Párkrát jsme psali o tom, jak naše technologie pomáhají a dokonce zpracovávat informace z jakýchkoli typů dokumentů a zadávat data do účetních systémů. Dnes vám ukážeme, jak jsme implementovali v – největším dodavateli tepla a teplé vody v Moskvě.
Představte si, že jste obyčejný účetní. Chápeme, že to není jednoduché, ale přesto se to pokuste. Každý den dostáváte obrovské množství papírových faktur, dodacích listů, osvědčení a tak dále. A zejména v týdnech před termínem podávání zpráv. Všechny údaje a částky je třeba rychle a pečlivě zkontrolovat, znovu napsat a zadat do účetního systému, manuálně provést transakce a odeslat dokumenty do archivu, aby je bylo možné včas předložit k přezkoumání interním auditorům, daňovému úřadu, orgánům tarifní regulace a dalším. Je to složité? Ano, ale to je letitá obchodní praxe, která existuje v mnoha firmách. Společně s MOÉK jsme zjednodušili tuto únavnou práci a učinili ji pohodlnější. Pokud máte zájem, jak to probíhalo, vítejte níže.
Na fotografii – moskevská TČE-21, největší výrobce tepelné energie v Evropě. Teplo vyrobené na této stanici dodává MOÉK 3 milionům obyvatel severního Moskvy. .
MOÉK má v Moskvě více než deset poboček. Obsluhují 15 811 km tepelných sítí, 94 tepelných stanic a kotelen, 10 000 tepelných bodů a 24 čerpacích stanic, a navíc budují a nastavují nové systémy zásobování teplem. Společnost nakupuje mnoho zařízení a služeb pro svou činnost: . Opracováním dokumentů v každém jednotlivém oddělení, které iniciuje nákup, se zabývají speciální zaměstnanci – garanti smluv.
Jak funguje uzavření smluv ve velké společnosti? Když kurátoři uzavírají smlouvu, dostávají od partnerů řadu důležitých papírových dokumentů: dodací listy, protokoly o poskytnutí služeb, faktury, osvědčení a další. Obvykle kurátor skenuje obchodní dokumenty a poté přikládá skeny k objednávce v systému řízení podnikových zdrojů. Finanční kontrolor ručně kontroluje všechna data. Poté kurátor odváží originály dokumentů do účetnictví. Nebo se o to stará kurýr, a pak může pohyb dokumentů trvat déle — od několika hodin do několika dní.
A vše by bylo v pořádku, ale, jako v mnoha jiných společnostech:
- Dokumenty mohou do účetnictví dorazit několik dní před termínem podání zprávy. Pak musí účetní trávit dny a noci na pracovním místě. Je nutné ručně zkontrolovat, zda jsou všechny faktury, dodací listy a další správně vyplněny. Pokud je vše správně, zaměstnanec přepisuje data do účetního systému a provádí zaúčtování. Většinu času účetních zabírá přepisování dat — údajů, částek, dat, čísel zboží atd. Z toho vyplývá riziko chyby.
- Dokumenty mohou přijít již s chybami. A někdy chybí některé faktury nebo osvědčení. Někdy se to zjistí v posledních dnech před podáním zprávy. Z tohoto důvodu se lhůty schvalování dokumentů mohou prodlužovat.
- Po provedení zaúčtování účetní uchovávají dodací listy, faktury a protokoly v různých papírových a elektronických archivech. Proč to způsobuje potíže? Například MOEK pracuje s tarify, a proto je povinna pravidelně podávat zprávy o svých nákladech před výkonnými orgány. A když do účetnictví přijde další státní nebo daňová kontrola, zaměstnanci musí dlouho hledat dokumenty.
Jak dříve vypadala schéma práce účetnictví MOEK:
MOEK jako první v energetickém odvětví se rozhodla přestavět a zjednodušit toto schéma, aby mohla rychleji uzavírat obchody a podávat zprávy, lépe hodnotit tržní změny při nákupech a plánovat svou finanční strategii. Sám, osaměle, změnit mnohaletou zavedenou schému práce účetnictví nebylo snadné, proto se společnost rozhodla transformovat ji společně se partnerem – ABBYY.
Řečeno, uděláno
Tým specialistů ABBYY implementoval do MOEK univerzální platformu pro inteligentní zpracování informací a nakonfiguroval:
- flexibilní popisy (šablony pro extrakci dat) pro zpracování dokumentů. O tom, co to je a k čemu je to potřebné, jsme podrobně psali na Habru a . MOEK pomocí řešení zpracovává více než 30 typů dokumentů (například protokol o dodávce vybavení nebo protokol o provizních platbách) a extrahuje z nich více než 50 atributů (číslo dokumentu, konečná částka včetně DPH, název kupujícího, prodávajícího, dodavatele, množství zboží atd.);
- konektor pro provádění kontrol a export dat, který propojil ABBYY FlexiCapture, SAP a OpenText. Díky konektoru je nyní možná automatická kontrola dat z objednávky a smlouvy podle různých rejstříků. O tom se zmíníme níže;
- export dokumentů do elektronického archivu na bázi OpenText. Nyní jsou všechny skeny dokumentů uloženy na jednom místě;
- koncepty účetních zápisů v SAP ERP s odkazy na skenované obrazy dokumentů.
Poté zaměstnanci ABBYY a MOEK vyvinuli formulář pro vyhledávání, aby účetní mohl během sekundy najít důležité faktury v elektronickém archivu podle jakéhokoli atributu a poskytovat je k prověrce daňovými úřady.
Vyhledávání je možné podle 26 různých kritérií (obrázek je klikací):
Poté, co MOEK úspěšně otestoval celý systém, byl uveden do provozu. Celý projekt, včetně schvalování, upřesnění a úprav, byl realizován za 10 měsíců.
Pracovní schéma po implementaci ABBYY FlexiCapture:
Zdá se vám, že se nic nezměnilo? Ano, obchodní proces zůstal stejný, jen většinu funkcí nyní vykonává stroj.
Zápis, ať se stane!
Jak se situace má nyní? Představme si, že správce smlouvy obdržel soubor prvotních dokumentů k transakci na dodávku čerpadel pro TDP, nebo například k výstavbě teplovodů. Specialistovi už není potřeba sám kontrolovat úplnost a obsah dokumentů, volat kurýra a posílat originály dokumentů do účetnictví. Správce jednoduše naskenuje podepsaný soubor prvotních dokumentů a dále se věnují technologii.
Pomocí systému síťového skenování zaměstnanec posílá skeny ve formátu TIFF nebo PDF do své pracovny nebo na e-mail. Poté otevře webovou stanici vstupu ABBYY FlexiCapture a vybere typ souboru dokumentů pro zpracování. Například 'nákup prací/služeb s provizí', 'příjem materiálně-technických prostředků (MTP)' nebo 'evidenci majetku'.
Typ souboru závisí na počtu a typech potřebných dokumentů a údajů, které musí systém klasifikovat, rozpoznat a ověřit.
Kurátor nahrává skeny k rozpoznání. Systém automaticky kontroluje přítomnost všech dokumentů, obsah každého dokumentu a na serveru dochází k rozpoznávání údajů – dat smlouvy, částky, adresy, IČ, DIČ a dalších informací. Mimochodem, MOEK je první energetická společnost v Rusku, která využívá takový přístup.
Pokud kurátor nahrál ne všechny dokumenty nebo v nějakém dodacím listě nejsou uvedeny všechny údaje, systém to zaznamená a ihned požádá zaměstnance o opravu chyby:
Systém upozorňuje a žádá o přidání chybějících dokumentů (dále jsou screenshoty klikatelné):
Systém zjistil, že dokument je po termínu:
Tímto způsobem zaměstnanci už nemusí posuzovat, zda je dokument správně vyplněný. Pokud je vše správně, většina kontrol dat se provádí přímo na webové stanici vstupu automaticky. Stačí zadat číslo objednávky uvedené v SAP ERP. Poté dochází k porovnání rozpoznaných dat s informacemi zpracovávanými v SAP: IČ a DIČ dodavatele, čísla a částky smlouvy, DPH, nomenklatura zboží nebo služeb. Zpracování a ověření jednoho dokumentu trvá jen pár minut.
Podle údajů – IČ a DIČ – lze vybrat z katalogu potřebnou společnost:
Pokud je na faktuře nebo dodacím listě chyba, systém nedovolí dokumentu přejít do archivu. Například pokud je dokument nesprávně vypracován nebo jeden ze znaků byl nesprávně rozpoznán, systém na to upozorní a požádá zaměstnance o opravu všech nepřesností. Uveďme příklad:
Systém zjistil, že ZAO 'Vasilek' není na seznamu dodavatelů MOEK.
To umožňuje zaměstnancům sledovat chyby ještě předtím, než dokument přijde do účetnictví.
Pokud jsou všechny kontroly úspěšné, je skenovací kopie dokumentu odeslána jedním kliknutím do elektronického archivu OpenText, a v SAP se objevují odkaz a karta s jeho metadaty. Účetní nebo kurátor si vždy může prohlédnout v elektronickém archivu seznam dokumentů k příslušné objednávce a informace o tom, kdo, v jakých lhůtách, s jakým výsledkem zpracoval dokumenty.
Petr Petrovich nahlédl do elektronického archivu,…
…aby zjistil, kdo nahrál dokumenty k objednávce č. 1111.
Po exportu dat a skenů z ABBYY FlexiCapture se v SAP zobrazí návrh účetního případu s předvyplněnými údaji a odkazy na skenované obrazy dokumentů.
Návrh účetního případu:
Poté účetní obdrží e-mailem oznámení s odkazem na hotový návrh a skeny. Specialistovi už se nemusí mučit s papíry. Stačí jen zkontrolovat v snech konečnou částku obchodu, přítomnost razítka, podpis a provést účetní zápis. Na to účetní nyní potřebuje méně než minutu.
Závěry projektu
- S pomocí technologií ABBYY zjednodušila a urychlila MOÉK nejen účetnictví, ale i finanční kontrolu. Pro provedení zápisu už zaměstnanci nemusí čekat na kurýra s originály dokumentů – stačí jedním kliknutím získat sken s již ověřenými údaji z elektronického archivu. Pravda, papírový dokument je stále potřeba. Ale nyní ho lze poslat do účetnictví později. Až tam dorazí, zaměstnanec zaškrtnutím v účetním systému potvrdí „Originál obdržen“.
- Zaměstnanci okamžitě získávají všechny potřebné údaje o transakci ze skenů, včas provádějí účetní zápisy a předem připravují všechny dokumenty pro reporting. Nyní se nemusí bát ani interních, ani externích kontrol.
- Účetní provádějí finanční operace 3krát rychleji a MOÉK uzavírá účetní období o 10 dní dříve.
- Všechny pobočky MOÉK uchovávají účetní dokumenty v jednotném elektronickém archivu. Díky tomu je možné najít jakoukoli fakturu, smlouvu nebo zápis o vykonaných pracích, stejně jako jakékoli atributy z nich (částky, DPH, nomenklatury zboží nebo služby) 4krát rychleji než dříve.
- Ročně řešení zpracovává více než 2,6 milionu stran dokumentů.
Na závěr
MOÉK používá Už 2 roky a za tu dobu jsme shromáždili statistiky. Ukázalo se, že účetní provádějí 95 % transakcí bez potřebných změn v návrzích. To znamená, že takové transakce bude možné v budoucnu zcela automatizovat. Tento produkt se fakticky stal prvním krokem společnosti na cestě k implementaci prvků „umělé inteligence“ do jejích obchodních procesů: MOEK vyvíjí příslušný program.
Další ruské firmy také automatizují práci účetnictví: zjednodušují ji a zpříjemňují. Například pomocí technologií ABBYY získává servis finanční kontroly „“ dvakrát rychleji důležité obchodní informace a utrácí o 20 % méně času na hledání potřebných faktur a dodacích listů. Technologie inteligentního zpracování informací pomáhají zaměstnancům účetnictví holdingu „“ okamžitě nalézt potřebné finanční dokumenty během masových daňových kontrol. V roce 2019 specialisté společnosti plánují zpracovat přibližně 10 milionů stran dokumentů.
Chcete se dozvědět více o projektu MOEK a ABBYY? 3. dubna v 11:00 zástupce ředitele Centra informačních technologií MOEK Vladimir Feoktistov představí detaily případu na bezplatném . Připojte se, pokud chcete položit otázky.
Jelizaveta Titarenko,
redaktorka firemního blogu ABBYY
Zdroj: habr.com
