třeba vzít v úvahu.
Proto jsem přidal další dvě tabulky, do kterých budeme tyto údaje zaznamenávat:
Pro snazší práci se znaménky jsem je vybarvil a do buněk přidal podmíněné formátování.
Hlavní tabulky jsou připraveny, nyní je třeba umístit hlavní ukazatele do samostatné tabulky, abyste jasně viděli, kolik jste za den vydělali a kolik z těchto peněz je v pokladně a kolik je na kartě.
Pro sečtení peněz podle typu platby jsem opět použil funkci QUERY:
=QUERY(I8:J;"SELECT sum(J) WHERE I='Наличка'"» и «=QUERY(I8:J;"SELECT sum(J) WHERE I='Карта'")Na konci pracovního dne musí administrátor pouze dvakrát zkontrolovat tržbu a nemusí provádět ruční přepočet. Do práce navíc člověka nenutíme a majitel se může na situaci kdykoliv podívat a kontrolovat.
Všechny potřebné tabulky jsou připraveny, nyní pouze duplikujeme kartu pro každý den, očíslujeme ji a získáme následující.
Skvělý! Téměř vše je připraveno, zbývá pouze zobrazit všechny hlavní ukazatele pro daný měsíc na záložce dashboard.
Chcete-li získat celkový příjem za měsíc, můžete napsat následující vzorec
='1'!D1+'2'!D1+'3'!D1+'4'!D1+'5'!D1+'6'!D1+'7'!D1+'8'!D1+'9'!D1+'10'!D1+'11'!D1+
'12'!D1+'13'!D1+'14'!D1+'15'!D1+'16'!D1+'17'!D1+'18'!D1+'19'!D1+'20'!D1+'21'!D1+
'22'!D1+'23'!D1+'24'!D1+'25'!D1+'26'!D1+'27'!D1+'28'!D1+'29'!D1+'30'!D1+'31'!D1kde D1 je buňka s denními příjmy a '1', '2' a tak dále jsou název karty. Úplně stejným způsobem získávám údaje o dalších příjmech a výdajích.
Pro přehlednost jsem se rozhodl zobrazit celkovou ziskovost podle kategorií. K tomu jsem musel složitě vybírat a seskupovat ze všech karet a následně filtrovat a odstraňovat prázdné a nepotřebné řádky.
Ziskovost podle kategorií
Hlavní nástroj pro účtování příjmů je připraven, nyní pouze duplikujeme soubor pro každý měsíc v roce.
Poté, co jsem vytvořil nástroj pro účetnictví a sledování příjmů, pustil jsem se do tvorby tabulky výdajů, ve které budeme zohledňovat všechny měsíční výdaje: nájem, mzdy, daně, nákup zboží a další výdaje.
Ve složce aktuálního roku jsem vytvořil dokument Google Sheet a přidal k němu 13 karet, řídicí panel a dvanáct měsíců.
Karta Dashboard
Pro přehlednost jsem v záložce dashboard shrnul všechny potřebné informace o finančních výdajích za daný rok.
A v každé měsíční záložce jsem vytvořil tabulku, ve které budeme sledovat všechny hotovostní výdaje společnosti podle kategorií.
Karta Měsíc
Ukázalo se, že je to velmi pohodlné, nyní můžete vidět a ovládat všechny náklady společnosti a v případě potřeby se podívat na historii a dokonce provádět analýzy.
Vzhledem k tomu, že informace o příjmech a výdajích jsou umístěny v různých souborech a není příliš pohodlné je sledovat, rozhodl jsem se vytvořit jeden soubor, do kterého jsem sestavil všechny relevantní informace potřebné pro majitele k řízení a řízení firmy. Tento soubor jsem pojmenoval „Souhrn“.
kontingenční tabulka
V tomto souboru jsem vytvořil tabulku, která přijímá měsíční data z tabulek, k tomu jsem použil standardní funkci:
=IMPORTRANGE("url";"dashboard!$B$1")kde jako první argument předám ID dokumentu a jako druhý parametr importovaný rozsah.
Pak jsem sestavil roční bilanci: kolik se vydělalo, kolik se utratilo, jaký byl zisk, ziskovost. Vizualizoval potřebná data.
A pro pohodlí, aby majitel firmy viděl všechna data na jednom místě a neprobíhal soubory, jsem integroval možnost vybrat si libovolný měsíc v roce a zobrazit klíčové ukazatele v reálném čase.
Za tímto účelem jsem vytvořil propojení mezi měsícem a ID dokumentu
Poté jsem vytvořil rozevírací seznam pomocí „Data -> Ověření dat“, specifikoval rozsah odkazu a nakonfiguroval import s dynamickým odkazem na dokument
=IMPORTRANGE("'"& QUERY(O2:P13;"SELECT P WHERE O ='"& K7 &"'") &"'"; "dashboard!$A1:$B8")Závěr
Jak vidíte, zlepšení procesů ve vašem podnikání není tak obtížné, jak by se mohlo zdát, a nepotřebujete k tomu žádné super dovednosti. Tento systém má samozřejmě spoustu nedostatků a jak se firma rozrůstá, nebude možné jej používat, ale pro malou firmu nebo na začátku při testování hypotézy je to vynikající řešení.
Tato herna na tomto řešení pracuje již třetím rokem a teprve letos, kdy již jasně rozumíme všem procesům, známe našeho klienta a trh. Rozhodli jsme se vytvořit plnohodnotný online nástroj pro řízení obchodu.
PS
Používání Tabulek Google ke sledování vaší firmy není příliš pohodlné, zejména z telefonu. Takže jsem udělal , který zobrazuje všechny klíčové obchodní ukazatele v reálném čase v pohodlném formátu
Zdroj: www.habr.com